إلى أي مدى أنت على دراية بالعرض والطلب؟ حتى لو لم تتخصص في الاقتصاد ، فمن المحتمل أنك سمعت هذه الحجج من قبل. على الرغم من أهمية العرض والطلب في إدارة القدرات ، إلا أنهما مجرد جانب واحد من جوانب اللغز. يتطلب فهم إدارة القدرات بشكل صحيح وسبب أهميتها لنجاح المشاريع والأعمال معرفة أكثر بكثير. في هذا الدليل ، سنلقي الضوء على عمليات إدارة السعة في Itil وأدواتها.
ما هي إدارة القدرات؟
تعمل إدارة القدرات على تعظيم الأنشطة المحتملة للشركة ومخرجات الإنتاج - في جميع الأوقات ، وفي جميع الظروف. قدرة الشركة هي قياس مقدار ما يمكنها إنجازه أو إنتاجه أو بيعه في فترة معينة.
فهم إدارة القدرات
يجب أن تظل الشركات مرنة بما يكفي لتلبية التوقعات باستمرار بتكلفة فعالة لأن القدرة قد تتغير نتيجة للظروف المتغيرة أو التأثيرات الخارجية ، مثل الطلب الموسمي ، وتغيرات الصناعة ، وأحداث الاقتصاد الكلي غير المتوقعة. على سبيل المثال ، بناءً على الطلب وحجم المخزون الذي تمتلكه الشركة حاليًا ، قد تحتاج موارد المواد الخام إلى التعديل.
العمل الإضافي ، والتعاقد مع عمليات الشركات ، والاستثمار في المزيد من المعدات ، وتأجير العقارات أو بيعها كلها أمثلة على استراتيجيات إدارة القدرات.
قد تشهد الشركات ذات ممارسات إدارة القدرات السيئة انخفاضًا في المبيعات نتيجة الطلبات غير المستوفاة ، واستنزاف العملاء ، وفقدان حصتها في السوق. نتيجة لذلك ، تحتاج الشركة التي تقدم منتجًا جديدًا جديدًا بجهد تسويقي نشط إلى التخطيط لزيادة غير متوقعة في الطلب. إنه أمر سيء للأعمال عندما لا يمكنك إعادة ملء مخزون شريك التجزئة بسرعة.
استراتيجيات إدارة القدرات
طور مديرو الصناعة بعض التكتيكات لتحسين النتائج وتعزيز القدرة الإنتاجية للشركة. بعض استراتيجيات إدارة القدرات الأكثر استخدامًا مذكورة أدناه:
# 1. استراتيجية التأخر
يحدد المدير السعة باستخدام هذه الطريقة المحافظة ، ثم ينتظر نموًا حقيقيًا وثابتًا في الطلب. يقوم المدير بعد ذلك بزيادة الطاقة الإنتاجية لتلبية طلب السوق.
# 2. استراتيجية القيادة
هذه الطريقة هي إلى حد كبير أكثر عدوانية وخطورة من استراتيجية التأخر. قررت الشركة زيادة السعة قبل أن تكون هناك حاجة لأنها تعتقد أنها ستكون كافية إذا زاد الطلب. يتم استخدامه عندما تنمو الأعمال التجارية أو عندما يزداد الطلب على منتج أو خدمة بسرعة. وبالتالي ، فإن الشركات الصغيرة عادة ما تبتعد عن هذا النوع من الإستراتيجيات.
# 3. استراتيجية ديناميكية
يركز هذا النهج الذي يحركه التنبؤ على استخدام اتجاهات السوق كوسيلة لتعزيز السعة. يقوم المدير بتقييم الطلب الفعلي وبيانات التنبؤ بالمبيعات قبل تعديل الإنتاج مقدمًا.
إنها واحدة من أكثر الاستراتيجيات أمانًا نظرًا لأن المديرين لديهم معلومات تنبؤ دقيقة لدعم أهداف قدراتهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يقلل من احتمال حدوث نقص في المخزون أو هدر.
# 4. استراتيجية المباراة
تجمع هذه الاستراتيجية بين استراتيجيات الرصاص والتأخر. تستخدم توسعات صغيرة ولكنها كبيرة لقدرة الشركة من خلال الاهتمام بطلب السوق. عندما يكون من الواضح أن الطلب سيزداد ، تقوم الشركة بزيادة الإنتاج تدريجياً.
أدوات إدارة القدرات
كيف يمكنك معرفة أي من أدوات إدارة السعة العديدة المتوفرة هي المثالية بالنسبة لك؟ يمكن استخدام هذه الأدوات لحل مشكلة معينة أو لتقديم حلول إدارة القدرات بطرق مختلفة. هذه هي أفضل أدوات إدارة السعة المتوفرة الآن في السوق ، ما يجعلها رائعة جدًا ، وكيف يمكن لمديري المشاريع استخدامها على الفور.
