في هذا العصر الرقمي ، يتوقع الناس أن يتمكنوا من الوصول إلى مستنداتهم الحيوية في أي وقت وفي أي مكان. الطريقة الأكثر فعالية لجعل هذه العملية أسهل إلى حد كبير هي استخدام أنظمة إدارة المستندات. لا يمكن المبالغة في التأكيد على فوائد أنظمة إدارة المستندات هذه ، لأنها تساعدك على إدارة المستندات وتخزينها لتمكينك من الوصول إليها في أي وقت تريده. في هذا الدليل ، سنلقي نظرة على قائمة بأفضل برامج أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ومفتوحة المصدر لمساعدتك على إدارة مستنداتك بفعالية. واصل القراءة.
ما هي إدارة الوثائق؟
إدارة المستندات هي العملية التي تدير بها الشركات المستندات الإلكترونية وتتبعها.
تتوفر إدارة المستندات الآن في مجموعة متنوعة من التكوينات التي تتراوح من تطبيق صغير قائم بذاته إلى عمليات التثبيت واسعة النطاق على مستوى المؤسسة والتي تتضمن وظائف نموذجية لملء المستندات.
هذه الخصائص هي كما يلي:
- موقع التخزين
- مراقبة الدخول والأمن
- الفهرسة والتدقيق
- البحث والاسترجاع والتصنيف
- التكامل مع برامج سطح المكتب
نظم إدارة الوثائق
تشير أنظمة إدارة الوثائق إلى إدارة المستندات الإلكترونية وبرامج الوصول.
أنواع أنظمة إدارة الوثائق
- إدارة المحتوى
- إدارة تتابع الأعمال
- إدارة السجلات
- تصوير الوثيقة
- إدارة محتوى المؤسسة
مثال على أنظمة إدارة الوثائق
مثال على نظام إدارة المستندات هو قارئ PDF الذي يسمح لك بتخزين ملفاتك والوصول إليها في وضع عدم الاتصال.
نظم إدارة الوثائق الإلكترونية
أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) هي برامج تنظم وتخزن أنواعًا مختلفة من المستندات. هذا نوع أكثر تحديدًا من نظام إدارة المستندات ، وهو نوع أكثر عمومية من نظام التخزين يساعد المستخدمين في تنظيم وتخزين الورق أو المستندات الرقمية. يشير EDMS إلى نظام برمجي يدير المستندات الرقمية بدلاً من المستندات الورقية ، بينما قد تتعامل هذه الأنظمة أيضًا مع النسخ الممسوحة ضوئيًا رقميًا من المستندات الورقية الأصلية في بعض الحالات.
يسمح برنامج أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) بالتخزين المركزي لعدد كبير من المستندات الرقمية. تتضمن العديد من هذه الأنظمة أيضًا وظيفة استرداد المستندات. لكي يكون نظام إدارة المستندات الإلكترونية فعالاً ، يجب أن يتضمن المكونات التالية:
- استيراد: تفتح هذه الوظيفة مستندًا جديدًا في النظام.
- التخزين: للاحتفاظ بملفات النظام واستخدام التخزين.
- الهوية: لاسترداد المستندات بدقة عن طريق تعيين الفهارس.
- تصدير: لإزالة الكائنات من النظام ، قم بتصديرها.
- أمان كلمة المرور على ملفات محددة للمستخدمين المسموح لهم.
فوائد استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية
قد يكون تحويل الجبال الكبيرة من المستندات الورقية إلى رقمية أمرًا مخيفًا. من ناحية أخرى ، تمنح الشركات التي تستثمر في نظام إدارة المستندات الإلكترونية نفسها الأساس للمساعدة في تسريع سير العمل وتوسيع نطاق الإجراءات التجارية الهامة. فيما يلي الفوائد الرئيسية لبرامج أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) لعملك ، بالإضافة إلى زيادة إنتاجية الأعمال.
# 1. تقليل مساحة التخزين
أسعار العقارات التجارية آخذة في الارتفاع ، وكذلك تكلفة تخزين المستندات الورقية. يعد نظام DMS المستند إلى البرامج والذي يمكن أن يلغي الحاجة إلى خزائن الملفات والصناديق وصناديق التخزين رصيدًا رائعًا لأي عمل لأنه يحرر مساحة مكتبية قيمة. غالبًا ما يمكن الاحتفاظ بنسخ ورقية من المستندات في مواقع أقل تكلفة ، مثل مستودع أو قبو خارج الموقع.
