Recientemente, cada vez más empresas han comenzado a utilizar salas de datos virtuales (VDR) a medida que se hacen evidentes sus numerosos beneficios. Pero con tantos proveedores de salas de datos virtuales en el mercado, las empresas se confunden sobre cuál elegir.
Por supuesto, la sala de datos virtual que elija se basará en sus objetivos y necesidades comerciales, ya sea para mejorar la seguridad, mejorar el cumplimiento o aumentar la participación de los inversores. En cualquier caso, hay algunas características que todo VDR debe tener.
Aquí hay algunas características importantes que debe tener en cuenta.
#1. Seguridad y Cifrado
Podría decirse que la seguridad es el factor más importante que se debe determinar antes de elegir una sala de datos virtual para operar. Las empresas a menudo utilizan VDR para almacenar archivos e información confidenciales, por lo que es natural que tengan varios procedimientos de seguridad para proteger su información importante. información.
Las salas de datos virtuales modernas, como Firmex, tienen permisos de archivo que puede configurar para que la información no caiga en las manos equivocadas y evita fugas de información interna de los miembros del equipo. Visite Firmex.com para obtener más información.
#2. Sistema de gestión de tareas
Por lo general, las personas necesitan usar varias aplicaciones y software mientras trabajan, incluido el software de administración donde las tareas se asignan a todos. Ser capaz de asignar y ver tareas dentro de la sala de datos puede ayudar a que todos se mantengan mejor organizados.
#3. Busqueda inteligente
Una función de búsqueda de texto avanzada le brinda la capacidad de buscar en todos los documentos, carpetas y archivos en la sala de datos virtual con algunas palabras clave específicas y encontrar cualquier cosa al instante.
Una función de búsqueda inteligente también le permite examinar varios documentos a la vez y muestra pequeñas vistas previas del documento antes de que se abran.
#4. Análisis avanzado
Con acceso a análisis, puede realizar un seguimiento de lo que hacen los usuarios dentro de la sala de datos virtual, cuánto tiempo pasan en un documento y cuántos espectadores están mirando un documento al mismo tiempo.
También hay registros de auditoría que mantienen un orden cronológico de todo lo que ocurre en la sala de datos virtual, incluidas las descargas, las vistas, etc.
#5. Visualización restringida
La visualización restringida hace que sea más fácil mantener sus documentos a salvo de cualquier persona que no quiera que tenga acceso a ellos. Deberia tener múltiples niveles de permiso de usuario para que pueda controlar quién puede ver, editar o descargar el documento.
Podrás elegir los diferentes niveles de protección de documentos y restringir el acceso a quien quieras.
#6. Fácil accesibilidad
Dado que la sala de datos virtual será utilizada por muchas personas, utilizando muchos dispositivos diferentes en varias partes del mundo, debe ser de fácil acceso para ellos. La sala de datos virtual debería funcionar en todos los sistemas operativos populares como Android, IOS, Windows, etc.
Debe estar optimizado para dispositivos móviles y tener soporte en varios idiomas para que los usuarios puedan hablar en el idioma que prefieran. Una buena sala de datos virtual tampoco debería requerir complementos descargados adicionales para tareas específicas.
#7. Chat en vivo
La colaboración y el trabajo en equipo se vuelven especialmente difíciles cuando todos los miembros de la fuerza laboral están repartidos en diferentes países y zonas horarias. Pero una función de chat en vivo donde los miembros pueden enviar y recibir mensajes de texto en tiempo real incorporados en la sala de datos virtual puede resultar muy eficiente.
También les proporciona una cadena de comunicación guardada a la que pueden volver en cualquier momento o utilizar para otros fines.