# 1. خطة Toggl
تعد Toggl Plan أداة أخرى محبوبة لإدارة السعة ، والتي تتيح للمستخدمين تقييم أداء العديد من الفرق في الوقت الفعلي. تتضمن مجموعة Toggl ، التي تحتوي أيضًا على برنامج لتتبع الوقت ، خطة Toggl Plan.
# 2. شكل فريق
يمنح Teamup مخططي السعة ميزة عندما يتعلق الأمر بإدارة الموارد. إنها أداة مباشرة ، لكنها تناسب الفرق الصغيرة جيدًا. في الأساس ، يعد Teamup تقويمًا مشتركًا يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إليه. يمكنك ترتيب اجتماعات الفريق والإيجازات ومعالم المشروع مثل التواريخ الحاسمة على طول الطريق في التقويم.
# 3. يطفو
تعد Float أداة رائعة لإدارة القدرات والتخطيط ، ولكنها توفر أيضًا للفرق والأفراد العاملين في المشروعات رؤية ورؤية ثاقبة.
لجعل المشاريع مرئية لجميع الإدارات ، يمكن إعطاء الألقاب والواجبات للفرق وأعضاء الفريق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك ضبط التوفر للأفراد وتعيين ساعات العمل الافتراضية ، مما يحسن فهم جميع أصحاب المصلحة في المشروع.
# 4. خبير الموارد
يتم تقديم مستويات مختلفة من الخطط المدفوعة بواسطة Resource Guru للمساعدة في إدارة الموارد البشرية والحجوزات الأخرى. إنه يساعد على إطلاعك على الأشخاص المطلوبين أو أعضاء الفريق غير المستغلين.
# 5. مافينلينك
يتم جعل تخطيط السعة بسيطًا وغير معقد من خلال اتصال وكفاءة وتحليلات Mavenlink. يقدم نفسه كبرنامج مبتكر محدث ويستجيب لاحتياجات مديري المشاريع اليوم.
# 6. سافيوم
على غرار العديد من أدوات إدارة القدرات الأخرى ، تصور Saviom استخدام الموارد في الوقت الفعلي وفي المستقبل لتمكين التخطيط الأفضل. يمكن للمستخدمين عرض الطلب على موارد معينة ، والاحتفاظ بالموارد حسب الحاجة ، ووضع خطط للطوارئ للمواقف التي لا يمكن الوصول فيها إلى الموارد.
إدارة القدرات في Itil
إدارة القدرات هي ممارسة لإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات في إطار ITIL. يتم تضمين تصميمات الخدمة والاستراتيجيات والإجراءات التي تضمن أن مؤسسة تكنولوجيا المعلومات لديك لديها العدد المناسب من الموارد في الوقت المناسب وبالتكلفة المناسبة للحفاظ على العمليات في إدارة قدرة ITIL.
يتحمل متخصصو تكنولوجيا المعلومات جزءًا كبيرًا من المسؤولية لضمان بقاء الأعمال مرنة وقابلة للتكيف مع التقنيات والعمليات الجديدة في وقت تتطور فيه التكنولوجيا بسرعة أكبر من أي وقت مضى. تكنولوجيا المعلومات مسؤولة عن إجراء البحوث اللازمة ، والتخطيط ، والتصميم ، والشراء ، والمراقبة ، وإدارة نشر التكنولوجيا الجديدة ، وضمان معايير الأجهزة والبرامج ، ووضع الإجراءات واللوائح الجديدة موضع التنفيذ.
من خلال استخدام الموارد بشكل فعال ، يمكن لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات الاستعداد للتغييرات ومواكبة التغييرات بمساعدة إدارة قدرة ITIL.
الغرض من إدارة قدرة ITIL
تعتبر الفعالية من حيث التكلفة والمستويات العالية من جودة الخدمة من الأولويات في إدارة القدرات. تشمل واجبات مدير القدرة معرفة مقدار السعة المطلوبة لتقديم الخدمات الحالية والمستقبلية بسرعة وفعالية وضمن ميزانية محددة مسبقًا. بعد ذلك ، يراقبون الإجراءات التي تم وضعها لتقييم كفاءتها وسرعتها وموثوقيتها ومعرفة أين يمكن إجراء التحسينات.
فوائد إدارة قدرة ITIL
التكنولوجيا تتطور باستمرار. تتمثل ميزة إدارة السعة في أنها يمكن أن تبقيك في الصدارة أثناء محاولتك الحفاظ على توحيد الأجهزة والبرامج عبر مؤسستك.
