Tener un sistema de comunicación efectivo es crucial en el entorno empresarial actual, donde el servicio al cliente y el flujo de información son los principales objetivos. Por esta razón, las empresas deben escoger los mejores sistemas telefónicos de oficina para sus operaciones entre la amplia variedad y proveedores del mercado. Para obtener más información sobre los mejores sistemas telefónicos para oficinas domésticas y pequeñas empresas, aquí hay una guía para usted.
Sistemas telefónicos de oficina
Las empresas emplean sistemas telefónicos de oficina, una colección en red de varias líneas telefónicas, para agilizar los procedimientos de comunicación internos y externos. Los tipos populares de sistemas telefónicos en el lugar de trabajo que aumentan la productividad y la confiabilidad de las llamadas incluyen los sistemas VoIP y PBX. Los sistemas telefónicos comerciales pueden variar desde unas pocas líneas hasta sistemas híbridos totalmente configurables. Considere las necesidades de su empresa y elija el sistema telefónico de oficina adecuado antes de comprarlo.
Diferentes tipos de sistemas OfficePhone
Uno de los mayores beneficios de los sistemas telefónicos de empresa es su versatilidad. Hay tres tipos principales de sistemas de red telefónica de oficina para elegir.
#1. Sistema Telefónico Multilínea
Un sistema telefónico multilínea es aquel en el que todas las llamadas se enrutan a través de un sistema telefónico central y se regulan centralmente. Todas las llamadas entrantes son recibidas primero por el sistema central, que luego las enruta a la persona o división correspondiente.
#2. Sistema telefónico PBX
Un sistema de central telefónica privada (PBX) basado en línea fija conecta todos los teléfonos de escritorio a través de un cable. También puede utilizar llamadas IP PBX, que utiliza un cable Ethernet para vincular los teléfonos de escritorio a Internet.
#3. Sistema Telefónico VoIP
Las llamadas internas se pueden enrutar mediante VoIP, que requiere una conexión a Internet. Es un tipo específico de sistema telefónico basado en la nube en el que sus llamadas se alojan en los servidores de su proveedor externo. Solo necesita una pequeña cantidad de equipo porque todas las llamadas se realizan a través de su conexión a Internet.
Características de un sistema telefónico de oficina
Puede elegir el mejor sistema telefónico de oficina para su equipo al familiarizarse con sus características clave. Las características de estos sistemas están orientadas hacia una integración fácil de usar porque están destinadas a simplificar la comunicación en la oficina.
#1. Oficina remota
En el entorno empresarial moderno, un sistema telefónico que admita el trabajo híbrido es crucial. Puede haber compañeros de trabajo que trabajen total o mayoritariamente desde casa o en una oficina diferente. La comunicación entre oficinas es simple y rápida gracias a un servicio telefónico que utiliza dispositivos móviles o una conexión de banda ancha.
#2. Aplicación para computadora portátil
Algunos proveedores de sistemas telefónicos suministran sus propias aplicaciones para portátiles. En lugar de tener que configurarlo a través de un motor de búsqueda cada vez, esta es una forma más sencilla de acceder a las llamadas.
Las llamadas entrantes ahora pueden llegar directamente a su dispositivo gracias a esto. Para simplificar las llamadas, su empresa tendrá un número comercial personalizado. Su centro de llamadas puede registrar las llamadas entrantes o enrutarlas a los miembros del equipo apropiados.
#3. No molestar
Ocasionalmente, su equipo necesitará concentrarse en una tarea sin distraerse con las llamadas entrantes. Un sistema telefónico de oficina dedicado que tenga una función de "no molestar" que silencie todas las llamadas entrantes puede evitar interrupciones.
#4. Bloquear llamadas anónimas
Para detener las molestas llamadas en frío o las llamadas de piratas informáticos, los sistemas telefónicos comerciales pueden restringir las llamadas anónimas. Su equipo se beneficiará del ahorro de tiempo y es posible que esté protegido contra una intrusión de datos. El identificador de llamadas también puede evitar que personas no autorizadas accedan a un canal de comunicación cerrado.
