Rezeptionisten sind für den Betrieb eines Unternehmens unerlässlich, unabhängig von seiner Größe oder Branche. Rezeptionisten, die für den Empfang verantwortlich sind, sind das Gesicht des Unternehmens und steigern die Effizienz am Arbeitsplatz erheblich. Sie können entscheiden, ob die Arbeit als Rezeptionist die perfekte Karriere für Sie ist oder nicht, indem Sie die Definition, den Umfang und die Fähigkeiten verstehen, die erforderlich sind, um in diesem Bereich erfolgreich zu sein. In diesem Beitrag werden wir uns mit der Definition einer Empfangsdame, den Fähigkeiten und der Stellenbeschreibung sowie der Bedeutung einer solchen in Ihrer Firma befassen.
Was ist eine Rezeptionistin
Um zu entscheiden, ob Rezeptionistin die richtige Berufswahl für Sie ist, müssen Sie zunächst verstehen, was eine Rezeptionistin eigentlich tut. Rezeptionisten beaufsichtigen die Rezeption eines Unternehmens oder einer Organisation und führen administrative Aufgaben aus. Sie werden manchmal auch als Verwaltungsassistenten oder Front Office-Sachbearbeiter bezeichnet. Da sie häufig die erste Anlaufstelle für Besucher und Kunden des Unternehmens sind und die Organisation repräsentieren, sind sie für einen höflichen ersten Eindruck verantwortlich.
Rezeptionisten profitieren häufig von den folgenden Dingen:
- Ferientage
- Krankenversicherung
- Mitarbeiterrabatte
- Dental Insurance
Welche Qualifikationen muss eine Rezeptionistin haben?
Wenn Sie lernen möchten, wie man als Rezeptionist arbeitet, müssen Sie einige Anforderungen berücksichtigen. Sie unterscheiden sich je nach Positionsebene, für die Sie sich bewerben. Im Folgenden finden Sie eine Liste einiger typischer Spezifikationen und Referenzen:
#1. Bildung
Der erforderliche Umfang der Ausbildung basiert auf den Verantwortlichkeiten des Jobs. Für den Einstieg in die Rezeption ist in der Regel ein Abitur erforderlich, während für andere Positionen ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem eng verwandten Bereich bevorzugt wird.
#2. Ausbildung
Mehrere Unternehmen bieten Rezeptionisten eine Ausbildung am Arbeitsplatz an, die Anweisungen zu den besonderen Richtlinien und Verfahren des Unternehmens umfasst. Obwohl dies für den Job möglicherweise nicht erforderlich ist, möchten Arbeitgeber häufig, dass ihre potenziellen Rezeptionisten über Berufserfahrung verfügen.
#3. Zertifizierungen
Bei der Bewerbung um eine Stelle als Empfangsdame verlangt ein Unternehmen normalerweise keine zusätzlichen Zertifizierungen von Bewerbern. Der Erwerb professioneller Zertifikate, wie z. B. eines Zertifikats in Front Office Operations, bestätigt jedoch die Qualifikation eines Kandidaten, demonstriert sein Engagement für sein Fachgebiet, stellt seine Talente auf die Probe und erweitert sein praktisches Wissen. Es bietet auch fantastische Möglichkeiten zum Netzwerken.
Durchschnittliche Gehälter für Rezeptionisten
Eine Empfangsdame verdient durchschnittlich 28,741 $ pro Jahr. Je nach Hintergrund und Fachwissen ist es unterschiedlich. Art, Größe und Standort der Organisation haben alle einen Einfluss auf das Gehalt. Es ist aber auch möglich, in Teilzeit oder als Leiharbeit zu arbeiten. Rezeptionisten arbeiten jedoch in der Regel Vollzeit.
Was ist eine Stellenbeschreibung für eine Rezeptionistin?
Eine Rezeptionistin, oft auch als Rezeptionistin bezeichnet, ist für die Ausführung von Büroarbeiten in einer Büroumgebung zur Unterstützung des täglichen Betriebs zuständig. Zu ihren Aufgaben gehören auch die Begrüßung von Gästen, die zu Besprechungen mit Management- oder Vertriebsmitarbeitern eintreffen, das Sortieren und Zustellen von Post an die Mitarbeiter sowie das Annehmen und Weiterleiten von Telefonanrufen an die Mitarbeiter.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Rezeptionisten
Die meiste Zeit einer Empfangsdame wird mit der Annahme von Anrufen verbracht. Eine Rezeptionistin kann jedoch auch für Folgendes zuständig sein:
- Vereinbaren von Terminen für alle Mitarbeiter oder für bestimmte Personen, z. B. Führungskräfte
- Bearbeitung von Rechnungen und Unterstützung von Kunden oder Verbrauchern bei Fragen zu ihren Gebühren
- Anordnen von Rechnungs-, Kunden- und Kundendatensätzen in Akten usw.
