الاتصالات التجارية ضرورية في عالم اليوم. قبل أن يتم إبرام كل صفقة ، تتبادل الشركات العديد من خطابات العمل للاتفاق على مختلف الشروط والأحكام.
كتابة خطابات العمل هي حرفة يصعب التقاطها. ليس عليك فقط معرفة خلفية المرسل إليه ، ولكن يجب أيضًا أن تكون على دراية بنقاط القوة والضعف في الشركة. إن معرفة ذلك سيسمح لك بتقييم المخاطر وإبرام أفضل صفقة تتناسب مع اهتماماتك.
ومع ذلك ، فإن كتابة خطاب منظم جيدًا وجذاب قد يستغرق وقتًا طويلاً. كلما كانت الشركة أكثر ثراءً ، كان عليك إجراء تحليل أعمق. غالبًا ما تكون هذه أقل الوظائف متعة للناس ، لذا يفضلونها شراء دراسة حالة واستمروا في تطوير مهاراتهم في الكتابة التجارية.
مع كل ما قيل ، لماذا لا تزال كتابة رسائل العمل مهمة هذه الأيام؟ لماذا يتعين على الطلاب حضور دروس في الكتابة التجارية ، ناهيك عن كتابة العديد من الأوراق لاجتياز الدورة التدريبية؟ بعد كل شيء ، أليس من الأفضل ترتيب لقاء عبر الإنترنت أو في الحياة الواقعية ومناقشة الأمور؟ بالنظر إلى أن الشركات تحتفظ بمراسلات تجارية ، يبدو أن خطابات العمل تظل مهمة هذه الأيام. فيما يلي الأسباب الرئيسية التي تجعل خطابات العمل لا تزال ضرورية.
ما هي رسائل العمل؟
خطابات العمل عبارة عن أجزاء مكتوبة تناقش الأمور المتعلقة بشكل مباشر أو غير مباشر بشركة المرسل أو المستلم. عادة ما يكون لديهم هيكل مناسب ، وتحية ، وتاريخ ، وعناصر مهمة أخرى. تغطي خطابات العمل مواضيع مختلفة ويمكن أن تكون رسمية أو شبه رسمية.
أهمية خطابات الأعمال
ما يلي مهم للأعمال التجارية الأخيرة.
# 1. تزيد خطابات العمل المكتوبة جيدًا من المبيعات
يجب على كل شركة أن تكتب مقترحات وخطابات متعددة. هم من يحددون خبرة الفريق وكفاءته. كما تظهر جدية الصفقة المقترحة واستعداد الشركة لإغلاقها مهما حدث. يقول رواد الأعمال أنه مع التوسع السريع في التجارة الإلكترونية ، يجب أن يكون العمل منفتحًا ومتواصلًا. تعد كتابة رسائل العمل أو الرد عليها أحد المتطلبات الأساسية لتحقيق النجاح.
# 2. يمكن أن تحسن الرسائل سمعة العلامة التجارية
الحفاظ على السمعة أمر ضروري لأي شركة. يجب أن يكون كل عمل موجهًا نحو العملاء ومستجيبًا للشركات الأخرى - كلاهما ضروري للتأكد من أن الأعمال ذات سمعة طيبة. يمكن للأول تقييم منتج الشركة ومكانتها من خلال شراء أو متابعة محتوى مكتوب ، مثل المعلومات المقدمة على موقع الويب ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، والتقارير ، والنشرات الإخبارية ، وما إلى ذلك.
مع الشركات الأخرى ، الأمر مختلف بعض الشيء. بخلاف ما تم ذكره ، يحتاج العمل إلى التواصل مع الشركات الأخرى ، بغض النظر عما إذا كانت تتعاون أم لا. الطريقة الوحيدة لتحقيق ذلك هي من خلال الرسائل التجارية ، سواء كانت رسائل بريد إلكتروني أو مرسلة بالبريد.
# 3. تعمل خطابات الأعمال على تقوية الشركة وفعاليتها وإنتاجيتها
القدرة على الرد السريع على الرسالة هي المهارة التي يجب أن يتمتع بها كل عمل. لا يمكنها فقط زيادة الوعي بالعلامة التجارية بين الشركات ، ولكن يمكنها أيضًا أن تجعل الشركة لاعباً رئيسياً في السوق. إلى جانب ذلك ، يمكن أن يعزز كفاءة الشركة ويحسن تنظيمها.
انظر ، رسائل العمل والاتصالات تحدث على جميع مستويات الشركة ، وليس فقط بين الرؤساء التنفيذيين والموظفين رفيعي المستوى. لذلك ، من المهم للغاية اكتساب مهارات كتابة أعمال جيدة ، بغض النظر عن منصبك. سيسمح لك بالتواصل مع الإدارات الأخرى وتجنب أي سوء فهم.