# 2. زيادة الأمن
يعد أمان المستندات أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات من جميع الأحجام لحماية البيانات الحساسة. يسمح DMS بمزيد من التحكم في المعلومات الهامة ، ويمكن إدارة الوصول إلى المستندات على مستوى المجلد لمجموعات أو أشخاص مختلفين. كما يتتبع نظام إدارة الوثائق (DMS) من قام بعرض المستند ، ومتى تم الوصول إليه ، وكيف تم تحريره. المستندات التي تتم إدارتها يمكن تتبعها بدرجة كبيرة ويمكن تسميتها لتمكين التحذيرات الآلية.
# 3. امتثال تنظيمي أفضل
يمكن أن تكون متطلبات الامتثال لوثائق معينة معقدة نوعًا ما. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى غرامات وإلغاء الترخيص ، وفي بعض الحالات ، توجيه اتهامات جنائية. Sarbanes Oxley و HIPAA هما قاعدتان تنظيميتان فيدرالية وحكومية تتطلبان إرشادات أمنية وخصوصية صارمة. تعمل حلول إدارة المستندات على تقليل احتمالية عدم الامتثال. يمكن أتمتة جداول الاحتفاظ بالسجلات ، على سبيل المثال ، ويمكن تصنيف السجلات الجديدة والاحتفاظ بها بسهولة أكبر.
# 4. استرجاع المستندات أصبح أمرًا بسيطًا
قد يستغرق البحث عن الأوراق واسترجاعها وقتًا طويلاً - ونعلم جميعًا أن الوقت هو المال. يقضي الموظف العادي في المكتب من 30٪ إلى 40٪ من يومه في البحث عن المستندات المطبوعة ، بينما تنفق الشركات 20 دولارًا في المتوسط لتقديم مستند ، و 120 دولارًا على العثور على مستند غير صحيح ، و 220 دولارًا على إعادة إنتاج مستند مفقود. هذه النفقات المهدرة لإدارة المستندات تحد من ميزانية المؤسسة ، وتعيق الإنتاجية ، وتحد من قدرتها على النمو.
# 5. تحسين التعاون
يبسط نظام إدارة المستندات المتقدم إلى حد كبير القدرة على الوصول السريع إلى المحتوى والتعاون. يمكن الوصول إلى المستندات التي تم الحصول عليها من مصادر مختلفة من مجموعة متنوعة من المواقع. يتيح التصوير الإلكتروني مشاركة المستندات عبر الشبكة عبر البريد الإلكتروني أو الإنترنت. يزيد نظام إدارة الوثائق (DMS) من وضوح العمليات التجارية ويسمح بتحسين مراقبة سير العمل. يمكن منح المستخدمين الخارجيين الذين لديهم إذن الوصول ومراقبته.
# 6. أفضل التعافي من الكوارث والنسخ الاحتياطي
يجب تضمين نسخة احتياطية للبيانات وخطة استعادة البيانات في حالة الكوارث في كل حل لإدارة المستندات. يتم حفظ المستندات الورقية من الحريق والفيضانات والكوارث الأخرى باستخدام الأرشفة الرقمية كنسخة احتياطية. الوثائق في نظام إدارة الوثائق يمكن تتبعها بشكل كبير ويمكن تتبعها باستخدام مجموعة متنوعة من المعايير. تقلل إمكانيات تتبع المستندات من احتمالية الخطأ في ضبط المستندات أو فقدها بعد قراءتها.
# 7. زيادة الإنتاجية
الوقت ثمين ، ونظام إدارة الوثائق (DMS) يوفر الوقت ، والذي غالبًا ما يترجم مباشرة إلى إنتاج أعلى. يمكن أن يؤدي استرداد المستندات بشكل أسرع وأكثر كفاءة إلى تحسين معنويات الموظفين ورضا العملاء. علاوة على ذلك ، حلول إدارة المستندات قابلة للتطوير لاستيعاب الاحتياجات المتطورة لأي مؤسسة. يوفر نظام إدارة المستندات الإلكتروني القوي للشركات عددًا من الفوائد غير الملموسة ، بما في ذلك:
- مرونة
- القدرة التنافسية
- تحسين العلاقات مع العملاء
- الهدوء العقلي
أكثر أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية شيوعًا
دعنا نلقي نظرة على بعض من أبرز برامج أنظمة إدارة المستندات المستخدمة بشكل شائع للتخلص من الوثائق الورقية وزيادة أداء المؤسسة المستند إلى المستندات.
