على الرغم من وجود العديد من الأدوات الفعالة ، إلا أن برنامج Excel المجاني لن يلبي جميع متطلبات إدارة مشروعك. ربما حدثت لك صدمة الأسعار مرة أو مرتين إذا كنت قد بحثت في أي وقت عن برنامج أو دورة تدريبية لإدارة مشروع Excel. هذه البرامج أو الأدوات باهظة الثمن ويمكن أن تدر عليك عدة آلاف من الدولارات سنويًا. يكفي أن تجعل المرء يفكر في مجرد استخدام قالب Excel وأدوات إدارة المشروع للقيام بالمهمة ، وهي في الواقع ليست فكرة سيئة. على الرغم من عدم الإعلان عن Excel كمخطط مشروع ، إلا أن النظام الأساسي أكثر قدرة مما يعرفه معظم الناس عندما يتعلق الأمر بتتبع المشاريع. في هذه المقالة ، سنتحدث عن نموذج قائمة مهام المشروع Excel.
أدوات إدارة المشاريع إكسل
يحتوي Excel على الكثير من الأدوات القوية ، ولكنه لن يلبي جميع متطلبات إدارة المشاريع الخاصة بك. تشرح هذه المقالة كيفية الاستفادة من البرنامج بكامل إمكاناته للمشاريع الصغيرة.
من المحتمل أنك واجهت صدمة الملصقات مرة أو مرتين إذا كنت قد بحثت في أي وقت عن برنامج إدارة المشروع. أنظمة البرامج هذه باهظة الثمن ، وقد تكلف عدة آلاف من الدولارات سنويًا. يكفي أن تجعل المرء يفكر ببساطة في استخدام بعض قوالب Excel لإكمال المهمة ، وهي ليست فكرة سيئة دائمًا. على الرغم من عدم الإعلان عن Excel كمخطط مشروع ، إلا أن النظام الأساسي أكثر قدرة مما يعرفه معظم الناس عندما يتعلق الأمر بتتبع المشاريع.
ومع ذلك ، هل سيكون متتبع مشروع Excel كافياً بالنسبة لك ، أم أنك تحتاج إلى نظام أساسي مصمم خصيصًا لإدارة المشاريع؟ قبل اتخاذ هذا الاختيار ، يجب أن تكون على دراية بالمعلومات التالية حول إدارة مشروع Excel.
هل لدى Excel أداة لإدارة المشاريع؟
يمكن استخدام برنامج Excel لإدارة المشاريع ، ببساطة. بصراحة ، هذا ليس الخيار الأفضل.
لماذا تسأل؟
إذا حاولت من قبل إدارة أداة إدارة مشروع باستخدام ورقة عمل Excel أو قالب به صيغ معقدة وتنسيق شرطي ووحدات ماكرو فقط لمشاهدتها وهي تشتعل وتعطل ، فأنت تعلم أنه أمر مؤلم. بعبارة أخرى ، فإن إدارة المشاريع باستخدام MS Excel تشبه تقطيع الكعكة بمنشار. يمكنه القيام بالمهمة ، ولكن هناك نهج أفضل. على الرغم من أنه يمكنك إنشاء مخططات جانت وأدوات إدارة المشروع وتقارير التقدم وحتى تتبع قوالب الميزانية ، إلا أن برنامج Excel يدوي للغاية لدرجة أنك ستفقد الكثير من الوقت وستتوفر لك فرصة ارتكاب خطأ.
بالإضافة الى:
- التعاون في الوقت الحقيقي مع أعضاء الفريق غير ممكن.
- التواصل الفعال مستحيل.
- لا يمكن أتمتة العديد من العمليات للعديد من المشاريع.
- انها غير آمنه
إن قالب Excel المجاني ، باختصار ، مناسب لأدوات إدارة المشاريع. ولكن هل "جيد" مقبول في مجال عملك؟ لكنك أتيت إلى هنا لتتعلم المزيد عن Excel ، ولا تسمعنا نتحدث عن سبب كونها فكرة سيئة. لذلك ، هناك عدة طرق يمكنك من خلالها استخدام أدوات وقوالب مجانية لإدارة المشاريع لتبسيط حياتك إذا كان عليك استخدام برنامج Excel أو اختياره لأي سبب من الأسباب.
