Een functionele organisatiestructuur is slechts één type teamstructuur, maar alle bedrijven, ongeacht hun grootte, hebben een bepaalde structuur nodig om succesvol te kunnen functioneren. Bedrijven zonder een vaste organisatiestructuur hebben problemen met het implementeren van bedrijfsbeleid en het productief opereren.
Een organisatiestructuur schetst hoe bepaalde activiteiten worden gericht om de doelstellingen van uw organisatie te bereiken. Bovendien biedt het duidelijke rollen, routines en rangen voor werknemers, die allemaal helpen de teamcoördinatie te verbeteren. Zonder een formele organisatiestructuur kunnen uw medewerkers het moeilijk vinden om te weten aan wie ze officieel moeten rapporteren binnen het bedrijf en welke managers waarvoor verantwoordelijk zijn.
Sleutelpunten
- Een functionele organisatiestructuur organiseert een bedrijf in verschillende afdelingen op basis van expertise, specialiteit, vaardigheden of gerelateerde rollen.
- Een functionele organisatie is doorgaans een verticale hiërarchie, waarbij werknemers rapporteren aan een manager die toezicht houdt op hun functie.
- Bedrijven opereren doorgaans onder een functionele structuur omdat deze mensen groepeert die over vergelijkbare kennis beschikken.
- Grote bedrijven zijn het beste voor een functionele organisatiestructuur, omdat ze uit veel mensen met dezelfde expertise bestaan.
- Een van de belangrijkste nadelen van een functionele organisatiestructuur is de mogelijkheid tot isolatie van andere afdelingen.
Wat is functionele organisatiestructuur?
Een functionele organisatiestructuur is een veelvoorkomend type bedrijfsstructuur die een bedrijf in verschillende afdelingen organiseert op basis van expertisegebieden, waarbij werknemers worden gegroepeerd op specialiteit, vaardigheid of gerelateerde rollen. Het is gebaseerd op hiërarchieniveaus die verschillende afdelingen omvatten, onder leiding van aangewezen leiders.
In dit type organisatiestructuur zijn bedrijven op basis van hun rollen en vaardigheden georganiseerd in kleinere groepen of afdelingen. Dit kan bijvoorbeeld het volgende omvatten:
- verkoop
- marketing
- productie
- IT
- financiën
- operaties
Individuen, teams en lijnmanagers zijn gegroepeerd in gespecialiseerde afdelingen waar zij rapporteren aan het hoofd van de afdeling, bijvoorbeeld de verkoopdirecteur. Het topmanagementteam van het bedrijf bestaat doorgaans uit meerdere functionele hoofden, bijvoorbeeld de Chief Financial Officer, de marketingdirecteur of het hoofd Operations.
Bedrijven opereren doorgaans onder een functionele structuur omdat deze mensen met vergelijkbare kennis groepeert, en bij gebruik in een teamomgeving bedrijven helpt hun doelen te bereiken. Het werkt doorgaans het beste voor grotere bedrijven die meerdere mensen met vergelijkbare rollen in dienst hebben. Wanneer afdelingen werknemers hebben die zijn georganiseerd op basis van hun vaardigheden en overeenkomstige functie in het bedrijf, hebben bedrijfseigenaren meer tijd om zich te concentreren op hun algemene doelstellingen, terwijl afdelingshoofden de doelstellingen van hun team beheren.
ZIEN: Een eenvoudig overzicht van doelstellingen versus doelen en hoe u deze kunt stellen
In kleinere bedrijven zijn er mogelijk niet genoeg werknemers met aanverwante vaardigheden om de groepering ervan in afzonderlijke afdelingen te rechtvaardigen.
Inzicht in de functionele organisatiestructuur
Een functionele organisatie is doorgaans een verticale hiërarchie, waarbij werknemers rapporteren aan een manager die toezicht houdt op hun functie. Die manager kan dan rapporteren aan een andere functionele leiderschapsrol. Zo rapporteren alle medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de verkoop aan de salesmanager, die rapporteert aan de sales vice-president. Functionele afdelingen opereren doorgaans in silo's omdat elke groep zijn eigen onafhankelijke verticale managementstructuur heeft.
