Les réceptionnistes sont essentiels au fonctionnement d'une entreprise, peu importe sa taille ou son secteur d'activité. Les réceptionnistes, qui sont en charge de la gestion de la réception, sont en fait le visage de l'entreprise et améliorent considérablement l'efficacité sur le lieu de travail. Vous pouvez décider si travailler comme réceptionniste est la carrière idéale pour vous en comprenant la définition, la portée et les capacités nécessaires pour prospérer dans ce domaine. Dans cet article, nous examinerons la définition d'un réceptionniste, les compétences et la description du poste, ainsi que l'importance d'en avoir un dans votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un réceptionniste
Pour décider si devenir réceptionniste est le bon choix de travail pour vous, vous devez d'abord comprendre ce que fait réellement une réceptionniste. Les réceptionnistes supervisent la réception d'une entreprise ou d'une organisation et s'acquittent de tâches administratives. Ils sont aussi parfois appelés assistants administratifs ou commis de réception. Puisqu'ils sont souvent le premier point de contact pour les visiteurs et les clients de l'entreprise et qu'ils sont un représentant de l'organisation, ils sont chargés de faire une première impression polie.
Les réceptionnistes bénéficient souvent des avantages suivants :
- Jours de vacances
- Assurance maladie
- Remises des employés
- Assurance dentaire
Quelles qualifications doit avoir un réceptionniste ?
Si vous souhaitez apprendre à travailler comme réceptionniste, il y a quelques exigences à prendre en compte. Ils diffèrent selon le niveau du poste pour lequel vous postulez. Voici une liste de certaines spécifications et informations d'identification typiques :
#1. Éducation
La quantité d'éducation requise est basée sur les responsabilités du poste. Un diplôme d'études secondaires est généralement requis pour l'emploi de réceptionniste débutant, tandis qu'un baccalauréat en gestion des affaires ou dans un domaine étroitement lié est préférable pour les autres postes.
#2. Entraînement
Plusieurs entreprises offrent aux réceptionnistes une formation en cours d'emploi qui comprend des instructions sur les politiques et procédures particulières de l'entreprise. Bien que cela ne soit pas obligatoire pour le poste, les employeurs souhaitent souvent que leurs futurs réceptionnistes aient une expérience de travail antérieure.
#3. Certificats
Lorsqu'elle postule à un poste de réceptionniste, une société n'exige normalement pas que les candidats aient des certifications supplémentaires. Pourtant, l'obtention de certificats professionnels, comme un certificat en opérations de front office, vérifie les références d'un candidat, démontre son engagement dans son domaine, met ses talents à l'épreuve et élargit ses connaissances pratiques. Il offre également des opportunités fantastiques de réseautage.
Salaires moyens des réceptionnistes
Une réceptionniste gagne en moyenne 28,741 XNUMX $ par année. Selon votre parcours et votre expertise, cela diffère. Le type, la taille et l'emplacement de l'organisation ont tous un impact sur le salaire. Mais, il est également possible de travailler à temps partiel ou en tant qu'emploi contractuel. Cependant, les réceptionnistes travaillent généralement à temps plein.
Qu'est-ce qu'une description de poste de réceptionniste
Un réceptionniste, souvent appelé réceptionniste, est chargé d'effectuer des tâches de bureau dans un bureau pour soutenir les opérations quotidiennes. Leurs responsabilités comprennent également l'accueil des invités à leur arrivée pour des réunions avec la direction ou le personnel des ventes, le tri et la livraison du courrier aux employés, ainsi que la réponse et le transfert des appels téléphoniques aux employés.
Tâches et responsabilités de la réceptionniste
La majorité du temps d'un réceptionniste est consacrée à prendre des appels. Pourtant, un réceptionniste peut également être en charge de :
- Organiser des rendez-vous pour tout le personnel ou pour certaines personnes, comme les cadres
- Traiter les factures et aider les clients ou les consommateurs pour toute question concernant leurs frais
- Organiser la facturation, les clients et les dossiers des clients dans des fichiers, etc.
- Guider les clients vers le bureau approprié
- Fournir des réponses rapides et courtoises à chaque demande de client
Que fait un réceptionniste dans la description de poste ?
Les réceptionnistes travaillent souvent pour des entreprises de divers secteurs, aidant à la fois les clients et le personnel. Ils collaborent étroitement avec les employés de bureau pour préparer le courrier sortant, créer des copies de documents et les télécopier, ainsi que pour les informer des appels entrants. Ils doivent gérer les opérations de leur bureau tout en prenant les appels des clients, en répondant aux demandes de renseignements et en guidant les invités vers le bureau approprié. De plus, la description de poste de réceptionniste pourrait également être chargée d'inventorier le stock de fournitures de bureau et de passer les commandes appropriées.