كيف يمكنني استخدام Excel لإدارة مشروع؟
عندما يتعلق الأمر بالإدارة ، والإدارة ، والتحليل ، والتخطيط ، والحسابات ، وأكثر من ذلك بكثير ، فإن أدوات مشروع Excel المجانية هي الأدوات الأكثر استخدامًا في كل عمل. يعد Excel بلا شك أداة الانتقال لإدارة المشاريع ، مدعومًا بتنسيقات الشبكة المريحة ، والقدرة على تصفية وصياغة كل نوع من البيانات ، وواجهة سهلة الاستخدام. بالنسبة للعديد من مجالات إدارة المشاريع ، يمكن أن يكون Excel أكثر صعوبة ، خاصة بالنسبة للمبتدئين.
قالب إكسل أدوات إدارة المشاريع
تعد قوالب Excel المجانية إحدى صفات الاسترداد القليلة. في الأساس ، يمكنك تغيير أي قالب إكسل مجاني لأدوات إدارة المشاريع في معرضها حسب احتياجاتك بمجرد توصيله. دعنا نتحدث عن عدد قليل من أدوات إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا ونموذج Excel.
# 1. مدير المهام
سيكون قالب تعقب أدوات إدارة المشروع بمثابة مقدمة لقوالب Excel. يسمح لك بتتبع التطور العام لمشاريعك ، وتصنيفها وفقًا للموظف المخصص ، وعرض حالة المهمة. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي على آلة حاسبة مدمجة تسمح لك بترتيب مشروعك باستخدام البيانات الشرطية.
# 2. الرسم البياني للإنهيار
مخططات التوقف هي رسوم بيانية مادية ذات محورين توضح ما إذا كان مشروعك في الموعد المحدد أم لا. فهي تساعدك على مراقبة أداء فريقك عن كثب وتوقع التأخيرات قبل حدوثها. يمكن أيضًا استخدام مخطط التوقف كنوع من قالب الميزانية لتتبع المقاييس مثل الإنفاق الفعلي مقابل الميزانية الأساسية. على الرغم من أن Excel لا يوفر قوالب مخططات التوقف على وجه التحديد ، فقد اخترنا تضمينها في قائمتنا لأنها واضحة جدًا.
# 3. مخطط جانت
تعد مخططات جانت أدوات مرئية جذابة لعرض جدول مشروعك. إنها حقًا ثالث أكثر الميزات شيوعًا لبرامج إدارة المشاريع ، وفقًا لـ Capterra. باستخدام قالب مخطط جانت في Excel ، يمكنك إنشاء واحد بسرعة إلى حد ما. يمكن تقسيم مشاريعك إلى مراحل ومهام وأعضاء الفريق.
# 4. عمل قائمة
فقط ثلاث ساعات في اليوم منتجة في الواقع لغالبية العاملين في المكاتب.
كيف يؤثر هذا عليك؟
عادةً ما يضيع الموظفون الكثير من الوقت بشكل منتج لأنهم لا يعطون الأولوية لواجباتهم للتركيز على المهام الأكثر أهمية أولاً. لهذا السبب ، قوائم المهام مفيدة. يمكنك عمل قائمة مهام وظيفية وممتعة للعين باستخدام هذا النموذج.
# 5. الإبلاغ عن حالة المشروع
وفقًا لبحث أجرته شركة Wellington لإدارة المحافظ ومقرها المملكة المتحدة ، فإن إعداد تقارير الحالة هو المهمة الأكثر شيوعًا التي تقوم بها PMOs. ولأسباب وجيهة. يجب على المديرين وأصحاب المصلحة المهمين أن يكونوا على دراية بتقدم المشروع. استخدم هذا القالب لتعقب تقدم المشروع ومشاركته على مدار العام.
هل لدى Excel نموذج خطة مشروع؟
نعم ، هناك العديد من قوالب خطط المشروع المتوفرة في Excel. لقد قمنا بالفرز من خلالهم جميعًا ووجدنا أفضل قوالب خطة المشروع في Excel. في هذه المقالة ، شرحنا الأنواع المختلفة من القوالب ومتى يجب استخدام كل منها.
