هل تبحث عن وظيفة في الإدارة؟ هل لديك ما يلزم لتصبح مدير مكتب؟ مدير المكتب هو منصب رئيسي في أي منظمة وهو مسؤول عن الإشراف على العمليات اليومية للمكتب. في مقالة المدونة هذه ، سنناقش الوصف الوظيفي والمؤهلات والراتب والمهارات وكل شيء آخر تحتاج لمعرفته حول أن تصبح مدير مكتب.
ما هو مدير المكتب؟
مدير المكتب هو الشخص المسؤول عن الإشراف على التشغيل الفعال للمكتب. وهذا يشمل إدارة الموظفين ، وتنظيم الأعمال الورقية وأنظمة حفظ الملفات ، ومعالجة المعاملات المالية ، والإشراف على الصيانة العامة للمكتب. يجب أن يتمتع مديرو المكاتب بمهارات تنظيمية واتصالات ممتازة والقدرة على تعدد المهام. كما يجب أن يكونوا قادرين على التعامل مع المواقف الصعبة بمهنية ودبلوماسية.
الوصف الوظيفي لمدير المكتب
يتضمن الوصف الوظيفي لمدير المكتب مجموعة متنوعة من المهام. الأهم هو إدارة الموظفين. يشمل ذلك تعيين الموظفين وتدريبهم وتقييمهم وتأديبهم. يجب على مديري المكاتب أيضًا إدارة المهام الإدارية مثل حفظ الملفات وحفظ السجلات وغيرها من الأعمال الورقية. كما أنهم مسؤولون عن صيانة المكاتب والإمدادات.
بالإضافة إلى هذه المهام ، فإن مديري المكاتب مسؤولون أيضًا عن الإشراف على المعاملات المالية للمكتب. ويشمل ذلك موازنة الدفاتر وتسوية الحسابات وإعداد التقارير المالية. قد يكونوا مسؤولين أيضًا عن إدارة الميزانيات ، وتطوير الخطط المالية ، وضمان الامتثال للقوانين المحلية وقوانين الولايات.
أخيرًا ، يجب أن يكون مدير المكتب قادرًا على ضمان التشغيل السلس للمكتب والمساهمة في تحسين إجراءات الشركة والعمليات اليومية.
المسؤوليات
تشمل واجبات مدير المكتب ما يلي:
- الصيانة
- البريدية
- معدات
- فواتير
- المهمات
- التسوق والترفيه
- خطة الاجتماعات والمواعيد.
- تنظيم تخطيط المكتب وطلب القرطاسية والمعدات.
- حافظ على المكتب في حالة جيدة وقم بإجراء أي إصلاحات ضرورية.
- عند الحاجة ، تعاون مع الموارد البشرية لتحديث سياسات المكتب والحفاظ عليها.
- تنظيم الإجراءات والعمليات المكتبية
- تنسيق جميع المعدات المكتبية مع قسم تكنولوجيا المعلومات
- إدارة مناقشات العقود والسعر مع بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات وعقود إيجار المكاتب لضمان إصدار فواتير ودفع جميع الأشياء في الوقت المحدد.
- إدارة ميزانية G & A للمكتب وضمان تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب.
- امنح الزوار المساعدة العامة.
- المساعدة في إعداد الموظفين الجدد.
- الرد على استفسارات الموظفين حول مشكلات إدارة المكتب (مثل القرطاسية والأجهزة وترتيبات السفر)
- التواصل مع بائعي إدارة المرافق ، مثل التنظيف والتموين والأمن.
- التخطيط للأنشطة الداخلية أو الخارجية مثل الحفلات والاحتفالات والمؤتمرات.
متطلبات إدارة المكتب
- خبرة في إدارة المكاتب أو الإدارة أو كمساعد.
- فهم واجبات وعمليات وإجراءات إدارة المكتب
- قدرات ممتازة في إدارة الوقت ، بالإضافة إلى القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام
- توجيه التفاصيل وقدرات حل المشكلات
- قدرات ممتازة في الكتابة والتواصل اللفظي
- قدرات تنظيم وتخطيط ممتازة
- مايكروسوفت أوفيس يتقن
- عمليات وإجراءات المحاسبة والبيانات والإدارة الإدارية كلها مطلوبة.
- فهم الأساليب والإجراءات الكتابية
- الإلمام باستراتيجيات وعمليات إدارة الموارد البشرية
- فهم مبادئ الأعمال والإدارة
- معرفة منتجات البرامج المكتبية ومهارات الكمبيوتر
يمكن أن يساعد قسم مهارات السيرة الذاتية المكتوب جيدًا والذي يسلط الضوء على مواهب مدير المكتب ذات الصلة في سيرتك الذاتية على هزيمة نظام تتبع المتقدمين (ATS) ، وهي الخطوة الأولى في جذب الانتباه إلى طلبك. استخدم أفضل قدرات وكفاءات مدير المكتب المدرجة أدناه لمساعدتك في إنشاء سيرة ذاتية فعالة.
