En el entorno comercial competitivo de hoy, la administración de beneficios abarca todo el proceso de planificación de beneficios para empleados. Desde el diseño, la fijación de precios y el cumplimiento hasta la comunicación, la implementación y la gestión diaria. Por lo tanto, es importante implementar un software sólido de administración de beneficios para empleados para administrar de manera efectiva los planes de beneficios de sus empleados. Esto se debe a que una administración de beneficios efectiva ayuda a crear una ventaja competitiva para atraer, contratar y retener a los mejores talentos y reducir los costos operativos. Manténgase pegado para obtener más información sobre qué es la subcontratación de la administración de beneficios para empleados.
¿Qué es la Administración de Beneficios para Empleados?
En su forma más básica, la administración de los beneficios de los empleados es la gestión eficiente de los beneficios monetarios y no monetarios de los empleados. Que se clasifica como una función tradicional de recursos humanos. Sin embargo, la administración de beneficios en este contexto implica la incorporación y baja de empleados, la comunicación y capacitación de beneficios, el seguimiento del uso de los beneficios por parte de los empleados y la dirección del proceso anual de inscripción abierta. Por lo tanto, los empleadores a menudo usan software o los servicios de un corredor de beneficios de terceros para realizar estas funciones básicas en nombre de la empresa.
¿Cuáles son los 5 tipos de beneficios para empleados?
Los programas comunes de beneficios para empleados generalmente consisten en lo siguiente,
- Seguro de salud
- Tiempo de vacaciones
- Pago de tiempo libre
- 401(k)s y otros planes de jubilación
- Licencia parental
- Pago de tiempo libre
¿Qué hacen los administradores de beneficios para empleados?
Los administradores de beneficios para empleados son empleados de recursos humanos a cargo de actualizar a los miembros del personal sobre sus paquetes de beneficios. Por lo general, diseñan los programas de beneficios de la empresa mientras trabajan con proveedores de seguros y planes de jubilación para encontrar planes que se ajusten al presupuesto de la empresa y brinden valor a los empleados.
Proceso de Administración de Beneficios
La administración de los beneficios de los empleados es un proceso integral que debe ser dinámico, multigeneracional, simplificado y asequible. Esta es la razón por la cual las organizaciones generalmente comienzan determinando los tipos de beneficios que la empresa debe brindar y creando un paquete de beneficios.
Ofrecer fuertes beneficios a sus empleados les demuestra que son valorados y apreciados por el trabajo que contribuyen a su empresa. Trabajar en un entorno con un plan de beneficios competitivo a menudo genera empleados a largo plazo y una baja tasa de rotación. Esto se debe a que un buen proceso de administración de beneficios para empleados ayuda al personal a comprender mejor los beneficios que se les ofrecen a medida que se inscriben en los programas que mejor se adaptan a sus necesidades.
Proceso de administración de beneficios: guía paso a paso
Considere cuidadosamente sus opciones y presupuesto al crear un paquete de beneficios competitivo para sus empleados. Los pasos para construir un proceso efectivo de administración de beneficios incluyen:
#1. Investigue sobre los beneficios de otras empresas
Antes de compilar un sólido paquete de beneficios para su equipo, realice una investigación sobre el tipo de beneficios que preferirían sus empleados y qué ofrecen otras empresas. Cree encuestas para los empleados actuales preguntándoles qué quieren y necesitan en un sólido paquete de beneficios.
#2. Establezca su presupuesto de beneficios
Reúnase con su asesor financiero o fiscal para determinar un presupuesto sólido para su paquete de beneficios, si es posible. Comience con los beneficios básicos para ofrecer a los empleados, como seguro médico, y a partir de ahí, agregue tantos beneficios adicionales como lo permita su presupuesto. Regrese a su presupuesto al menos cada trimestre a medida que su empresa crece para ver cuánto debe agregar o restar y aún así mantener un paquete competitivo.
#3. Administre su programa de beneficios de manera efectiva
Antes de administrar su plan de beneficios, establezca un proceso eficiente. Determine cómo se completarán tareas como la incorporación de empleados, la capacitación sobre beneficios y el seguimiento del uso de beneficios para ayudarlo a administrar mejor el proceso de administración de beneficios. Utilice herramientas como el software de recursos humanos para realizar un seguimiento de los beneficios y la información de los empleados. Además, construya un proceso detallado de incorporación e inscripción que cada empleado debe seguir cuando ingresa a la empresa.
#4. Registre sus resultados
Un componente importante del proceso de administración es revisar sus beneficios con regularidad. Es importante saber cómo sus empleados utilizan los beneficios y si están satisfechos. Pero, si un beneficio no tiene mucho uso, puede considerar dejarlo el año siguiente. También puede enviar encuestas para medir el compromiso de los empleados y recopilar comentarios para adaptar mejor su paquete de beneficios para satisfacer las necesidades de su personal.
#5. Mida los resultados y actualice su paquete de beneficios
Revise su paquete de beneficios regularmente para asegurarse de que se ajuste bien a su presupuesto y que siga las pautas de EBSA. Mida los resultados de su paquete de beneficios enviando encuestas a los empleados cada año preguntándoles qué les gusta del plan que ofrece y qué beneficios les gustaría que agregue. También puede obtener esta información de las entrevistas de salida y las tasas de aceptación del trabajo.