كيف يمكنني تتبع تقدم المشروع في Excel؟
يمكن لمستخدمي Microsoft Excel عمل قائمة بالمهام التي يمكنهم استخدامها لمتابعة تقدمهم أو الحصول على دورة Excel لإدارة المشاريع. قد تساعدك هذه الأنواع من القوائم أنت أو فريقك في البقاء في مهمة أثناء العمل في مشاريع مختلفة. يمكنك زيادة إنتاجك كمحترف وإنتاجيتك العامة من خلال تعلم كيفية استخدام متتبع مهام Excel.
لإنشاء قائمة مهام قابلة للتتبع في Excel واستخدامها ، اتبع الخطوات الخمس التالية:
# 1. قم بتشغيل Excel وعمل رؤوس الأعمدة الضرورية
بمجرد فتح دورة Excel for Project Management ، يمكنك البدء في إنشاء رؤوس أعمدة جديدة بأسماء العناصر التي ترغب في تتبعها. هذه هي عادةً المكونات الأساسية لمهامك ، وتتضمن بعض المهام النموذجية ما يلي:
معرف المهمة: من خلال تعيين معرف لكل مهمة ، ستتمكن من الوصول إليها بسرعة في المستقبل. يمكن أن تكون مشاركة المهام مع زملاء العمل مفيدة لأنها يمكن أن تمنع أي مفاهيم خاطئة عند الإشارة إلى مهمة معينة.
اسم المهمة: على الرغم من أن المعرّف يمكن أن يساعدك في التعرف على مهمة بسرعة ، إلا أن إعطائها اسمًا مناسبًا يمكن أن يساعدك على تذكرها. اجعل أسماء المهام موجزة وقم بتضمين مربع وصف مع مزيد من التفاصيل إن أمكن.
ستساعدك ملاحظة وقت استحقاق المهام على الاستمرار في المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية. هذا مفيد لإكمال العديد من المهام بسرعة.
مالك المهمة: قد تساعدك إضافة عمود مالك المهمة إلى أداة تعقب المهام في تتبع مهام الجميع إذا كان متعقب المهام الخاص بك يحتوي على مهام للعديد من الأشخاص. بالإضافة إلى ذلك ، من المفيد أن تكون مسؤولاً عن الإشراف على فريق لأنه يمكنك التحكم في كيفية تشغيلهم والتقدم في المشروع.
حالة المهمة: يمكنك إضافة عمود لإظهار مدى تقدم كل مهمة بدقة. اعتمادًا على الطبيعة الدقيقة للعمل ، يمكنك استخدامه للإشارة إلى ما إذا كانت المهمة لم تبدأ بعد ، أو قيد التقدم ، أو تم إكمالها ، بالإضافة إلى الحالات الأخرى التي يمكن تصورها.
أهمية المهمة: عادةً ما يتضمن أحد المكونات الرئيسية لمراقبة المهام وإدارتها تعيين أولوية للوظائف بناءً على قيمتها الإجمالية للمشروع. من خلال تضمين عمود أهمية المهمة وتصنيف المهام بشكل مناسب ، يمكنك تحقيق ذلك.
للحصول على معلومات حول وظائفك ليس من الواضح تقديمها على الفور في أعمدة أخرى ، يمكنك أيضًا إدراج عمود.
# 2. أكمل تفاصيل كل مهمة
يمكن الآن ملء الأعمدة بالبيانات بعد إنشائها. ضع قائمة بجميع المهام المعلقة أولاً ، جنبًا إلى جنب مع حالة استكمالها ، حيث إنهما العاملان الأساسيان اللذان سيمكنك من تنظيم مهامك لاحقًا. يمكنك إضافة مهام إلى أداة تعقب المهام الخاصة بك عندما تتعلم المزيد عنها ، مثل الموعد النهائي والأولوية.
# 3. قم بتضمين عامل تصفية
يمكن استخدام عامل تصفية للتخلص من البيانات غير ذات الصلة. هذا مفيد جدًا لإدارة العديد من إدخالات المهام. باختيار "مرشح" من قائمة "الفرز والتصفية" على شريط مهام Excel ، يمكنك إضافة عامل تصفية إلى جدول البيانات الخاص بك. يمكنك اختيار إزالة جميع المهام التي أنهيتها سابقًا عن طريق تحديد عمود "حالة المهمة" وإضافة عامل تصفية ، على سبيل المثال. سيعطيك هذا منظورًا أوضح لأعمالك غير المكتملة.