مهارات مدير المكتب
- Communication
- التقييم والتحليل
- حكم
- حل القضايا
- اتخاذ قرار
- التنظيم والتخطيط
- إدارة الوقت
- اتجاه التفاصيل
- دقة
- وفد
- تدريب
- مبادرة
- النزاهة
- تكيف
- فريق العمل
- الميزنة
- التوظيف
- الإشراف
- خلق المعايير
- تحسين العملية
- نظام إدارة المستودعات
- إدارة التوريد
- الإبداع
- روح المبادرة
- حفظ السجلات
- النهج
- إجادة مايكروسوفت أوفيس
- تنسيق
- الفواتير
- القدرات الشخصية
- التحفيز
- التقمص العاطفي
- المساعدة الإدارية
تصفيات الفوت
- أثبتت خبرته كمدير مكتب أو مدير مكتب أمامي أو مساعد إداري
- فهم مسؤوليات وأنظمة وعمليات مسؤول المكتب
- إتقان MS Office (MS Excel و MS Outlook ، على وجه الخصوص)
- معرفة عملية بأجهزة المكاتب (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)
- معرفة ببرامج جدولة البريد الإلكتروني مثل Email Scheduler و Boomerang
- مطلوب مهارات ممتازة في إدارة الوقت ، فضلا عن القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل. الاهتمام بالتفاصيل وقدرات حل المشكلات مطلوبة أيضًا.
- قدرات ممتازة في الكتابة والتواصل اللفظي
- عقل مبدع لديه القدرة على اقتراح التحسينات ومهارات التنظيم والتخطيط القوية في بيئة سريعة الخطى
- مطلوب دبلوم المدرسة الثانوية ، ويفضل خبرة كمساعد إداري أو سكرتير.
راتب مدير المكتب
يعتمد راتب مدير المكتب على حجم المنظمة وعدد المهام التي يتحملونها. وفقًا لمكتب إحصاءات العمل ، يبلغ متوسط الراتب السنوي لمدير المكتب 58,000 دولار. يمكن أن يتراوح هذا من 40,000 دولار إلى 90,000 دولار سنويًا ، اعتمادًا على حجم المنظمة وعدد المهام التي يتحملونها.
كيف تستعد للدور
إذا كنت مهتمًا بأن تصبح مدير مكتب ، فهناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتحضير لهذا الدور. أولاً ، يجب أن تحصل على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. يجب أن تكتسب أيضًا خبرة في إدارة المكاتب أو المحاسبة أو الخدمات المالية.
من المهم أيضًا اكتساب الخبرة في برامج الكمبيوتر ، مثل Microsoft Office ، والحصول على فهم جيد للمعاملات المالية. يجب أيضًا أن تأخذ الوقت الكافي لتطوير مهاراتك التنظيمية والتواصلية. أخيرًا ، يجب أن تكون على اطلاع دائم بأحدث الاتجاهات في إدارة المكاتب وأن تكون مستعدًا لمواجهة التحديات الجديدة.
ألقاب أخرى لمدير المكتب
يستخدم لقب مدير المكتب لوصف مجموعة متنوعة من الوظائف. تتضمن بعض هذه العناوين مدير مكتب ومنسق مكتب ومشرف مكتب ومساعد إداري.
يُستخدم لقب مدير المكتب أيضًا لوصف مجموعة متنوعة من الأدوار في عالم الشركات ، مثل المدير الإداري ، ومدير العمليات ، والمدير المالي.
وظائف مدير المكتب
تتمثل الوظائف الأساسية لمدير المكتب في الإشراف على العمليات اليومية للمكتب. وهذا يشمل إدارة الموظفين ، وتنظيم الأعمال الورقية وأنظمة حفظ الملفات ، ومعالجة المعاملات المالية ، والإشراف على الصيانة العامة للمكتب.
يجب أن يكون مديرو المكاتب قادرين أيضًا على التعامل مع المواقف الصعبة باحتراف ودبلوماسية. يجب أن يكون لديهم مهارات تنظيمية وتواصلية ممتازة والقدرة على تعدد المهام.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون مديرو المكاتب قادرين على إدارة الميزانيات وتطوير الخطط المالية وضمان الامتثال للقوانين المحلية وقوانين الولاية. يجب أن يكون لديهم أيضًا فهم جيد لإجراءات المكتب والقدرة على العمل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص.
ماذا يأتي بعد مدير المكتب؟
بعد أن أصبحت مدير مكتب ، هناك العديد من المسارات الوظيفية للتقدم. وتشمل هذه المناصب مثل المدير التنفيذي ، ورئيس العمليات ، والمدير الإداري. تتطلب هذه الوظائف خبرة أكبر وعادة ما تأتي براتب أعلى.
هل مدير المكتب مسؤول؟
لا ، مدير المكتب ليس مسؤولاً. المسؤول هو الشخص المسؤول عن إدارة العمليات العامة للمؤسسة. مدير المكتب ، من ناحية أخرى ، هو المسؤول عن الإشراف على التشغيل الفعال للمكتب. وهذا يشمل إدارة الموظفين ، وتنظيم الأعمال الورقية وأنظمة حفظ الملفات ، ومعالجة المعاملات المالية ، والإشراف على الصيانة العامة للمكتب.
