عند بدء مشاريع جديدة ، يكون للأعمال التجارية هدف رئيسي يتمثل في القدرة على إرضاء العميل والطلب الاقتصادي. يعد تحليل القدرات التشغيلية أمرًا ضروريًا لتخطيط الموارد اللازمة والتكاليف والمواعيد النهائية للمشاريع المتنوعة. إن امتلاك هذه الصفات يميز الشركة على أنها تمتلك القدرة والقدرة على تلبية احتياجات التصنيع والطلب. ناقشنا معنى الموارد وتخطيط القدرات السريع في هذه المقالة. أضفنا أيضًا قائمة بأدوات تخطيط السعة التي يمكنك الاختيار من بينها لمساعدة شركتك على التخطيط الجيد. استمتع بالرحلة!
ما هو تخطيط القدرات؟
تُعرف عملية تقدير عدد الموارد اللازمة لتلبية الطلب باسم تخطيط السعة. يمكن تطبيق هذا "الطلب" على الأسبوع أو الشهر أو السنة التالية. فيما يلي جميع المكونات المحتملة:
- توظيف العمال لتلبية الاحتياجات المتوقعة
- الحصول على الأدوات والإمدادات والأساليب المناسبة.
- تجميع الموارد اللازمة لإكمال المهمة
- اختيار ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي عمل إضافي أم لا
الأمر كله يتعلق بإعداد نفسك وعملك لأي شيء قد يحمله المستقبل. يمكنك تعلم كيفية التوسع ، وتصميمات أفضل ، وتوقع الاختناقات في سلسلة التوريد باستخدام هذه المعلومات. يمكن لأصحاب العمل التحقق لمعرفة ما إذا كان لديهم المزيج الصحيح وعدد الموظفين الذين يتمتعون بالقدرات والسلوكيات والكفاءات والخصائص المطلوبة لتقديم رعاية ودعم عالي الجودة باستخدام أدوات لتخطيط قدرة القوى العاملة. تساعد أدوات تخطيط قدرة الموارد المنظمات في تخصيص مواردها وفقًا لمتطلباتها.
تعد المراقبة المستمرة لاستخدام الشبكة وكميات حركة المرور ونوع حركة المرور جزءًا أساسيًا من تخطيط سعة الشبكة من أجل تحديد المشكلات التي قد تؤدي إلى اختناقات في الخدمة وتؤثر سلبًا على تجربة المستخدم النهائي والتأكد من متى وأين يلزم إجراء ترقيات.
أنواع تخطيط القدرات
هناك ثلاثة أنواع من تخطيط السعة. فيما يلي الأنواع:
# 1. القدرة على المدى القصير
دورة التخطيط السنوية هي الإطار الزمني للتخطيط قصير المدى ، حيث تقوم الشركات خلالها بتقييم الأهمية النسبية للعديد من الجوانب التي تساهم في الإنتاج الحالي. يأخذ تخطيط السعة على المدى القصير في الاعتبار مجموعة واسعة من العوامل ، بما في ذلك العمالة والتوظيف وجدول الإنتاج والميزنة والاحتياجات المادية. للتأكد من أن المخرجات والموارد يمكن أن تفي بالمطالب الحالية ، تقوم العديد من الشركات أيضًا بتقييم السعة قصيرة الأجل من خلال فترات أسبوعية وشهرية وربع سنوية. نظرًا لأن التقلبات في الأسواق الاستهلاكية والاقتصادية يمكن أن يكون لها تأثير كبير على الطلب ، فإن الشركات التي تقيم استراتيجياتها قصيرة الأجل بشكل روتيني لديها فرصة أفضل لتحقيق النمو والنجاح بشكل عام على مدى فترات زمنية أطول.
# 2. سعة منتصف المدة
يتضمن التخطيط على المدى المتوسط تقييم القدرة الإنتاجية للسنتين إلى الخمس سنوات القادمة ووضع توقعات حول الموارد والهياكل التي ستحتاجها المنظمة لتلبية متطلبات الإنتاج المستقبلية. خلال هذا الوقت ، يمكن للشركات إجراء التغييرات اللازمة على بنيتها التحتية ، بما في ذلك أدوات التنبؤ ، واستراتيجيات تخصيص الموارد ، والإجراءات التشغيلية ، لاستيعاب الطلب المستقبلي بشكل أفضل. يمكن للشركات بعد ذلك تقييم القدرات ووضع خطط لضمان الاستدامة طويلة الأجل مع اقتراب القدرات من خمس سنوات.
