ما هي إدارة المكاتب؟ كل ما تحتاج إلى معرفته

جدول المحتويات إخفاء

ما هي إدارة المكاتب؟
أنواع وظائف إدارة المكاتب
عناصر إدارة المكاتب
وظائف إدارة المكاتب الرئيسية
مهارات مدير المكتب
كيف تصبح مدير مكتب
ما هي الوظيفة الخامسة لإدارة المكاتب؟
ما هو الغرض الرئيسي من إدارة المكاتب؟
ما هي الوظيفة الرئيسية السبعة لإدارة المكاتب؟
ما هي أنواع المكتب الثلاثة؟
ما هي الدورة التدريبية الأفضل لإدارة المكاتب؟
وفي الختام
مقالات ذات صلة
مراجع حسابات

إدارة المكاتب مهمة كبيرة مع العديد من أصحاب المصلحة. يتعلق الأمر بأكثر من مجرد توزيع اللوازم المكتبية والقيام بمسؤوليات إدارية أخرى ؛ يتعلق الأمر بضمان عمل مكتبك الحديث وكل من بداخله بشكل جيد معًا. سيختبر هذا الدليل إدارة المكاتب كما يمارسها مديرو المكاتب الحاليون. سننظر في متطلبات وظيفة إدارة المكاتب ، والمهارات اللازمة للنجاح ، وكيف يتغير الدور ، وكيف يمكنك الازدهار في هذا المجال.

ما هي إدارة المكاتب؟

إدارة المكاتب هي وظيفة تركز على زيادة إنتاجية المكتب وكفاءته وظروف العمل. قد يستلزم مجموعة واسعة من المسؤوليات ، مثل إدارة مكان العمل الحديث ، والتعامل مع المعدات المكتبية ، وخلق بيئة مكتبية ترحيبية ، وإدارة ميزانية المكتب ، والترحيب بالزوار والموظفين الجدد في مكان العمل ، وتنظيم الأنشطة في المكتب والأحداث خارج الموقع لموظفي المكاتب والتخطيط وحجز السفر للموظفين وإدارة الاتصالات الداخلية والحصول على أثاث المكاتب والمزيد.

المدير العام هو مسمى وظيفي محدد تختلف واجباته على نطاق واسع بناءً على الصناعة وحجم المنظمة وتكوين الأقسام الأخرى. سواء كنت تعمل في شركة كبيرة أو صغيرة ، فإن إدارة المكاتب ستكون مختلفة إلى حد كبير.

هناك عدة ألقاب محتملة للدور ، بما في ذلك:

مدير مكان العمل
رئيس عمليات المكتب
مدير منشأة
مدير إداري

أنواع وظائف إدارة المكاتب

هناك العديد من أنواع وظائف إدارة المكاتب المختلفة ، لكن المسؤوليات الأساسية لهؤلاء المديرين متشابهة نسبيًا. يمكن لمديري المكاتب في بعض الأحيان تعيين الموظفين وفصلهم وتدريبهم وترقيتهم بالإضافة إلى الإشراف على التشغيل الفعال لإدارة الشركة والتأكد من تقديم الإمدادات الضرورية وأن المعدات المكتبية في حالة جيدة.

# 1. إدارة مكاتب الشركات

يتم تضمين المديرين في كل فرع من فروع الشركة في وظائف إدارة مكاتب الشركة. نظرًا لأن مدير المنطقة (الموجود عادةً في المكتب الرئيسي) يشرف على جميع مديري الفروع الآخرين ، فإن السفر بين مواقع فروع الشركة غالبًا ما يكون عنصرًا رئيسيًا في الوظيفة. يبتكر مديرو مكاتب الشركات أيضًا نماذج تنظيمية جديدة للموارد البشرية وأنشطة التسويق.

# 2. إدارة المكتب الطبي

تتطلب إدارة المكتب الطبي فهمًا شاملاً للتشريح والعمليات المخبرية وقوانين الرعاية الصحية. يعمل مديرو المكتب الطبي عادةً في مكاتب الأطباء ويشرفون على جميع المساعدين الطبيين. تعتبر سرية المريض والتخلص المناسب من النفايات الطبية من الالتزامات الهامة أيضًا.

# 3. إدارة المكتب القانوني

تتطلب أدوار إدارة المكتب القانوني معرفة قانونية فعلية بالإضافة إلى فهم شامل للإجراءات القانونية. مديرو مكتب المحاماة مسؤولون عن المساعدين الإداريين القانونيين للشركة وإدارة كشوف المرتبات وإدارة الموارد البشرية.