Compétences et qualifications des réceptionnistes
Voici les compétences nécessaires pour qu'un réceptionniste réussisse dans son poste :
- Compétences en communication, à la fois verbales et écrites, pour interagir clairement avec les clients, les fournisseurs et les collègues
- Avoir de bonnes capacités organisationnelles pour maintenir des enregistrements corrects et localiser rapidement les informations critiques
- Avoir la capacité de prioriser et de terminer un large éventail de tâches tout au long de la journée.
- La capacité de répondre de manière appropriée et d'interagir efficacement avec des consommateurs en colère nécessite de la patience et des capacités d'écoute.
- Aptitudes interpersonnelles qui rendent l'expérience de chaque client agréable, comme être courtois et sensible
Conditions préalables à l'éducation et à la formation des réceptionnistes
La majorité des réceptionnistes doivent posséder un diplôme d'études secondaires ou un GED, et certains postes qui bénéficieraient d'une formation collégiale peuvent permettre la substitution d'une expérience en cours d'emploi. Les candidats peuvent obtenir des certificats de réceptionniste de certaines institutions et organisations communautaires pour démontrer leur compétence. Afin de représenter efficacement votre entreprise et d'être toujours en mesure de diriger les clients ou les clients là où ils doivent se rendre, une réceptionniste compétente doit avoir le charisme et l'intellect pour le faire.
Exigences d'expérience de réceptionniste
Les réceptionnistes sont fréquemment embauchés en tant qu'employés débutants, ce qui signifie qu'ils ne doivent pas avoir plus de trois ans d'expérience. Le niveau d'expérience et de qualification requis des réceptionnistes travaillant avec des cadres ou dans des entreprises importantes ou sophistiquées peut être plus élevé.
Compétences de réceptionniste
Les compétences organisationnelles et multitâches du réceptionniste aident les employés à rester concentrés et à maintenir l'efficacité de l'entreprise. Un responsable du recrutement est plus susceptible de vous reconnaître comme un candidat sérieux pour le poste lorsque vous énumérez les capacités de réceptionniste les plus demandées sur votre CV. Les cinq aptitudes suivantes sont fréquemment requises pour travailler comme réceptionniste :
#1. la communication
Les réceptionnistes communiquent fréquemment avec les clients par téléphone, par courriel ou en personne. Cette personne communique quotidiennement avec les clients, les employés et de nombreux services. Les réceptionnistes enregistrent les messages et agissent fréquemment comme agent de liaison entre les parties dans les conversations. Toute erreur dans la transmission du message nuirait à la réputation de la réceptionniste et rendrait perplexes les autres employés de bureau. La capacité de communiquer clairement et efficacement, à la fois verbalement et par écrit, est cruciale pour une réceptionniste, car elle augmente la productivité.
# 2. Organisation
Un réceptionniste doit être bien organisé. Les collègues, les employeurs et toute autre personne qui interagit avec le personnel de bureau respectent hautement cette compétence. Ces experts organisent les contacts et les documents, s'assurent que le logiciel est mis à jour et créent des systèmes de fichiers efficaces. Une bonne réceptionniste peut accéder rapidement aux numéros de téléphone, à la paperasse et à d'autres informations. Le but d'un réceptionniste est d'organiser l'espace de travail. Par exemple, les avocats s'appuient fortement sur les compétences d'organisation d'une réceptionniste ou d'une secrétaire juridique car, sans eux, ils auraient du mal à se souvenir des horaires de rendez-vous, des coordonnées des clients et des dates d'audience.
#3. Multitâche
La capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois est essentielle pour les réceptionnistes, en particulier dans un lieu de travail mouvementé. En plus de traiter avec la personne qui vient de franchir la porte et de gérer éventuellement de nombreux appels téléphoniques à la fois, les réceptionnistes qualifiés mettent fréquemment les personnes en attente. On croit que sous pression, on peut garder son sang-froid tout en faisant bien. Les réceptionnistes ont généralement une tonne de travail à faire avant la fin de la journée. Ils sont responsables de prioriser les plus cruciaux et d'accorder à chacun la bonne quantité d'attention.
#4. Technique
Les réceptionnistes communiquent fréquemment par courriel et utilisent des applications informatiques. Pour ces experts, la maîtrise de Microsoft Word et Excel, ainsi que des photocopieurs et des systèmes téléphoniques, est pratiquement une exigence. Pour vous rendre plus attrayant auprès de votre employeur potentiel, mettez l'accent sur vos capacités techniques et informatiques. Essayez de vous inscrire à un cours à votre collège communautaire à proximité si vous n'avez pas les connaissances nécessaires. Tenez-vous au courant des développements logiciels actuels et familiarisez-vous avec les outils spécifiques utilisés par votre secteur.
#5. Services aux consommateurs
Le point de contact initial d'un client est souvent une réceptionniste. Les interactions de la réceptionniste avec les clients représentent l'ensemble de l'entreprise. Une réceptionniste désagréable pourrait amener un client ou un client à avoir une opinion négative de l'entreprise. Parfois, cette conduite peut entraîner un avis négatif. Les réceptionnistes doivent être gentils, accommodants et prudents. Parfois, tout ce qu'il faut, c'est un sourire et la capacité de donner les réponses appropriées. Afin de satisfaire les clients et d'encourager la fidélisation des clients, un excellent service client est indispensable. Vous ne feriez probablement plus affaire avec votre détaillant de vêtements préféré si l'équipe d'assistance à la clientèle ne résolvait pas votre problème d'expédition.