# 3. القدرة على المدى الطويل
يأخذ التخطيط طويل الأجل القدرة المحتملة لفترات أطول من خمس سنوات في الاعتبار. تُستخدم معايير عمل متعددة في تحليل السعة بعيد المدى لتوقع المدة التي ستتمكن الشركة من مواصلة العمل فيها. تعد قدرات التصميم والإنتاج مؤشرين مهمين تستخدمهما الشركات لقياس المدة التي ستستمر فيها منتجاتها ، حيث إنها تكشف عن أعلى مستويات الإنتاج التي يمكن تحقيقها بمرور الوقت باستخدام المعدات والموارد التي تمتلكها الشركة حاليًا والتي قد تحصل عليها في المستقبل . على النقيض من القدرات قصيرة الأجل ومتوسطة الأجل ، فإن التخطيط طويل الأجل أقل دقة ويأخذ في الاعتبار الاحتياجات التنظيمية الإضافية ، والإدارة ، وإدارة الموارد.
استراتيجيات تخطيط القدرات
سيساعدك التعرف على استراتيجيات تخطيط السعة على اتخاذ القرار الصحيح لتخطيط السعة لشركتك. فيما يلي الاستراتيجيات التي يمكنك الاختيار من بينها:
# 1. استراتيجية التأخر
الهدف من استراتيجية التأخر هو الحصول على موارد كافية في متناول اليد لتلبية الطلب الفعلي بدلاً من الطلب المقدر الذي كان متوقعًا في الأصل. عندما يتعلق الأمر بتخطيط السعة ، فإن أسلوب التأخر هو رهان آمن سيبقي النفقات عند الحد الأدنى. السلبية المحتملة لهذه الإستراتيجية هي أنها قد تطيل الوقت الذي يستغرقه تسليم البضائع أو الخدمات للعملاء ، ومن هنا جاءت التسمية. إذا كان لديك زيادة مفاجئة في الطلبات أو حصلت على عميل رئيسي جديد يتطلب تحولًا عاجلاً ، فقد تجعلك استراتيجية التأخير غير قادر على الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك.
# 2. استراتيجية الرصاص
تتيح لك زيادة السعة في وقت مبكر تلبية الطلب المتوقع في أسرع وقت ممكن. إن مخاطر أخذ زمام المبادرة أعلى من مخاطر الانتظار. يمكنك إما توسيع نظامك أو المساهمة بالموارد في استراتيجية العملاء المحتملين. تعد إضافة الموارد الطريقة الأكثر شيوعًا لزيادة السعة. ومع ذلك ، يمكنك استخدام هذه المعلومات في استراتيجيات تخصيص الموارد الخاصة بك.
# 3. استراتيجية المباراة
استراتيجية المطابقة هي عملية موازنة بين استراتيجيات التأخير والرائد. عندما تستخدم استراتيجية المطابقة ، فإنك تزيد من وتيرة الانخراط في التخطيط الاستراتيجي للقدرة. تراقب السوق وتطوراته عن كثب ، وكذلك الطلب الحالي والمتوقع. باستخدام هذه المعلومات كأساس ، يمكنك تعديل تخطيط السعة لديك لتلبية الطلب تدريجيًا. لا تتفوق هذه الإستراتيجية فقط على استراتيجيات الرصاص والتأخر من حيث قابلية التوسع ، ولكنها توفر أيضًا أكبر درجة من القدرة على التكيف مع أقل المخاطر.
كيفية إنشاء خطة القدرات؟
التفكير في كيفية إنشاء خطة القدرات؟ فيما يلي بعض الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لإنشاء واحدة:
# 1. احسب السعة الحالية
بعد تحديد السعة اللازمة ، يجب عليك تقييم مدى تلبية طاقتك الإنتاجية الحالية للطلب. سيكون بالتأكيد مساعدة كبيرة في التخطيط الخاص بك.