- Gäste zu den entsprechenden Büros führen
- Schnelle, höfliche Antworten auf jede einzelne Kundenanfrage
Was macht eine Rezeptionistin in der Stellenbeschreibung?
Rezeptionisten arbeiten oft für Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen und helfen sowohl Kunden als auch Mitarbeitern. Sie arbeiten eng mit den Büromitarbeitern zusammen, um ausgehende Post vorzubereiten, Papiere zu kopieren und zu faxen sowie sie über eingehende Anrufe zu informieren. Sie müssen ihren Bürobetrieb verwalten, gleichzeitig Kundenanrufe entgegennehmen, Anfragen beantworten und Gäste zum entsprechenden Büro führen. Die Stellenbeschreibung des Rezeptionisten könnte auch für die Bestandsaufnahme des Büromaterialbestands und die Aufgabe der entsprechenden Bestellungen verantwortlich sein.
Fähigkeiten und Qualifikationen für Rezeptionisten
Die folgenden Fähigkeiten sind für eine Rezeptionistin erforderlich, um in ihrer Position erfolgreich zu sein:
- Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich, um klar mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zu interagieren
- Gute organisatorische Fähigkeiten, um korrekte Aufzeichnungen zu führen und kritische Informationen umgehend zu finden
- Die Fähigkeit, den ganzen Tag über eine Vielzahl von Aufgaben zu priorisieren und zu erledigen.
- Die Fähigkeit, angemessen zu antworten und effektiv mit wütenden Verbrauchern zu interagieren, erfordert Geduld und Zuhörfähigkeiten.
- Zwischenmenschliche Fähigkeiten, die das Erlebnis jedes Kunden angenehm machen, wie z. B. Höflichkeit und Sensibilität
Voraussetzungen für die Aus- und Weiterbildung von Rezeptionisten
Die Mehrheit der Rezeptionisten muss über ein Abitur oder einen GED verfügen, und einige Positionen, die von einer College-Ausbildung profitieren würden, können den Ersatz durch Berufserfahrung ermöglichen. Kandidaten können Empfangszertifikate von einigen Gemeinschaftsinstitutionen und -organisationen erwerben, um ihre Kenntnisse nachzuweisen. Um Ihr Unternehmen effektiv zu repräsentieren und Kunden oder Kunden immer dorthin zu leiten, wo sie hin müssen, muss eine kompetente Rezeptionistin über das Charisma und den Intellekt dazu verfügen.
Anforderungen an die Erfahrung der Rezeptionisten
Rezeptionisten werden häufig als Berufsanfänger eingestellt, was bedeutet, dass sie nicht mehr als drei Jahre Erfahrung haben sollten. Das erforderliche Erfahrungs- und Qualifikationsniveau von Rezeptionisten, die mit Führungskräften oder in großen oder anspruchsvollen Unternehmen arbeiten, kann höher sein.
Fähigkeiten als Rezeptionist
Die Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten der Empfangsdame unterstützen die Mitarbeiter dabei, am Ziel zu bleiben und die Effizienz des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Ein Personalchef wird Sie eher als starken Anwärter auf die Stelle anerkennen, wenn Sie in Ihrem Lebenslauf die gefragtesten Rezeptionistenfähigkeiten auflisten. Die folgenden fünf Fähigkeiten werden häufig für die Arbeit als Rezeptionist/in benötigt:
#1. Kommunikation
Rezeptionisten kommunizieren häufig mit Kunden per Telefon, E-Mail oder persönlich. Diese Person kommuniziert täglich mit Kunden, Mitarbeitern und zahlreichen Abteilungen. Rezeptionisten zeichnen Nachrichten auf und fungieren häufig als Verbindungsperson zwischen Gesprächspartnern. Jegliche Fehler bei der Weiterleitung der Nachricht würden dem Ruf der Empfangsdame schaden und andere Büroangestellte verwirren. Die Fähigkeit, sowohl mündlich als auch schriftlich klar und effektiv zu kommunizieren, ist für eine Rezeptionistin von entscheidender Bedeutung, da sie die Produktivität steigert.