Software de administración de beneficios para empleados
El software de administración de beneficios es una solución que RR.HH. y los empleados utilizan para administrar y navegar los beneficios en el lugar de trabajo. Estos sistemas evitan el papeleo y automatizan la elegibilidad, la elección y la inscripción en los beneficios tradicionales y otras opciones, optimizan los paquetes de beneficios para empleados, identifican oportunidades de ahorro y garantizan el cumplimiento normativo. El software de administración de beneficios funciona proporcionando un portal que centraliza el acceso a los beneficios.
Además, estas ventanillas únicas digitales agilizan muchos de los principales puntos débiles del proceso de administración al poner todo en un solo lugar. Esto permite que las personas inicien sesión para acceder a los detalles sobre los beneficios disponibles, las alternativas de costos y otros detalles específicos del plan. Estos sistemas también permiten la comparación entre opciones junto con otras herramientas de apoyo a la toma de decisiones que pueden recomendar un plan personalizado para la situación particular de un empleado.
Software de administración de beneficios para empleados: ejemplos
Hay muchos software de recursos humanos en el mercado hoy en día y puede ser difícil elegir una solución de software. Por lo tanto, hemos compilado una lista de los mejores programas de administración de beneficios para empleados para usted. Cada solución de gestión tiene su punto de venta único, debe averiguar qué software funciona mejor para su empresa, procesos y empleados.
#1. trato
Deel es un software global de cumplimiento y administración de la fuerza laboral que le permite administrar a todos los empleados y contratistas en una plataforma y ofrecer beneficios localizados dondequiera que vivan. La experiencia interna de Deel en más de 150 países le permite brindar con confianza una amplia gama de beneficios y ventajas a su equipo. Puede comparar los costos de diferentes países y ver qué beneficios y retenciones se requieren.
#2. Pago flexible
Este es un software de administración de empleados basado en la nube que brinda a las empresas una plataforma integrada para administrar la nómina, los beneficios, los recursos humanos y el control del tiempo. Las empresas pueden optimizar sus procesos internos y proporcionar a los empleados una interfaz fácil de usar para administrar su información. El software incluye capacidades para calcular los impuestos sobre la nómina, preparar declaraciones de impuestos, procesar pagos a vendedores y proveedores, administrar programas de beneficios y realizar un seguimiento del tiempo trabajado de los empleados.
#3. ENTUSIASMO
Diseñado para empleadores modernos, GUSTO es un software basado en la nube que es fácil de navegar e incluye un soporte fantástico. Una característica que apreciarán los empleados concienzudos es el hecho de que pueden donar una parte de su cheque de pago a organizaciones benéficas, que es una forma efectiva de mejorar el compromiso y la satisfacción de los empleados.
#4. Plataformas de pago de Plexis
PLEXIS Payer Platforms es una empresa con sede en EE. UU. que se fundó en 1996. Este software de prestaciones ayuda a los grupos de empleadores autoasegurados de todo el mundo a gestionar las reclamaciones y llevar a cabo la administración de las prestaciones. PLEXIS es ideal para empresas de administración de beneficios que se ocupan de planes de salud, aseguradoras internacionales, TPA y pagadores gubernamentales.
#5. BambúHR
BambooHR es un programa de software útil con altas calificaciones de usuarios. Con seguimiento de candidatos, herramientas de incorporación, firma electrónica y seguimiento de tiempo libre, este es un gran programa que proporciona todas las herramientas que necesita en un solo lugar. Puede descargar la aplicación móvil para mayor comodidad, lo que hace que sea aún más fácil mantenerse al día con los informes. El software BambooHR puede hacer que su sistema de administración sea más eficiente y eliminar el desorden de gestión de datos que puede atascar a su equipo.
#6. trineo
Trinet ofrece una plataforma de gestión de recursos humanos basada en la nube que se adapta bien a las pequeñas y medianas empresas que también desean acceder a servicios de recursos humanos adicionales. Su software funciona en conjunto con el asesoramiento de sus expertos internos que lo ayudarán a diseñar un programa de beneficios de primer nivel para sus empleados.
Subcontratación de la Administración de Beneficios para Empleados
Cuando una pequeña empresa comienza a escalar, la función de recursos humanos se vuelve cada vez más difícil de administrar. Desde cumplir con las demandas de los clientes y aplicar las mejores prácticas hasta contratar y cumplir con regulaciones complejas, el trabajo de recursos humanos es continuo. La subcontratación de beneficios para empleados se refiere a asociarse con consultores de recursos humanos externos para facilitar las tareas involucradas, incluidos los servicios de inscripción, la integración de la nómina y la asistencia a los empleados.
Los consultores de recursos humanos subcontratados se enfocan en administrar las tareas diarias involucradas para garantizar una experiencia de calidad. Por lo tanto, la subcontratación de la administración de beneficios para empleados le permite mantener a sus trabajadores como empleados de su negocio, pero elimina la mayor parte de la carga administrativa de tener que hacer el papeleo y pasar por los obstáculos legales de administrar los planes de beneficios.