# 4. إدارة المكاتب الافتراضية

بدلاً من العمل في شركة واحدة بدوام كامل ، يعمل مديرو المكاتب الافتراضية أحيانًا في عدة شركات أصغر بدوام جزئي. وذلك لأن المؤسسات الصغيرة كثيرًا ما تستعين بمصادر خارجية لوظائف إدارة المكاتب الافتراضية. تتزايد الوظائف عن بُعد بجميع أنواعها ، لذا فإن مديري المكاتب الافتراضية هم بديل جذاب للشركات الصغيرة التي تتطور ببطء والتي لا تتطلب مدير مكتب في الموقع بعد.

عناصر إدارة المكاتب

ركائز الهيكل هي عناصر إدارة المكاتب. إذا كان العمود متينًا ، فيجب أن يكون المبنى كذلك. ونتيجة لذلك ، فإن جوانب إدارة المكتب ضرورية لتشغيل المكتب بكفاءة. المبادئ الرئيسية لإدارة المكاتب هي كما يلي.

# 1. شؤون الموظفين

يتم عمل المكتب في الواقع من قبل موظفي المكتب. في شركة صغيرة ، يكون مدير المكتب عادة مسؤولاً عن اختيار وتعيين موظفي المكاتب. يتم التعامل مع التوظيف من قبل قسم إدارة الموارد البشرية في الشركات الكبرى.

في جميع الظروف ، يجب إكمال العمل المكتبي من خلال توزيع العمل على كل موظف بناءً على كفاءته ، وتوجيه الموظفين لإكمال العمل بمساعدة موارد المكتب في إطار زمني محدد ، والتحكم في تصرفات موظفي المكتب. يجب أن يتم تنفيذ كل هذه المهام من قبل مدير المكتب.

# 2. وسائل

يشار إلى الأدوات المستخدمة في المكتب على أنها وسائل. أقلام الرصاص ، والممحاة ، والورق ، والحبر ، والنماذج المكتبية ، والآلة الكاتبة ، والكمبيوتر ، والطابعات ، والآلات الحاسبة ، وعناصر مماثلة هي أمثلة على الوسائل. تم توفير الأدوات المناسبة في المكتب ويتم استخدامها بأكثر الطرق كفاءة وفعالية من حيث التكلفة لتحقيق الأهداف.

# 3. بيئة

يتم تحديد بيئة المكتب حسب طبيعة العمل. يجب إكمال المهام المكتبية العديدة في جو أو بيئة محددة. يتم إنشاء بيئة عمل والحفاظ عليها لضمان سير العمل المكتبي بسلاسة. يتمثل دور ومهمة مدير المكتب في خلق جو مناسب من خلال تنفيذ العديد من السياسات والممارسات.

# 4. هدف

يجب أن يكون موظفو المكتب على دراية بالهدف الذي يتم من أجله تنفيذ مهمة معينة وكذلك تأثير هذا العمل على أداء الآخرين. يتم تدريس الغرض لموظفي المكتب من قبل مدير المكتب. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن أداء العمل المكتبي لا يؤدي إلى الاستخدام الأكثر كفاءة واقتصادًا لموارد المكتب مع تحقيق الأهداف.

وظائف إدارة المكاتب الرئيسية

فيما يلي بعض المهام التي من المتوقع أن ينجزها موظف إدارة المكتب:

# 1. تخطيط

يعد إنشاء هيكل للمهام المطلوبة لتحقيق أهداف شركتك وظيفة حاسمة لإدارة المكاتب. عندما تفهم تمامًا أهداف شركتك قصيرة وطويلة المدى ، يمكنك التخطيط لمنهجك لتحقيقها. تتمثل الخطوة الأولى نحو عمليات ومراقبة فعالة في التخطيط المفصل وترتيب الاجتماعات.

# 2. تنظيم الموارد

يسير تنظيم الموارد جنبًا إلى جنب مع تحقيق أهداف الشركة من خلال التخطيط. المواد والموظفين والدعم المالي هي أمثلة على هذه الموارد. بعد التخطيط ، فإن المرحلة التالية لمديري المكاتب هي تفويض الوظيفة ، والتي تشمل تحديد المواد المطلوبة وتوزيع تلك المواد على الأفراد المناسبين. يقوم أعظم مديري المكاتب بتنسيق العمل باستمرار للحفاظ على تحرك هذه الموارد نحو أهداف محددة مسبقًا.

# 3. التوظيف

التوظيف هو وظيفة مهمة أخرى لمدير المكتب. يوجه مديرو المكاتب التنفيذية أو يتعاونون مع الموارد البشرية في جميع جوانب التوظيف والتوظيف والمكافآت والترقية والتقاعد.

