تقيم الفعالية التنظيمية مدى نجاح المنظمات في تحقيق أهدافها. تعمل المنظمة الفعالة بسلاسة وكفاءة. في هذا المنشور ، سنناقش المكونات المطلوبة لبناء منظمة فعالة. سواء كنت مديرًا أو قائدًا ، استمر في القراءة لمعرفة كيفية جعل أداء شركتك (حتى) أفضل.
سنبدأ بتحديد الفعالية التنظيمية ، ثم نناقش سبع نظريات للفعالية التنظيمية ، وكيف يمكن قياس الفعالية التنظيمية ، وكيف يمكن للموارد البشرية أن تساهم في الفعالية التنظيمية.
ما هو تعريف الفعالية التنظيمية؟
تتعلق الفعالية التنظيمية بمدى تحقيق الشركة لأهدافها. يتضمن قياس الفعالية التنظيمية عناصر مختلفة ، بما في ذلك:
- إنتاجية الموظف
- القيادة الفعالة
- ثقافة الشركات
- الكفاءة في العمليات التجارية
يجب أن يعمل الموظفون والقادة والعمليات معًا لتحقيق الفعالية التنظيمية. يعمل كل جانب من جوانب الشركة مثل آلة مزيتة جيدًا ؛ إذا كان قسم واحد يعاني ، فإن النظام بأكمله يعاني. يتم تغطية المنظمات غير الربحية بالمثل من قبل هذا النظام.
يعطي قادة المنظمات غير الربحية الأولوية لتقديم خدمات عالية الجودة بأقل تكلفة ممكنة.
تتطلب الفعالية التنظيمية في القطاع غير الربحي تماسك الموارد وتماسك الموظفين والكفاءة التشغيلية. يعد النهج الشامل أمرًا بالغ الأهمية في البيئات الحكومية لتخصيص الموارد بشكل صحيح وتطوير نظام فعال لتقديم الخدمات العامة.
الكفاءة التنظيمية مقابل الفعالية التنظيمية
في حين أن الفعالية التنظيمية والكفاءة التنظيمية تهتمان بقدرة المجموعة على إكمال هدفها ، فإنها تتبنى مناهج مختلفة بشكل كبير. عندما تستخدم الشركة أقل قدر من الموارد والوقت والمال لتحقيق غرضها ، يقال إنها فعالة.
من ناحية أخرى ، فإن الفعالية التنظيمية ليست موجهة للوقت وتركز بدلاً من ذلك على تحقيق هدف من خلال القيام بالأشياء الصحيحة. تقوم الشركات بتقييم هاتين الطريقتين بطرق مختلفة. من أجل تحديد الفعالية التنظيمية ، قد يستخدمون مجموعة من المقاييس. عندما يتعلق الأمر بالكفاءة التنظيمية ، فهم أكثر عرضة للنظر في العوامل المالية مثل النفقات للحكم على النجاح.
ما هي أهمية الفعالية التنظيمية؟
يتطلب تطوير منظمة ناجحة تحقيق الفعالية التنظيمية. يعد تحسين قدرة شركتك على تحقيق أهدافها أمرًا بالغ الأهمية لتوفير قيمة للمساهمين. يقترح أن شركتك ستزدهر على المدى الطويل.
من ناحية أخرى ، يتطلب الحفاظ على ميزة تنافسية التقييم المستمر للفعالية التنظيمية وليس شيئًا تحققه ثم تنساه. يجب على الشركات تقييم فعالية عملياتها باستمرار ، أداء الموظفينو أساليب القيادة.
عند مواجهة اضطراب ، يمكن للكفاءة التنظيمية أن تجعل الموقف أو يفسده. قد تعالج منظمتك العقبات بشكل مباشر مع التركيز على التوسع المستمر. ستصبح شركتك أكثر مرونة إذا التزمت بالفعالية التنظيمية. تشمل هذه العملية جميع مستويات المنظمة ، من الإدارة العليا إلى الموظفين.
لكن كيف يمكنك بناء منظمة أكثر كفاءة؟
5 طرق لزيادة الفعالية التنظيمية
يجب أن تتناول الفعالية التنظيمية بشكل كلي لتحقيق ميزة تنافسية. من الصعب تشجيع التعاون على مستوى المؤسسة. يجب أن يتعاون الموظفون والقيادة والعمليات والثقافة.