De medewerkers binnen elke functionele afdeling communiceren met elkaar, in plaats van met de medewerkers van andere functionele afdelingen om te gaan. Het is een sleutelrol van het managementteam om te coördineren met andere managers en informatie door de hele organisatie te laten stromen. Zo communiceert de manager klantenservice initiatieven en resultaten met de sales-, marketing- en productiemanagers.
Deze managers communiceren vervolgens alle relevante informatie met hun respectievelijke teams.
LEES: Teamwerk op de werkplek: van voordelen en strategieën tot effectief leiderschap
Alle bevoegdheden, zoals de toewijzing van middelen, besluitvorming, het stellen van doelen en het toewijzen van budgetten, liggen bij de functionele manager. Wanneer een medewerker obstakels tegenkomt of begeleiding nodig heeft, is de eerste stap het bespreken van de problemen met zijn functioneel manager. De manager kan er dan voor kiezen om het probleem te escaleren.
Bedrijven met een functionele organisatiestructuur hebben doorgaans de volgende kenmerken gemeen.
- Er is een hiërarchische structuur van bovenaf. De meeste functioneel gestructureerde bedrijven hebben een senior managementteam dat toezicht houdt op het bedrijf als geheel, maar bijna alle andere werknemers maken deel uit van een specifieke, geïsoleerde afdeling.
- Afdelingshoofden rapporteren aan het senior management. Elke afdeling binnen een bedrijf (of het nu gaat om verkoop, productontwikkeling of IT) heeft een afdelingshoofd dat deel uitmaakt van het topmanagement of rechtstreeks aan hen rapporteert.
- Medewerkers zijn gespecialiseerd in bepaalde taken. Werknemers in functioneel gestructureerde bedrijven worden ingehuurd vanwege hun expertise in een bepaalde vaardigheid. Ze dwalen zelden af buiten hun rol om te helpen met het werk van een andere afdeling.
Welk type bedrijf past het beste bij een functionele organisatiestructuur?
Grote bedrijven zijn het beste voor een functionele organisatiestructuur, omdat ze uit veel mensen met dezelfde expertise bestaan. Het groeperen van teamleden op basis van expertise stroomlijnt en focust grotere bedrijven, en het managementaspect van de functionele organisatiestructuur betekent dat er iemand is aan wie de teamleden vragen kunnen richten.
ZIEN: Teambuildingactiviteiten: de beste teambuildingactiviteiten voor kleine groepen
Kleinere bedrijven vinden een functionele organisatiestructuur mogelijk te beperkend en doorgaans onnodig. U kunt echter een functionele organisatiestructuur voor uw kleine onderneming aannemen als u:
- Produceer een beperkte hoeveelheid goederen/diensten. Dit soort bedrijven heeft een beperkte focus, dus is het logisch dat ze hun werknemers concentreren op hun vakgebied. Een bedrijf dat een hele reeks diensten/goederen aanbiedt, zou veel functionele groepen moeten hebben en dit kan overweldigend worden en ook inefficiënt zijn vanwege een gebrek aan communicatie tussen groepen.
- Focus op het leveren van deskundige dienstverlening. Zoals we hierboven vermeldden, is een groot voordeel van een functionele organisatiestructuur dat deze de expertise van teamleden concentreert. Dit is erg handig als u deskundige diensten aanbiedt, omdat uw klanten vooral geïnteresseerd zijn in het expertiseniveau dat u hen kunt bieden, en het hebben van de verenigde kracht van de expertise van een functionele groep zal u een grote voorsprong geven.
