Unternehmen, die sich auf traditionelle Ansätze für Kundenauftragsprozesse verlassen, sehen einen Rückgang der Produktivität und der Rücklaufquoten von Kunden, den sie nie erwartet hätten. Diese und andere Faktoren treiben die Automatisierung von Geschäftsprozessen und den Einsatz intelligenter Datenerfassungstechnologien voran. Diese Technologien sind in der Regel nicht nur bedeutsam und modern, sondern werden auch immer wichtiger für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. In diesem Artikel erfahren wir also mehr über die Schritte des Verkaufsauftragsprozesses und den Workflow. Wir sehen auch eine herunterladbare Auftragsformularvorlage.
Was ist ein Kundenauftrag?
Ein Verkaufsauftrag ist ein Dokument, das von einem Verkäufer erstellt wird, nachdem er eine Bestellung von einem Käufer erhalten hat, das die Details über das Produkt oder die Dienstleistung sowie den Preis, die Menge, Käuferinformationen wie Lieferadresse, Rechnungsadresse, Zahlungsart, und Bedingungen und die auch Bedingungen.
Im Allgemeinen folgt der Kundenauftragsablauf den unten beschriebenen Schritten:
- Der Verkäufer macht dem Kunden ein Angebot.
- Wird das Angebot angenommen, sendet der Kunde eine Bestellung an den Verkäufer.
- Basierend auf der Bestellung erstellt der Verkäufer einen Verkaufsauftrag.
- Der Kunde kann einen Verkaufsauftrag anfordern, um die genauen Details der Produkte zu sehen, einschließlich Preis, Bedingungen und Liefertermine. Die meisten Unternehmen überspringen diesen Test normalerweise.
- Nach dem Versand der Ware erstellt der Lieferant eine Rechnung auf der Grundlage des Kundenauftrags.
Was ist der Unterschied zwischen einem Verkaufsauftrag und einer Bestellung?
Der Käufer sendet dem Verkäufer eine Bestellung, in der die zu kaufenden Produkte, die Menge, der Preis, die Bestellnummer, die Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie die Lieferadresse angegeben sind.
Wenn der Verkäufer die Bestellung erhält, erstellt er oder sie einen Verkaufsauftrag.
Außerdem kann der Verkäufer die Daten aus der Bestellung manuell eingeben oder eine Auftragsautomatisierungssoftware verwenden, um sie zu automatisieren. Automatisierungssoftware kann POs mit einem einzigen Klick in SOs umwandeln und so Kosten, Zeit und Fehler minimieren.
Die Bedeutung eines Kundenauftrags
- Bestands- und Auftragsverwaltungssysteme sind von Verkaufsaufträgen abhängig. Wenn ein Kunde Ihnen eine Bestellung sendet oder eine Bestellung über Ihren E-Commerce-Shop aufgibt, muss das Unternehmen die Bestellung ausführen.
- Dadurch erhalten Sie Bestandsdetails. Wenn die Ware auf Lager ist, wie viele sind im Rückstand? Auf diese Weise kann Ihre Einkaufsabteilung fundierte Schätzungen vornehmen und bei Ihren Händlern einkaufen.
- Geben Sie die Bestellung so schnell wie möglich in Ihr System ein. Machen Sie nicht den Fehler, einen Kaufauftrag mit einem Verkaufsauftrag zu verwechseln, da dies nicht nur Ihre Einkaufsabteilung, sondern auch die Buchhaltung durcheinander bringen würde.
- Die Rechnungsabteilung bezieht sich auf die Bestellungen, um relevante Informationen und die Gültigkeit des Verkaufs zu prüfen, bevor Rechnungen erstellt werden. Durch die Umwandlung von Verkaufsaufträgen in Rechnungen haben Unternehmen die Verarbeitung von Rechnungen automatisiert. Preis- und Mengenfehler in der Bestellung können zu Buchungsfehlern führen.
- Wirtschaftsprüfer fragen oft nach Verkaufsauftragsaufzeichnungen, während sie die Jahresabschlüsse eines Unternehmens bewerten. Sie vergeben Betriebsmittelkredite nach bestätigtem Auftragswert eines Unternehmens.