اعتبر كل منطقة من هذه المناطق أعمدة تدعم صرحًا أكبر. أي نقاط ضعف تهدد الاستقرار العام للمنظمة.
كيف يمكنك ضمان قوة المؤسسة وتماسكها؟ قمنا بتجميع خمس أفكار مفيدة لزيادة الفعالية التنظيمية.
# 1. ضع أولويات للأشخاص والعمليات والموارد.
هل الموظفون متحفزون ومنتجون؟ أم أنهم ينسحبون باستمرار من المهام؟ هناك عدة عوامل تؤثر على الأداء ، بما في ذلك جودة تدريب الموظفين وبيئة العمل والأدوات والإدارة الناجحة.
يصبح الموظفون والقادة غير فعالين في غياب العمليات الفعالة. مطلوب عمليات سريعة ورشيقة وفعالة من حيث التكلفة. يعتمد الموظفون على الكفاءة التشغيلية لإكمال مهامهم. لكي تكون فعالة ، يجب أن يكون الموظفون والإدارة والعمليات متزامنة. وفقًا لـ Gartner ، عندما "ترتبط أهداف الموظف بمتطلبات المنظمة والموظفين ، يمكن أن يزيد أداء الموظف بنسبة تصل إلى 22٪".
# 2. محاذاة الاستراتيجية والأهداف
لتحقيق الفعالية التنظيمية ، تخضع العديد من الشركات لإصلاحات واسعة النطاق. ومع ذلك ، فشلت العديد من المنظمات في التحسن بالمعدل المطلوب بسبب الفشل في مطابقة الاستراتيجية مع الأهداف.
يمكنك تغيير سلسلة القيمة الخاصة بمؤسستك لتتماشى مع أهدافك بمجرد أن تفهمها. تعتمد الأساليب المختلفة لإعادة الهيكلة على نماذج أعمال محددة ، ولكن المفتاح هو أن تظل مرنًا.
هل يمكنك ، على سبيل المثال ، تحسين تجربة العميل من خلال الأتمتة؟ كثيرًا ما يفضل العملاء المتمرسون في مجال التكنولوجيا أدوات الأتمتة عبر الإنترنت كوضعهم المفضل للاتصال بشركة ما. إن تغيير هذا الحجم يستلزم استراتيجية تنفيذ وتغيير تجربة إدارة ودعم تنفيذي.
قد يكون تحقيق التوازن بين كل هذه الجوانب المتحركة أمرًا صعبًا ، وغالبًا ما تفشل المؤسسات في معالجة أهدافها الثابتة طوال العملية. تسمح محاذاة الإستراتيجية والأهداف لمؤسستك بإجراء تغييرات مناسبة في الهيكل التنظيمي.
# 3. مواءمة هيكل الشركة مع الاستراتيجية
يمكنك البدء في دمج هيكل الشركة مع الإستراتيجية بعد تحديد أولويات الأهداف. هيكل المنظمة له تأثير كبير على أدائها. هل المنظمة ، على سبيل المثال ، تسلسل هرمي سلطوي تنازلي؟ هل هي ديمقراطية بفرق وأفراد مستقلين؟
من الأهمية بمكان أن تصبح منظمة فعالة من خلال تحديد الهيكل والتصميم الأمثل لنموذجك. تؤثر القيادة والإدارة والثقافة وعوامل أخرى على كيفية عمل الوظائف معًا بشكل جيد. على سبيل المثال ، إذا لم يتبن الموظفون أنظمة عمل جديدة ، فستتوقف العمليات.
لإشراك جميع مستويات العمل في نفس الوقت ، تتطلب شركتك نموذج هيكل فعال. النهج الشامل هو أفضل طريقة للتأكد من أن أوجه القصور التنظيمية لا تؤدي إلى إبطاء الشركة.
# 4. تقييم النتائج
كيف ستعرف ما إذا كانت جهودك مثمرة؟ يعتبر تقييم الفعالية التنظيمية أكثر تعقيدًا من مجرد النظر إلى الإيرادات. يمكن أن يكون تحليل البيانات مفيدًا في تحديد الكفاءة ، ولكن من الضروري أيضًا تضمين العنصر البشري للنمو التنظيمي.
