Vous voyez, presque n’importe qui ou tout le monde peut écrire un e-mail tout en transmettant un message. Mais il en faut plus pour rédiger un mémo. Plus que transmettre des informations, un mémo doit être très clair et concis, sinon vous ennuyerez les lecteurs et ils finiront par manquer l'essentiel. Ici, je vais vous fournir des étapes concrètes sur la façon de rédiger un mémo concis, avec des modèles utiles. Mais, juste au cas où vous confondriez un mémo avec un e-mail, définissons d'abord un mémo, également appelé mémorandum.
Faits marquants
Un mémo est un bref message qui transmet efficacement des informations importantes dans une organisation. Il est structuré de manière à présenter une multitude d’informations de manière efficace et concise.
Pour rédiger un bon mémo :
- Commencez par un en-tête
- Rédigez une déclaration claire et objective
- Fournir un paragraphe de corps complet
- Fournir des informations générales
- Inclure des tâches et des lignes directrices spécifiques
- Inclure une brève conclusion
- Inclure vos coordonnées
- Inclure les pièces jointes si nécessaire
Qu'est-ce qu'un mémorandum ?
Un mémo est un bref message qui transmet efficacement des informations importantes. Vous avez la possibilité de choisir le support de communication le plus approprié sur votre lieu de travail, comme un e-mail, une annonce Slack ou un avis physique sur un tableau d'affichage.
Le mémo est structuré de manière à présenter de manière efficace et concise une multitude d’informations. De l'annonce de changements dans la politique de l'entreprise à la fourniture de mises à jour vitales sur le projet, cette communication garantit que le temps des lecteurs n'est pas perdu. Écrire un e-mail peut être une tâche que tout le monde peut accomplir, mais maîtriser l'art de la rédaction d'un mémo demande du temps et de la pratique.
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Quand devez-vous rédiger un mémo ?
Gallup 2022 Rapport sur l'état du lieu de travail mondial révèle qu'un nombre significatif de 41 % des salariés expriment le désir de modifier l'engagement ou la culture de leur entreprise. La communication en est un excellent exemple. Une culture forte est renforcée par des réunions, des e-mails et des mémos efficaces, qui soutiennent les interactions.
Comprendre le moment approprié pour rédiger une note vous permet de sélectionner la forme de communication la plus adaptée aux circonstances données et d'éviter la formation de poches d'informations isolées. Voici quelques scénarios dans lesquels vous devrez rédiger un mémo :
#1. Informer le personnel des politiques ou des changements de l'entreprise
Un mémo est un excellent outil pour tenir votre personnel informé de toute mise à jour ou modification des politiques, procédures ou stratégies de votre organisation. Une compréhension uniforme est favorisée et encourage un questionnement immédiat, ce qui permet de gagner du temps et d’empêcher la propagation de fausses informations.
#2. Attirer l'attention sur un problème
Un mémo est un moyen efficace d’informer tout le monde d’un problème important ayant un impact sur le fonctionnement de votre organisation. Un mémo bien rédigé joue un rôle crucial pour favoriser l’engagement et améliorer l’expérience employé. En tenant les individus informés des sujets importants et en soulignant l'importance de leurs contributions, le mémo garantit que chacun reste connecté et valorisé.
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#3. Fournir des mises à jour sur un projet
Les mémos informent efficacement les parties prenantes de l'avancement d'un projet, de tout ajustement du calendrier ou de tout besoin en ressources. Tenir chacun informé des délais du projet et des développements en cours est crucial pour éviter les obstacles et garantir le bon déroulement du projet.
#4. Faire une demande
Un mémo est un excellent moyen de communiquer clairement et directement des demandes formelles, telles que celles concernant des ressources, des approbations ou des commentaires. Une note sert d’outil persuasif pour obtenir un soutien ou une approbation en indiquant clairement les raisons et les avantages potentiels de votre demande. De plus, il peut anticiper et répondre à toutes les questions potentielles qui pourraient survenir.
#5. Reconnaître les réalisations des employés
Les mémos peuvent être utilisés pour reconnaître et souligner les performances et les réalisations exceptionnelles des employés, telles que les promotions. Exprimer sa reconnaissance pour son travail acharné tout en mettant l’accent sur les valeurs de l’entreprise a un effet polyvalent. Cela remonte le moral et favorise un environnement de travail positif.
Pourquoi des mémos clairs et concis sont importants
Disons que vous recevez un mémo long et rempli d'un langage confus et d'instructions peu claires. Allez-vous le lire attentivement et agir ? Préférablement pas. Des mémos clairs et concis sont essentiels pour garantir que votre message est compris et mis en œuvre efficacement.