# 2. Organisation
Eine Rezeptionistin sollte gut organisiert sein. Kollegen, Arbeitgeber und alle anderen, die mit Büroangestellten zu tun haben, schätzen diese Kompetenz sehr. Diese Experten organisieren Kontakte und Papiere, stellen sicher, dass die Software aktualisiert wird, und bauen effektive Dateisysteme auf. Eine gute Rezeptionistin kann schnell auf Telefonnummern, Unterlagen und andere Informationen zugreifen. Das Ziel einer Rezeptionistin ist es, den Arbeitsbereich zu organisieren. Anwälte verlassen sich zum Beispiel stark auf die organisatorischen Fähigkeiten einer juristischen Empfangsdame oder Sekretärin, da sie ohne sie Schwierigkeiten hätten, sich an Terminpläne, Kundenkontaktinformationen und Gerichtstermine zu erinnern.
#3. Multitasking
Die Fähigkeit zum Multitasking ist für Rezeptionisten von entscheidender Bedeutung, insbesondere an einem hektischen Arbeitsplatz. Neben dem Umgang mit demjenigen, der gerade durch die Tür gekommen ist, und der Verwaltung vieler Telefonanrufe auf einmal, setzen erfahrene Empfangsmitarbeiter häufig Personen in die Warteschleife. Es wird angenommen, dass man unter Druck die Fassung bewahren kann, während man gut abschneidet. Rezeptionisten haben in der Regel eine Menge Arbeit zu erledigen, bevor der Tag zu Ende ist. Sie sind dafür verantwortlich, die wichtigsten zu priorisieren und jedem die angemessene Aufmerksamkeit zu widmen.
#4. Technisch
Rezeptionisten kommunizieren häufig per E-Mail und verwenden Computeranwendungen. Für diese Experten sind Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Word und Excel sowie mit Kopierern und Telefonanlagen praktisch eine Voraussetzung. Betonen Sie Ihre technischen und EDV-Kenntnisse, um für Ihren potenziellen Arbeitgeber attraktiver zu werden. Versuchen Sie, sich für einen Kurs an Ihrer nahe gelegenen Volkshochschule anzumelden, wenn Sie nicht über die erforderlichen Kenntnisse verfügen. Bleiben Sie auf dem Laufenden über aktuelle Softwareentwicklungen und machen Sie sich mit den spezifischen Tools Ihrer Branche vertraut.
#5. Verbraucherdienste
Der erste Ansprechpartner eines Kunden ist häufig eine Rezeptionistin. Die Interaktionen der Empfangsdame mit Kunden repräsentieren das gesamte Geschäft. Eine unangenehme Empfangsdame könnte dazu führen, dass ein Klient oder Kunde eine negative Meinung über das Geschäft hat. Gelegentlich kann dieses Verhalten zu einer negativen Bewertung führen. Rezeptionisten sollten freundlich, entgegenkommend und vorsichtig sein. Manchmal braucht es nur ein Grinsen und die Fähigkeit, die passenden Antworten zu geben. Um Kunden zufrieden zu stellen und Wiederholungsgeschäfte zu fördern, ist ein exzellenter Kundenservice ein Muss. Sie würden wahrscheinlich kein Geschäft mehr mit Ihrem bevorzugten Bekleidungseinzelhändler machen, wenn das Kundendienstteam Ihr Versandproblem nicht lösen würde.
Bedeutung einer Empfangsdame
Wenn ein Kunde oder Besucher bei Ihnen anruft, erhält er seinen ersten Eindruck von Ihrer Empfangsdame. Stellen Sie sicher, dass es ein ausgezeichneter ist! Eine Rezeptionistin ist viel mehr als nur die Person, die ans Telefon geht. Es repräsentiert Ihre Professionalität und dient als Erweiterung Ihres Unternehmens. Nachfolgend finden Sie die Bedeutung einer Empfangsdame in Ihrem Unternehmen:
#1. Produktivität
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens wird die Einstellung einer Rezeptionistin sowohl Ihre Produktivität als auch die Ihrer Mitarbeiter steigern. Die Empfangsdame sollte in der Lage sein, Projekte für das gesamte Team zu priorisieren und Nachrichten zu übermitteln, zusätzlich zur Verwaltung der ständigen Unterbrechungen durch klingelnde Telefone, damit nichts durch die Maschen geht.