إذا كنت ترغب في تقدير الفعالية التنظيمية بدقة ، يجب عليك طرح الأسئلة التالية:
- ما هي أهداف شركتك؟
- هل يتم توصيل هذه الأهداف للموظفين بشكل واضح؟
- كم مرة سوف تقيم التقدم؟
الشفافية هي الإستراتيجية الأكثر فاعلية لإشراك الناس في جهودك لتحقيق الفعالية التنظيمية. حدد مهام ومسؤوليات الجميع ، وشارك التقدم المحرز في نهجك على فترات منتظمة للحفاظ على تحفيز الجميع لمواصلة المضي قدمًا.
# 5. تحسين مستمر
الفعالية التنظيمية هي عملية مستمرة. إذا كنت تريد أن تلتزم مؤسستك بالعملية ، فيجب أن يكون لديك دعم عالي المستوى. ينتشر الدعم التنفيذي عبر المؤسسة ، مما يشجع الجميع على دعم مشاريع التغيير والتغييرات.
أفضل نهج لضمان استمرار مؤسستك في التقدم هو أن يقدم المدراء التنفيذيون التزامًا واضحًا ومستمرًا. تذكر أن تحلل تقدمك بشكل منتظم وأن تبحث دائمًا عن فرص للتطوير.
ما هي العوامل التي تؤثر على الفعالية التنظيمية؟
قد تستخدم الشركات المقاييس أو عمليات المراجعة لتقييم فعاليتها التنظيمية. تستخدم الشركات بطاقات قياس الأداء بشكل متكرر لتتبع أدائها بشكل منتظم. يتم تحديد كيفية قياس الشركة لفعاليتها من خلال خطتها الاستراتيجية والهدف الذي تحاول تحقيقه.
أسلوب آخر لتقييم الفعالية التنظيمية هو فحص المؤشرات الرائدة للشركة ، مثل عدد المواعيد المخطط لها أو عدد الخطابات المرجعية الصادرة ، للتنبؤ بالأداء المستقبلي. يمكنهم أيضًا تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد ما إذا كانوا قد أكملوا النشاط المطلوب أم لا.
نماذج ومقاربات الفعالية التنظيمية
قام المركز الكندي للعلوم والتعليم بفحص أربع نظريات للفعالية التنظيمية المتميزة. تضمنت هذه الدراسة التي ركزت على الفعالية التنظيمية في التعليم العالي المكونات التالية:
- نهج الهدف يستلزم تحديد الفعالية من حيث الأهداف التنظيمية مثل الربح والابتكار وجودة الربح.
- نهج موارد النظام يصف الفعالية من حيث قدرة المنظمة على جمع الموارد المطلوبة.
- طريقة العملية - تركز هذه الطريقة على كفاءة وفعالية عمليات المنظمة.
- نهج الدائرة الانتخابية - يحدد هذا النموذج الفعالية من حيث مصالح أصحاب المصلحة.
هذه الأساليب تخدش السطح فقط.
الإنتاج والتفاني والقيادة والعلاقات الشخصية كلها مهمة.
قام الدكتور ب. فينكاتايا من الجامعة العثمانية بتطوير هذا النموذج ، والذي يركز على المكونات التنظيمية الهامة مثل:
- الإنتاج. حركة المخرجات التنظيمية.
- التزام. كيف كان الموظفون ملتزمين تجاه المنظمة.
- القيادة. القوة الشخصية والتأثير.
الصراع بين الأفراد. سوء التواصل بين الرؤساء والمرؤوسين.
الفكرة الشاملة واضحة. تتأثر الفعالية التنظيمية بالكفاءة والانسجام والفعالية عبر مجموعة متنوعة من المجالات. المنظمات الأكثر فعالية هي أكثر ربحية ومرونة وتنافسية.
الأنظمة التكيفية وصنع القرار والتعلم وفعالية المجموعة
تعتمد فعالية هذا النموذج على أربعة شروط مهمة.
- اتخاذ قرار. كيف يتخذ الناس القرارات ، وجودة تلك القرارات ، وكيفية تحسين صنع القرار من خلال الاستفادة من المزيد من الخيارات.