#5. Supervisión y desvío de llamadas
Los sistemas telefónicos comerciales brindan la capacidad de redirigir las llamadas al miembro del equipo apropiado. El desvío de llamadas es un método útil de enrutamiento de llamadas, ya que permite que la persona que llama y el receptor se conecten de inmediato, independientemente de quién respondió la llamada primero.
Las ventajas de los sistemas telefónicos comerciales
La principal ventaja de emplear un sistema telefónico es una mejor comunicación. Estas son algunas de las ventajas de un teléfono empresarial que se utilizan con mayor frecuencia.
#1. Puedes trabajar desde cualquier lugar
La flexibilidad es producida por un sistema telefónico. Si su personal tiene acceso a Internet o a un teléfono de escritorio designado, pueden trabajar desde cualquier lugar. Esto implica que puede comunicarse con compañeros de trabajo que operan de forma remota o en el extranjero.
#2. Llamadas internacionales más baratas
En lugar de cobrar por llamada, un sistema telefónico alojado generalmente se factura por suscripción mensual o anual. De acuerdo con su plan, esto le permite a su equipo realizar una cantidad ilimitada de llamadas de larga distancia por una tarifa fija.
#3. Cooperación Instantánea
La colaboración en equipo en tiempo real puede ser posible a través de sistemas de llamadas. Algunos planes tienen complementos que le permiten compartir documentos y planes, además de permitirle llamar a sus compañeros de trabajo y disfrutar de llamadas multidireccionales.
Estos pueden ser útiles para que su equipo haga cambios en los planes sobre la marcha mientras está en el teléfono.
#4. Contratar personal a nivel internacional
El talento es internacional ahora. Debido a esto, una empresa debe poder conectarse fácilmente con cualquier empleado, independientemente de su ubicación. Es sencillo incorporar personal nuevo y sortear los problemas causados por los operadores telefónicos locales que utilizan un sistema telefónico estandarizado.
Los mejores sistemas telefónicos para oficinas comerciales
Es sencillo y rápido configurar y administrar un sistema telefónico basado en software para el trabajo en el lugar de trabajo y el hogar con los principales sistemas telefónicos comerciales. También es sencillo y rápido configurar y administrar un sistema telefónico basado en software para el trabajo en el lugar de trabajo y el hogar con los principales sistemas telefónicos comerciales. Además, un moderno sistema telefónico de la empresa basado en la nube ahora puede adaptarse a los teléfonos inteligentes de la empresa, lo que permite a los empleados recibir llamadas dondequiera que estén, ya sea que estén en la oficina, viajando o trabajando desde casa. Esto es posible como resultado de la creciente popularidad de los teléfonos celulares comerciales.
#1. Jugador Más Valioso de RingCentral
Una plataforma en la nube todo en uno para llamadas, conferencias de audio, fax en línea y SMS se llama RingCentral MVP. Es un sistema robusto pero adaptable que funciona bien con una variedad de hardware telefónico PBX existente y le permite usar casi cualquier dispositivo móvil para funcionar como un softphone. Además de brindar colaboración en equipo a través del uso compartido de pantalla y video HD tanto para tareas como para videoconferencias, también brinda voz HD y audioconferencias a través de dispositivos móviles.
#2. Avaya OneCloud
El servicio busca construir una solución genuinamente escalable utilizando la plataforma en la nube que más le convenga. Avaya OneCloud también puede funcionar simplemente a través de una nube pública para organizaciones pequeñas y medianas que se contentan con depender de proveedores externos. Como resultado, obtiene soporte continuo y no tiene que preocuparse por actualizaciones de software o adquisiciones de TI. Se puede configurar un Avaya OneCloud convencional para empresas que ya utilizan un servicio de nube privada o híbrida, o se puede personalizar el servicio OneCloud ReadyNow para satisfacer necesidades específicas. Cualquier hardware de servidor necesario puede instalarse en el sitio o alojarse en uno de los centros de datos de Avaya.