# 4. فرز وترتيب المهام الخاصة بك باستخدام عامل التصفية
بعد وضع واحد في مكانه ، يمكنك استخدام مرشح لمتابعة تقدم المهام غير المكتملة. يمكنك الآن فرز مهامك بناءً على ما تريد عرضه في أي وقت إذا قمت بتطبيق عامل تصفية على عمود "حالة المهمة". نتيجة لذلك ، يسهل ملاحظة المهام التي لم تبدأ العمل عليها بعد ، أو المهام التي تعمل عليها الآن ، أو الوظائف التي أنهيتها ، أو أي مزيج آخر من هذه الفئات.
# 5. استمر في استخدام مدير المهام الخاص بك
يمكنك استخدام أداة تعقب المهام الخاصة بك لمساعدتك في إدارة مهامك الآن بعد أن أنشأت واحدة. إذا كنت ترغب في لفت الانتباه إلى جوانب إضافية لمهامك ، يمكنك إضافة المزيد من الأعمدة ، ويمكنك تحديث الحقول الموجودة بالفعل لوصف ما تمثله بشكل أفضل. لتسهيل معرفة كيفية تقدم كل عمل نحو الإكمال ، يمكنك أيضًا استخدام ألوان مختلفة لكل عمود أو حالة.
أدوات إدارة المشاريع إكسل مجانا
يوفر Excel الكثير من أدوات إدارة المشاريع ، والتي تكون في الغالب مجانية. سيتم الكشف عن الكثير منهم في هذه المقالة. تأكد من مراجعة المقال لرؤية كل شيء.
قوالب إكسل لإدارة المشاريع مجاناً
تم تطوير خمسة قوالب Microsoft Excel مجانية لإدارة المشاريع مصممة خصيصًا لأنواع محددة من المشاريع أو مراحل المشروع. هل تحتاج إلى مكان لتتبع تكاليف مشروعك وضمان الالتزام بالميزانية؟ ربما تحتاج إلى قوالب إكسل مجانية لإدارة المشروع لتحديثات الحالة المختصرة التي يمكنك تقديمها لفريقك كل أسبوع. كمستودع مركزي لجميع البيانات المتعلقة بالمشروع ، يمكن أن تعمل هذه القوالب كجدول زمني وميزانيتك وتتبعك. من خلال تبسيط الإجراء ، ستقلل من فرصتك في فقدان الاحتمالات المهمة. انظر لهم المدرجة أدناه.
# 1. نموذج تقرير حالة المشروع
سترغب في البقاء منظمًا بحيث تظل تحديثاتك في الموعد المحدد ، سواء تم تسليم تقارير حالة مشروعك عبر البريد الإلكتروني أو أثناء الاجتماع. احتفظ بقالب تقرير حالة المشروع في جيبك حتى تتمكن من تكراره كل أسبوع وإضافة المعلومات ذات الصلة. لتوفير وقتك ووقت فريقك ، ما عليك سوى إدخال التعديلات في قالب موجود. ما هي الانجازات التي حققتها مجموعتك؟ ادع هؤلاء الناس وامتدحهم. هل لديك أي مخاطر أو مشاكل تحتاج إلى حل؟ هذا هو المكان المناسب لسرد العقبات المحتملة وتقديم الحلول. امنح فريقك وقيادة الشركة تحديثات باستخدام نموذج حالة المشروع.
قم بتنظيم هذا القالب بشكل أكبر عن طريق حفظه لاستخدامه لاحقًا. يمكن تقييم الخطأ الذي حدث وما كان يعمل بشكل جيد. يمكن تعديل قوالب حالة المشروع لتلائم حالة العمل الخاصة بك.
# 2. قالب مهمة مشروع المجموعة
ضع في اعتبارك قالب المهمة لمشروع المجموعة الخاص بك كنظرة عامة عالية المستوى لجميع المهام والمهام الفرعية المضمنة في المشروع. قسمه إلى أقسام تتوافق مع مراحل المشروع. ضع قائمة بأصحاب المصلحة وتواريخ الاستحقاق والأولويات لكل مهمة. السماح بتحديثات مهام المشروع من أصحاب المصلحة ، بما في ذلك تواريخ البدء والانتهاء ، والنسبة المئوية للاكتمال ، ووقت انتهاء المهمة. استخدم هذا القالب لتحديد المسؤول عن أي مورد. يمكن استخدام هذه الوثيقة من قبل الأطراف المهتمة للعثور على إجابات لاستفساراتهم أو لمعرفة من سيعملون معهم عن كثب.