# 2. تتبع مهارات الموظفين
قدرة الموظف على المشاركة في مشروع لا تعتمد فقط على مدى توفره. كما يعتمد على مهاراتهم. لذلك يجب أن تكون على علم بإمكانيات ومستوى الخبرة لجميع الموارد الموجودة تحت تصرفك. ستتمكن من اختيار أكثر الأفراد المؤهلين لكل وظيفة. من خلال الحفاظ على علامات التبويب وفهم ذلك ، سيكون لديك فهم قوي لجانب "العرض" في مسألة تخطيط السعة.
# 3. تحليل متطلبات المشروع
المرحلة التالية هي اختيار المشاريع التي سيعمل عليها فريقك. إذا كنت تستخدم استراتيجية التأخر ، فيجب عليك تقييم المبادرات الجارية وإنشاء مسار حرج واقعي لكل منها. عند تنفيذ إستراتيجية رئيسية ، من المهم التفكير مسبقًا في المشاريع المخطط لها وتقدير القوى العاملة والمواد التي ستحتاج إليها. وبالتالي ، لديك ما يُعرف باسم جانب "الطلب" من المعادلة.
# 4. خلق الرؤية
يساعدك فهم جانبي العرض والطلب للمشكلة على تحديد ما إذا كان لديك ما تحتاجه لإنجاز الأمور. يجب أن يكون لدى المديرين على أعلى مستوى القدرة على تقييم متطلبات المشروع مقابل الموارد المتاحة. إذا لم يكن لديهم الموارد لإنهاء بعض المشاريع ، فسيتعين عليهم اتخاذ بعض الخيارات الصعبة.
# 5. تخصيص موارد
يجب الآن تحديد أولويات تلك المشاريع حتى تساهم في تحقيق أهداف الشركة. لضمان الاستخدام الفعال وتنفيذ الخطة ، من المهم مراجعة التخصيصات بعد التقييم المنتظم للقيم الفعلية والتوقعات.
# 6. التقاط مؤشرات الأداء الرئيسية
الإدارة مستحيلة إذا لم تكن هناك مقاييس لاستخدامها. لتقييم نجاح خطة السعة الخاصة بك ، من الضروري إنشاء وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية.
أدوات تخطيط القدرات
أداة تخطيط القدرات هي برنامج كمبيوتر يستخدم لتتبع وتقييم الموارد المتاحة للمؤسسة. يشمل هذا قدرة فريقك ، وتخصيص الموارد ، والموارد التي يمكن الوصول إليها ، وحتى قدرة التكنولوجيا ومجموعة الأدوات الخاصة بك. لضمان وجود موارد كافية متاحة للوفاء بالمشاريع القادمة ، ستستخدم أدوات تخطيط القدرات توقعات الطلب لدمج كل هذه البيانات. هذه قائمة بأدوات تخطيط السعة التي يمكنك الاختيار من بينها:
# 1. خطة Toggl
تسعد Toggl Plan أن تكون في متناول الأشخاص من جميع مستويات وخلفيات المهارة. إدارة المشروع ، وتخطيط الفريق ، وإدارة المهام هي تجارب المستخدم الأساسية الثلاثة التي يقدمها البرنامج. من أجل مراقبة السعة والتخطيط لها بسهولة ، تتيح جميع الواجهات مراقبة أعباء العمل والمهام المعطاة لكل عضو في الفريق.
# 2. العمل بروح الفريق الواحد
العمل الجماعي هو عبارة عن منصة تتمحور حول العميل لإدارة المشاريع. تساهم كل ميزة في النظام الأساسي في قدرتك على إكمال المشاريع في الموعد المحدد وإرضاء عملائك. العمل الجماعي هو أداة للحفاظ على علامات التبويب وتنظيم الأشياء مثل المشاريع والموظفين والشؤون المالية. توفر لوحة المعلومات البديهية نظرة عامة على الفريق ، كما أن إمكانات التعاون ومشاركة المعرفة المتطورة تجعل العمل معًا أمرًا سهلاً.