#3. Oficina de Ooma
Un servicio telefónico comercial basado en la web llamado Ooma Office busca brindar a las pequeñas empresas la misma experiencia telefónica que las grandes corporaciones. Es posible que Ooma no tenga todas las comodidades que podría encontrar con ciertos servicios de VoIP, pero se posiciona bastante bien como una opción económica para las empresas más pequeñas. Por un costo mensual bastante bajo por usuario, se ofrece una gran cantidad de funciones. No hay problemas porque obtiene todos los servicios con un solo plan de membresía, y el sistema también es fácil de configurar y usar.
# 4. GoToConnect
Según el plan de precios específico que elijan las empresas, todas las soluciones de VoIP mencionadas en este artículo ofrecen una amplia gama de capacidades distintas. La plataforma ofrece a las empresas más de 100 funciones y capacidades de llamadas, colaboración y móviles, así como una variedad de servicios de videoconferencia, que es lo que hace que el conjunto de funciones de GoToConnect sea tan sobresaliente. Es interesante notar que GoToConnect no cobra más a las empresas por más capacidades, a diferencia de la mayoría de los proveedores de servicios de VoIP. En cambio, la estructura de precios de la organización depende de cuántos empleados tiene una empresa, y se ofrecen planes de precios personalizados a empresas con más de 100 empleados.
#5. Serie 8 × 8 X
El sistema telefónico empresarial basado en la nube 8×8 X Series ofrece un paquete repleto de funciones, por lo que incluso con el plan más básico, aún tiene acceso a una gama completa de servicios, tal como esperaría de un sistema PBX de empresa completo. Con la excepción de la respuesta de voz interactiva (IVR), el plan X2 de la serie X realmente se destaca por ser relativamente asequible para las organizaciones pequeñas y medianas y por proporcionar la mayoría de las capacidades que probablemente deseen. Comparando este plan con los competidores, también es bastante asequible, aunque los planes empresariales pueden ser un problema.
Los mejores sistemas telefónicos de oficina en casa para pequeñas empresas
Un sistema telefónico corporativo es un sistema telefónico multilínea con capacidades que incluyen grabación de llamadas, funcionalidad de correo de voz a correo electrónico, grupos de llamada para llamar a numerosos empleados a la vez, llamadas ilimitadas, menús automatizados y correo de voz. El protocolo de voz sobre Internet (VoIP), la central telefónica privada (PBX) y la unidad de sistema clave (KSU) son ejemplos de tipos de sistemas telefónicos comerciales. Los mejores sistemas telefónicos de oficina para pequeñas empresas y hogares utilizan la tecnología VoIP, lo que le permite ejecutar todo el sistema fuera de la conexión a Internet de su empresa.
#1. RingCentral: el mejor sistema telefónico empresarial para la colaboración
Una solución de mensajería, video y teléfono basada en la nube llamada RingCentral MVP está diseñada para empresas de todos los tamaños y en todos los sectores. Para las empresas que respaldan fuerzas de trabajo remotas e híbridas, la solución se destaca como una plataforma de comunicaciones eficiente. Cree un espacio de trabajo digital con herramientas como chat de equipo y mensajería para que pueda compartir datos y configurar carpetas e hilos específicos para proyectos, temas y equipos. RingCentral tiene 32 centros de datos en todo el mundo, interconexión directa con más de 45 operadores y 200 proveedores de servicios de Internet para garantizar el tiempo de actividad y la calidad de las llamadas.
#2. Nextiva: el mejor sistema telefónico comercial para minoristas multisitio y atención médica
Nextiva es una plataforma de comunicaciones unificadas que cuenta con capacidades y herramientas para respaldar la mensajería empresarial, las videoconferencias y las conversaciones telefónicas. A diferencia de la mayoría de los operadores, Nextiva permite a los usuarios combinar varios planes para crear un sistema telefónico único que coincida con las características y tarifas apropiadas para cada equipo dentro de su empresa.