هنا حيث يمكنك استخدام قالب مهمة مشروع المجموعة بشكل خلاق. ضع هذا الجدول الزمني بجوار خطة مشروعك حتى تتمكن من مقارنة التقدم والتأكيد على الإنجازات الصغيرة.
# 3. قالب عنصر العمل
يحتوي كل مشروع على مجموعة أولويات من المهام التي يجب إكمالها من أجل تلبية المعايير والأهداف النهائية. يمكنك إعطاء عناصر العمل هذه تمثيلاً مرئيًا في سير العمل الخاص بك عن طريق إضافة قالب عنصر الإجراء. يمكن تصنيف هذه الإجراءات كأولويات عالية أو متوسطة أو منخفضة في القالب الخاص بك. يمكنك تحديد المواعيد النهائية والأطراف المسؤولة. يمكن إعداد قالب عنصر العمل لمرحلة واحدة من المشروع أو تخصيصه لمهام فريق واحد ، اعتمادًا على حجم مشروعك.
يعتبر قالب عنصر العمل مفيدًا في تحديد المهام التي تعتمد على إنجاز الآخرين. يوفر نظرة عامة شاملة حول كيفية ارتباط المهام أثناء سير المشروع.
# 4. قالب مخطط جانت
هذا قالب يمكن أن يكون مفيدًا إذا كان أعضاء فريقك متعلمين بصريين. يستخدم مخطط جانت أشرطة مرمزة بالألوان موضوعة في عرض تقويم أفقي لوصف مراحل المشروع وأصحاب المصلحة والأنشطة بشكل مرئي. لكل فريق أو صاحب مصلحة فردي ، اختر لونًا واحدًا. يمكنك تتبع التقدم المحرز حيث يتم عرض كل مهمة في تقويم الجدول الزمني للمشروع. هناك خيار آخر وهو عرض القائمة ، والذي يعرض المهام بترتيب أكثر تقليدية.
يمكن أن يعطي الجمع بين هذين التخطيطين انطباعًا لكل صاحب مصلحة أنه يمكنه متابعة المشروع بالطريقة الأكثر ملاءمة له. امنح المستخدمين اختيار نمط أكثر جاذبية لتتبع مشروعك إذا كان تخطيط القائمة القياسي غير مرغوب فيه.
# 5. نموذج ميزانية المشروع
تقريبا جميع المشاريع ، بغض النظر عن حجمها أو صغرها ، سيكون لها ميزانية. ميزانية المشروع ليست على الإطلاق المكان المناسب للخطأ أو سوء الفهم. علاوة على ذلك ، لمنع التكاليف الضخمة غير المخطط لها في نهاية المشروع ، من الضروري تتبع الإنفاق طوال الوقت. تخطيط التكاليف المتوقعة في النموذج في بداية المشروع. قسّمهم وفقًا لمرحلة المشروع أو الفريق أو أي شيء آخر منطقي لمشروعك. بعد ذلك ، استخدم النموذج كمرجع لتتبع النفقات المختلفة والتأكد من توافقها مع تقديراتك.
هذه طريقة بسيطة وسريعة للتحقق من أموالك. بالإضافة إلى ذلك ، ستتلقى تحذيرًا سريعًا إذا كنت تخاطر بتجاوز ميزانيتك. يمكنك التأكد من أن الفريق على دراية بتوقعاتك المالية باستخدام قالب ميزانية موحد.
قالب قائمة مهام المشروع Excel
يُظهر قالب قائمة مهام Excel للمشروع في هذه المقالة عددًا قليلاً فقط من الطرق العديدة التي يمكنك من خلالها تتبع الأعمال المنزلية باستخدام جدول بيانات ، من قوائم المهام المباشرة إلى قوائم المهام الأكثر تعقيدًا مخططات غانت. توضح هذه القوالب كيفية تمثيل الأولويات باستخدام مجموعات الرموز ، وعرض شريط التقدم باستخدام التنسيق الشرطي ، وإنشاء المخطط باستخدام المخططات الشريطية المكدسة ، وإيقاف المهام عند الانتهاء من استخدام علامة الاختيار.