Het aannemen van een functionele organisatiestructuur
Functioneel organisatiestructuurvoorbeeld
Hier is een fictief voorbeeld van een organisatie die een functionele organisatiestructuur heeft aangenomen:
Arnis Inc., gespecialiseerd in het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen voor bedrijven, heeft een functionele organisatiestructuur aangenomen om de activiteiten te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren. Zo is de structuur georganiseerd:
- Onderzoek
- Design
- Ontwikkeling
- Marketing
- Financiering
- HR
Bij Arnis Inc. is elke afdeling gespecialiseerd in een specifiek aspect van het bedrijf, waardoor een grotere efficiëntie en expertise op elk functioneel gebied mogelijk is. Aan het hoofd van de afdeling staat een functioneel manager aan wie de teamleden rapporteren. Deze functionele managers rapporteren vervolgens aan hun managers, die vervolgens rapporteren aan de CEO.
De functionele structuur maakt duidelijke communicatielijnen en verantwoordelijkheid mogelijk, waardoor het eenvoudiger wordt om grootschalige activiteiten te beheren.
Voordelen van het implementeren van een functionele organisatiestructuur
Een functionele organisatiestructuur is de meest voorkomende van de drie organisatiestructuren die door de meeste bedrijven worden gehanteerd. Bedrijven zijn georganiseerd door functiegroepmedewerkers op basis van hun activiteiten in de organisatie. Medewerkers van Human Resources hebben bijvoorbeeld een eigen HR-afdeling, evenals medewerkers op het gebied van verkoop, marketing, financiën en technische ondersteuning.
ZIEN: HUMAN RESOURCE MANAGEMENTSYSTEEM: Gedetailleerde gids voor het gebruik van HRMS
Hieronder vindt u de voordelen van het op deze manier organiseren van uw bedrijf:
Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
Het belangrijkste voordeel van een functionele organisatiestructuur is de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen.
Omdat het gebaseerd is op afdelingen of functies, kan het gemakkelijk worden aangepast of aangepast aan veranderende behoeften en omstandigheden zonder grote herstructureringsinspanningen. Dit maakt het perfect voor dynamische bedrijven die wendbaar moeten blijven om concurrerend te blijven in hun branche. Het stelt bedrijven ook in staat snel te reageren op veranderingen in de eisen van klanten, marktomstandigheden, technologie, enz. Dit kan uiterst nuttig zijn wanneer ze concurreren met grotere organisaties die over meer middelen beschikken.
Specialisatie
Een ander voor de hand liggend voordeel van een functionele organisatie is dat het groeperen van medewerkers op specialisatie een betrouwbaar niveau van afdelingscompetentie garandeert. Dit is met name het geval voor grote organisaties die verschillende functionele niveaus binnen een afdeling hebben – een bepaalde technologiegroep die bijvoorbeeld technische problemen opvolgt die niet zijn opgelost door de primaire telefonische technische ondersteuningsgroep.
Voor lidmaatschap van deze groep kan een bachelordiploma in computerwetenschappen, aanbeveling van een manager en een minimum aantal jaren praktijkervaring nodig zijn. Dit zorgt ervoor dat ondersteuningskwesties die naar de vervolggroep worden verplaatst, worden afgehandeld door volledig gekwalificeerd personeel, wat de klanttevredenheid en het behoud verhoogt.
ZIEN: KLANTTEVREDENHEID: de ultieme gids voor startups in 2023
Efficiënt
Een ander belangrijk voordeel van een functionele organisatiestructuur is de focus op efficiëntie.
Door uw bedrijf te organiseren in afdelingen op basis van verschillende functies, zoals verkoop, marketing, financiën, enz., kunt u ervoor zorgen dat elke afdeling over de exacte middelen en het personeel beschikt die nodig zijn om hun taken efficiënt uit te voeren. Dit helpt de kosten te verlagen, omdat werknemers geen tijd hoeven te verspillen aan het leren van nieuwe vaardigheden of proberen uit te zoeken hoe ze de beperkte middelen het beste kunnen gebruiken.
Bovendien vermindert het feit dat elke afdeling zich op één specifieke taak concentreert, de overtolligheid en zorgt ervoor dat iedereen samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel, in plaats van inspanningen te dupliceren of langs elkaar heen te werken.