# 1. ClickUp
يتضمن ClickUp أدوات لإنشاء المستندات ومواقع wiki وقواعد المعرفة ، من بين أشياء أخرى:
- لديه القدرة على تعديل النص.
- يتيح التعاون من خلال التحرير متعدد اللاعبين.
- لديها خيارات لمشاركة المستندات وأذونات محددة.
- يوفر ميزات تمييز النص لإضافة التعليقات إلى المستندات.
# 2. ورقة ذكية
Smartsheet عبارة عن نظام أساسي لإدارة المستندات تم تصميمه خصيصًا لتلبية احتياجات ومتطلبات عملك.
يتيح البرنامج للمستخدمين تخطيط العمل وإدارته والتقاطه وإعداد تقرير عنه من أي مكان.
يوفر البرنامج لفرق العمل لوحة تحكم مرئية حية حيث يمكنهم التعاون عن بُعد في وظيفة معينة.
يمكن للمستخدمين الإبلاغ عن المؤشرات الهامة ورؤية التقدم في الوقت الفعلي في أنشطتهم.
تعمل Smartsheet على أتمتة سير العمل بكفاءة لإبقاء كل أعضاء الفريق على اطلاع ومشاركين أثناء عملهم لإكمال مهامهم على النظام الأساسي.
# 3. مساحات العمل الجماعي
توفر Teamwork Spaces برنامج إدارة المستندات المليء بالميزات التي تجعل إدارة المهام أسهل.
يمكنك تحرير مشاريعك في بيئة تعاونية في الوقت الفعلي مع زملائك باستخدام البرنامج.
يمكنك دمج الأفلام والصور والمخططات في مستنداتك لجعلها أكثر جاذبية.
بمساعدة الأذونات الشاملة وأدوات إدارة المستخدم ، يمكنك التحكم في من لديه حق الوصول إلى أي أجزاء من المستند.
يوفر النظام الأساسي أيضًا مجموعة كبيرة من الخيارات لمساعدة المستخدمين في التعاون دون عناء عبر الفرق وتلقي ملاحظات العملاء.
# 4. Monday.com
Monday.com هو برنامج إدارة مستندات قائم على السحابة يوفر لك جميع الأدوات التي تحتاجها لمركز مشروعك والتخطيط له من البداية إلى النهاية.
يمنحك النظام الأساسي نماذج قابلة للتخصيص يمكنك استخدامها لإنشاء الأشياء بسرعة.
كما أنه من السهل جدًا استخدام موقع Monday.com لأتمتة موافقات وأنشطة المشروع.
يمكنك أيضًا التعاون مع أعضاء فريقك في مستند في الوقت الفعلي باستخدام النظام الأساسي. في المستند ، يمكنك الدردشة وتعيين التغييرات وتمييز الأفراد أو المجموعات.
توفر لك لوحة معلومات المشروع معلومات مفصلة ومقاييس ورؤى حول عملك.
علاوة على ذلك ، يمكن استخدام البيانات في الوقت الفعلي التي يوفرها موقع Monday.com بخصوص عملك لإدارة مخاطر المشروع ومراقبتها وإزالتها.
رقم 5. HubSpot
ستكون إدارة مستندات المبيعات HubSpot وبرامج تتبع المبيعات مفيدة لإنشاء مكتبة محتوى مبيعات للفريق بأكمله. يمكن أن يمكّنك من مشاركة المستندات من صندوق بريد Gmail أو Outlook. سيُعلمك أيضًا عندما يتفاعل العملاء المحتملون مع المحتوى الذي تقدمه لهم. بالإضافة إلى ذلك ، سيكشف عن كيفية مساعدة محتوى المبيعات في عملية البيع الخاصة بك ومدى تكرار استخدام المحتوى من قبل الفريق.
تقدم HubSpot برنامج مبيعات الكل في واحد مع العديد من الميزات مثل تتبع البريد الإلكتروني وجدولة البريد الإلكتروني وأتمتة المبيعات والدردشة الحية والتقارير والمزيد.
# 6. pCloud
يمكنك تكوين أذونات المجموعة ومستويات الوصول الفردية في pCloud. يمكنك أيضًا تقييد الوصول إلى البيانات عبر المجلدات المشتركة. يسمح لك pCloud أيضًا بترك تعليقات على الملفات والأدلة. يحتفظ بسجلات شاملة لنشاط الحساب ويجعل أي نسخة سابقة من ملفاتك متاحة لك. يتضمن إدارة الملفات والمشاركة والتأمين وإصدار الملفات والنسخ الاحتياطي للملفات وميزات إدارة الأصول الرقمية.