Vorteile der Verkaufsauftragsautomatisierung
Dies sind einige der Hauptvorteile der Auftragsautomatisierung.
#1. Die Arbeitszeit wird auf ein Minimum reduziert.
Der Papierkram ist eine der zeitaufwändigsten Aktivitäten, mit denen sich Vertriebsteams befassen müssen. Die Auftragsautomatisierung importiert oder transformiert Kundenbestellungen und generiert Verkaufsaufträge in Ihren ERP-Systemen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Daten aus Bestellungen erneut einzugeben, was Zeit und Aufwand spart. Mehrere Abteilungen, einschließlich Vertrieb, Vertrieb, Lagerhaltung, Rechnungsstellung, Buchhaltung und Kundensupport, können ebenfalls einen einzigen Geräteeintrag verwenden.
#2. Verbessert den Kundensupport
Anstatt Stapel von Papieren zu durchsuchen, haben die Vertriebsmitarbeiter wertvolle Kundendaten zur Hand. Der Kundenservice ist schnell und auch zuverlässig. Die Bestellautomatisierung eliminiert Fehler und Anomalien bei Kundenbestellungen und Abrechnungen, was zu zufriedeneren Kunden führt.
#3. Sie können schnell nach oben und unten skalieren.
Die Auftragsautomatisierung ermöglicht Ihnen eine Skalierung ohne Rücksicht auf Funktionalität oder Kapazität. Dadurch können Sie eingehende Bestellungen schnell bearbeiten, ohne sofort Ihr Kundenpersonal aufstocken zu müssen.
#4. Man kann Daten von überall verarbeiten.
Cloud-Apps ermöglichen es Ihnen, Daten zu verarbeiten und Informationen von jedem Ort aus abzurufen. Ihre Vertriebsmitarbeiter müssten sich nicht auf interne Vertriebsmitarbeiter verlassen, um Daten zu erhalten, wenn sie diese während Verkaufsgesprächen benötigen. Im Allgemeinen wären die Kunden mit der Produktivität und dem Tempo Ihrer Mitarbeiter zufrieden
Auftragsformular
Das Auftragsformular kann eine Reihe von Geschäftsanforderungen erfüllen, z. B. die Erfüllung von Online-Einkäufen, die Generierung von Bau- und Wartungsaufträgen und die Bestellung von Dienstleistungen wie Catering oder Fotografie, unabhängig davon, ob Sie ein kleines Einzelhandelsgeschäft betreiben oder eines für gemeinnützige Fundraising benötigen. Daher finden Sie unten eine Reihe von Arbeitsauftragsvorlagen, die alle kostenlos heruntergeladen werden können, einfach zu verwenden und anzupassen sowie auszudrucken sind
Vorlage für ein Kundenauftragsformular
Bestellformularvorlage herunterladen – Excel
Diese Vorlage kann verwendet werden, um eine Verkaufsrechnung oder ein Verkaufsauftragsformular zu erstellen. Die Microsoft Excel-Vorlage enthält alle Details der Bestellung, wie z. B. eine aufgeschlüsselte Liste der Produkte, bestellte Mengen, Stückpreise und Gesamtkosten. Es gibt auch Platz, um Zahlungsbedingungen sowie alle anderen Details anzugeben, die Kunden benötigen können. Darüber hinaus berechnet die Vorlage automatisch die Kosten, einschließlich Steuern und Versandkosten.
Wichtige Bedingungen und Rollen für die Auftragsabwicklung
Während wir durch die Kundenauftragsverwaltung gehen, sollten Sie mit den folgenden Begriffen und Rollen vertraut sein:
Elektronischer Datenaustausch (EDI):
Dies ist eine Methode für Computersysteme zum Austausch von Daten in einem standardisierten Format, die es Unternehmen ermöglicht, Bestellungen und andere Dokumente auszutauschen, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.