# 4. الاتصالات

تتطلب إدارة المكاتب اتصالاً فعالاً ، وهو مطلب لكل شركة تعمل بشكل جيد. إذا كان مدير المكتب غير قادر على توصيل احتياجات الشركة لموظفيها بشكل فعال ، فسيكون تحقيق أقصى قدر من الكفاءة أمرًا مستحيلًا. هل غرفة اجتماعات معينة مطلوبة للاجتماعات الأسبوعية لفريق واحد؟

هل لديهم التكنولوجيا اللازمة في هذا المجال؟ تذكر أن التواصل الممتاز ذو اتجاهين. إذا كان مدير المكتب هذا غير قادر على وصف احتياجات شركتك ، فمن المحتمل ألا يكون مدير المكتب هذا مناسبًا لمؤسستك.

# 5. العمل مع تكنولوجيا المعلومات

في الوظيفة ، يعتمد مديرو المكاتب الحديثة بشكل كبير على التكنولوجيا. يجوز لهم استخدام البرنامج في أدوارهم اليومية والمساعدة أيضًا في إدارة البرامج والتكنولوجيا للموظفين. ربما تستخدم مؤسستك برامج إدارة المرافق الرقمية.

يجب تدريب مديري المكاتب على جميع معدات مؤتمرات الفيديو واتصالات Wifi للموظفين والضيوف ، بالإضافة إلى العمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لضمان عمل جميع غرف الاجتماعات بسلاسة.

# 6. تحفيز

الدافع ، وهو جانب معقد للغاية من إدارة المكاتب ، يأتي في نوعين. هناك نوعان من التحفيز: الدافع الداخلي والدافع الخارجي. عندما يكون لدى موظفيك دوافع ذاتية ، تصبح مهمة مدير المكتب أسهل. عندما لا يكونون كذلك ، فإن مهمة إدارة المكتب هي تحفيزهم من الخارج.

يجب أن يلبي هذا الحافز احتياجات القوى العاملة مع كونه تنافسيًا ومنتِجًا وشاملًا للجميع. عندما يقوم الدافع الخارجي بكل هذا ، فمن المرجح أن يقوم موظفو مكتبك بتحسين أدائهم.

مهارات مدير المكتب

قبل كل شيء ، تعد المهارات الشخصية ضرورية لمدير مكتب مختص. يعمل مديرو المكاتب في كثير من الأحيان كحلقة وصل بين العديد من الإدارات ، سواء كان ذلك التواصل بين الإدارة العليا والموظفين ، والموارد البشرية ، والموظفين ، أو الشركة والعاملين الآخرين في المبنى ، مثل موظفي التنظيف.

هذا لا يعني أن المهارات التقنية ليست ذات صلة ؛ يمكنهم بالتأكيد تقديم قيمة. المعرفة الفنية والتعليم ، مثل القدرة على استخدام البرامج أو الوعي بأنظمة العمل ، أصبحت ذات أهمية متزايدة مع تطور دور مدير المكتب.

ومع ذلك ، فيما يلي المهارات الأساسية والواجبات التي يجب على مدير المكتب التركيز عليها:

التنظيمية و مهارات إدارة الوقت ضرورية ، حيث أن عدد الطلبات وتنوعها على الوظيفة يعني أن مديري المكاتب الأكثر تنظيماً فقط هم من سيؤدون أداءً جيدًا.
Iالمهارات الشخصية والقيادية، مما سيسمح لهم بالحفاظ على فريق عمل سعيد ، وترك انطباع أول جيد للزوار ، ونزع فتيل حجج الفريق الصعبة. ستحتاج أيضًا إلى التعاون مع مجموعة متنوعة من الإدارات ، مثل الموظفين الإداريين ووظائف السكرتارية والفرق المالية والموارد البشرية وغيرها.
مهارات التواصل مطلوبة حتى يفهم أعضاء الفريق ما تستعده الإدارة العليا للمستقبل وما يتوقعونه من الموظفين. هذا سوف يستلزم بالتأكيد استخدام PowerPoint.
مهارات التفاوض مطلوبة لتحسين أي اتفاقيات قد تعقدها المنظمة مع مصادر خارجية. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتغيير مباني المكاتب ، فستحتاج إلى أن تكون قادرًا على التفاوض واتخاذ القرارات من أجل تأمين أكبر صفقة لشركتك.

كيف تصبح مدير مكتب

إدارة المكاتب مجال واسع يشمل العديد من الشركات المختلفة. بسبب طبيعة الوظيفة التي يتم أداؤها في تلك الصناعة ، قد تختلف احتياجات المكاتب. ضع في اعتبارك اهتماماتك وخبراتك ومواهبك الخاصة عند البحث عن وظيفة إدارة مكتب.