# 3. مافينلينك
Mavenlink هي أداة لتحسين الموارد وإدارتها. إنه حل برمجي شامل مع مجموعة واسعة من الميزات والتحليلات التي قد تساعدك على تحسين العمليات الحيوية ، ومواءمة تكوينات الموظفين والفرق بذكاء مع أهداف العمل ، وتنفيذ مجموعة واسعة من مهام التنبؤ والتخطيط.
# 4. خبير الموارد
عندما يتعلق الأمر بإدارة موارد مشروعك ، فإن Resource Guru هي الأداة المناسبة لك. يساعد في مراقبة معدل استخدام كل أداة في ترسانتك ويساعد في إدارة استخدامها عبر الشركة. إنها أداة مفيدة لإدارة فريقك ومراقبة جداولهم وطلباتهم للإجازات والتوافر العام.
# 5. سافيوم
توفر Saviom برنامجًا لإدارة الموارد على مستوى المؤسسة وتنسيق أنشطة مجموعات كبيرة من الموظفين. وهذا يشمل القدرة على تعظيم الاستخدام وتنسيق القوى العاملة وتقليص نفقات موارد المشروع. يتضمن أيضًا القدرة على الجدولة والتخطيط والتنبؤ في الوقت الفعلي.
# 6. فسيفساء
Mosaic هو برنامج شامل يمكن استخدامه لتخطيط السعة وإدارة الموارد. إنها أداة فعالة لجمع كل فرد في الفريق معًا وإبقاء الأمور على المسار الصحيح. يمكن إدارة كل من تتبع الوقت ، والشؤون المالية ، والتقارير ، وإنشاء الجدول الزمني ، والمشاريع من خلال ميزاتها المختلفة في الوقت الفعلي. يعد ترتيب الأشياء حسب الأهمية طريقة رائعة لتحسين إدارة الموارد والتخطيط.
الميزات الرئيسية للبحث عنها في أدوات تخطيط القدرات
- يستخدم لوحة تحكم بسيطة وفعالة
- يوفر بيانات قابلة للتنفيذ وتقارير في الوقت الفعلي
- يشجع على أتمتة تدفقات العمل
- يتكامل بسهولة مع الأدوات الأخرى في المكدس الفني لوكالتك
تخطيط قدرة الموارد
للوفاء بالمطالب الحالية والمستقبلية ، يجب على الشركات المشاركة في تخطيط سعة الموارد ، والذي يتضمن تحديد مقدار العمل الذي يمكن القيام به بواسطة الموارد ، وتحديد المهام والمشاريع التي يمكن إكمالها بواسطة هذه الموارد ، ومطابقة العمل الذي يتعين القيام به مع الموارد المتاحة.
المكونات الأساسية لتخطيط قدرة الموارد
# 1. جمع المعلومات
يبدأ مديرو المشاريع بجمع المعلومات حول الموارد الموجودة بالفعل في أعمالهم. يمكنهم التعرف على الموارد البشرية والمادية للشركة من خلال التحدث إلى الأشخاص في الأقسام المختلفة ، أو يمكنهم التعرف على هذه الأشياء من خلال النظر في الأوراق المالية مثل الميزانيات العمومية وبيانات الدخل. لتحديد حجم موارد المخزون التي يمكنهم الوصول إليها ، يمكنهم أيضًا التشاور مع البائعين والموردين.
# 2. تحليل الحقائق
يقومون بتجميع البيانات ثم تقييمها للتأكد من متطلباتهم من الموارد وجدوى المشروع. سيسمح لهم ذلك بوضع خطة تستفيد من كل شيء تحت تصرفهم مع احترام أي قيود تفرضها تلك الأصول. يتمتع مديرو المشاريع بالمرونة لضبط الخطة مع تقدم المشروع لمراعاة تغير توافر الموارد.
# 3. أداء مراجعات البيانات المنتظمة
سيكون من الجيد لمديري المشاريع فحص بيانات الموارد على أساس متكرر لأن ذلك سيسمح لهم برؤية المشكلات مبكرًا واتخاذ الإجراءات المناسبة. من الممكن منع المشكلات أو على الأقل التخفيف من حدتها عن طريق إجراء فحوصات روتينية على الموارد المتاحة.
