¿Alguna vez te has encontrado en una situación en la que necesitabas recordarle a alguien algo importante, pero no querías parecer insistente o impaciente? Por supuesto que sí. Descubrir cómo y cuándo enviar un correo electrónico recordatorio amistoso es un dilema social que la mayoría de la gente conoce muy bien. Puede ser muy difícil encontrar el equilibrio entre la necesidad de hacer las cosas y la necesidad de respetar la autonomía de otra persona.
Mas de 319 mil millones de correos electrónicos se envían diariamente, mientras que la tasa de apertura promedio es 16.97% en todas las industrias. Eso significa que miles de millones de correos electrónicos se pasan por alto en las bandejas de entrada de todas partes. Entonces, ¿qué puedes hacer para que tu mensaje se abra sin ser agresivo o spam?
El dilema de la etiqueta se resuelve fácilmente con un recordatorio bien escrito. Estos son mensajes que transmiten el mensaje sin crear resentimientos. Son profesionales y efectivos, pero amigables y gentiles.
Saber cómo escribir un correo electrónico recordatorio amigable es una de las mejores herramientas para informar a las personas sobre próximas reuniones, pagos atrasados, solicitudes de empleo, eventos importantes y más. Y cuando se hace bien, uno bueno puede ser un alivio para los destinatarios si se logra el tono y el momento adecuados.
Puntos clave
- Los correos electrónicos de recordatorio amigables son una excelente manera de involucrar a sus suscriptores y animarlos a actuar. Cuando planee configurar correos electrónicos de recordatorio, recuerde siempre los siguientes consejos y mejores prácticas:
- Mantenga sus mensajes recordatorios y correos electrónicos breves y nítidos;
- Cree líneas de asunto de correo electrónico recordatorios que detengan el desplazamiento y que capten la atención instantánea;
- Tenga siempre en cuenta la perspectiva de su audiencia cuando escriba un correo electrónico de recordatorio;
- Nunca seas insistente ni amenazante en tus correos electrónicos de recordatorio.
¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?
Los correos electrónicos de recordatorio se envían para recordarle a alguien sobre próximas reuniones, citas, agendas olvidadas o para dar seguimiento a conversaciones pasadas. Son de dos tipos, generalmente:
- Correos electrónicos que sirven como resumen de la llamada o reunión que acaba de realizarse con un seguimiento de acciones futuras;
- Los mensajes recordatorios se envían para ponerse al día con algo que no sucedió. Por ejemplo, un seguimiento de una fecha límite incumplida o ninguna respuesta después del correo electrónico/llamada inicial.
En este artículo, te mostraré cómo crear correos electrónicos como este, junto con ejemplos y plantillas. Pero primero, aprendamos cuándo es apropiado enviar un correo electrónico recordatorio amistoso y cómo encontrar el momento perfecto.
¿Cuándo debería enviar un correo electrónico de recordatorio?
Los correos electrónicos de recordatorio son útiles cuando surge algo importante o cuando algo debería haber sucedido pero no sucedió. A continuación se muestran algunas situaciones en las que podría beneficiarse el envío de un recordatorio:
- Plazos de trabajo incumplidos. Ningún trabajador es una isla en el mundo empresarial actual. Si una persona promete completar una tarea para un día determinado y no sucede, proyectos enteros se retrasan. Es mejor enviar un recordatorio por correo electrónico antes de que pase demasiado tiempo.
- Próximos eventos importantes. Algunos eventos y fechas límite son demasiado importantes como para correr el riesgo de perderlos. Para estos, puede enviar un amable recordatorio por adelantado para que todos se mantengan encaminados.
- comunicación caducada. La mayoría de las personas han estado en una situación en la que alguien prometió hacer algo y volver a ponerse en contacto, pero ese mensaje simplemente no llega. Un recordatorio puede ayudar a restablecer el contacto y descubrir si la tarea se le olvidó a la persona o si hay algo más que puedas hacer para ayudar.
- Pagos atrasados. El pago en una fecha límite o antes es una etiqueta comercial estándar. Suceden cosas pero aún tienes derecho a tu dinero. No se sienta culpable por enviar un recordatorio de pago si pasó una fecha límite y no ha recibido esos fondos.
- Solicitudes de empleo o entrevistas pendientes. Si está compitiendo por un puesto de trabajo, un correo electrónico de seguimiento puede mejorar sus posibilidades de éxito. Es importante no inundar al gerente de contratación con mensajes, pero un mensaje cuidadosamente programado puede ayudarlo a destacar.