Comment rédiger un mémo clair et concis
Le formatage joue un rôle crucial dans la rédaction d’un mémo concis et complet. Chaque élément d'information contenu dans le mémo a un rôle à jouer pour le rendre facilement digestible et exploitable, tout comme dans un e-mail professionnel. Cela inclut tout, de la ligne d'objet à la salutation.
Suivez ces étapes pour vous assurer que vos messages sont clairs et obtenir les résultats souhaités :
#1. Commencez par un en-tête.
Commencez par inclure un en-tête détaillé pour établir le contexte. Incluez la date et le sujet général dans l'en-tête, ainsi que les destinataires et les expéditeurs du mémo. Fournissez des éléments contextuels pour aider les lecteurs à comprendre le principe de base et à prendre les mesures nécessaires.
#2. Rédigez une déclaration claire et objective
Commencez votre mémo en indiquant clairement son objectif, de manière concise et directe. Utilisez un énoncé d’objectif ou un énoncé de problème pour transmettre le point principal. L'objectif du mémo doit être facilement compris par les destinataires, leur permettant d'en saisir rapidement l'intention.
Considérons un lettre de motivation. En règle générale, la première ligne d'une note énonce directement le but, garantissant que les lecteurs sont immédiatement conscients de la nature et de l'objectif du document.
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#3. Fournir un paragraphe de corps complet
Assurez-vous que le corps du mémo est complet, même s’il dispose d’un espace limité. Cela vous permettra de développer efficacement vos principaux points. Commencez tout de suite par les détails les plus importants, puis passez progressivement à des informations moins cruciales mais toujours pertinentes.
Améliorez la lisibilité en organisant le corps avec des puces ou des listes numérotées. Assurez-vous que votre écriture est claire et évitez le jargon inutile qui pourrait dérouter vos lecteurs. Assurez-vous que votre mémo est concis et facilement compréhensible.
#4. Fournir des informations générales
Incluez une brève section de contexte si votre mémo fait référence à des événements, des circonstances ou des mémos précédents. Cela fournit un contexte, oriente vos lecteurs et relie votre communication actuelle à des événements ou des actions passées, offrant ainsi une compréhension globale de la situation actuelle.
#5. Incluez des tâches et des délais spécifiques.
Incluez un appel à l'action clair dans les mémos, indiquant aux lecteurs les étapes à suivre. Il peut s'agir d'accuser réception ou de localiser immédiatement une salle de réunion. Il est important de définir clairement les démarches à entreprendre, d'identifier les responsables et de préciser les délais pour ces tâches.
Encourager la responsabilité et favoriser une compréhension commune des attentes crée un environnement de travail plus organisé et plus efficace.
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#6. Inclure une brève conclusion
Pensez à inclure une brève conclusion pour résumer les points clés si votre mémo aborde un sujet complexe ou est particulièrement long. Réitérer les points principaux à travers un bref résumé permet de renforcer les éléments essentiels de votre message, le rendant plus facile à comprendre pour les autres.
#7. Incluez vos coordonnées.
La communication peut souvent être floue, quels que soient les efforts que vous y consacrez. Vous devriez trouver un moyen de répondre à toutes les questions que les gens pourraient avoir sur la marche à suivre. C'est pourquoi vous devez inclure vos coordonnées à la fin de votre mémo. Il peut s'agir de votre contact mobile, de l'emplacement de votre bureau ou de votre identifiant Slack. Vos collègues peuvent facilement vous contacter s'ils ont des questions ou ont besoin de précisions sur des points.
#8. Inclure les pièces jointes si nécessaire
Joignez ou fournissez des liens accessibles vers tout document, graphique ou matériel référencé. Vos lecteurs disposeront de toutes les ressources nécessaires pour bien comprendre et agir en conséquence. En créant un lien, vous pouvez éviter de surcharger le mémo avec des informations excessives.
Exemples de mémos
Voici quelques exemples de mémos pour différentes situations pour vous aider à mieux comprendre comment rédiger un mémo bien rédigé et adapté :
#1. Mémo de mise à jour de la politique
Cet exemple décrit efficacement les changements dans la politique de l’entreprise et fournit une explication claire des raisons qui se cachent derrière le changement. Le texte encourage la curiosité en invitant à poser des questions et en fournissant des instructions claires sur où trouver des informations supplémentaires, garantissant la transparence et offrant un soutien :
À : [nom de la personne ou du service]
De : [nom de la personne ou du service]
Date : [insérer la date]
Objet : [sujet] Modification de la politique
Salut à tous,
Je vous écris pour vous informer d'une mise à jour importante concernant [la politique]. À compter du [date], nous mettrons en œuvre des modifications concernant [détails spécifiques des modifications apportées à la politique].