#2. Professionalität
Eine ausgebildete Rezeptionistin ist mit der spezifischen Terminologie und den Verfahren Ihres Unternehmens vertraut und in der Lage, diese zu verstehen. Die Bedeutung eines Rezeptionisten besteht darin, dass er es ihm ermöglicht, mit Kunden, Mitarbeitern und anderen Anrufern zu sprechen, ohne nervös oder unsicher zu wirken.
#3. Kosteneffektivität
Bedenken Sie, dass die Einstellung einer Rezeptionistin zu teuer ist. Einer der Hauptkosten für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die Einstellung von Personal. Gehalt, Zusatzleistungen, Ausrüstung und andere damit verbundene Kosten können sich zu erheblichen jährlichen Ausgaben summieren. Abhängig von Ihrem Anrufvolumen möchten Sie vielleicht über die Nutzung eines Live-Anrufbeantwortungsdienstes nachdenken, der Ihnen Zugang zu einem fachkundigen Off-Site-Empfangsmitarbeiter mit Kenntnissen in Ihrer speziellen Branche bietet.
# 4. Organisation
Als Unternehmer haben Sie viel zu tun. Es ist schwierig, Ihre regulären Aufgaben und die einer Empfangsdame alleine unter einen Hut zu bringen. Ein Rezeptionist kann Ihnen einen organisierten Überblick über jede Begegnung geben, Anrufe priorisieren und Telefonunterbrechungen stoppen.
#5. Erste Eindrücke
Der Empfang in Ihrem Unternehmen hat häufig den ersten Kundenkontakt, weshalb er wichtig ist. Wenn Kunden Ihre Geschäftsnummer anrufen, kann dies ein wenig einschüchternd sein und bedeuten, dass Ihre Geschäftstätigkeit sehr klein ist, wenn Sie selbst ans Telefon gehen. Eine Rezeptionistin macht den Eindruck, eine gut geölte Maschine zu sein.
Was sind die Arten von Rezeptionisten?
Verschiedene Front Office Jobs und Aufgaben
- Personalorientierte Rezeptionistin.
- Executive Assistant Rezeptionist
- Kundenservice-basierte Rezeptionistin.
- Besucherorientierte Rezeptionistin. …
- Empfangsdame des Büroleiters
- Empfangsdame als Moral Booster..
- Abwesende Rezeptionistin.
- Rezeptionistin für Social-Media-Marketing
Wie interviewt man eine Empfangsdame?
Allgemeine Anfragen:
- Was würde Ihr ehemaliger Arbeitgeber über Sie sagen?
- Warum interessieren Sie sich für unser Geschäft?
- Warum reizt Sie diese Position?
- Welche Eigenschaften sollte eine gute Rezeptionistin besitzen?
- Was reizt Sie an einem Bürojob?
- Was sind Ihre größten Vorteile bei der Büroarbeit?
Was sind die 4 Aufgaben einer Rezeptionistin?
Zu den Aufgaben und Pflichten einer Rezeptionistin gehört es, Gäste zu empfangen, sie bei ihren Bewegungen im Büro zu unterstützen und sie während der Wartezeit mit Erfrischungen zu versorgen.
Wie kann eine Rezeptionistin mit einem verärgerten Kunden umgehen?
Wie man mit wütenden Kunden umgeht:
- Bleib ruhig.
- Verwenden Sie aktive Zuhörtechniken.
- Wiederholen Sie, was Ihre Kunden gesagt haben.
- Sie haben dich darauf aufmerksam gemacht, also danke ihnen dafür.
- Die Schritte, die Sie unternehmen werden, um das Problem zu lösen, sollten beschrieben werden.
- Legen Sie einen Zeitpunkt fest, an dem Sie sie bei Bedarf erneut kontaktieren können.
- Sei echt.
Was sollte eine Empfangsdame tragen?
Eine Empfangsdame sollte sich zweifellos professionell und lässig kleiden. Nur Kleider können mit Leggings getragen werden. Da unsere Rezeptionisten das Unternehmen repräsentieren, erwarten wir von ihnen ein gepflegtes Erscheinungsbild. Leggings sind in dieser professionellen Atmosphäre, die nach professioneller Kleidung verlangt, nicht angebracht.
Was sind die zwei Hauptaufgaben einer Empfangsdame?
Bedient Gäste, indem er ihnen bei Bedarf herzliche Grüße und Wegbeschreibungen gibt. benachrichtigt die Mitarbeiter über die Ankunft von Besuchern. unterhält die Kommunikations- und Sicherheitssysteme. stellt Informationen bereit, indem auf Fragen geantwortet oder Besucher geleitet werden.
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Bibliographie