# 1 قالب قائمة مهام المشروع
يوضح جدول البيانات هذا كيف يمكن استخدام التنسيق الشرطي لتمييز عمود الأولوية ، وإضافة شريط تقدم إلى عمود النسبة المئوية للإكمال ، واستخدام التحقق من صحة البيانات لإنشاء خانة اختيار صالحة للعمل. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تضمين أعمدة الأموال والساعات التي تم قضاؤها في كل مهمة.
# 2. قالب بسيط لتعقب المهام
يعد قالب تعقب مهام Excel هذا قائمة أخرى في المشروع توضح كيفية استخدام التنسيق الشرطي لعرض تصنيف أولوية من 1 إلى 4 مع دوائر ملونة مختلفة باستخدام مجموعات أيقونات مخصصة. يتم تطبيق طريقة مماثلة على مربع الاختيار في عمود تم
# 3. قائمة مهام المشروع مع مخطط جانت
باستخدام مخطط شريطي مكدس في Excel ، يمكن إنشاء مخطط جانت من قائمة مهام في قالب Excel الخاص بالمشروع. على الرغم من أن هذه قائمة مفيدة في قالب Excel يمكن تطبيقها على مهمة إدارة مشروع فعلية ، إلا أن هدفها الرئيسي هو إظهار كيفية تنظيم جدول البيانات من أجل إنشاء مخطط جانت.
# 4. قالب قائمة مراجعة المهام
توضح قائمة مهام المشروع هذه في قالب Excel كيفية إنشاء مربع اختيار باستخدام القائمة المنسدلة للتحقق من صحة البيانات وكيفية عرض قيم الأولوية العالية والمتوسطة والمنخفضة باستخدام شروط تنسيق شرطية مباشرة. عند تحديد خانة الاختيار ، يتم استخدام التنسيق الشرطي أيضًا لتبديل الخط إلى خط رمادي يتوسطه خط.
لماذا يعد Excel سيئًا لإدارة المشاريع؟
فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل برنامج Excel سيئًا لإدارة المشاريع:
# 1. يستغرق وقتا طويلا
قد يكون من السهل إضاعة الوقت في البحث عن معلومات المشروع وتحديثها والتحقق منها مرة أخرى ، اعتمادًا على حجم وتعقيد المشاريع الفردية ، بالإضافة إلى عدد المشاريع التي تديرها أو تشارك فيها.
ستحتاج إلى البحث في مكان آخر عن الأوراق المهمة مثل بيان المشروع وتقارير الحالة لأن Excel مناسب فقط لأنواع معينة من البيانات. من المستحيل الحصول على فهم كامل وشامل للمشروع ، بما في ذلك الخيارات المهمة.
# 2. بيانات المشروع غير دقيقة
جداول البيانات عرضة للأخطاء ، لا سيما عند استخدامها من قبل العديد من أعضاء الفريق. لا يمكنك التأكد من أن جدول البيانات الذي تستخدمه هو أحدث إصدار ، أو أن الصيغ دقيقة ، أو أنه لم يتم تعديل أو مسح أي بيانات بدون قصد. بالنسبة للشركات شديدة التنظيم مثل التمويل أو الرعاية الصحية ، فإن هذا الغموض يمثل عبئًا هائلاً.
تؤدي جداول البيانات المحفوظة في عدة مواقع إلى تخزين بيانات غير متسقة في مستودعات مختلفة. قد يتم تعليق المشروع لبضعة أسابيع إذا قام شخص ما بحفظ النسخة الوحيدة من مستند مهم على جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص به ثم نسي مشاركته قبل الذهاب في إجازة. ويضيف الافتقار إلى الملكية ، الذي يسمح للعديد من المستخدمين ولكن لا أحد مسئول عن التحقق من دقة البيانات ، إلى هذه المشكلات.
# 3. من الصعب مراقبة تقدم المشروع
كما توقعت على الأرجح ، فإن برنامج Excel ليس أفضل أداة لإعداد تقارير عن المشروع. عندما تنتشر المعلومات في عدة ملفات ، فمن السهل أن تنسى المواعيد النهائية أو المخاطر أو الموارد المخصصة. هذا يحد من رؤية المشروع ويعيق القدرة على اتخاذ قرارات مستنيرة.
