Una póliza de compensación para trabajadores “fantasma” se denomina así si no cubre al propietario de la empresa ni a ningún otro empleado. Este tipo de cobertura no está destinado a brindar beneficios reales de compensación para trabajadores, a menos que la empresa tenga empleados o sea responsable de un subcontratista sin seguro. La mayoría de las veces, un subcontratista comprará un “seguro fantasma” para cumplir con las reglas de cobertura establecidas por el contratista general u otra organización que contrató al subcontratista. No todos los estados ofrecen un seguro fantasma. Aquí está todo lo que necesita saber sobre la política de compensación de trabajadores fantasma.
¿Qué es la política fantasma de compensación para trabajadores?
Una póliza fantasma de compensación para trabajadores puede ayudar a los dueños de negocios que trabajan por cuenta propia a conseguir clientes y cumplir con las leyes estatales. Una póliza fantasma de compensación para trabajadores es un tipo de seguro de compensación para trabajadores de bajo costo desarrollado expresamente para contratistas independientes que no tienen empleados pero necesitan confirmación de la cobertura de compensación para trabajadores para los requisitos legales de su estado o las solicitudes de los clientes.
¿Qué cubre una póliza fantasma de compensación para trabajadores?
Las pólizas “fantasma” de compensación para trabajadores, en esencia, no brindan una cobertura de seguro genuina, sino que sirven como evidencia del seguro de compensación para trabajadores para los clientes que lo buscan o para los estados que lo requieren legalmente. Los planes fantasma de compensación para trabajadores brindan a los clientes y gobiernos estatales la tranquilidad de que los contratistas independientes pueden proporcionar cobertura de compensación para trabajadores si deciden contratar a un empleado.
En la industria de la construcción, por ejemplo, un subcontratista externo puede contratar con la condición de que proporcione prueba de seguro de compensación para trabajadores. Si el subcontratista decide contratar más trabajadores, el contratista general querrá protegerse de demandas en caso de un accidente en el lugar de trabajo. Sin embargo, es posible que el subcontratista no esté dispuesto a pagar por una póliza completa de compensación para trabajadores. Si el cliente requiere un seguro de compensación para trabajadores pero el presupuesto del subcontratista no alcanza tanto, la mejor opción es probablemente una póliza “fantasma”.
Pólizas fantasma y seguro de compensación para trabajadores
Cosas propietarios únicos que están legalmente obligados a obtener un seguro de compensación para trabajadores pero que no tienen empleados, optan por una "póliza fantasma". Las pólizas de seguro de compensación para trabajadores no son requeridas por ley en la mayoría de los estados, aunque algunos estados necesitan “pólizas fantasma”, que no cubren a ningún empleado específico. A cambio de una tarifa, la "política fantasma" dará a los clientes potenciales una prueba en papel de la cobertura del seguro:
#1. Funciones del seguro de compensación para trabajadores
El seguro de compensación para trabajadores sirve como un contrato vinculante entre las empresas y los empleados. Los empleados, a su vez, reciben beneficios independientemente de quién sea el culpable. Aunque la mayoría de los estados tienen una legislación idéntica sobre el seguro de compensación para trabajadores, los precios de las primas, los pagos de beneficios y los procedimientos de reclamación difieren con frecuencia.
#2. Funciones de la política de compensación de trabajadores fantasma
La póliza de seguro fantasma básica dice que el propietario del negocio que compra la póliza no está cubierto y que el negocio no tiene empleados. El seguro se llama "póliza fantasma" porque realmente no ayuda de ninguna manera. Cuando una empresa contrata a un empleado mientras el seguro fantasma está vigente, la póliza ofrece protección provisional para ese empleado hasta que la empresa obtenga una cobertura funcional de compensación para trabajadores.
#3. Pólizas de Seguro y Prueba de Seguro
La razón principal para comprar una póliza fantasma es demostrar la cobertura de seguro de compensación para trabajadores. Los contratistas de la construcción, por ejemplo, necesitan prueba de seguro antes de poder asumir un nuevo trabajo. La documentación de una póliza fantasma permite que las operaciones de un solo hombre califiquen para contratos potencialmente lucrativos.
#4. Potencial de Fraude de Seguros
En algunos casos, una empresa afirmará no tener empleados mientras compra una póliza "fantasma" de bajo costo. En realidad, la empresa busca ocultar a sus verdaderos empleados clasificándolos como “contratistas independientes” o “1099 empleados”. Estos esquemas suelen salir a la luz cuando uno de los "contratistas independientes" de la empresa no está satisfecho con el trabajo. Cuando ocurren eventos como este, tanto la corporación que compró la póliza fantasma como la aseguradora que la emitió pueden enfrentar investigaciones de fraude de seguros.
¿Quién debería tener una póliza fantasma de compensación para trabajadores?