- التعلم والتغيير. كيف يتكيف الناس مع المعلومات وأنماط العمليات الجديدة؟
- فعالية المجموعة. كيف يتعاون الناس في مجموعات وكيف يستفيدون من الأفكار والاكتشافات الجديدة.
- أنظمة ذاتية التنظيم والتكيف. بمرور الوقت ، كيف تتطور الأنظمة والعمليات ، وكيف تنظم نفسها ، وتحسن المنظمة.
خطوات الريادة في الفعالية التنظيمية
تعتمد الفعالية التنظيمية على القيادة ، وفقًا لدائرة القيادة.
يعتمد بشكل خاص على ستة أنظمة:
- القيادة: يجب أن يتمتع القادة بالقدرة على ترجمة الرؤية إلى استراتيجية وأساليب وأهداف.
- الإتصال والتواصل الفعال: يجب أن يكون الاتصال هادفًا ومتسقًا وموجهاً نحو النتائج.
- المسائلة: يتطلب الحفاظ على المساءلة والانضباط تنفيذ أنظمة لها عواقب فعلية ومكافآت واقعية.
- توصيل: من بين أمور أخرى ، يجب أن تظل العمليات متوافقة مع الإستراتيجية ، والتحسين المستمر ، وبناء القدرات المستقبلية.
- إنتاجية الموظف: يجب أن يكون هذا أيضًا نهجًا صارمًا ومنهجيًا لجذب كبار الموظفين وتطويرهم والاحتفاظ بهم.
- قياس: للبقاء على المسار الصحيح ، يجب على الشركة استخدام المقاييس والمراجعات والتعديلات بطريقة منهجية.
الاستفادة من أنظمة المساءلة عن الأداء لإشراك الموظفين
يسلط آخرون الضوء على أهمية الأشخاص ، بينما تؤكد دائرة القيادة على القيادة الجيدة باعتبارها المحور الذي تدور حوله الفعالية التنظيمية.
كثيرًا ما يُستشهد بدوافع الموظفين كعامل مهم في الأداء التنظيمي الفعال. الدافع أساسي في الوظيفة.
يؤثر تحفيز الموظف على العديد من مقاييس الموظفين المهمة الأخرى ، بما في ذلك:
- كفاءة الموظف
- الشغف لعملهم
- مستويات الانتاج
- الاستعداد للتعلم والقدرة على التعلم
- البقاء والاحتفاظ
- الولاء للمنظمة
هذا هو أحد الأسباب التي تجعل المديرين التنفيذيين للشركات يضعون الكثير من التركيز على تحفيز الموظفين.
خطوبة موظف
كيف يمكنك زيادة إنتاجية الموظفين؟ يجب إعطاء الأولوية لتجربة الموظف.
بغض النظر عن النهج الذي تتبعه ، فإن تحسين هذه المجالات يمكن أن يساعد في تعزيز الفعالية التنظيمية.
- • دورة حياة الموظف. تتم تغطية كل لقاء مع الموظف بعلامة تجارية ضمن دورة حياة الموظف. تبدأ هذه الدورة باتصال ما قبل التوظيف وتستمر عبر مراحل مختلفة من التفاعل ، مثل استطلاعات الرأي على متن الطائرة وما بعد الخروج.
- رضاء الموظف. يتم تضمين دورة حياة الموظف في تجربة الموظف. ومع ذلك ، يمكن أن يشمل أيضًا جو المكتب ، وبرامج التطوير المهني ، والتفاعلات الشخصية ، وأي جانب آخر من جوانب خبرة العامل داخل المنظمة ، اعتمادًا على من تسأل.
- التقدم الوظيفي والمهارات. وسعت الموارد البشرية مسؤولياتها لتشمل إدارة التغيير ، وتجربة الموظف ، والتدريب ، والتطوير الوظيفي. وقد أدى هذا التحول في المسؤوليات أيضًا إلى تحويلها إلى وظيفة ذات قيمة مضافة ، وليس مجرد نشاط إداري أو تنظيمي.