- Problemas con los proveedores. A veces eres tú quien tiene que pagar, pero un proveedor no te ha enviado la factura. Alternativamente, tal vez hayas pedido algo y no haya llegado. Su negocio depende de ese producto o factura, por lo que está bien ponerse en contacto y registrarse.
Cómo enviar un correo electrónico recordatorio amistoso
Todos los correos electrónicos de recordatorio amigables deben ser claros, amables y concisos. Debes ser lo suficientemente educado como para animar a las personas a actuar, pero no tan pasivo como para que ignoren tu mensaje.
Los mejores recordatorios por correo electrónico tienen cinco elementos principales.
1. Línea de asunto
Una buena línea de asunto le permitirá llegar lejos a la hora de enviar correos electrónicos de recordatorio. El destinatario debe saber por qué envía un recordatorio y sentirse obligado a actuar. La idea principal es mantener la línea de asunto breve y agregar urgencia para que el destinatario sepa que es urgente.
2. Saludo
Un saludo marca el tono del cuerpo de tu correo electrónico, así que no lo saltes.
- Saludo informal: Utilice un saludo más informal como "Hola, Daniela" or "Hola, Jonatán".
- Saludo formal: Si su empresa utiliza un lenguaje más formal, comience con "Hola, Kate."
- Saludo de excepción especial: A partir de "Estimado" Por lo general, es demasiado formal para un recordatorio amistoso por correo electrónico, pero manténgalo si ese es el saludo predeterminado de su empresa.
3. Contexto
El cuerpo de su correo electrónico es donde le informa al destinatario por qué le envía el correo electrónico. Aquí es donde proporcionas contexto sobre el proyecto, la fecha límite, el pago, la reunión o cualquier situación que necesite un empujón. Incluya nombres y fechas específicos si ayuda a aclarar su mensaje y mencione un dato reciente sobre la persona o empresa.
A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo puede verse esta sección:
- Dado que el fin de mes (y el trimestre) se acerca rápidamente, nos gustaría recibir todas las facturas lo antes posible.
- Todavía estoy trabajando en el artículo Principales consejos empresariales para nuevos fundadores y me encantaría incluir sus opiniones en el artículo. Con la reciente ronda de financiación y el crecimiento de la empresa ABC, ha navegado muy bien el año pasado.
- Me comunico para recordarles sobre la próxima reunión de planificación de contenido del cuarto trimestre programada para este martes 4 de junio a las 2 p.m. EST. Espero comenzar con su informe analítico.
- Mientras se prepara para la presentación, recuerde enviar las diapositivas que desea incluir antes del final del día lunes 30 de julio. ¿Esto todavía funciona para usted?
Solicitud
Una vez que haya preparado el escenario proporcionando contexto, es hora de deslizar su recordatorio o solicitud. No seas demasiado extenso aquí o podrías perder la atención del destinatario. Si desea una respuesta inmediata, es útil completar su solicitud con una pregunta para alentar a las personas a actuar de inmediato.
- Envíe su factura por todo el trabajo de nuestro contrato más reciente a [email protected] y envíame un CC. Si tiene alguna pregunta, puede comunicarse conmigo al (333) 333-3333.
- Si desea enviar una cotización para el artículo, comparta su respuesta a la siguiente pregunta y explique el razonamiento detrás de ella. ¿Qué consejo les daría a los nuevos emprendedores para ayudarlos a administrar sus negocios con éxito este año?
5. Cierre de sesión
Ha hecho su punto principal y su solicitud, por lo que es hora de cerrar la sesión con un cierre amistoso.
- Gracias por tomarse el tiempo para trabajar en esto.
- Gracias por priorizar este proyecto.
- Agradezco su esfuerzo mientras terminamos esta propuesta.
- Espero escuchar de usted.
Recuerde incluir una despedida de cierre que siga el mismo tono que el resto de su correo electrónico.
- Todo lo mejor
- sinceramente
- Gracias de nuevo
- saludos
- Muchas Gracias
Complete el correo electrónico con su nombre para un tono amigable o su nombre completo para un tono más formal. Si necesita proporcionar contexto adicional, incluya el puesto de trabajo, el nombre de la empresa o la información de contacto después de su nombre.
A continuación se adjunta una plantilla que contiene varios ejemplos amigables de correos electrónicos de recordatorio. Puede usarlos para hacer un seguimiento de cualquier persona en temas de ventas, networking, reclutamiento o cualquier otra situación.
Plantillas de correo electrónico de recordatorio amigables
¿Cuánto tiempo debería esperar antes de enviar un correo electrónico de recordatorio?