Zitate:
Ein Verkaufsangebot oder ein Preisangebot ist ein Preis, den Sie potenziellen Käufern zur Verfügung stellen, damit sie feststellen können, ob der Kauf ihren Anforderungen entspricht. Verkaufsteams sind für die Erstellung und Präsentation von Verkaufsangeboten verantwortlich, aber da angenommene Preisangebote zu Bestellungen werden, müssen die Verkaufsabwicklungsteams sich dessen bewusst sein.
Proforma-Rechnung:
Eine Pro-Forma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung. Die Rechnung wird vom Lieferanten gesendet, bis die Artikel versandt oder geliefert werden.
Bestandszuordnung:
Dies ist der Prozess der Entscheidung, wie Ihr Inventar auf Ihre Lager oder andere physische Standorte aufgeteilt wird.
Verkaufserlöse:
Eine Warenrücksendung ist eine Ware, die von einem Kunden hauptsächlich aufgrund eines Fehlers oder Mangels zurückgegeben wird. Diese wird als Belastung des Warenretourenkontos und als Gutschrift der Debitorenbuchhaltung von der Finanzabteilung gemeldet.
Preisbuch:
Ein Preisbuch ist eine Sammlung unterschiedlicher Preise für dasselbe Produkt in einer bestimmten Software. Daher können die Preise je nach gekaufter Menge, Einzelhandel vs. Großhandel, Lieferregion, Werbeaktionen und anderen Faktoren variieren.
Arbeitsbereiche für Verkaufsdokumente:
Arbeitsbereiche für Verkaufsdokumente sind Bereiche in Sales Processing Suites, in denen Sie Daten anzeigen können, die sich auf Aspekte Ihres Verkaufsauftrags beziehen, wie z. B. Angebote und Rechnungen.
Order-to-Cash-Zyklus:
Die Zeit, die zwischen der Bestellung eines Käufers und dem Zahlungseingang des Verkäufers vergeht.
Procure-to-Pay-Zyklus
Der Procure-to-Pay-Zyklus ähnelt dem Order-to-Cash-Zyklus. Ersteres bezieht sich auf die Zeit, die von der Bestellung eines Käufers bis zur Bezahlung des Kaufs durch den Käufer vergeht.
Kundendienstmitarbeiter und ein Bestellschalter oder -team sind wichtige Teilnehmer an der Auftragsabwicklung. Außerdem unterstützen Key-Account-Vertriebsmitarbeiter, Verkaufsauftragsadministratoren, Verkaufsauftragsverwaltungsspezialisten und Auftragsabwicklungsspezialisten diesen Prozess. Sie tragen auch dazu bei sicherzustellen, dass das Unternehmen Bestellanfragen korrekt bearbeitet, dass Preise und Produktverfügbarkeit aktuell sind und dass die Mitarbeiter Bestellungen ordnungsgemäß ausführen. Die Vertriebsbuchhaltung ist ein Spezialgebiet, und einige Organisationen, wie die Association of Accounting Technicians, bieten im Rahmen des Zertifizierungsprozesses Schulungen zur Auftragsverarbeitung an.
Prozessablauf/Schritte für Verkaufsaufträge
Das Ziel
Dieser Prozess wird in einer verteilten Umgebung zur Abwicklung von Kundenaufträgen verwendet, wobei das ERP-System (SAP ECC) den Datenfluss zu und von Lagern über einzelne Lagerverwaltungssysteme steuert – entweder SAP EWM-Systeme (Extended Warehouse Management) oder externe Systeme.
Das folgende Diagramm zeigt diese Prozessschritte am Beispiel der Kundenauftragsabwicklung in SAP CRM. Wenn Sie stattdessen Kundenaufträge in SAP ECC anlegen, beginnt der Prozess mit der Bestellung in ERP und wird mit der Auslieferung fortgesetzt; Auch die Abrechnung erfolgt im ERP.
Wie können Kundenaufträge Unternehmen dabei helfen, ihre Versand- und Erfüllungsprozesse zu verbessern?
Verkaufsaufträge helfen Unternehmen, ihre Versand- und Erfüllungsprozesse zu verbessern, indem sie einen klaren Überblick über Kundenanfragen und erwartete Liefertermine bieten, sodass Unternehmen ihre Versand- und Erfüllungsaktivitäten priorisieren und verwalten können.