- سلوك الموظف. تتأثر التفاعلات الفردية والجماعية بسلوك الموظف. يجب أن تكون توقعات السلوك واضحة وموجهة نحو الهدف. يعزز السلوك المناسب في مكان العمل من معنويات الفريق ، مما يؤدي إلى منظمات أكثر كفاءة ونجاحًا وإنتاجية.
كيفية تقييم فعالية المنظمة
رصد التقدم أمر بالغ الأهمية لتحقيق نتائج طويلة الأجل. ومع ذلك ، قد يكون تحديد ما إذا كان أسلوبك يعمل أمرًا صعبًا إذا كنت لا تعرف مكان البحث. كيف يمكنك قياس الفعالية التنظيمية إلى جانب مقارنة صافي الربح بسجلات الربح المطلوبة؟
تعد سعادة العميل من أول الأشياء التي يجب مراعاتها. شركة فعالة تقدم لعملائها خدمات عالية الجودة. للعمليات الداخلية تأثير مباشر على جودة الخدمة التي تقدمها الشركة. إذا كنت تريد اكتشاف مدى فعالية شركتك ، فاسأل عملائك.
نهج آخر لتتبع التقدم هو مشاركة القوى العاملة. هل يشارك الموظفون في مهام سير العمل الجديدة؟ هل هم راضون عن أحدث البرامج؟ عندما يؤدي الأشخاص أداءً جيدًا ، تعمل العمليات الداخلية بسلاسة أكبر.
يمكنك تقدير فعالية الهيكل التنظيمي الخاص بك من خلال تحليل سعادة الموظف وأدائه. تعد سعادة الموظفين والعملاء مقاييس أداء مهمة يمكن أن تساعدك على زيادة الفعالية التنظيمية.
إدارة التغيير تعزز الفعالية التنظيمية
كما ناقشنا في هذه المقالة ، فإن الفعالية التنظيمية تدور حول تحقيق أهداف الشركة. قد تحتاج منظمتك إلى التغيير من أجل تحقيق أهدافها. هذا هو المكان الذي تلعب فيه إدارة التغيير.
تستلزم إدارة التغيير التواصل الاستراتيجي والتعاون مع الموظفين لزيادة الحافز. يتم زيادة مشاركة الموظفين من قبل مديري التغيير من خلال الحفاظ على الزخم وتقليل مقاومة التغيير. يشجعون الموظفين ويدربونهم على تبني التغيير.
يجب أن تبدأ إدارة التغيير من الأعلى. وفقًا لتحليل McKinsey حول وجهات نظر CIO ودفع التغيير السريع ، "تزداد فرص نجاح التحول بنسبة 30٪ على الأقل عندما يكون لدى الفريق الأعلى فهم عميق لماهية المرونة وكيف تخلق قيمة."
ضع في اعتبارك أن نهج إدارة التغيير الخاص بك يجب أن يتمحور حول الهيكل التنظيمي. ماذا سيفكر موظفوك في مبادرة التحول؟ سيحدد هذا نهجك بالإضافة إلى أداة وأسلوب الإدارة المثاليين لشركتك.
نبذة عامة
سيساعدك فهم أسباب الفعالية التنظيمية على القيام بعمل أفضل ومساعدة المنظمة على التقدم بعدة طرق ، سواء كنت في القيادة أو القدرة التشغيلية. الفعالية ، على سبيل المثال ، تستلزم تأمين موارد وقدرات قيمة ، وتحسين العمليات ، وإرضاء أصحاب المصلحة ، والتأكد من أن المنظمة تحقق أهدافها. يمكن استخدام كل من هذه الآراء لتقييم فعالية المنظمة وتحسينها ، مما ينتج عنه آلة جيدة التجهيز تفيد موظفيها وأصحاب المصلحة والمساهمين والمجتمع الأكبر الذي تعمل فيه.
مقالات ذات صلة
- تعريف الفعالية وكيفية توسيع نطاق أي عمل في عام 2023
- أهم أمثلة مقاييس الموارد البشرية في عام 2023
- هامش الربح الإجمالي: الصيغة وكيفية حساب هامش الربح الإجمالي
- هيكل الشركة: المعنى وأنواع مختلفة
- المخطط التنظيمي للشركة: المعنى ، والأنواع ، والأمثلة
مراجع حسابات