- Próxima fecha límite. Varía según el proyecto. Ofrezca a las personas más tiempo para un proyecto complejo y un plazo más corto para una tarea sencilla.
- Próximo evento. De tres a 14 días antes del evento. Puede enviar varios recordatorios antes del evento para generar entusiasmo y garantizar que todos tengan claro el momento y la programación.
- Próxima reunion. Uno o dos días antes. Dé a las personas involucradas en la reunión unos días de antelación, ya que es posible que tengan elementos que preparar de antemano.
- Pago o plazo vencido. Un día después de la fecha de vencimiento. Quiere recordarle a la gente cuándo es lo más importante y mostrarles que está esperando que actúen.
- Aplicacion de trabajo. La musa recomienda esperar de cinco a 10 días hábiles antes de realizar el seguimiento. Si alguien lo recomendó para el puesto, consulte con esa persona para obtener información antes de comunicarse con el equipo de recursos humanos o el gerente de contratación. Puede parecer mucho tiempo, pero Indeed descubrió que el 44% recibe noticias de los empleadores un par de semanas después de presentar la solicitud, y solo el 37% recibe respuesta dentro de una semana.
- Entrevista de trabajo. Si una entrevista está programada para unas semanas antes, es mejor registrarse el día anterior para asegurarse de que el tiempo aún sea adecuado para todos los involucrados. Si se supone que alguien debe comunicarse con usted después de una entrevista de trabajo, los gerentes de contratación sugieren esperar hasta después del cronograma acordado para enviar un correo electrónico recordatorio. ¿Aún no hay noticias? Espere de cinco a siete días antes de presionar "enviar".
Consejos y trucos para crear correos electrónicos recordatorios amigables
Escribir un buen correo electrónico de recordatorio consiste en promover continuamente el mensaje correcto en lugar de simplemente recordarle al destinatario su existencia. Sus correos electrónicos deben proporcionar valor y contexto, probar y brindar más evidencia sobre su producto/servicio y explicar por qué sería beneficioso.
A continuación, se incluyen algunos consejos y trucos generales que necesita saber para llegar más lejos en su juego de correo electrónico de seguimiento:
- No parezcas arrepentido. Asegúrese de que su correo electrónico no contenga palabrería pasiva como "Espero que sea un buen momento" or 'Solo estoy comprobando si tuviste la oportunidad de ver mi correo electrónico anterior..' Al enviar un correo electrónico de recordatorio, asegúrese de tener un mensaje valioso para compartir;
- Llamado a la acción claro. Hazle saber a tu destinatario lo que quieres que haga. Cualquiera que sea su objetivo, debe estar claramente definido para que la persona sepa el siguiente paso. Si desea programar una cita, es ventajoso proporcionar un enlace donde se pueda programar: puede recibir un correo electrónico automático de confirmación de la reunión una vez que la reserva se haya realizado correctamente;
- Ser cortés. Puede haber algunas razones por las que la gente no te responde. Es posible que estén demasiado ocupados, se olviden o se lo pierdan la primera vez. También podría ser que no estén interesados y te hayan engañado. No importa el motivo, aún debe acercarse a sus destinatarios con un tono cortés y servicial, tratando de comprender los motivos de la falta de respuesta. Puede que lleve tiempo, así que tenga paciencia.