# 4. تساعد الرسائل في البقاء على اتصال مع الشركات الأخرى
وغني عن القول ، هناك منافسة شرسة هناك. تتنافس العلامات التجارية مع بعضها البعض وتندمج وتختفي. عندما تكون رائد أعمال ، يجب أن تفكر في خطوتين للأمام وتقييم المخاطر التي قد تأتي من الجانب الأقل توقعًا.
يعد امتلاك مجموعة من الأذنين الإضافية فكرة جيدة لمعرفة ما إذا كان عملك على ما يرام أم أن هناك شيئًا قادمًا. إنه فوز للآخرين أيضًا. لكن للوصول إلى اتفاق يحظى بدعم كل طرف ، عليك أن تكتسب الثقة أولاً. وللقيام بذلك ، يجب أن تكون قادرًا على كتابة خطابات عمل مقنعة ومثيرة للتفكير.
قد يستغرق إتقان هذه المهارة بعض الوقت. ولكن بمجرد الحصول عليها ، سينتهي بك الأمر إلى وجود شركاء متعددين وتبادل الروابط المهمة.
# 5. أرشفة خطابات الوجود التجاري
سبب آخر يوجه الموازين لصالح مهارات الكتابة التجارية الجيدة هو أنه يوثق وجود الشركة بأكملها. الوثائق المكتوبة تشبه فلسفة الشركة ووجهات نظرها. تساعد خطابات العمل جيدة التنظيم والغنية بالمعلومات وغير المتحيزة في تطوير الشركة وتوسيع وجودها وحل المشكلات.
بالإضافة إلى ذلك ، تعمل الرسائل كدليل. كما ذكرنا ، نحن نعيش في عالم يأكلون فيه الكلاب. لذلك لا ينبغي أن يفاجئك أن التسريبات يمكن أن تكون ممكنة. لكن لا داعي للقلق بشأنهم. لن تهز خطابات العمل اللباقة سمعتك بأي حال من الأحوال.
أنواع خطابات الأعمال
تغطي خطابات العمل عدة أنواع من الاتصالات الكتابية. يحدث داخل وخارج الشركة. خطابات الأعمال المختلفة لها أغراض مختلفة. ومع ذلك ، فإن الأكثر شيوعًا هي:
- تغطي الرسائل
- رسائل توصية
- خطابات المبيعات
- المذكرات
- رسائل الاستفسار
على الرغم من أن الأنواع المذكورة أعلاه تهدف إلى توصيل رسالة مختلفة ، إلا أنها تتضمن مكونات تنسيق قياسية ، مثل:
- عنوان
- التاريخ
- وعنوان المتلقي
- تحية
- الجسم
- إغلاق
- تدوينات النهاية
هناك العديد من الأسباب التي تجعل كتابة خطابات العمل أمرًا ضروريًا هذه الأيام. أكثر من ذلك ، تعتبر الرسائل أداة تواصل أساسية. إنها تساعد في الوصول إلى شركات أخرى ، والعمل على صفقات مربحة ، و / أو ببساطة التواصل مع شركات أخرى.
تعد كتابة خطابات العمل أمرًا مهمًا أيضًا للتواصل مع الزملاء داخل الشركة. تعمل خطابات العمل الدقيقة والمباشرة على زيادة الإنتاجية والقضاء على سوء التواصل بين أصحاب العمل. لذلك ، من الأهمية بمكان كتابة خطابات عمل لجعل شركتك تزدهر.
الأسئلة الشائعة
لماذا الرسائل لا تزال مهمة في الوقت الحاضر؟
يتم توثيق الأحداث والمعلومات الهامة بشكل جيد وتسجيلها بالحروف. قد تكون أيضًا بمثابة دليل قانوني مقبول في المحكمة.
لماذا نكتب خطابات عمل؟
عادةً ما يتم استخدام خطاب العمل لطلب المعلومات أو توفيرها ، والإبلاغ عن معاملة ، و / أو بدء حوار أو مواصلته ، و / أو إعادة صياغة الاتفاقيات السابقة.
لماذا الكتابة مهمة؟
تعلمنا الكتابة مهارات الاتصال والتفكير النقدي. الكتابة تكشف من نحن كأفراد. كما أنه يجعل تفكيرنا وتعلمنا واضحًا ودائمًا. تعمل الكتابة على تحسين قدرتنا على توضيح وصقل أفكارنا لأنفسنا وللآخرين.
مقالات ذات صلة