# 4. معلومات زائدة
يحتاج أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق المختلفون إلى أنواع مختلفة من المعلومات. لا يدعم Excel إنشاء طرق عرض مخصصة بمستويات مختلفة من الإدارة. جدول البيانات مرئي للجميع. نتيجة لذلك ، يضيع المزيد من الوقت في محاولة تحديد ما هو مهم لوظائفهم.
# 5. قلة العمل الجماعي
الوظائف التعاونية الرئيسية مثل قوائم المهام ولوحات المناقشة ومشاركة الملفات وتتبع الحوار غير متوفرة في Excel. يصعب على أعضاء الفريق ببساطة التحقق من حالة المهمة أو تحديد ما يجب القيام به بعد ذلك. إنهم غير مدركين للحالة العامة للمشروع أو ما إذا كان أحد أعضاء الفريق يواجه صعوبة في مهمة معينة.
لماذا يستخدم مديرو المشاريع برنامج Excel بدلاً من MS Project؟
يستخدم Excel بشكل متكرر لإدارة المشاريع لأنه برنامج محبوب ويستخدم على نطاق واسع من قبل الشركات والمؤسسات ومجموعة متنوعة من المنظمات الأخرى. لذلك فإن الناس على دراية به. يسعى المدراء لاستخدامه في إدارة المشاريع لأنه قابل للتكيف ، بينما يحاولون أيضًا تجنب إنفاق الأموال على برامج إضافية.
ما هي دورة إكسل لإدارة المشاريع?
هناك الكثير من الدورات التدريبية المتاحة عبر الإنترنت لتعليم كيفية استخدام Excel لإدارة المشاريع. تعد دورة Excel for Project Management هذه مثالية للأشخاص الذين يتطلعون إلى العمل في المشاريع. تنقسم بعض الدورات التدريبية في Excel for Project Management عادةً إلى ثلاث وحدات رئيسية: التخطيط والميزنة والتتبع وإعداد التقارير. علاوة على ذلك ، توفر دورة Excel مزيجًا مثاليًا من المهارات لتقديم العمل التحليلي وإعداد التقارير في إدارة المشروع.
الهدف هو تعليمك بشكل منهجي كيفية معالجة المشكلات المختلفة التي ينطوي عليها دورة التفوق في إدارة المشروع بمساعدة دراسات الحالة الواقعية. تتوفر بعض دورات إدارة مشروع Excel في دورات Udemy و Microsoft Office و Coursera وما إلى ذلك. توفر هذه الدورة التدريبية الخاصة المهارات والمعرفة والثقة للعمل في دور إدارة المشروع باستخدام Excel.
ما هي استخدامات أدوات Excel؟
باستخدام إمكانات Excel الموفرة للوقت ، يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل ، حتى عند التعامل مع بيانات هائلة أو إجراء عمليات حسابية معقدة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إجراء جمع البيانات وإدخالها وتخزينها وتصنيفها وتحليلها بسرعة بمساعدة مجموعة متنوعة من التقنيات. يتطلب إكمال العمليات الحسابية المعقدة التي تعزز الإنتاجية مستوى عالٍ من الخبرة.
ما هي الملفات أو الأدوات الثلاثة التي يمكنك إنشاؤها في Excel؟
- تصفية وحساب مع الجداول
- عزل البيانات المتغيرة في منطقة البيانات
- الإبلاغ عن الاستثناءات بالتنسيق الشرطي
ما هي السمات الرئيسية لبرنامج Excel؟
تتضمن وظائف Microsoft Excel الأساسية فرز البيانات المجدولة وإدراج الجدول المحوري وإضافة الصيغة وحساب مجموعات البيانات الضخمة.
وفي الختام
تتطلب إدارة المشروع الفعالة تتبع التنظيم والتقدم. تستخدم العديد من المؤسسات برنامج Excel لتنسيق الميزانيات والجداول الزمنية والموارد وتتبع تقدم المشروع. يمكنك استخدام بعض من قائمة القوالب لمهمة Excel لإدارة المشروع من خلال دراسة فوائدها وميزاتها. يشرح هذا المنشور فوائد استخدام جداول البيانات لإدارة المشروع ويقدم تلميحات حول كيفية إدارة مشروع Excel التالي.
المشاركات مماثلة