L'importance d'une réceptionniste
Lorsqu'un client ou un visiteur appelle votre entreprise, il obtient sa première impression de votre réceptionniste. Assurez-vous qu'il est excellent! Un réceptionniste est bien plus qu'une simple personne qui répond au téléphone. Il représente votre professionnalisme et sert d'extension de votre entreprise. Voici l'importance d'avoir une réceptionniste dans votre entreprise :
#1. Productivité
Quelle que soit la taille de votre entreprise, l'embauche d'une réceptionniste augmentera votre productivité et celle de votre personnel. La réceptionniste doit être en mesure de prioriser les projets pour toute l'équipe et de véhiculer les messages en plus de gérer les interruptions continuelles des sonneries de téléphone afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
#2. Professionnalisme
Une réceptionniste formée connaîtra et sera capable de comprendre la terminologie et les procédures spécifiques de votre entreprise. L'importance d'un réceptionniste est qu'il leur permet de parler avec les clients, les travailleurs et les autres appelants sans paraître énervés ou incertains.
#3. Rentabilité
Considérez que l'embauche d'une réceptionniste coûte trop cher. L'embauche de personnel est l'un des principaux coûts pour la majorité des petites et moyennes entreprises. Le salaire, les avantages sociaux, l'équipement et les autres coûts associés peuvent représenter une dépense annuelle importante. En fonction de votre volume d'appels, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser un service de réponse en direct, qui vous donne accès à une réceptionniste experte hors site connaissant votre secteur d'activité.
# 4. Organisation
Vous avez beaucoup à faire en tant que propriétaire d'entreprise. Il est difficile d'équilibrer vos responsabilités habituelles et celles d'une réceptionniste par vous-même. Un réceptionniste peut vous fournir un aperçu organisé de chaque rencontre qu'ils ont, hiérarchiser les appels et arrêter les interruptions téléphoniques.
#5. Premières impressions
La réceptionniste de votre entreprise a souvent son premier contact avec les clients, c'est pourquoi elle est importante. Lorsque les clients appellent votre numéro d'entreprise, cela peut être un peu intimidant et peut impliquer que vos opérations sont à très petite échelle si vous répondez vous-même au téléphone. Une réceptionniste donne l'impression d'être une machine bien huilée.
Quels sont les types de réceptionnistes ?
Différents emplois et tâches au front office
- Réceptionniste axée sur les RH.
- Assistante de Direction Réceptionniste
- Réceptionniste basée sur le service à la clientèle.
- Réceptionniste axée sur les visiteurs. …
- Réceptionniste du chef de bureau
- Réceptionniste en tant que booster de moral..
- Réceptionniste absente.
- Chargée d'accueil marketing réseaux sociaux
Comment interviewez-vous une réceptionniste ?
Renseignements généraux:
- Que dirait votre ancien employeur de vous ?
- Pourquoi êtes-vous curieux de connaître notre entreprise?
- Pourquoi êtes-vous attiré par ce poste ?
- Quelles qualités doit posséder un bon réceptionniste ?
- Quel aspect d'un travail de bureau vous attire ?
- Quels sont vos principaux avantages en matière de travail de bureau ?
Quelles sont les 4 fonctions d'un réceptionniste ?
Les tâches et les obligations d'un réceptionniste comprennent l'accueil des invités, les aider dans leurs déplacements dans un bureau et leur fournir des rafraîchissements pendant qu'ils attendent.
Comment une réceptionniste peut-elle gérer un client en colère ?
Comment gérer les clients furieux :
- Garde ton calme.
- Utilisez des techniques d'écoute active.
- Reformulez ce que vos consommateurs ont dit.
- Ils l'ont porté à votre attention, alors remerciez-les pour cela.
- Les étapes à suivre pour résoudre le problème doivent être décrites.
- Décidez d'un moment pour les recontacter si nécessaire.
- Soyez authentique.
Que doit porter une réceptionniste ?
Une réceptionniste doit sans aucun doute s'habiller de manière professionnelle et décontractée. Seules les robes peuvent être portées avec des leggings. Étant donné que nos réceptionnistes représentent l'entreprise, nous attendons d'eux qu'ils fournissent une image soignée. Les leggings ne sont pas appropriés dans cette atmosphère professionnelle, qui appelle une tenue professionnelle.
Quelles sont les deux principales tâches d'un réceptionniste ?
Sert les invités en leur donnant des salutations chaleureuses et des directions au besoin. avertit les membres du personnel de l'arrivée des visiteurs. maintient les systèmes de communication et de sécurité. fournit des informations en répondant aux questions ou en orientant les visiteurs.
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Bibliographie