Le but de ce changement est de [expliquer la justification du changement et ses avantages]. Nous pensons que ces ajustements contribueront à [l’objectif].
Veuillez prendre le temps de consulter le document ci-joint décrivant en détail la politique mise à jour. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à contacter [personne ou service à contacter].
Merci de votre attention sur ce matr.
Très cordialement,
[Nom]
[position]
#2. Mémo de mise à jour du projet
Un mémo de mise à jour du projet tient tout le monde informé de l'avancement d'un projet, de toute modification apportée au plan initial ou de tout défi en cours de route. Une telle communication continue permet d’éviter les problèmes et garantit que tout le monde s’efforce d’atteindre les mêmes objectifs :
À : [nom de la personne ou du service]
De : [nom de la personne ou du service]
Date : [insérer la date]
Objet : [nom du projet] Mise à jour
Chère équipe,
Voici une mise à jour sur les progrès de [nom du projet]. Voici les principaux développements depuis notre dernière mise à jour :
[un résumé des tâches et des jalons]
[tout défi ou problème et comment ils ont été résolus]
[tout ajustement au calendrier ou à la portée du projet, le cas échéant]
Dans l’ensemble, nous faisons des progrès constants et restons sur la bonne voie pour atteindre nos objectifs. Veuillez rester vigilant et continuer à faire de votre mieux pour assurer la réussite de ce projet.
Si vous avez des questions ou avez besoin de précisions, n'hésitez pas à me contacter. Continuons notre excellent travail !
Très cordialement,
[Nom]
[position]
#3. Émettre un mémo d'alerte
Ce type de mémo sensibilise. Il se concentre sur une problématique particulière qui impacte l’entreprise, un département ou un projet spécifique. En plus de mettre en évidence le problème, il peut également suggérer des mesures potentielles pour le résoudre, encourageant ainsi une résolution proactive des problèmes au sein de l'organisation.
À : [nom de la personne ou du service]
De : [nom de la personne ou du service]
Date : [insérer la date]
Objet : [sujet] Problème
Bonjour l'équipe,
Je vous écris pour attirer votre attention sur un problème avec [sujet]. Il a été porté à notre attention que [décrire le problème et son impact sur l'entreprise ou les employés].
Nous comprenons les défis potentiels que cela peut poser et travaillons activement à résoudre la situation. En attendant, nous encourageons tout le monde à [fournir toutes les instructions ou précautions nécessaires].
Soyez assuré que nous prenons cette question au sérieux et nous vous tiendrons au courant de tout progrès ou de toute instruction supplémentaire. Si vous avez des idées ou des suggestions liées à ce problème, veuillez les partager avec [personne ou service de contact].
Nous vous remercions de votre compréhension et de la coopération.
Sincèrement,
[Nom]
[position]
#4. Demander un mémo
Le mémo de demande sert de document formel qui exprime le besoin de ressources, de commentaires ou d'approbation. Lorsque vous exposez clairement les raisons de la demande, vous communiquez efficacement la nécessité de ces éléments et l'impact qu'ils pourraient avoir sur l'équipe.
À : [nom de la personne ou du service]
De : [nom de la personne ou du service]
Date : [insérer la date]
Objet : [demande spécifique]
Bonjour [nom de la personne ou du département],
J'espère que ce message vous trouvera bien. J'écris pour demander officiellement [demande spécifique]. En effet, [fournir une explication concise de la demande, y compris son importance et ses avantages potentiels pour l'entreprise].
J'ai joint une proposition détaillée décrivant les détails de la demande, y compris [détails, données à l'appui et informations pertinentes].
Si vous avez des questions ou avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à me contacter. J'apprécie votre attention.
Très cordialement,
[Nom]
[position]
#5. Mémo de reconnaissance des employés
L'envoi d'un mémo est une méthode rapide et efficace pour reconnaître et honorer les réalisations d'un employé ou ses précieuses contributions à l'entreprise. Exprimer sa reconnaissance pour un travail acharné améliore non seulement le moral, mais favorise également un environnement sain pour chacun.
À : [nom de la personne ou du service]
De : [nom de la personne ou du service]
Date : [insérer la date]
Sujet : Bravo rapidement
Salut à tous,
Prenons tous un moment pour apprécier la performance et le dévouement exceptionnels de [nom de l'employé] de [service/équipe]. Ils ont constamment démontré [des réalisations, des qualités ou des contributions spécifiques].