ما هو تأثير التخصص على تخطيط قدرة الموارد؟
تعد القدرة على تخصيص الموارد أكثر أهمية في عالم اليوم لإدارة الموارد التنافسية. يتوقع العملاء الآن المزيد من العروض المتخصصة ، والتي تتطلب بدورها متخصصين ذوي مواهب قد لا تكون مطلوبة باستمرار أو متاحة بسهولة. يجب استخدام قاعدة بيانات المهارات للتخطيط الفعال لقدرة الموارد لتتبع أعضاء الفريق الذين يمتلكون المواهب المتخصصة بحيث يمكن استدعاؤهم حسب الحاجة.
يجب أيضًا تضمين العاملين المتعاقدين في تخطيط السعة عند الحصول على المواهب المتخصصة لأن الموارد بدوام كامل قد لا تكون قادرة على توفيرها. نظرًا لندرة هذه القدرات ذات القيمة المتزايدة ، يجب أن يأخذ تخطيط السعة التوافر في الاعتبار أيضًا. للازدهار في عصر التخصص اليوم ، يحتاج مقدمو الخدمات إلى أدوات تخطيط سعة الموارد التي تراعي بدقة جميع القدرات ذات الصلة وتستفيد منها.
رشيقة القدرة على التخطيط
قدرة فريق Agile الخاص بك هو شيء يمكنك التخطيط له بمساعدة تخطيط قدرة Agile. يمكن تقدير مقدار الوقت المتاح للهندسة الإنتاجية أثناء العدو بشكل أفضل بمساعدة تخطيط السعة.
على سبيل المثال ، يستلزم تخطيط القدرات لفريق Agile جمع المعلومات حول جداول أعضاء الفريق ووقت الإجازة ، ثم تلخيص هذه العوامل لتحديد السعة الإجمالية للفريق. طول السباق وعدد العناصر في الأعمال المتراكمة ويوم العمل المعتاد والأولويات المتنافسة كلها عوامل يجب أن تؤخذ في الاعتبار عند تحديد الموارد المتاحة. باستخدام هذا الإجراء ، يكون الفريق قادرًا على الالتزام بثقة بالقيام بعمل جدير بالاهتمام طوال السباق.
متى يجب القيام بتخطيط القدرات الرشيقة؟
تبدأ العملية الرشيقة بتخطيط السعة قبل اجتماع التخطيط السريع. يعد تخطيط العدو المستند إلى الالتزام والتخطيط القائم على القدرات اسمين إضافيين لهذه الطريقة.
فوائد تخطيط القدرات
فيما يلي فوائد تخطيط السعة:
# 1. يتوقع التحديات
إن صعوبات الإنتاج ، والحصول على الموارد ، والتمويل ، والجدولة ، والتوظيف ليست سوى بعض العقبات العديدة المحتملة التي يمكن تجنبها من خلال خطة قدرة مدروسة جيدًا وقابلة للتكيف. يمكن التنبؤ بنطاق المشروع بشكل أكثر دقة على المدى المتوسط والطويل عندما يكون لدى الشركات إجراءات معمول بها لدعم الحد من المخاطر وأساليب حل النكسات المحتملة للمشاريع. نتيجة لذلك ، يساعد تخطيط السعة الشركات على التأكد من قدرتها على الحفاظ على الموارد التنظيمية والتشغيلية لتلبية المتطلبات المتغيرة.
# 2. يقلل من نفاد المخزون
يحدث نفاد المخزون عندما يقل العرض عن طلب العملاء. لا يحب العملاء أن يظلوا منتظرين ، وبالتالي فإن حقيقة أنك "نفدت" سلعة أو خدمة معينة ستقودهم فقط إلى البحث عن عمل آخر يناسب مطالبهم. لحسن الحظ ، يتمتع تخطيط السعة أيضًا بميزة إضافية تتمثل في مساعدتك في تقليل نفاد المخزون أو حتى تجنبه تمامًا.
# 3. يدعم اتخاذ القرار
التخطيط الفعال للقدرات له أيضًا تأثير إيجابي على صنع القرار. يمكن للخبراء استخدام المعلومات المستقاة من تحليلات القدرات والطلب لاتخاذ خيارات أفضل. لضمان تطابق العرض مع الطلب ، يجب على الشركات أن تأخذ في الاعتبار عددًا من القضايا ، بما في ذلك خيارات الموظفين ، واكتساب الموارد ، وتخصيص الإيرادات ، والقيود المالية. من خلال التخطيط الأكبر والفهم الأعمق للقدرة ، يمكن للشركات إطلاق استراتيجيات الإنتاج الإنتاجي.