Solo los contratistas independientes que trabajan por su cuenta y tienen su propio seguro de responsabilidad civil pueden obtener planes fantasma de compensación para trabajadores. Pero tienen que mostrar prueba de seguro de compensación para trabajadores si el cliente lo solicita o si la ley del estado lo exige. Es fundamental recordar que si un contratista independiente con una póliza de compensación para trabajadores "fantasma" emplea a alguien, la póliza no brinda una cobertura genuina en el caso de una lesión en el lugar de trabajo. Todos y cada uno de los trabajadores contratados deben proporcionar su propio seguro de responsabilidad civil.
¿Se aceptan las pólizas fantasma de compensación de trabajadores en todos los estados?
Cada estado tiene su propio conjunto de leyes y reglamentos que rigen el seguro de compensación para trabajadores. Es importante verificar con la oficina de compensación para trabajadores de su estado si reconoce o no los planes “fantasma” antes de comprar uno.
¿Razón por la que debería obtener una póliza de compensación fantasma para trabajadores?
La razón más común para comprar una póliza fantasma es cumplir con el requisito de presentar un certificado de seguro a un contratista general u otra compañía con la que esté trabajando. Un pequeño subcontratista puede ganar una licitación para realizar un trabajo, pero debe presentar una confirmación de la cobertura de compensación para trabajadores antes de comenzar el trabajo. Si un subcontratista trae empleados para ayudar con un trabajo, la política "fantasma" está ahí para cubrir a todos. También les permite eximir de su propia política cualquier pago realizado a subcontratistas.
Hay muchos pequeños contratistas y/o subcontratistas que no tienen empleados y no quieren pagar costos más altos por autoseguro. Una póliza fantasma es la solución más rentable para un trabajador por cuenta propia dueños de negocios para obtener un seguro de compensación para trabajadores.
¿Qué es una póliza fantasma en seguros?
Una póliza de compensación para trabajadores se denomina “póliza de seguro fantasma” cuando el propietario de la empresa no está cubierto por ella y la empresa no tiene empleados adicionales.
¿Qué significa compensación de trabajadores fantasma?
Las pólizas fantasma de compensación para trabajadores son una forma más económica de obtener un seguro de compensación para trabajadores. Están hechos para propietarios únicos que están obligados por la ley estatal oa pedido de sus clientes a mostrar prueba de cobertura de compensación para trabajadores. Una póliza fantasma de compensación de trabajadores “fantasma” es otro nombre para esta cobertura.
¿Quién es un trabajador fantasma?
Un “trabajador fantasma” es alguien que aparece en la nómina de una empresa pero no logra nada para promover los objetivos de la empresa. Un empleado o empleados del departamento de nómina crean y mantienen un "empleado fantasma" en el sistema, y luego otro empleado o empleados del departamento de nómina roban los cheques destinados al "empleado fantasma" y los cobran.
¿Cómo se verifican los trabajadores fantasma?
Busque personas que tengan pocas o ninguna deducción de su salario; esto puede ser un buen indicador de que son trabajadores fantasma. Debido a que hacerlo limitará la cantidad de dinero que pueden tomar de su lugar de trabajo, un perpetrador rara vez se tomará la molestia de construir un conjunto integral de inscripciones de beneficios. Esto es especialmente cierto ya que hacerlo reducirá la cantidad de dinero que pueden robarle a su empleador.
¿Qué es exactamente un trabajador fantasma?
Un empleado fantasma es una estrategia engañosa para robar dinero de su empresa. Es una forma de fraude de nómina que puede ocurrir si un empleado tiene acceso a su sistema de nómina. En todo el mundo, los esquemas de empleados fantasma roban millones de empresas desprevenidas. Estos esquemas pueden involucrar a un solo empleado o a un grupo de empleados. Pueden ser tan simples como hacer un cheque falso o tan complicados como hacer hojas de tiempo y cheques de pago falsos.
Por ejemplo, el perpetrador puede hacer que parezca que un empleado despedido todavía gana cheques de pago el día de pago. Estos estafadores a veces usan identidades reales, pero también agregan personas imaginarias a la nómina. Las empresas con cientos o miles de empleados, por otro lado, pueden perder fácilmente un par de identidades adicionales en los libros. Esto es especialmente cierto cuando hay muchas pérdidas de balón. Otra investigación en Tanzania encontró que el gobierno estaba pagando los salarios de 10,000 trabajadores fantasmas, lo que le costó al gobierno millones de dólares.
El estudio mundial más grande sobre fraude comercial encontró que este tipo de esquemas pueden costar a las empresas hasta el 5% de sus ingresos anuales. Esto demuestra que el riesgo es alto y necesita más seguridad.
¿Qué cuatro cosas deben suceder para que funcione un esquema de empleado fantasma?