Ejemplos amigables de correos electrónicos de recordatorio
Ejemplo de correo electrónico de recordatorio general
| Para: Su destinatario De ti Asunto: Seguimiento de mi solicitud de cronograma |
| hola stanley, ¡Espero que estés teniendo un buen día! Quería hacer un seguimiento rápido del cronograma de las proyecciones de este trimestre. La última vez que hablamos, creo que usted dijo que tendría el plan de acción para los próximos meses al final de la semana. Dicho esto, ¿podrías enviarlo para poder compartirlo con mi equipo? Déjame saber si tienes alguna pregunta para mí aquí. Gracias, Jimmy |
Ejemplo de correo electrónico de recordatorio de networking
| Para: Su destinatario De ti Asunto: ¿Café mientras estoy en la ciudad? |
| hola stanley, Mientras esté aquí en Los Ángeles, ¡me encantaría continuar la conversación que tuvimos en la conferencia el fin de semana pasado! Sé que debes estar ocupado, pero disfruté nuestras charlas y me encantaría reunirnos una vez más. Si estás cerca, soy lo suficientemente flexible para adaptarme a tu horario mientras estoy en la ciudad. ¿Qué días y horarios podrían funcionar para usted esta semana? Jimmy |
| Para: Su destinatario De ti Asunto: ¡Gracias por conectarte en LinkedIn! |
| Hola Stanley, Fue genial conectarnos contigo en LinkedIn la semana pasada. Me comunico nuevamente con algunos recursos que creo que serían útiles a medida que su empresa intenta hacer crecer su programa de marketing. Plantilla de plan de marketing: utilícela para delinear su estrategia de marketing este año. Libro electrónico de marketing digital: una guía introductoria para pequeñas empresas. Kit de planificación publicitaria: plantillas y guía para una publicidad más inteligente Si este no es un buen momento para conectarnos, me encantaría que nos mantuviéramos en contacto. Envíe este formulario para que pueda ser el primero en conocer nuestras actualizaciones de marketing y productos directamente de mí. Estaré atento a tu envío. ¡Gracias! Jimmy |
Correos electrónicos amigables de recordatorio: mejores prácticas
Aquí hay una lista de mejores prácticas a seguir al escribir un correo electrónico de recordatorio amigable:
Elija una línea de asunto clara
Una línea de asunto de correo electrónico que aclare el propósito de su mensaje aumentará las posibilidades de que las personas abran su correo electrónico. Si le está recordando a un cliente sobre un evento, por ejemplo, es posible que desee incluir el nombre del evento en su línea de asunto.
Además, puede incorporar palabras y frases poderosas como "importante" o "respuesta necesaria" para captar la atención del lector y destacarse en una bandeja de entrada abarrotada.
Ser breve
La brevedad es algo que debe practicar en todas sus campañas de marketing por correo electrónico, pero especialmente al escribir recordatorios. Pocas personas leerán tu recordatorio si lo entierras en una pared de texto.
A tu contacto no le importará lo importante que sea la información si le toma más de un par de minutos leerla, así que ve al grano rápidamente.
Sea amigable pero directo
Como está insinuando que es posible que su cliente se haya olvidado de hacer algo, es importante actuar con cuidado y adoptar un tono amigable. De lo contrario, corre el riesgo de ofenderlos o irritarlos.
Sin embargo, no querrás exagerar y parecer falso. Al escribir, recuerde que se trata de una relación entre empresa y comprador y que su objetivo no es convertirse en amigo del lector.
Encuentre el momento de envío adecuado
El tiempo podría ser el elemento más importante para el éxito del correo electrónico. El tiempo que espere para enviar un amable recordatorio por correo electrónico dependerá en gran medida de la situación.
Por ejemplo, un día después de la fecha de vencimiento suele ser aceptable al enviar correos electrónicos de recordatorio de pago. Esperar demasiado antes de enviar su recordatorio también puede reducir sus posibilidades de obtener una respuesta. Cuanto más tiempo pase, menos recordarán sus clientes que tenían algo que completar.
Una gran solución para encontrar el momento perfecto es realizar una prueba A/B de la fecha y hora de entrega. Esto es cuando envía dos versiones de un recordatorio a diferentes segmentos de audiencia, variando un elemento a la vez, luego analiza las métricas de rendimiento, como la tasa de apertura, para ver qué versión resuena mejor.
El momento perfecto para enviar un correo electrónico eficaz variará según el caso, como al principio o al final del día laborable.
Incluya una llamada a la acción
Aunque su objetivo principal es recordarle algo a la gente, siempre hay espacio para comentarios o participación adicionales.
Agregar un botón de CTA en su correo electrónico o cuando cierre la sesión ayudará al lector a llegar al fondo del problema fácilmente.
Haga un seguimiento más de una vez si es necesario
No importa si su recordatorio es sobre un pago faltante o el lanzamiento de un producto, no tema hacer un seguimiento si cree que su mensaje es importante, útil y que vale la pena leer.
Combinado con una buena sincronización, un segundo correo electrónico de seguimiento podría hacer que sus clientes actúen y completen la tarea en cuestión, incluso si eso le indica que ya no están interesados en comprar o que ya no pueden asistir a un evento.
Úselo como una oportunidad de marketing
Cuando sea posible y en contexto, agregue imágenes o enlaces de productos destacados. También puede promocionar próximas ofertas o dar un incentivo para unirse a sus canales de redes sociales.
Cuando agregue imágenes, recuerde asegurarse de que tengan el tamaño correcto para todos los proveedores de servicios de correo electrónico, como Gmail, Outlook e iCloud. Una mala experiencia de visualización puede alejar a los lectores de su marca y acercarlos a la de la competencia.
Referencias