إذا كنت تستمتع بتنظيم الأشياء والحفاظ عليها بالترتيب ، فقد تجد دورًا أكبر في إدارة المكتب الإداري ليكون مهنة مجزية. فيما يلي بعض الإجراءات التي قد تتخذها لتعزيز حياتك المهنية كمدير مكتب:

# 1. متابعة المؤهلات التعليمية ذات الصلة

قد ترغب في استكشاف متابعة درجات أو دبلومات معينة لمساعدتك في طريقك لتصبح مدير مكتب كجزء من تحديد ما إذا كانت إدارة المكتب مناسبة لك أم لا.

عادة ما يكون مديرو المكاتب حاصلين على درجة علمية في إدارة الأعمال أو غيرها من الشهادات ذات الصلة بالأعمال من الفنون التطبيقية ، والتي تزودهم بالقدرات الأساسية في مجال الاتصال والتنظيم. تعمل أوراق الاعتماد المهنية هذه كأساس للخبرة الموضوعية التي يمتلكها معظم مديري المكاتب.

# 2. تطوير اتصالات وشبكات مهنية جيدة

ستساعدك مقابلة أشخاص جدد في أحداث التواصل والاجتماعات الأخرى في مكان العمل في تحقيق طموحك في أن تصبح مدير مكتب. من خلال مثل هذه التجمعات ، قد تقابل مدير توظيف من شركة ذات منصب مدير مكتب مفتوح. بدلاً من ذلك ، يمكنك مقابلة موظف توظيف يمكنه توصيلك بوظيفتك التالية.

# 3. التسجيل في الدورات

إذا كنت تريد أن تكون مدير مكتب ، ففكر فيما إذا كانت مجموعة مهاراتك الحالية تتطابق مع مجموعة مهارات مدير المكتب. لمعرفة قدرات مدير المكتب ، يمكنك أخذ دروس أو متابعة الشهادات لتحسين ملاءمتك للمهنة.

يتيح لك استثمار الوقت والجهد في نفسك اكتساب المزايا طويلة المدى لتحسين الذات. قد يفضل صاحب العمل المرشح الذي يسعى باستمرار للتحسين على شخص قدراته راكدة.

# 4. فعل داخلي

قد ترغب في استكشاف القيام بتدريبات تدريبية مماثلة في وقت فراغك لمساعدتك في طريقك لتصبح مدير مكتب. قبل الانضمام إلى القوى العاملة ، قد تكتسب خبرة مباشرة في مراقبة كيفية عمل مدير المكتب ، وأنشطة ومسؤوليات مدير المكتب ، وإجراء اتصالات ذات قيمة محتملة.

إذا قمت بعمل جيد خلال فترة التدريب ، فقد يقدم لك صاحب العمل مهنة بدوام كامل بمجرد التخرج.

ما هي الوظيفة الخامسة لإدارة المكاتب؟

تُعرف مهارة إدارة عملية التخطيط والتنظيم والتوظيف والتواصل والتحكم والتنسيق وتحفيز المجموعة ، لا سيما في مكان العمل ، باسم إدارة المكاتب.

ما هو الغرض الرئيسي من إدارة المكاتب؟

تعد إدارة المكاتب على جميع المستويات أمرًا ضروريًا للحفاظ على التدفق المستمر للمعلومات بين الإدارات والموظفين. يتم ذلك للتأكد من أن المنظمة تعمل بسلاسة وأن عمليات الأعمال تعمل بشكل جيد.

ما هي الوظيفة الرئيسية السبعة لإدارة المكاتب؟

من أجل تحقيق أهداف المنظمة ، فإنها تضطلع بالعديد من المسؤوليات مثل التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتنسيق والرقابة. يتم تحديد خارطة الطريق المستقبلية للمكتب من قبل الإدارة. يتخذ قرارات طويلة المدى بشأن نشاط المكتب.

ما هي أنواع المكتب الثلاثة؟

من بين أنواع المكاتب المختلفة:

مكتب خاص.
مكتب عمل مشترك.
المكتب الافتراضي.

ما هي الدورة التدريبية الأفضل لإدارة المكاتب؟

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة الأعمال أو إدارة الأعمال هي بعض مجالات الدراسة التي قد تعدك بشكل أفضل لوظيفة في إدارة المكاتب. ستعلمك هذه التخصصات كيفية إدارة الأموال وزيادة الإنتاج وقيادة المكتب بشكل عام إلى النجاح.

وفي الختام

كل يوم ، يكون مديرو المكاتب من بين الأشخاص الوحيدين الذين يتصلون بكل مستوى من مستويات الموظفين ، سواء رقميًا أو شخصيًا. ستنمو أهمية دور مدير المكتب حيث تستمر ثقافات المكاتب في جميع أنحاء العالم في التوسع والتغيير.

ما هي إدارة المكاتب؟ كل شيئ ترغب بمعرفته