Wie können Kundenaufträge Unternehmen bei ihrer Preisstrategie helfen?
Verkaufsaufträge helfen Unternehmen bei ihrer Preisstrategie, indem sie einen klaren Überblick über die Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen bieten, sodass Unternehmen ihre Preise anpassen können, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Umsatz zu maximieren.
Wie können Verkaufsaufträge Unternehmen bei ihrer Produktentwicklungsstrategie unterstützen?
Verkaufsaufträge helfen Unternehmen bei ihrer Produktentwicklungsstrategie, indem sie Einblicke in Kundenpräferenzen und die Nachfrage nach bestimmten Waren und Dienstleistungen geben, sodass Unternehmen die Produktentwicklung und Verbesserungsbemühungen priorisieren können.
Wie können Kundenaufträge Unternehmen dabei helfen, ihre Marketingbemühungen zu verbessern?
Verkaufsaufträge helfen Unternehmen, ihre Marketingbemühungen zu verbessern, indem sie einen Überblick darüber geben, welche Waren und Dienstleistungen stark nachgefragt werden, sodass Unternehmen ihre Marketingbemühungen auf die profitabelsten Bereiche ausrichten können.
Wie können Verkaufsaufträge Unternehmen beim Customer Relationship Management (CRM) unterstützen?
Verkaufsaufträge helfen Unternehmen bei ihrem Customer Relationship Management (CRM), indem sie eine klare und organisierte Ansicht von Kundeninteraktionen und -aufträgen bieten, sodass Unternehmen ihr Verständnis für Kundenbedürfnisse und -präferenzen verbessern können.
Wie können Verkaufsaufträge Unternehmen bei ihrem Lieferkettenmanagement unterstützen?
Kundenaufträge unterstützen Unternehmen bei ihrem Lieferkettenmanagement, indem sie einen Einblick in die Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen bieten und es Unternehmen ermöglichen, ihre Beschaffungs- und Produktionsaktivitäten zu planen und zu priorisieren.
Zusammenfassung
Von der Verkaufsstelle über die Überprüfung und Bestandsverwaltung bis hin zur Erfüllung und langfristigen Kundenbindung optimiert die Auftragsautomatisierung den Arbeitsablauf und verkürzt die Bearbeitungszeit. Es halbiert die Bearbeitungszeit von Bestellungen, sodass mehr Bestellungen in der gleichen Zeit bearbeitet werden können.
Das richtige Auftragsmanagement-Programm bringt das Unternehmen voran.
Häufig gestellte Fragen zu Kundenaufträgen
Was ist ein Kundenauftrag und eine Bestellung?
Bestellungen werden von Einkäufern verwendet, um den Einkaufsprozess bei einem Lieferanten einzuleiten. Verkaufsaufträge sind von Lieferanten an Käufer nach gesendet Erhalt einer Bestellung vom Käufer – Überprüfung der Details und Bestätigung des Kaufs
Wozu dient ein Verkaufsauftrag?
Verkaufsaufträge spielen eine zentrale Rolle, um sicherzustellen, dass ein Verkauf gut dokumentiert und ordnungsgemäß durchgeführt wird und die Erwartungen beider Seiten widerspiegelt. Bei Eingang der Bestellung von ein Kunde für zu liefernde Waren, die Artikel, Mengen, Liefertermin usw., Details werden mit der Kundenauftragsnummer angegeben.
Was ist ein SAP-Kundenauftrag?
Zweck. Der Kundenauftrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einer Verkaufsorganisation und einem Auftraggeber über die Lieferung von Produkten oder die Bereitstellung einer Dienstleistung zu definierten Preisen, Mengen und Zeiten. … Das System generiert Versandtermine und -punkte im Lieferabruf.
Was ist die Auftragserstellung?
Ein „Verkaufsauftrag“ ist ein Vertrag zwischen einem Kunden und einer Verkaufsorganisation über die Lieferung bestimmter Waren und/oder Dienstleistungen über einen bestimmten Zeitraum. … Der Kundenauftrag kann mit erstellt werden Verweis auf ein „Vorgängerdokument“ B. eine Anfrage / ein Angebot