Operationele snelheid en duidelijkheid
Een daarmee samenhangend voordeel van dit soort organisatorische specialisatie is de operationele snelheid. Over het algemeen zal een senior techneut een ondersteuningsprobleem sneller afhandelen dan iemand met minder ervaring. Ze gaan waarschijnlijk ook sneller nieuwe medewerkers opleiden.
Het scheiden van het personeelsbestand naar functie verduidelijkt ook de verantwoordelijkheid van de organisatie en de toewijzing van taken. Hierdoor worden dubbele opdrachten, die tijd en moeite verspillen, geëlimineerd en wordt het voor het management gemakkelijker om werk aan de juiste medewerkers toe te wijzen.
Toewijzing van middelen
Ten slotte maakt een functionele organisatiestructuur de toewijzing van middelen ook eenvoudiger, omdat elke afdeling toegang heeft tot de exacte middelen die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben.
Dit elimineert de noodzaak voor managers of supervisors om werknemers op microniveau te beheren, door ervoor te zorgen dat ze alleen toegang hebben tot wat ze nodig hebben op het moment dat ze dat nodig hebben, zonder waardevolle middelen te verspillen aan taken die op dat moment niet nodig zijn. Uw bedrijf zal zo efficiënt mogelijk draaien, terwijl u zich toch snel kunt aanpassen als dat nodig is vanwege externe factoren zoals veranderingen in de klantvraag of marktomstandigheden.
ZIEN: TOEWIJZING VAN MIDDELEN IN PROJECTBEHEER: alles wat u moet weten
Nadelen van de functionele organisatiestructuur
Segregatie
Een van de belangrijkste nadelen van een functionele organisatiestructuur is de mogelijkheid tot isolatie van andere afdelingen.
Als afdelingen worden bevolkt door medewerkers die gespecialiseerd zijn in specifieke werkgebieden, raken teams in silo’s. Werknemers in verschillende teams krijgen niet de kans om elkaar te ontmoeten en perspectieven te delen, wat kan leiden tot beperkte samenwerking, een gebrek aan teambuilding en een algemene kloof tussen afdelingen.
Het kan ook leiden tot een gebrek aan begrip als het gaat om de manier waarop elke afdeling samenwerkt om gedeelde doelen te bereiken.
Verzwakking van gemeenschappelijke banden
Het hebben van een gemeenschappelijk organisatiedoel verbetert het moreel en de prestaties van medewerkers en is een belangrijke voorspeller van het succes van de organisatie. Wanneer elke groep specialisten in een functionele organisatie relatief geïsoleerd is, is de gemeenschappelijke band die de nadruk legt op één overkoepelend organisatiedoel bijna onvermijdelijk zwakker dan in een organisatie waar verschillende soorten werknemers regelmatig met elkaar omgaan.
Moeilijkheden om zich aan te passen aan veranderingen
Een ander potentieel nadeel van een functionele organisatiestructuur is dat het moeilijk is zich aan te passen aan veranderingen.
Omdat elke afdeling afzonderlijk opereert, kan het doorvoeren van wijzigingen of het implementeren van nieuwe processen moeilijk en tijdrovend zijn, omdat elke afdeling afzonderlijk moet worden geraadpleegd voordat iets over de hele linie kan worden geïmplementeerd. Als teams bovendien te veel gefocust zijn op individuele taken in plaats van samen te werken als geheel, kunnen ze moeite hebben als ze worden geconfronteerd met onverwachte uitdagingen of veranderingen in de richting van het management.
Gebrek aan coördinatie
In een perfect functionele organisatie zouden de taken van elke groep geen inbreng van andere functionele groepen vereisen, maar dit is vaak niet het geval. Naarmate communicatie steeds dominanter wordt in organisaties, kunnen geïsoleerde groepen ondermaats presteren of zelfs falen omdat ze geen institutioneel erkende manier hebben om behoeften en problemen over te brengen aan andere functionele groepen die misschien geholpen zouden kunnen hebben.