# 4. زيادة القدرة على التسليم
يمكنك الحصول على ميزة على الشركات المنافسة في السوق من خلال تقييم قدرتك على التسليم والتأكد من أن لديك موظفين في متناول اليد لتسليم البضائع الخاصة بك بمجرد طلبها.
# 5. يقلل من نفايات الإنتاج
يعد تخطيط السعة والطلب أمرًا بالغ الأهمية عند تقييم تخصيص موارد الشركة لإكمال المشروع. يمكن للشركات تحديد مجالات لخفض التكاليف وإزالة النفايات وتعزيز الأداء والإنتاجية من خلال فهم مدى فعالية استخدام الفرق للموارد والمواد والعمالة. يمكن أن تساعد المعلومات المستقاة من تقييم القدرات الشركة على توقع النفقات المستقبلية ومتطلبات الموارد والقدرات العامة لتلبية توقعات المشروع بشكل أفضل.
# 6. يحسن الكفاءة والإنتاجية
يتيح فهم القدرات الحالية والمستقبلية للشركات التخطيط بشكل أفضل لنجاح فرق الإنتاج الخاصة بهم. يسمح للموظفين بتحسين سير العمل وتقليل النفايات غير الضرورية لوضع إجراءات ثابتة لتنفيذ الأهداف باستخدام المواد والموارد. وكثيرا ما تزداد الكفاءة والاستدامة نتيجة لهذه التطورات.
ما هي عوامل تخطيط القدرات؟
فيما يلي عوامل تخطيط السعة:
- نقص العمالة العالمية بدوام كامل.
- الطلب على التعلم الداخلي وفرص التطوير.
- اختلاف جداول ومواقع العمل.
- اختلال مواءمة مهارات الموظفين واحتياجات المشروع.
- تحول إلى طريقة Agile.
ما هي محددات تخطيط القدرات؟
العوامل في المرافق والمنتجات والخدمات المقدمة ، والعمليات المستخدمة لإنشاء تلك المنتجات أو الخدمات ، يلعب الموظفون والسياسات والعمليات وسلاسل التوريد والبيئات الخارجية دورًا في تحديد القدرة الفعالة. الجانب الإنساني هو أهم عنصر في كل منهم.
ما هي أهداف تخطيط القدرات؟
الهدف من تخطيط السعة هو التأكد من أن عملك أو مؤسستك يمكن أن تلبي بشكل فعال أي طلب قد تواجهه. يتم تحديد القدرة الإنتاجية الكاملة للشركة أو المؤسسة من خلال تخطيط السعة ، وهي عملية تخطيط طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى.
افكار اخيرة
يعد التنبؤ بمتطلبات العمل المستقبلية والتأكد من توفر الموارد لتلبية هذه الاحتياجات جزءًا من تخطيط السعة. يساعد تخطيط السعة الشركات على التأكد من أن لديها موارد كافية لتلبية المتطلبات الحالية والمستقبلية. يتم استخدام أساليب وأدوات وعمليات مختلفة في تخطيط السعة ، بالإضافة إلى المدخلات من العديد من الأدوار التجارية المختلفة.
من خلال التخطيط الاستراتيجي ومراعاة عوامل مثل القدرة الإنتاجية وسعة الموارد والمتطلبات الوشيكة ، يمكنك إنشاء خطة قدرة تساعدك على تلبية الطلب الآن وفي المستقبل.
مقالات ذات صلة
- 21 مهارات جيدة لوضع استئناف: أفضل ممارسات 2023
- تخصيص الموارد في إدارة المشروع: كل ما تحتاج إلى معرفته
- تخطيط المشروع: دليل لتقنيات تخطيط المشروع
- التخطيط المالي: نظرة عامة ، أنواع ، أهمية ، مفهوم (+ ملفات PDF مجانية)
- إدارة القدرات: دليل لإدارة القدرات والاستراتيجيات والأدوات
مراجع حسابات