ما هو أصعب دور لمدير المكتب؟
أصعب دور لمدير المكتب هو إدارة الموظفين. يشمل ذلك تعيين الموظفين وتدريبهم وتقييمهم وتأديبهم. يجب أن يكون مديرو المكاتب قادرين أيضًا على التعامل مع المواقف الصعبة باحتراف ودبلوماسية.
ما هي المهارة الأكثر أهمية لمدير المكتب؟
إن أهم مهارة لمدير المكتب هي مهارات التنظيم والاتصال الممتازة. يتضمن ذلك القدرة على تعدد المهام ، وتحديد أولويات المهام ، والتعامل مع المواقف الصعبة بالدبلوماسية. يجب أن يكون لدى مديري المكاتب أيضًا فهم جيد لإجراءات المكتب والقدرة على العمل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكونوا بارعين في برامج الكمبيوتر ، مثل Microsoft Office ، ولديهم فهم جيد للمعاملات المالية.
ماذا تتصل أيضا بمدير المكتب؟
قد يبحث المرشحون الذين يبحثون عن وظائف مدير مكتب أيضًا عن أدوار كمدير مكتب أعمال أو مدير خدمات إدارية. لمساعدة المتقدمين المحتملين في تحديد إعلان وظيفة مدير مكتبك ، استخدم مسميات وظيفية أخرى.
ما هي المعلومات التي يجب أن أضعها في إعلان وظيفتي لمدير مكتب؟
عند إنشاء إعلان وظيفي ، ضع في اعتبارك أنه يجب أن يساعد المرشحين في فهم متطلبات وظيفة مدير المكتب في مؤسستك. لجذب الأفراد المناسبين لشركتك ، قدم تفاصيل حول المتطلبات التعليمية لمدير المكتب ، والمواهب المطلوبة ، والواجبات المخصصة. عند نشر وظيفة مدير مكتب ، ابدأ بإضافة المواصفات الخاصة بك إلى قالب الوصف الوظيفي لمدير مكتبنا لإنشاء قائمة وظائف شاملة ذات مظهر احترافي.
أرباب العمل النموذجيين لمديري المكاتب
يمكن تعيين مدير مكتب من قبل أي شركة لديها أكثر من عدد قليل من الموظفين. من بين أرباب العمل الرئيسيين:
تعد صناديق NHS والجامعات والمؤسسات المالية والحكومات المحلية والجمعيات الخيرية الحكومية المركزية والشركات الصغيرة والمصنعين أمثلة على المستشفيات والمنظمات الصحية.
تُستخدم لوحات العمل المحلية ، وكذلك مواقع العمل الإقليمية والوطنية ، بشكل شائع للإعلان عن الوظائف. يتم نشر الوظائف الشاغرة أيضًا من خلال شركات التوظيف.
في الوظائف المستهدفة ، يمكنك البحث عن وظائف الأعمال والإدارة ، وكذلك الحصول على السيرة الذاتية وإرشادات التطبيق.
وفي الختام
مدير المكتب هو منصب رئيسي في أي منظمة وهو مسؤول عن الإشراف على العمليات اليومية للمكتب. يتضمن الوصف الوظيفي إدارة الموظفين ، وتنظيم الأعمال الورقية وأنظمة حفظ الملفات ، ومعالجة المعاملات المالية ، والإشراف على الصيانة العامة للمكتب. تختلف مؤهلات أن تصبح مدير مكتب من منظمة إلى أخرى ، ولكن معظم أصحاب العمل يحتاجون إلى درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو في مجال ذي صلة. يعتمد راتب مدير المكتب على حجم المنظمة وعدد المهام التي يتحملونها ، لكن متوسط الراتب السنوي هو 58,000 دولار.
أهم المهارات لمدير المكتب هي مهارات تنظيمية واتصالات ممتازة ، والقدرة على تعدد المهام ، والفهم الجيد لإجراءات المكتب والمعاملات المالية. للتحضير لهذا الدور ، يجب أن تحصل على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة واكتساب خبرة في إدارة المكاتب أو المحاسبة أو الخدمات المالية.
إذا كنت تعتقد أن لديك ما يلزم لتصبح مدير مكتب ، فعليك البدء في التحضير لهذا الدور اليوم. من خلال المؤهلات والمهارات والخبرة المناسبة ، يمكنك أن تصبح مدير مكتب وجزءًا رئيسيًا في أي مؤسسة.
مقالات ذات صلة
- إدارة مشروع البناء: دليل المبتدئين للإدارة الفعالة
- نظام إدارة المكاتب: أفضل الخيارات المجانية والمدفوعة في عام 2023
- مدير التسويق: الوصف الوظيفي والرواتب والدليل
- مؤهلات مدير المشروع: ما يجب أن تعرفه ، والخطوات التي يجب اتباعها ، والراتب
- الوكيل المالي: أفضل الممارسات ودليل 2023 المفصل
مراجع حسابات