لا ينبغي أن يكون مواكبة التغييرات في الشركات الصغيرة أمرًا صعبًا للغاية. لتزويد المجندين بمعدات وبرامج موحدة أثناء الإعداد ، من المحتمل أن يكون لشركتك ميزانية وإجراءات مطبقة.
بالنسبة للشركات الأكبر حجمًا لإبقاء جميع الموظفين على اطلاع دائم بالمعدات الموحدة ، يلزم المزيد من التخطيط والعمليات المحددة بوضوح. يمكنك الاستعداد لتحديثات الأجهزة والبرامج المطلوبة بمساعدة تصميم خدمة إدارة السعة ، مع القليل من التعطيل للعمليات التجارية.
بدلاً من التوزيع على الجميع دفعة واحدة ، يمكنك ، على سبيل المثال ، إنشاء إستراتيجية لترقية نظام التشغيل للمؤسسة بأكملها قسم واحد في كل مرة. من خلال القيام بذلك ، يمكن لمديري السعة مراقبة كل عملية نشر وتقييمها والتعلم منها بحيث تسير عمليات النشر اللاحقة بسرعة وسلاسة مع أقل قدر ممكن من التعطل.
تتمتع إدارة القدرات بالعديد من المزايا الرئيسية في مؤسسة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك ، بما في ذلك:
- وظائف محسنة
- القضاء على المهام غير الضرورية
- وفورات في التكاليف من عمليات الاستحواذ على الأجهزة والبرامج المخطط لها بدلاً من عمليات الاستحواذ المتسرعة
- الرضا والثقة المعززة بين تكنولوجيا المعلومات ووحدات الأعمال
- يتم التخلص من النفايات عندما تتوافق السعة مع احتياجات العمل.
- إعداد تقارير منتظمة لفهم النفقات الإجمالية لترقيات الأجهزة والبرامج
- اتخاذ خيارات مدروسة بشأن متطلبات السعة والنمو المستقبلي
عمليات إدارة القدرات
تخطيط وتنسيق وتنظيم الموارد المطلوبة لتوليد السلع والخدمات هي عملية إدارة عمليات القدرات. لتحديد مقدار السعة اللازمة لتلبية الطلب المتوقع ، يعد تخطيط السعة مكونًا حاسمًا في إدارة العمليات.
ضمان وجود مجال للنمو المستقبلي ، يعزز عمليات المنظمة بشكل أكبر. كما أنه يمكّن الشركة من منع القدرات الزائدة والتكاليف التي تصاحبها ، مثل الموارد غير المستغلة والقدرة غير المستغلة. توجد تقنيات مختلفة لإدارة عمليات القدرات ، لكنها تسعى جميعًا إلى تقديم إجابة لنفس المشكلة.
أنواع إدارة عمليات القدرات
يتم تحديد الطاقة الإنتاجية المطلوبة من قبل الشركة لتلبية طلب المستهلك المتغير على سلعها أو خدماتها من خلال تخطيط السعة. التأكد من توفر الموارد المناسبة عندما تكون مطلوبة هو الهدف من تخطيط السعة.
هناك أربعة أنواع من إدارة عمليات السعة:
- تخطيط قدرة الموارد
- تخطيط قدرة المشروع
- تخطيط قدرة الفريق
- تخطيط قدرة الموارد البشرية
كيف يساعد تخطيط القدرات في إدارة العمليات؟
أحد أهم جوانب إدارة العمليات هو تخطيط القدرات. يضمن أن الشركة لديها الموارد اللازمة لتلبية الطلب. يمكن أن يساعد تخطيط القدرات في منع قضايا مثل الإفراط في الإنتاج أو نقص استخدام الموارد من خلال تقييم قدرة المنظمة ومواردها.
تخطيط القدرات الاستراتيجية والتكتيكية هما الشكلين الأساسيين. طويلة الأجل وتركز على الاتجاه العام للمنظمة والأهداف ، وتخطيط القدرات الاستراتيجية. يعد التخطيط للقدرة التكتيكية قصير المدى أكثر ويعتبر الاستخدام الأكثر كفاءة لموارد المنظمة.
أفضل الممارسات لتنفيذ إدارة قدرة ITIL
من المحتمل أن تنشئ أفضل الممارسات الخاصة بك وتعزز الإجراءات الحالية مع نمو عملك وتبسيط عملياته. يعد فحص العمليات والممارسات التي تستخدمها الشركات الأخرى التي تعمل بشكل جيد مكانًا جيدًا للبدء.
يمكن أن تساعدك الممارسات الموصى بها المدرجة أدناه في تنفيذ إدارة القدرات بنجاح.