Las siguientes capacidades de Nextiva cumplen con HIPAA: servicio telefónico, asistente automático, historial de llamadas, fax virtual, videoconferencia uno a uno, videoconferencia grupal, conferencia de solo audio, respuesta de voz interactiva mejorada y varios conectores de software. Los principales mecanismos de seguridad del sistema, como sus centros de datos con certificación SSAE 16, red de ruta de llamada redundante y ocho puntos de presencia repartidos por todo Estados Unidos, también cumplen con HIPAA.
#3. Zoom: el mejor sistema telefónico empresarial para videoconferencias
Mucha gente no sabe que Zoom también proporciona un sistema telefónico rico en funciones. Zoom es bien conocido por su servicio de videoconferencia, que experimentó un enorme aumento de popularidad durante la pandemia de COVID-19. Los cuatro servicios de Zoom Phone ofrecen números gratuitos, llamadas internacionales ilimitadas e integraciones con conocidas aplicaciones corporativas como Slack y Salesforce.
Hoy en día, muchas empresas deben realizar reuniones virtuales, y los servicios telefónicos de Zoom vienen con excelentes funciones de videoconferencia. Por lo tanto, con unos pocos clics, los usuarios pueden elevar una llamada a una videoconferencia o transferirla a una reunión o sala de Zoom. Los programas de escritorio para Windows, MacOS, Linux, iOS y Android brindan acceso a la solución de videoconferencia y telefonía comercial de Zoom. Con herramientas de reunión y transferencia que simplifican el cambio entre plataformas y la adición de participantes, Zoom facilita la comunicación efectiva del equipo. Por lo tanto, todas las opciones permiten llamadas de conferencia ad hoc de tres vías y la capacidad de una empresa para realizar y recibir llamadas desde varios dispositivos.
#4. Ooma: el mejor sistema telefónico comercial para pequeñas empresas
Debido a su sencilla interfaz de usuario, su amplia gama de funciones básicas y su facilidad de uso general en un entorno de pequeñas empresas donde es poco probable que haya soporte de TI dedicado para ayudar con la implementación de nuevos sistemas, Ooma es nuestra recomendación como el mejor sistema telefónico para pequeñas empresas. Ooma se destaca en la facilidad de uso del administrador, con opciones desplegables sencillas que facilitan la configuración de modos para grupos de llamada, llamadas comerciales y llamadas fuera de horario. Para cualquiera que instale su primer sistema telefónico basado en la nube, estos son fáciles de comprender.
#5. GoTo Connect: el mejor sistema telefónico comercial para equipos remotos
GoTo Connect es un sistema telefónico empresarial con capacidades que se adaptan especialmente bien a los requisitos de los equipos remotos. Las funciones fáciles de usar para el acceso remoto a dispositivos y el soporte de TI de la empresa permiten a las empresas adaptar sus sistemas telefónicos a sus requisitos específicos. Si tiene una fuerza laboral internacional dispersa, GoTo Connect también ofrece llamadas internacionales gratuitas en 53 países. Los usuarios aprecian tener acceso a números gratuitos locales que son populares en su mercado objetivo y a los que se puede llamar desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. GoTo también proporciona un softphone mejorado que permite a los clientes realizar y recibir llamadas desde su computadora desde cualquier lugar.
¿Cómo funciona un sistema telefónico?
El diafragma del teléfono es un disco delgado de metal donde se transmiten las ondas sonoras antes de transformarse en energía eléctrica. La energía eléctrica se vuelve a transformar en ondas sonoras y se envía a través de líneas a otro teléfono, donde la persona del otro lado puede escucharlas.
¿Por qué es importante el teléfono de la oficina?
Sus clientes podrán contactar a su empresa directamente y recibir respuestas a sus preguntas más rápidamente con un sistema telefónico adecuado que si los contactos se manejan a través de correo electrónico o plataformas de Internet.
¿Cuál es la diferencia entre el sistema de teléfono clave y Pbx?
Mientras que los sistemas PBX se basan en una unidad de control central situada en la ubicación del cliente comercial, los sistemas telefónicos clave dependen del hardware de conmutación propiedad de la compañía telefónica.
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Referencias