# 7. في الهواء الطلق
إنها ECM مجانية ومفتوحة المصدر توفر إدارة المستندات والتعاون والمعرفة وإدارة محتوى الويب وإدارة التسجيلات والصور ومستودع المحتوى وسير العمل.
وهو يدعم نظام ملفات الواجهة المشتركة (CIFS) ، والذي يسمح بتوافق المستندات مع كل من أنظمة التشغيل Windows و Unix.
يتضمن Alfresco دعم API ويعمل كخلفية لتخزين واسترداد المحتوى.
أقوى ميزات Alfresco ، والتخصيص السهل ، والتحكم في الإصدار هي أيضًا الأكثر صعوبة في الاستخدام.
# 8. منطقي
LogicalDOC هو نظام مفتوح المصدر يعتمد على Java ويمكن الوصول إليه باستخدام أي متصفح ويب. يمكن الوصول إلى هذا النظام عبر شبكتك الخاصة ويسمح لك بإنتاج وإدارة كمية غير محدودة من المستندات. يحسن الإنتاجية والتعاون لأنظمة إدارة المستندات.
# 9 مكتب فنغ
Feng Office هو نظام إدارة مستندات مفتوح المصدر مع نظام أساسي للتعاون على شبكة الإنترنت. يعد تتبع الوقت ومخططات جانت وإدارة المهام وإدارة المعرفة عناصر مفيدة في مكتب Feng. إنه سهل الاستخدام ويسمح لك بتمييز العناصر. يمكنك حتى تتبع المحتوى وإرساله إلى العديد من الأفراد في وقت واحد.
العيب الرئيسي هو أنه مع كل ترقية ، تصبح بعض وظائفها مدفوعة الأجر فقط.
# 10. Nuxeo
Nuxeo هو نظام مفتوح المصدر ينظم تدفق المحتوى عبر دورة الأعمال.
تعمل التقنية المجربة والحقيقية على تقليل الوقت اللازم للبحث عن المحتوى واسترجاعه. يوفر عدة طرق لالتقاط المحتويات ، بما في ذلك مسح الصور.
يعد تسجيل التدقيق أحد الجوانب المفيدة لتتبع المحتوى ، وهو أيضًا طريقة أكثر ملاءمة. ومع ذلك ، من الصعب على المبتدئين ، ويمكن أن يصبح التعديل معقدًا في بعض الحالات.
اقرأ أيضا: أنظمة الملفات للأعمال: كيفية تقديم المستندات بشكل صحيح (دليل مفصل)
أنظمة إدارة المستندات مفتوحة المصدر
مهما كان حجم شركتك ، سيكون لديك تدفق مستمر من الوثائق لتطويرها وإدارتها وتنظيمها من أجل أن تسير الأمور بشكل جيد. أصبحت أنظمة إدارة المستندات (DMS) مكونًا حيويًا في مخزون برامج الشركة ، ومع ذلك فإن غالبية الحزم باهظة الثمن للشراء والصيانة. هنا يأتي دور أنظمة إدارة المستندات مفتوحة المصدر. يتوفر برنامج الويب منخفض التكلفة (المجاني أحيانًا) على نطاق واسع وهو إجابة ممتازة لمعظم عمليات الشركة.
أفضل أنظمة إدارة المستندات مفتوحة المصدر
# 1. OpenDocMan
تم تصميم OpenDocMan لتلبية معايير إدارة المستندات ISO 17025 ويعتبر على نطاق واسع أحد أفضل أنظمة إدارة المستندات مفتوحة المصدر المتاحة. يتم استخدامه لإدارة المستندات من قبل عدد متزايد من شركات Fortune 500 والمؤسسات الصغيرة والمؤسسات التعليمية والوكالات الحكومية والأفراد. كما يمكن الوصول إليه بعشر لغات مختلفة.
OpenManDoc قابل للتكيف تمامًا مع احتياجاتك ، حيث يدعم مجموعة واسعة من أنظمة التشغيل وأنواع الملفات (بما في ذلك Linux و Unix و Mac OS X و Windows 2000 و Windows XP و Windows 2003 و Windows Vista و Windows 7). يوفر الوصول من أي مكان ووظيفة نسخ احتياطي بسيطة على شبكة الإنترنت كحل قائم على الويب بالكامل.