In sommige gevallen reageren managers van andere functionele groepen mogelijk niet behulpzaam of tijdig omdat “het niet ons probleem is.” Tegen de tijd dat de noodzaak tot samenwerking is vastgesteld, kan het moment waarop samenwerking het meest effectief zou zijn geweest al voorbij zijn.
Gebrek aan innovatie
Ten slotte kunnen de creativiteit en innovatie van werknemers in een functionele organisatiestructuur te lijden hebben vanwege het rigide karakter ervan en de focus op specialisatie boven samenwerking.
Zonder blootstelling aan andere perspectieven of ideeën van andere afdelingen kunnen werknemers vast komen te zitten in een 'ideeënsleur' waarin geen ruimte is voor groei of nieuwe benaderingen van probleemoplossing en besluitvorming. Bovendien kunnen teams, zonder toegang tot feedback van andere afdelingen of belanghebbenden, moeite hebben met het identificeren van verbeterpunten of het ontwikkelen van creatieve oplossingen die de organisatie als geheel ten goede kunnen komen.
Territoriale geschillen
Een verder nadeel van een functionele organisatie dat nauw verband houdt met het onvermogen van functionele groepen om met elkaar samen te werken, is de mogelijkheid van territoriale geschillen. Deze geschillen kunnen te maken hebben met meningsverschillen over doelstellingen, concurrentie op begrotingsgebied, of een aantal kwesties die voortkomen uit een botsing van ego's die zich voordoen wanneer elke afdeling zijn eigen afzonderlijke functionele structuur heeft of waar een sterk gevoel voor een gemeenschappelijk doel ontbreekt.
Andere soorten organisatiestructuren
Naast de functionele organisatiestructuur bestaan er nog andere soorten organisatiestructuren. Laten we ze eens bekijken:
Product- of marktgebaseerde structuur
Samen met de functionele structuur is de product- of marktgebaseerde structuur hiërarchisch, verticaal en gecentraliseerd. In plaats van te zijn gestructureerd rond typische rollen en functies, is het echter gestructureerd rond de producten of markten van het bedrijf. Dit soort structuur kan bedrijven met meerdere productlijnen of markten ten goede komen, maar het kan een uitdaging zijn om op te schalen.
Het kan ook inefficiëntie bevorderen als product- of marktteams vergelijkbare functies hebben. Zonder goede communicatie tussen teams lopen bedrijven bovendien het risico van incompatibiliteit tussen verschillende product-/marktteams.
Circulaire structuur
Net als de functionele en productgebaseerde structuur is een circulaire structuur ook gecentraliseerd en hiërarchisch, maar in plaats van dat de verantwoordelijkheid en de beslissingsbevoegdheid verticaal naar beneden stromen, vloeien de verantwoordelijkheid en de beslissingsbevoegdheid vanuit het centrum naar buiten.
Een circulaire structuur kan de communicatie en samenwerking bevorderen, maar kan vooral voor nieuwe medewerkers ook verwarrend zijn, omdat er geen duidelijke commandostructuur is.
Matrix structuur
Bij een matrixorganisatiestructuur zijn er meerdere rapportageverplichtingen. Een marketingspecialist kan bijvoorbeeld rapportageverplichtingen hebben binnen de marketing- en productteams. Een matrixstructuur biedt flexibiliteit, maakt gedeelde middelen mogelijk en bevordert de samenwerking binnen het bedrijf.
De organisatiestructuur kan echter complex zijn, waardoor er verwarring kan ontstaan op het gebied van verantwoording en communicatie, vooral onder nieuwe medewerkers.
LEES: Flexibele organisaties bouwen met agile organigrammen
Procesgebaseerde structuur
De procesgebaseerde structuur is zo gestructureerd dat de levenscyclus van een product of dienst wordt gevolgd. Het is vergelijkbaar met de functionele structuur.