Subcontratación de la Administración de Beneficios para Empleados: Factores a Considerar
Al buscar un socio de subcontratación para la gestión de beneficios de sus empleados, hay algunas cosas clave que debe tener en cuenta.
- Experiencia y Conocimiento
- Soluciones personalizables
- Tecnología e Infraestructura
- Estabilidad financiera
- Servicio al Cliente
Ventajas de externalizar la administración de beneficios para empleados
Hay muchas razones por las que una empresa puede optar por subcontratar una tarea, trabajo o proceso en particular. Por ejemplo, algunos de los beneficios reconocidos de la subcontratación incluyen:
#1. Personal flexible y de calidad
Conformarse con los niveles de personal "promedio" durante los picos de volumen puede generar demoras en el procesamiento, errores y otros desafíos. Pero con una ola de abandono y jubilación que se extiende por la industria de los seguros, la contratación de personal adicional presenta su propio conjunto de dificultades. La subcontratación permite a los corredores aprovechar el soporte que necesitan bajo demanda, lo que les permite aumentar o disminuir durante el año según sea necesario.
#2. Experiencia profesional
Las organizaciones de subcontratación de recursos humanos tienen expertos dedicados a temas especializados, como problemas de cumplimiento. Ya sea que tenga preguntas sobre las regulaciones federales, la evaluación de talentos o la planificación de beneficios, puede comunicarse con un experto cuyo único trabajo es asesorar sobre estos temas. Esto significa que puede obtener información mucho más precisa que si tuviera un generalista de recursos humanos tratando de aprender cada tema por su cuenta.
#3. Protección de responsabilidad
Los consultores de recursos humanos subcontratados tienen la obligación de mantenerse al día con los diferentes cambios normativos para garantizar el cumplimiento y estar al tanto de los impactos de estos cambios. Junto con esto, la carga de la confidencialidad pasa automáticamente al proveedor de servicios cuando maneja información confidencial relacionada con el historial de salud y las finanzas.
#4. Potencial para costos más bajos
Los crecientes costos de los beneficios son motivo de preocupación en la mayoría de las empresas. Las organizaciones tienen mucho que ganar con el poder adquisitivo de sus proveedores de servicios debido a las economías de escala. Con las relaciones a largo plazo fomentadas con diferentes operadores, los proveedores de servicios subcontratados pueden obtener una negociación razonable para renovaciones y comparar opciones.
#5. Privacidad de los empleados
Hablar de los beneficios de los empleados en el lugar de trabajo hace que muchas personas se sientan incómodas. Además de eso, existen preocupaciones de privacidad cuando se trata de discutir los beneficios de salud personales en el lugar de trabajo. Cuando subcontrata la administración de los beneficios de sus empleados, elimina la incomodidad que un empleado puede sentir al hablar con alguien dentro de su organización.
#6. Ahorra tiempo
Los proveedores de beneficios para empleados agilizan el proceso de inscripción con herramientas basadas en la web y simplifican la administración como punto de contacto para todas las consultas de los empleados. Durante la inscripción abierta, analizan las opciones más rentables para registrarse o renovar. La inscripción, las actualizaciones o los cambios pueden realizarse rápidamente utilizando plataformas tecnológicas personalizadas.
#7. Fácil integración con otros servicios
Cuando utiliza su compañía de nómina para la administración de beneficios, puede estar seguro de que todos sus servicios estarán integrados. Puede aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo cuando integra todos sus servicios con un solo proveedor. La integración de la gestión de nóminas, los servicios de recursos humanos y la administración de beneficios significa que cada programa podrá comunicarse entre sí, proporcionando una experiencia de recursos humanos más optimizada.
¿Qué son los beneficios para empleados en los EE. UU.?
Los beneficios para empleados son cualquier tipo de compensación tangible o intangible otorgada a los empleados además del salario base o los salarios base.
¿Cuáles son los tipos de beneficios de nómina?
Estos beneficios suelen incluir seguro médico, cobertura dental y de la vista, seguro de vida y planes de jubilación,
Conclusión
Si está ofreciendo beneficios integrales, determinar cómo su equipo de recursos humanos los administrará debe ser una prioridad. Es más probable que cometa errores con la administración manual, así que considere invertir en tecnología de administración de beneficios. Si bien puede parecer una molestia, un proceso de administración simplificado ayudará a sus empleados a comprender y utilizar mejor sus beneficios.
Referencias
- Cómo implementar un bono de recomendación de empleados (guía)
- MEJOR RELOJ DE TIEMPO: el mejor software de relojes de tiempo para empleados 2023
- PRINCIPALES 45 PRESTACIONES Y BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS: cómo usarlos de manera efectiva
- MEJOR SOFTWARE PARA EMPLEADOS EN 2023: cómo elegir uno
- SERVICIOS DE OUTSOURCING DE TI: Significado, Ejemplos, Beneficios y Empresa
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- POLÍTICA DE ASISTENCIA: Definición y pasos para una política de asistencia efectiva
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