بالنسبة لأي عمل تجاري، تعتبر زيادة الفعالية التشغيلية جهدًا مستمرًا. مع تغير الأسواق والمنافسة والتكنولوجيا والعملاء، يجب على الشركات التكرار باستمرار لزيادة الهوامش وخفض التكاليف وتحسين الجودة. على الرغم من أن الأمر ليس بسيطًا، إلا أن هناك تقنيات لزيادة الكفاءة التشغيلية بشكل شامل في جميع المجالات في الشركة. لذا، سنحرص في هذه المقالة على توفير كافة المعلومات الضرورية التي تحتاجها فيما يتعلق بالكفاءة التشغيلية.
ما هي الكفاءة التشغيلية؟
كفاءة التشغيل هي استخدام الوقت والأشخاص والمعدات والمخزون والمال بأكبر قدر ممكن من الفعالية لدعم الأعمال. الشركات الفعالة تكون أصغر حجما، وأكثر مرونة، وأكثر نجاحا. من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن الكفاءة التشغيلية تنطبق فقط على الشركات الصناعية وتدور حول الاستثمار في آلات أكثر تقدمًا وأسرع.
الشركة أو الاستثمار الأكثر ربحية يكون أكثر كفاءة من الناحية التشغيلية. وذلك لأن الكيان يمكنه توفير دخل أو عوائد أكبر من البديل لنفس المال أو أقل.
الاعتراف بالفعالية التشغيلية
غالبًا ما تكون تكاليف المعاملات الاستثمارية هي محور الكفاءة التشغيلية في أسواق الاستثمار. تتمتع البورصات الأكثر ربحية بأكبر الهوامش، مما يعني أنه يجب على المستثمر أن يدفع أقل مبلغ لتحقيق أكبر قدر من المال.
وبالمثل، تريد الشركات إنتاج منتجاتها بأقل تكلفة ممكنة لتحقيق أكبر هامش ربح إجمالي. في أغلب الأحيان تقريبًا، يمكن لوفورات الحجم أن تزيد من الكفاءة التشغيلية. قد يستلزم خفض رسوم السهم في سوق الأوراق المالية شراء أسهم إضافية من الاستثمار بتكلفة تداول محددة.
غالبًا ما تكون الأسواق التنافسية نتيجة للأسواق ذات الكفاءة التشغيلية. إن التنظيم الذي يهدف إلى تنظيم الرسوم لحماية المستثمرين من النفقات المرتفعة قد يؤثر أيضًا على الأسواق ذات الكفاءة التشغيلية.
كيفية زيادة الفعالية التشغيلية
إذا لاحظت أشياء مثل تناقص الأرباح، أو صعوبة في تلبية الطلب، أو حتى خسائر في الإيرادات، فقد تعتقد، مثل العديد من أصحاب الأعمال، أن هناك أوجه قصور في عملياتك.
والخبر السار هو أن تعزيز الكفاءة التشغيلية يمكن أن يؤدي إلى زيادة الإنتاجية بسرعة.
عادةً ما تمر تمارين تحسين الكفاءة التشغيلية بهذه الخطوات.
#1. التعرف على العملية الخاصة بك
إن معرفة العملية التي تقوم بها هي الخطوة الأولى الأكثر أهمية في أي استراتيجية لتحقيق الكفاءة التشغيلية. ما لا تعرفه لن يساعدك على التحسن. ابدأ بالتحقيق في كل جانب من جوانب مؤسستك وتحليل الأقسام العديدة لشركتك. استخدم عمليات التدقيق وتحليل بيانات الأداء لمعرفة المزيد حول العمليات والهدر ومجالات التحسين.
#2. إنشاء خطة عمل وتحديد أولويات المشاريع.
سيقوم تقييم الحالة الحالية بعد ذلك بإنشاء قائمة أولويات بالإصلاحات التي سيكون لها التأثير الأكبر على معالجة الأسباب الرئيسية للمشكلات.
ويمكن تقسيم المشاريع إلى فئتين:
انتصارات سريعة
ويمكن تحقيق ذلك في غضون الأسابيع الأربعة المقبلة أو نحو ذلك. إن تكليف ما يصل إلى ثلاثة من كبار الموظفين بالمسؤولية والسلطة لإحداث تغييرات إيجابية وتشغيلهم بشكل متزامن أمر مفيد.
المشاريع التي سيتم الانتهاء منها خلال الستة إلى الاثني عشر شهرًا القادمة
يمكن أن تؤثر هذه التطورات على العديد من الإدارات أو وحدات الأعمال على مستوى المؤسسة. من المهم تحديد جميع الأطراف المعنية ومنحهم السلطة لاقتراح التحسينات وتنفيذها.
ينبغي وضع خطة عمل تحدد من سينفذ كل مبادرة، وتاريخ الانتهاء، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أو المعالم الرئيسية لتتبع التقدم والأثر لكلا المشروعين.