Deben suceder cuatro cosas para que funcione una estrategia de empleado fantasma:
- El fantasma hay que sumarlo a la nómina,
- Se debe recopilar información sobre el cronometraje y la tasa de salarios,
- El fantasma debe ser pagado, y
- El cheque debe entregarse al culpable o a un cómplice.
¿Cómo detectar a un empleado fantasma?
Se trata de prevención cuando se trata de detectar empleados fantasmas.
#1. Requerir verificaciones de antecedentes para todos los empleados de contabilidad
Al contratar personas que tendrán acceso a los sistemas de nómina y contabilidad, debe tener mucho cuidado. Esto abarca desde empleados de cuentas por pagar de nivel de entrada hasta gerentes de contabilidad y directores financieros. También puede confirmar la información del personal con las agencias gubernamentales locales. En los EE. UU., donde el fraude de nómina es un poco más común, puede verificar los números de seguro social cuando contrata a alguien y periódicamente cuando realiza auditorías.
#2. Mantener registros de personal detallados y precisos
En cuanto a la documentación que llevas sobre tu personal, no debe haber exclusiones. No se debe permitir que los nuevos empleados comiencen a trabajar hasta que se hayan recopilado e ingresado en el sistema todos los datos necesarios. De la misma manera, su empresa debe tener un proceso estricto para despedir empleados que explique claramente lo que debe suceder con los sistemas de nómina.
#3. Mantener el control de las finanzas de la empresa.
Los empresarios provienen de todos los ámbitos de la vida. Algunas personas tienen un talento innato para manejar el dinero, mientras que otras pueden estar felices de soltar las riendas. Siempre debe mantener el acceso administrativo a los sistemas, incluso si ha delegado las finanzas diarias a otra persona, en caso de que necesite intervenir y ejecutar informes en cualquier momento.
#4. Configurar redundancias para actividades de nómina y compras
Es más probable que ocurra un fraude si solo hay un lugar a donde ir para cambiar la información de la nómina, ejecutar cheques o hacer compras. En cambio, asegúrese de tener un sistema simple de controles y saldos que requiera al menos dos firmas para realizar cambios importantes, como agregar un empleado a la nómina.
#5. Defina claramente todos los procedimientos financieros
Establecer procedimientos claros para las tareas de nómina y contabilidad ayuda a deshacerse de los errores y cierra los agujeros que podrían usarse para el fraude. Todo el personal debe recibir capacitación sobre procesos y flujos de trabajo que requieren un cumplimiento riguroso y responsabilidad.
Por ejemplo, antes de que un empleado trabaje en su primer turno, su empresa debe tener una lista de información sobre ellos que se ingresa en el sistema. Nadie debería poder comenzar a trabajar como nuevo empleado hasta que un experto en nómina haya recibido e ingresado toda la información necesaria. Una lista de verificación similar debe estar disponible para el personal que despide. El proceso siempre debe tener dos pasos, con una persona ingresando la información y otra persona verificándola.
#6. Realizar auditorías de rutina
La contratación de personal de nómina confiable, la supervisión y el establecimiento claro de procesos son medidas positivas. Sin embargo, la única forma de saber si son efectivos es realizar auditorías frecuentes. Las auditorías pueden ayudarlo a identificar irregularidades que pueden requerir una mayor investigación, como:
- Números de identidad del gobierno que no están verificados
- Entradas que son duplicados
- Errores en fechas de nacimiento, fechas de contratación y fechas de terminación
- Inconsistencias en el cronometraje o banderas rojas
- Empleados que no son reales
- Empleados que fueron mal clasificados
Resumen
Las inconsistencias y los errores administrativos no suelen indicar fraude. Pero vale la pena investigarlos más a fondo, especialmente si encuentra patrones como que el mismo personal hace los mismos cambios manuales en el cronometraje cada semana. O tal vez una gran cantidad de empleados despedidos todavía figuran como activos.
Si bien puede realizar su propia auditoría, puede ser ineficaz si tiene un problema que está oculto a la vista. La misma persona que ha estado tomando dinero sin ser notada seguramente participará en la auditoría, dándole la oportunidad de ocultar sus rastros. Si desea verificar sus finanzas y registros de empleados, es mejor contratar a un consultor o una agencia de terceros.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es un esquema de empleado fantasma?
Los esquemas de empleados fantasma son un tipo frecuente de fraude en el que las personas en la nómina no trabajan para la empresa en cuestión, pero reciben un salario o una recompensa.
¿Qué significa hacer fantasma en tu trabajo?
Cuando un solicitante de empleo deja de responder, esto se conoce como trabajo fantasma. El ghosting puede ocurrir en cualquier momento y por cualquier motivo, pero la consecuencia final es siempre la misma: un posible empleado se va sin explicación.
¿Cómo me deshago del bastón fantasma?
Los empleados de los gobiernos y las empresas pueden identificarse de forma única mediante el uso de un sistema de identificación biométrica para eliminar a los trabajadores fantasma.
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Referencias