Leur travail acharné et leur engagement envers l’excellence ont été vraiment remarquables et méritent d’être reconnus. Les efforts de [nom de l'employé] ont un impact positif sur l'ensemble de l'équipe et contribuent à notre succès global en tant qu'entreprise.
Veuillez vous joindre à moi pour féliciter [nom de l'employé] pour sa réalisation exceptionnelle. Nous apprécions leur dévouement et leur professionnalisme continus. Célébrons cette étape importante et continuons à nous inspirer et à nous soutenir mutuellement dans nos rôles respectifs.
Encore une fois nos plus chaleureuses félicitations !
Très cordialement,
[Nom]
[position]
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Format d'un mémo professionnel
Le format du mémo professionnel est conçu pour communiquer efficacement votre message de manière claire et concise. Un mémo bien rédigé doit fournir les informations essentielles de manière à permettre à un grand nombre d'employés de les comprendre et de les absorber facilement.
Assurez-vous que la ligne d'objet informe avec précision les destinataires que ce mémo les concerne spécifiquement. Commencer par un résumé aide les destinataires à comprendre le message global avant d’approfondir les détails. Fournir un contexte grâce à des informations de base, répondre aux questions potentielles avec un aperçu et une chronologie.
Titre:
Assurez-vous d'étiqueter votre contenu comme « Mémorandum » dans l'en-tête pour fournir des informations claires et précises à vos lecteurs. Assurez-vous d'inclure le « À », « DE », « DATE » et « OBJET » comme mentionné précédemment. Pour aborder le contenu pertinent, il faut réfléchir à qui vous vous adressez et pourquoi c'est important.
Le premier paragraphe :
Commencez le premier paragraphe en énonçant l’objectif de votre mémo de manière claire et concise. Commencer votre phrase par des expressions telles que « Je vous contacte pour vous informer… » ou « Je vous contacte pour demander… » peut ajouter une touche personnelle à votre message. Un mémo bien rédigé est concis, transparent et va droit au but. Commencez par présenter immédiatement vos informations les plus importantes, puis utilisez les paragraphes suivants pour fournir des explications plus approfondies.
Le deuxième paragraphe :
Assurez-vous d'inclure le contexte ou les preuves à l'appui dans le deuxième paragraphe. Par exemple, imaginez que vous rédigez une note pour informer l'entreprise d'une réorganisation interne. Si tel est le cas, le paragraphe deux pourrait être révisé pour indiquer : « La croissance de notre entreprise nous a conduit à la décision de séparer notre équipe de production vidéo de notre équipe de contenu. Cette démarche stratégique permet aux deux équipes de se concentrer sur leurs objectifs spécifiques.
Le troisième paragraphe :
Assurez-vous d'inclure une demande spécifique pour chaque employé dans le troisième paragraphe. Par exemple, si vous planifiez une sortie d'équipe, vous pouvez dire quelque chose comme « Veuillez confirmer votre présence si vous avez des restrictions alimentaires » ou « N'hésitez pas à m'envoyer un e-mail si vous avez des questions ».
Au contraire, lorsqu’on informe le personnel de la construction prochaine du bâtiment, il est important d’exprimer sa gratitude pour sa coopération pendant cette période. Vous devez leur indiquer comment vous espérez qu'ils traiteront la nouvelle et si une action spécifique est attendue en réponse à la note.
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Comment rédiger un mémo d’école ?
Pour rédiger un mémo scolaire, commencez par un en-tête clair comprenant la date, les destinataires et l'expéditeur. Rédigez un énoncé d'objectif concis, suivi d'un paragraphe de corps complet, d'informations générales (si nécessaire), de tâches et de délais spécifiques, d'une brève conclusion et de coordonnées.
Quelle est la durée d’un mémo ?
La longueur d'un mémo varie généralement d'une à deux pages, soit environ 200 à 400 mots, selon la complexité et l'urgence du message.
Les mémos ont-ils des sous-titres ?
Les mémos n’ont généralement pas de sous-titres. Il s'agit de documents concis d'une seule page destinés à une communication rapide, de sorte qu'un formatage clair et un langage direct ont la priorité sur les structures complexes.
Un mémo a-t-il une signature ?
Les mémos incluent généralement le nom, le poste et les coordonnées de l'expéditeur à la fin, servant de forme de signature.
En conclusion,
Un mémo et un e-mail diffèrent principalement par la taille de l'audience plutôt que par le niveau de complexité. Assurez-vous que votre mémo communique efficacement votre message et qu'il est pertinent pour le groupe d'employés destinataire, qu'il soit simple ou complexe. Assurez-vous que le message est clair et concis, quel que soit le format de mémo que vous choisissez.
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Bibliographie