#3. إدخال الأدوات الإلكترونية
عند البدء في طريقها نحو الكفاءة التشغيلية، يجب على الشركات أن تأخذ في الاعتبار التكنولوجيا الرقمية 4.0. تعد لوحات معلومات التصنيع الرقمية، التي تقدم تصويرًا مرئيًا في الوقت الفعلي لمقاييس الأداء، أحد الأمثلة على هذه التقنيات. يمكنك استخدام هذه البيانات لتحديد الأسباب الأساسية لحالات التوقف غير المجدولة والرفض والتحقيق فيها أو لإخطار الموظفين الرئيسيين بالظروف التي تحتاج إلى اهتمامهم العاجل.
نوع آخر من البرامج الضرورية لشركات التصنيع هو نظام الإدارة اليومي. فهو يمكّن المديرين من التحقق بانتظام من حالة المشروع أو النشاط أو العملية. إلى جانب المساعدة في أتمتة سير العمل وتوضيح الأدوار والمسؤوليات، يمكن أن يساعد أيضًا في تعيينات المهام والتذكيرات.
يمكنك زيادة المرونة والكفاءة من خلال إبقاء الجميع على اطلاع. يمكنك أن تكون أكثر ذكاءً وسرعة في الاستجابة لعوامل السوق هذه عندما يتغير السوق أو يقلل المنافسون من أرباحك. ولا يمكن أن يحدث ذلك إلا عندما تستخدم جميع الأطراف معلومات محدثة. تبسيط الاتصالات عبر الإدارات ومع العملاء في الخارج أيضًا.
#5. اختيار مؤشرات الأداء المناسبة
ستحتاج إلى أهداف أداء طموحة وعملية في نفس الوقت للوصول إلى أهداف الإنتاج الخاصة بك. الأهداف الواقعية هي المحفز لثقافة الكفاءة التشغيلية.
إن تحديد الأهداف يفيد الشركات بجميع أنواعها العاملة في قطاعات التصنيع أو التوزيع أو الخدمات.
#6. ضع التغيير موضع التنفيذ واستمر في التحسين
كثيرًا ما يعارض موظفو الشركة التغييرات. من الضروري تزويد فريقك بالوقت والأدوات والمساعدة (مثل المعرفة والتدريب) التي يحتاجونها للنشر الناجح، مثل:
الحصول على الاشتراك
صف كيف سيؤدي التعديل إلى حل المشكلات وتبسيط حياتهم وإنتاج المزيد من العملاء الراضين. ويجب أن يشعر الموظفون أن التغيير سيكون مفيدًا، وفقًا للخبراء. لا شيء إيجابي يأتي من التغيير من أجل التغيير.
يجتمع بشكل متكرر
عقد اجتماعات منتظمة للفريق لمحاسبة الجميع والتعرف على الإنجازات وتحديد مجالات التطوير. تعقد العديد من الشركات اجتماعًا سريعًا كل يوم لمدة تتراوح من 10 إلى 15 دقيقة. يمكن إجراء هذه المناقشات مرتين يوميًا، في بداية الوردية وأثناء الغداء، لمساعدة الفرق على التكيف بسرعة في الأزمات.
تحديث الخطة
بمجرد الانتهاء من خطة العمل، كرر العملية لإنشاء خطة عمل جديدة لمدة ستة إلى اثني عشر شهرًا. وهذا يعزز ثقافة التطوير المستمر.
#6. التأكيد على تدريب الموظفين
يعد التدريب أمرًا بالغ الأهمية لضمان معرفة موظفيك بأحدث التقنيات في مجال عملك. إن إبقاء موظفيك مدربين جيدًا على أنظمتك وعملياتك سيمكنهم من تشغيلها بشكل أكثر فعالية.
هناك أيضًا مبدأ العمل المتمثل في التحسين المستمر، والذي لا يستقر أبدًا على الوضع الراهن ويبحث دائمًا عن طرق لتقليل الهدر. يجب أن يقبل عملك هذا. وهذا يستلزم البحث المستمر عن تحسينات متواضعة وجوهرية على مستوى الشركة. يمكن أن تؤثر التغييرات الصغيرة بشكل كبير على الجودة والتكلفة والجداول الزمنية للإنتاج.
#7. تحسين الأساليب الخاصة بك
إن مراجعة وتحسين إجراءاتك، التي تشكل أساس الكفاءة التشغيلية، هو إجراء إضافي. ولهذا السبب تعتبر الأتمتة بالغة الأهمية؛ فقد يؤدي إلى تسريع العمليات المتكررة، مثل الإجراءات الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي يمكن تشغيلها آليًا (مثل الفواتير، وعروض الأسعار، وصياغة المقترحات، وإعداد التقارير). كما ناقشنا سابقًا، يجب عليك مراجعة عملك للتأكد من أنك تتحسن.