# 2. الفرسكو
يقوم هذا البرنامج بتفكيك إصدار Alfresco Enterprise Edition (برنامج إدارة المحتوى والملفات) للمؤسسات التي يمكنها دعم نفسها وترغب في استكشاف التطورات وتكييفها وفقًا لاحتياجاتها الخاصة. إصدار المجتمع Alfresco مرن للمطورين الذين يرغبون في العمل مع أحدث ميزات Alfresco في السياقات غير الحرجة لأنها مجانية ومتاحة بسهولة. هذا هو أفضل مستودع مستندات مفتوح المصدر لإنشاء ميزات جديدة لشركتك.
يتضمن Alfresco عناصر متطورة للمستخدم وسير العمل مع إمكانات وصول سهلة تتيح التعاون في الموقع وعن بُعد عبر تطبيقات الأجهزة المحمولة والوصول في وضع عدم الاتصال. ويتضمن أيضًا مجموعة شاملة من إمكانات التعاون مثل مواقع الفريق وقوائم المهام وتعقب الإصدارات.
# 3. إصدار المجتمع LogicalDoc
هذا هو إصدار إدارة المستندات المجاني والمفتوح المصدر من برنامج LogicalDOC ، والذي يدعمه المطورون ، على غرار برنامج Alfresco المذكور أعلاه. إصدار LogicalDoc Community Edition هو إصدار مفتوح المصدر لا يحتوي على جميع الإمكانيات المتاحة للإصدارات التجارية المدفوعة ، ولكنه يتضمن الكثير من الوظائف الأساسية اللازمة لتحقيق أقصى استفادة من البرنامج.
يحتوي LogicalDoc Community Edition على واجهة سطح مكتب متعددة اللغات وميزات سهلة الاستخدام بما في ذلك فهرسة النص الكامل متعدد اللغات والتحكم الكامل في الإصدار وإدارة المهام والاستيراد من الملفات المضغوطة والبحث في المستندات لمساعدتك على التحكم في مستنداتك.
# 4. كيميوس
يسعى Kimios إلى تحسين عمل المستندات كبديل لأنظمة إدارة الأعمال الكبيرة والمرهقة. ينجز هذا في الغالب عن طريق تبسيط العديد من المهام لسهولة الاستخدام اليومي.
تعد وظيفة البحث أحد المجالات التي حققت فيها سهولة الاستخدام هذه. إنه جانب مهم من متجر المستندات مفتوح المصدر هذا. تتم فهرسة محتوى كل مستند وبيانات وصفية ، لذلك يمكن العثور عليها باستخدام استعلامات البحث ذات النص الكامل أو المنطقية. تقوم Kimios بتطوير محرك بحث قوي عن المستندات من خلال الجمع بين العديد من معلمات البحث.
# 5. إصدار مجتمع OpenKM
آخر قائمة لدينا لأفضل أنظمة إدارة المستندات مفتوحة المصدر لمؤسستك هي OpenKM Community Edition. هذا خيار مجاني رائع للمستودعات الصغيرة والبيانات غير الهامة.
على الرغم من كونها مجانية ، فإن OpenKM Community Edition قابل للتكيف مع غالبية مواقف العمل. وهو متوافق مع مجموعة واسعة من أنظمة التشغيل وقواعد البيانات (بما في ذلك Windows Server و Debian و Ubuntu و Linux Mint و Red Hat و CentOS و Fedora وغيرها) (HSQL و H2 و MySQL).
هل لدى Microsoft نظام إدارة مستندات؟
نعم ، تمتلك Microsoft أنظمة إدارة مستندات متنوعة مثل Microsoft Dynamics و SharePoint.
ما هي الوظائف الثلاث لنظام إدارة الوثائق؟
تتمثل الوظائف الرئيسية الثلاث لنظام إدارة المستندات في التقاط المستندات وتخزينها وتوزيعها.
ما هو أفضل برنامج لمراقبة الوثائق؟
تتضمن أفضل خمسة برامج للتحكم في المستندات ما يلي:
- ملفات م
- تمبلافي
- eFileC Cabinet
- السيطرة الرئيسية
- سجل الان
هل تمتلك Microsoft نظام إدارة مستندات؟
فى الواقع. لإدارة المستندات ، يقدم Microsoft Office 365 عددًا من خيارات البرامج ، مثل SharePoint و Microsoft Dynamics و OneDrive. وفقًا لمتطلبات كل منظمة ، يمكن استخدام أي من الخيارات المذكورة أعلاه.