# 1. اختر أعضاء الفريق المناسبين للمشروع:
تأكد من وضع الأفراد المناسبين في الأوقات والأماكن المناسبة. يعد توظيف أكثر الأشخاص المؤهلين من ذوي الخبرة في قطاعك والمشروع الذي تقوم ببنائه جزءًا من هذا. يعد العثور على موظفين مؤهلين على دراية بثقافة شركتك ومنتجاتك أو خدماتك أمرًا مثاليًا.
# 2. قم بإجراء بعض تحليل "ماذا لو":
ضع عدة سيناريوهات "ماذا لو" قبل التنفيذ حتى يكون فريقك جاهزًا للظروف غير المتوقعة. يمكنك العثور بسرعة على أفضل الخيارات لتصحيح الأخطاء والاختناقات باستخدام خطط الطوارئ. هذا يحافظ على عملية الإنتاج بكفاءة.
# 3. التعرف على الأخطاء السابقة:
أنت تخاطر بارتكاب نفس الأخطاء التي ارتكبها الآخرون إذا لم تتعلم من أخطائهم. يمكن أن تساعد قراءة التقارير التي تصف الإنجازات المشابهة لأهدافك في أن يكون لتطبيقك تأثير فوري نحو الأفضل.
# 4. حدد أولويات عملك:
يساعد تحديد الأولويات الفريق على الاستمرار في المهمة ويضمن الانتهاء من العمل الأكثر أهمية أولاً ، مما يؤدي إلى تسريع العملية وتقليل وقت التوقف عن العمل.
# 5. التحكم في نسبة العرض والطلب:
يمكن أن يكون لديك القدرة اللازمة لتلبية الطلب بغض النظر عن عدد الأفراد في فريقك. قبل جدولة العمل ، تأكد من التحقق من توفر الموارد.
يمكنك استخدام البيانات الموجودة والخطط التي تم إنشاؤها بعناية للتأثير على قراراتك بمساعدة إدارة قدرة ITIL. للحفاظ على عملك في أعلى مستويات الأداء ، فإنه يحسن العمليات والإجراءات ويزيل عنصر التخمين من قرارات تكنولوجيا المعلومات.
لماذا تعتبر إدارة القدرات مهمة؟
يجب أن تكون الشركات قادرة على تلبية طلب العملاء. قد يؤدي عدم القدرة على تلبية الطلب إلى ضياع المبيعات وفرص العمل.
ما هي أنواع إدارة القدرات؟
- القدرة المحتملة
- القدرة الفورية
- القدرة الفعالة.
ما هي أداة إدارة القدرات؟
باستخدام أداة تخطيط السعة ، يمكنك التنبؤ باحتياجاتك المستقبلية من الموارد وتخصيص الموارد عندما تكون في أمس الحاجة إليها.
ما هي العناصر الرئيسية لإدارة القدرات؟
- وضع خطط الشركة.
- تحليل الآفاق وطلبات العملاء.
- فحص نتائج البنية التحتية والموارد المتاحة الآن.
- تنفيذ تخطيط القدرات.
- مراقبة وتحليل المخرجات المحتملة.
ما هي مسؤوليات مدير القدرات؟
يتولى مدير السعة في نهاية المطاف مسؤولية التأكد من وجود قدرة تقنية معلومات كافية لتوفير المستويات المناسبة من الخدمة ، والتأكد من أن الإدارة العليا لتكنولوجيا المعلومات يتم إرشادها بشكل صحيح حول كيفية مطابقة السعة والطلب ، والتأكد من استخدام السعة الحالية بكفاءة بقدر الإمكان.
وفي الختام
الاستراتيجية المثالية للشركات لزيادة إنتاجيتها هي إدارة القدرات. بالإضافة إلى ذلك ، عندما تدير الشركات قدراتها بفعالية ، سيكون لديها فكرة أوضح عن مقدار ما يمكنها فعله أو إنتاجه أو بيعه في إطار زمني معين.
حقيقة أن إدارة القدرات تضمن عددًا أقل من المشكلات والأحداث المرتبطة بالقدرة والأداء هي واحدة من أهم مزاياها. هذا الإجراء مفيد لأنه يضمن القدرة والأداء المربحين. على الرغم من أن القدرة الإدارية يمكن أن تمثل بعض الصعوبات للشركات ، إلا أن هناك حلولاً ممتازة متاحة.
مقالات ذات صلة
- ITIL: المعنى ، الأساس ، العملية والشهادة
- تخطيط القدرات: المعنى والأهمية والاستراتيجيات والأدوات
- إطار ITIL: التعريف ، الأمثلة ، أسئلة مقابلة العمليات
- إدارة التطبيقات: الخدمات وأعلى البرامج وتكنولوجيا المعلومات وإدارة الويب
مراجع حسابات