#8. خذ إستراتيجيتك المالية في الاعتبار
وبطبيعة الحال، يجب أن تتضمن الكفاءة التشغيلية استراتيجية مالية. يمكنك إجراء تحليل السبب الجذري، وسرد كافة التكاليف المرتبطة بإنشاء البضائع الخاصة بك ومراجعة مراكز التكلفة. استثمر في مشاريع قصيرة المدى (عمالة إدارية أقل، وتخطيط أقل، والتزام مالي أقل) للحفاظ على ربح جيد وثابت لعملك. ابذل قصارى جهدك لتجنب العمل بأقل هوامش الربح.
كيفية حساب الكفاءة التشغيلية
إن صيغة حساب الكفاءة التشغيلية واضحة ومباشرة. على الرغم من أنه يمكن أن يكون من السهل قياسه، إلا أنه صعب. لكن الجهد جدير بالاهتمام. تعد الفعالية التشغيلية مقياسًا رائعًا للأداء؛ كلما كان أعلى، كلما قلت تكلفة كسب نفس المبلغ من المال.
تعد الأتمتة أداة رائعة لتحسين الكفاءة التشغيلية للشركة. إنه يمنع إهدار الموارد باهظة الثمن، ومع ذلك فإن تقليل الهدر وتعزيز الكفاءة سيفيد النتيجة النهائية للشركة. سواء كنت تعمل في شركة كبيرة أو شركة صغيرة، هناك دائمًا مجال لتحسين الكفاءة التشغيلية. يجب أن تكون قادرًا أولاً على قياسه.
#1. صيغة الكفاءة التشغيلية
وكما ذكرنا، هناك صيغة بسيطة للفعالية التشغيلية. يتم ببساطة إضافة تكاليف تشغيل الشركة، ويتم تقسيم الإيرادات بأكملها على هذا المبلغ.
إجمالي الإيرادات / مصاريف التشغيل = الكفاءة التشغيلية
دعونا نستخدم Acme Widgets كمثال. فكر في شركة تبلغ تكاليف تشغيلها 100,000 دولار أمريكي وإيراداتها السنوية مليون دولار أمريكي. الكفاءة التشغيلية في هذا الرسم التوضيحي للكفاءة التشغيلية هي 1.
#2. نسبة الكفاءة التشغيلية
تأخذ نسبة الكفاءة التشغيلية مثالنا التشغيلي من الأعلى وتحوله إلى نسبة مئوية. بعد قسمة نفقات التشغيل على إجمالي المراجعة، يمكنك ببساطة تقدير ذلك عن طريق ضرب النتيجة في 100.
نسبة الكفاءة التشغيلية = مصاريف التشغيل / إجمالي الإيرادات × 100
ستكون نسبة الكفاءة التشغيلية 10 أو 10% في مثالنا للكفاءة التشغيلية. يوضح هذا المثال كيف يمكنك تقليل معدل الكفاءة التشغيلية لديك مع الاستمرار في توليد نفس القدر من الدخل أو بشكل أكثر فعالية من حيث التكلفة. الأرقام موثوقة. ستزيد الكفاءة التشغيلية لشركتك واستدامتها كلما انخفض معدل الكفاءة التشغيلية لديك.
#3. الكفاءة مقابل الإنتاجية
تُستخدم الإنتاجية لقياس الإنتاج ويتم التعبير عنها عادةً بعدد معين من الوحدات لكل وحدة زمنية، مثل 100 وحدة في الساعة. وبدلاً من التركيز فقط على كمية المنتجات المنتجة، فإن الكفاءة في التصنيع تأخذ في الاعتبار في كثير من الأحيان تكاليف الإنتاج لكل وحدة.
يمكن أن يتضمن تحليل وفورات الحجم أيضًا مقارنة الإنتاجية والكفاءة. لتحقيق وفورات الحجم الفعالة، تهدف الكيانات إلى تعظيم مستويات الإنتاج. وهذا يقلل من تكاليف كل وحدة ويعزز عوائد كل وحدة.
هل الكفاءة التشغيلية استراتيجية؟
يعد التخطيط ضروريًا للاستراتيجية، بما في ذلك تطوير الميزانيات المالية وميزانيات المشاريع وتقديرات النمو التي يمكن للأقسام استخدامها للحفاظ على العمليات. تنفيذ التخطيط الاستراتيجي هو الكفاءة التشغيلية.
- تكامل البرامج: ما هو وكل ما يجب معرفته
- ناقل الحركة اليدوي أم ناقل الحركة الأوتوماتيكي: أيهما أفضل وأكثر موثوقية؟
- التطبيقات العقارية: أفضل 11 تطبيق لعام 2023
- كيفية قص الصور في برنامج فوتوشوب: 4 طرق سريعة وسهلة
- أفضل السيارات الهجينة الفاخرة لعامي 2023 و 2024
مراجع حسابات