De procesgebaseerde structuur kan bijvoorbeeld worden opgesplitst in R&D, productcreatie, orderafhandeling, facturering en klantenservice. Deze structuur kan efficiëntie, teamwerk en specialisatie bevorderen, maar kan ook barrières tussen de teams creëren als communicatie geen prioriteit krijgt.
Geografische structuur
De geografische structuur is een goede optie voor bedrijven met een brede geografische voetafdruk in een sector waar het essentieel is om dicht bij hun klanten en leveranciers te staan. De geografische structuur stelt het bedrijf in staat organisatiestructuren op maat te creëren die aansluiten bij de cultuur, taal en professionele systemen van de locatie.
Vanuit een breed perspectief lijkt het sterk op de productgebaseerde structuur.
Organische structuur
In tegenstelling tot verticale structuren vergemakkelijkt deze structuur de communicatie tussen en tussen al het personeel. Het is het meest complex, maar het kan ook het meest productief zijn. Hoewel het een uitdaging kan zijn om te weten wie de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid heeft, kan het ook een positieve bedrijfscultuur bevorderen, omdat werknemers niet het gevoel hebben dat ze ‘superieuren’ hebben.
Deze structuur kan ook kostenefficiënter zijn omdat er minder middenmanagers nodig zijn.
LEES: 10 soorten organisatiestructuren voor een bedrijf
Waarom überhaupt een organisatiestructuur?
Elk bedrijf heeft een organisatiestructuur nodig, of ze dat nu beseffen of niet. De organisatiestructuur is de manier waarop het bedrijf rollen, verantwoordelijkheden, functies, verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid delegeert. Het laat vaak de ‘commandostructuur’ zien en hoe informatie binnen het bedrijf beweegt.
Het hebben van een organisatiestructuur die aansluit bij de doelstellingen van uw bedrijf is om de volgende redenen van cruciaal belang:
- Teamleden moeten weten wie bij wat betrokken is en wie de leiding heeft over wat, met wie ze moeten communiceren en aan wie ze vragen moeten stellen.
- Wanneer een bedrijf gestructureerd is, voelen individuen de verantwoordelijkheid om hun werk goed te doen, omdat er meer verantwoordelijkheid is. Als er geen officiële structuur is, kunnen taken buiten de boot vallen omdat geen enkele groep er verantwoordelijkheid voor voelt.
- Elk bedrijf heeft een soort hiërarchie van autoriteit nodig. Als iedereen gelijk is, is het niet eenvoudig om beslissingen te nemen of het noodzakelijke beleid uit te voeren.
Er bestaat echter niet één ‘juiste’ organisatiestructuur. Houd bij het beslissen welke structuur het beste werkt voor uw bedrijf rekening met het volgende:
- Huidige rollen en teams binnen het bedrijf. Hoe zijn de functiefuncties momenteel georganiseerd? Bevordert het de communicatie en productiviteit? Belemmert of stimuleert dit de groei van medewerkers?
- Jouw strategisch plan. Wat zijn de doelstellingen van uw bedrijf voor de korte en lange termijn?
- Feedback van medewerkers, leiderschap en andere belanghebbenden. Wat zeggen mensen binnen uw bedrijf over de structuur van het bedrijf? Welke feedback heeft u van andere belanghebbenden, zoals klanten en leveranciers?
- Alignment. Welke structuur ondersteunt uw strategische plannen het beste en beantwoordt de ontvangen feedback?
Werknemers willen inzicht krijgen in hun functieverantwoordelijkheden, aan wie zij rapporteren, welke beslissingen zij kunnen en moeten nemen en hoe zij omgaan met andere mensen en teams binnen het bedrijf. Een organisatiestructuur creëert dit raamwerk.
Efficiëntie versterken: hoe de organisatiestructuur uw bedrijfsgroei beïnvloedt
Wat gaat er in een functioneel kantoorontwerp?
ORGANISATIESCHEMA VAN HET BEDRIJF: Betekenis, typen en voorbeelden
Een bedrijfsstrategie ontwikkelen in Nigeria: nuttige gids
Referenties
