Les changements survenus dans le commerce mondial, notamment l’importance croissante de l’économie numérique, ont eu un impact sur le processus douanier. À un moment donné, l’essor du commerce électronique a été considéré comme une malédiction pour les douanes, ce qui a également affecté la facilité de conformité des entreprises qui utilisent les services d’expédition. Certaines organisations rencontrent des obstacles car elles doivent gérer des réglementations, des systèmes et des processus différents.
Le processus de conformité aux exigences douanières peut sembler simple et direct, mais la réalité est loin de l’être. De nombreux facteurs entrent en jeu. Il existe des défis, notamment avec l’évolution du commerce international et l’évolution des politiques gouvernementales. Voici un bref guide pour surmonter les différents obstacles en matière de conformité douanière.
Clarifier les réglementations et les exigences
Ce point va de soi, mais il convient de le souligner car nombreux sont ceux qui commettent encore l’erreur de considérer la réglementation comme une préoccupation accessoire. Ils essaient simplement de se familiariser avec les exigences, les règles et les processus, car ils sont déjà en train d'expédier leurs produits. Le procédure de dédouanement est un élément essentiel du commerce international et du transport maritime. Cela devrait être l’une des premières choses que les entreprises doivent maîtriser. Cela ne peut pas être une réflexion après coup ou quelque chose de entièrement relégué à la compagnie maritime.
Différents pays ont des réglementations, exigences et procédures douanières différentes. Certains peuvent présenter des similitudes, mais il est important de prêter attention aux éventuelles différences. Par exemple, l’expédition de produits agricoles vers des pays d’Asie du Sud-Est peut être différente lorsque la destination est l’Australie, car cette dernière a des réglementations de biosécurité plus strictes. L'inclusion d'articles interdits dans le conteneur peut entraîner le refus d'entrée de l'ensemble du conteneur en cas de suspicion de contamination attribuée à un article spécifique négligé par l'équipe chargée de la préparation de l'expédition.
Il est important de bien connaître les réglementations et les processus douaniers, en particulier lors d'une expédition vers un nouveau pays dont les règles et exigences ne sont pas connues. Les erreurs lors du dédouanement ne sont pas seulement gênantes, elles peuvent également entraîner des dépenses supplémentaires ou des pertes considérables. N’oubliez pas non plus de prendre en compte les accords de libre-échange (ALE). Ils peuvent réduire ou supprimer les droits de douane et taxes mais il y a des procédures à suivre.
Assurer une documentation appropriée et une classification des produits
Les problèmes de documentation comptent parmi les principales causes de retards dans le dédouanement. Ceux-ci incluent des inexactitudes, des informations incomplètes et des détails incohérents. Des erreurs apparaissent fréquemment dans les listes de colisage, les factures, les connaissements, les permis et les certificats d'origine. C'est pourquoi il est crucial de mettre en place un système permettant d'éviter les problèmes de documentation. Il est conseillé d'effectuer plusieurs contrôles de documentation ou deux personnes peuvent être affectées à l'examen des documents, notamment en ce qui concerne les quantités, les descriptions et les qualifications tarifaires. En outre, cela permet d'automatiser et de numériser les documents pour les vérifier et les suivre plus facilement.
D'autre part, il est important de classer correctement les marchandises expédiées sous le code du Système harmonisé (SH) pour garantir le paiement correct des taxes et droits. Une mauvaise classification des produits peut entraîner un sous-paiement ou un trop-payé des droits ; l’un ou l’autre peut être gênant pour le traitement douanier. Il est également essentiel de prendre note des normes de documentation spécifiques pour des destinations spécifiques. Par exemple, les expéditions vers le Brésil doivent suivre la nomenclature commune du Mercosur (NCM). Ne pas mettre en œuvre la norme peut créer des retards inutiles et des inefficacités.
Maintenir l’honnêteté et la transparence
Il est préférable de supposer que les autorités douanières appliqueront toujours toutes les réglementations et exigences d’application et qu’il est peu probable qu’elles fassent des compromis. Même s’il peut y avoir des récits anecdotiques de rencontres avec des agents des douanes qui font preuve d’un manque de rigueur lors des inspections ou de laxisme dans l’application des règles, il est conseillé d’anticiper des inspections rigoureuses et une mise en œuvre des règles. L’honnêteté et la transparence sont donc indispensables. Évitez toute tentative de sous-évaluer ou de fausse déclaration de produits, de dissimuler ou de déguiser des articles interdits et de masquer des erreurs dans les documents.
S'il y a des problèmes qui ont été découverts tardivement, il est préférable d'en discuter avec les responsables plutôt que d'attendre qu'ils découvrent le problème et retardent indéfiniment le processus de dédouanement. Les rectifications ou la résolution des problèmes peuvent être expédiées plus rapidement si les entreprises font clairement part de leurs préoccupations, en particulier des problèmes documentaires. Un état d’esprit de coopération totale avec les agents des douanes n’est pas seulement une chose éthique à faire ; cela aide également à établir des relations qui rendent les processus fluides et agréables.
Gérer les risques et les problèmes de manière proactive
Le commerce international et l'expédition comportera toujours des risques et des problèmes tels que des retards d'expédition, des problèmes de conformité, des saisies et des problèmes d'audits et d'inspections douaniers. Il serait extrêmement rare de trouver des entreprises qui n’ont jamais rencontré de risques ni de problèmes en matière de dédouanement. En tant que tel, il est prudent d’élaborer des plans d’urgence au cas où des incidents fâcheux se produiraient.
Pour commencer, les chaînes d’approvisionnement doivent toujours tenir compte de la possibilité de calendriers d’expédition. La congestion portuaire, les erreurs documentaires et les problèmes découverts lors de l’inspection ne peuvent pas être entièrement éliminés. Ceux-ci doivent être anticipés et reflétés dans la planification du mouvement des marchandises.
Profitez de la technologie moderne
Le processus de dédouanement peut bénéficier de diverses technologies pour éviter divers écueils. La numérisation des enregistrements, pour commencer, facilite la supervision de tous les enregistrements et garantit leur exactitude et leur cohérence. Il existe également des appareils IoT qui simplifient la surveillance des mouvements de produits et des niveaux de stocks. Il est important pour les entreprises modernes d’augmenter leurs ressources informatiques au lieu de se contenter d’utiliser des ordinateurs pour la tenue de dossiers et certaines communications en ligne.
Diverses technologies modernes peuvent rendre la conformité douanière plus rapide et plus facile. En outre, de nombreuses autorités douanières exploitent les technologies modernes pour accroître leur efficacité. Les entreprises qui n’adoptent pas les nouvelles technologies pourraient être à l’origine de leurs propres retards dans leurs interactions avec les autorités douanières dotées de systèmes électroniques de déclaration et de dédouanement. Il est conseillé de se familiariser et d'utiliser des logiciels de dédouanement et des outils d'automatisation pour accélérer les processus et réduire les risques d'erreur humaine.
En conclusion, le processus de dédouanement peut être semé d’embûches en termes de conformité réglementaire, de problèmes de documentation et de classification, de risques et de circonstances inattendues, ainsi que de fausses déclarations. Ceux-ci ne sont cependant pas inévitables. Il existe des moyens de contourner ces défis et d’accélérer les processus tout en évitant les problèmes et les lourdes contraintes dans les ports.