ما هو الفرق بين CMS و DMS؟
DMS: يحافظ على البيانات المنظمة ويهتم بشكل أساسي بالمستندات بالمعنى التقليدي ، بما في ذلك Word و PDF و PowerPoint و Excel وما إلى ذلك. محتوى الويب (ملفات HTML و PDF) والأصول الرقمية (الصور وملفات الصوت والفيديو) هي أمثلة على البيانات المنظمة التي يمكن إدارتها بواسطة نظام إدارة المحتوى.
ما هي مراحل نظام إدارة الوثائق؟
تتكون دورة حياة المستند من إنشائه ، وتخزينه ، وتصنيفه ، ووضع علامات على البيانات الوصفية ، وتوزيعها أو مشاركتها ، وإعادة الاستخدام ، والمراجعة وإعداد التقارير ، والأرشفة ، والتدمير النهائي.
ما هي المعايير السبعة للتوثيق عالي الجودة؟
تقع على عاتق المزود مسؤولية التأكد من أن الملاحظات التي يقوم بتدوينها قابلة للقراءة وموثوقة ودقيقة وشاملة ومتسقة وواضحة وفي الوقت المناسب.
ختاما،
تساعدك أنظمة إدارة المستندات على تخزين مستنداتك وإدارتها بفعالية. لقد قدمنا لك قائمة بأفضل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ومفتوحة المصدر التي يمكنك استخدامها. ومع ذلك ، فإننا ننصح بإجراء بحث شامل قبل اتخاذ اختيارك.
أسئلة وأجوبة حول أنظمة إدارة الوثائق
ما هي مكونات نظام إدارة الوثائق؟
يعد التقاط المستندات وتخزينها والبيانات الوصفية وإصدارها والأمان والفهرسة والاسترجاع كلها مكونات مهمة لنظام إدارة المستندات.
ما الفرق بين إدارة المستندات ومراقبة المستندات؟
إدارة المستندات هي عملية تخزين الأوراق وتبادلها وإدارتها من أجل زيادة كفاءة عملياتك. ومع ذلك ، فإن التحكم في المستندات يهتم بإدارة تدفق المعلومات والبيانات داخل مؤسستك.
لماذا تعتبر إدارة مراقبة المستندات مهمة؟
تساعد إدارة المستندات المؤسسة على ضمان استخدام الأوراق الحالية المعتمدة فقط في جميع أنحاء المنظمة ، وتجنب الاستخدام غير المقصود للعمليات أو الإجراءات التي عفا عليها الزمن.
{
“context”: “https://schema.org” ،
"type": "FAQPage" ،
"الكيان الرئيسي": [
{
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "ما هي مكونات نظام إدارة الوثائق؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "
يعد التقاط المستندات وتخزينها والبيانات الوصفية وإصدارها والأمان والفهرسة والاسترجاع كلها مكونات مهمة لنظام إدارة المستندات.
"
}
}
، {
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "ما الفرق بين إدارة المستندات ومراقبة المستندات؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "
إدارة المستندات هي عملية تخزين الأوراق وتبادلها وإدارتها من أجل زيادة كفاءة عملياتك. ومع ذلك ، فإن التحكم في المستندات يهتم بإدارة تدفق المعلومات والبيانات داخل مؤسستك.
"
}
}
، {
"type": "سؤال" ،
"الاسم": "ما سبب أهمية إدارة مراقبة المستندات؟"،
"AcceptAnswer": {
"@اكتب الاجابة"،
"نص": "
تساعد إدارة المستندات المؤسسة على ضمان استخدام الأوراق الحالية المعتمدة فقط في جميع أنحاء المنظمة ، وتجنب الاستخدام غير المقصود للعمليات أو الإجراءات التي عفا عليها الزمن.
"
}
}
]}
مقالات ذات صلة
- أدوات إدارة المستندات: الاستخدامات والأدوات المجانية والدليل
- أفضل برنامج لإدارة السياسات: 2023 مراجعات
- المحاسبة المتوسطة: دليل بسيط للمبتدئين
- النقود الإلكترونية: كيف تعمل ، مزاياها وعيوبها
- أنظمة البريد الإلكتروني للأعمال: 17+ من أفضل الاختيارات في عام 2023 (مراجعة مفصلة)
مراجع حسابات
