القدرة على التكيف مع الظروف الجديدة هي سمة مشتركة بين الشركات الناجحة. من أجل ضمان أن تكون الشركات دائمًا منتجة قدر الإمكان ، فإن إدارة القدرات هي وظيفة عمل أساسية. سيساعدك فهم التطبيقات العديدة لإدارة السعة على تعلم كيفية تعزيز أرباح شركتك. تشرح هذه المقالة ما هي إدارة القدرات في ITIL. يأتي أيضًا مع دليل لمساعدتك في اختيار الأفضل من أدوات إدارة السعة المتاحة. دعنا نتعمق!
ما هي إدارة القدرات؟
يجب أن تظل الشركات مرنة بما يكفي لتلبية التوقعات باستمرار بطريقة فعالة من حيث التكلفة لأن القدرة قد تتقلب نتيجة للظروف المتغيرة أو التأثيرات الخارجية ، مثل الطلب الموسمي وتغيرات الصناعة وأحداث الاقتصاد الكلي غير المتوقعة. قد يكون من الضروري ، على سبيل المثال ، إعادة تخصيص بعض موارد المواد الخام للشركة استجابة للتحولات في العرض والطلب. قد يكون من الضروري العمل الإضافي ، والاستعانة بمصادر خارجية ، والآلات الجديدة ، وحتى التخلص من الممتلكات من أجل وضع إدارة القدرات موضع التنفيذ.
الطلبات غير المنجزة ، وتضارب العملاء ، وفقدان الحصة السوقية كلها نتائج محتملة للشركات ذات إدارة القدرات غير الفعالة. من الضروري أن تستعد الشركة بشكل كافٍ لزيادة غير متوقعة في الطلب عندما تطلق منتجًا جديدًا رائدًا وحملة تسويقية مصاحبة. تعاني الشركة إذا لم تتمكن من إعادة ملء مخزون شريك التجزئة في الوقت المناسب.
لذلك ، من الصعب على الشركات زيادة الإنتاج مع تقليل النفقات. لإجراء عمليات تفتيش مناسبة لمراقبة الجودة لسلعها أو خدماتها ، على سبيل المثال ، لا يمكن أن تمتلك الشركة الموارد اللازمة من حيث الوقت والقوى العاملة. يمكن أن يؤدي الاستخدام المفرط للمعدات إلى حدوث أعطال وإرهاق بين العمال ، الذين قد يعانون أيضًا من الإجهاد وانخفاض الروح المعنوية.
ما هي إدارة القدرات المستخدمة؟
إن إنتاج السلع والخدمات وتشغيل تقنيات المعلومات ، أو تكنولوجيا المعلومات ، هما عمليتان مؤسسيتان منفصلتان ولكن مترابطتان مرتبطتان بإدارة القدرات. إليك كيف يمكن لشركتك استخدامها:
إدارة السعة الإنتاجية
يمكن تحليل الفعالية التي تستخدم بها مؤسستك مواردها لإنتاج العناصر من خلال إدارة القدرات. المرافق والموظفين والأدوات والمواد الخام والمكونات ومواد التعبئة والتغليف وخيارات النقل والسلع النهائية تندرج جميعها ضمن هذه الفئة. يمكن أن ينتج عن عدم الالتزام بالمواعيد النهائية للتسليم وضمان جودة المخرجات عن نقص أي من هذه الموارد. ومع ذلك ، إذا كان هناك الكثير من الموارد المتاحة ، فقد يشير ذلك إلى تبذير الإنفاق وتقليص الأرباح.
يتأثر الطلب على السلع بعدد من العوامل النموذجية. يمكن للمنظمات الاستفادة من إدارة القدرات من خلال الاستعداد بشكل أفضل لـ:
# 1. التغييرات في الفصول
قد يحتاج الإنتاج في شركتك إلى تعديل إلى حد ما على مدار العام لمراعاة التغيرات الموسمية في الطلب ، مثل الزيادة الموسمية في إنفاق المستهلكين التي تحدث في فترة العطلات. ومع ذلك ، فإن بعض الشركات تواجه طلبًا موسميًا للغاية ، مما يستلزم خفض التكلفة خلال الفترات البطيئة وزيادة الإنتاج في أوقات الذروة.
# 2. التطورات الاقتصادية
من أجل فهم أفضل لأنماط الطلب قصيرة وطويلة الأجل ، يجب أن يحاول عملك التنبؤ باتجاهات الاقتصاد الكلي. وبالمثل ، فإن القدرة على ضبط الإنتاج بسرعة في مواجهة التحولات الاقتصادية المفاجئة يمكن أن تكون ذات قيمة عالية.
# 3. تتجه الأسواق
مع دخول منافسين جدد إلى السوق أو مغادرته ، من المحتمل أن تتغير حصة شركتك في السوق. سيتغير عدد الموارد التي تحتاجها مؤسستك كنتيجة مباشرة لهذه التغييرات.
# 4. اتجاهات الصناعة
في بعض الأحيان ، تتأثر غالبية شركات السوق باتجاهات أوسع في الصناعة. يمكن لشركات النفط ، على سبيل المثال ، أن تشهد تحولات في الطلب مع زيادة استخدام السيارات الكهربائية ، مما يستلزم التكيف معها.
إدارة قدرات تكنولوجيا المعلومات
يمكن أيضًا استخدام إدارة السعة لوصف مدى جودة معالجة شبكات الكمبيوتر في الشركة للبيانات والتعامل مع حركة المرور. من الممكن أن تحتاج شركتك إلى قدر كبير من قوة المعالجة لأشياء مثل البحث وتطوير المنتجات ، أو للتعامل مع أعداد كبيرة من المستهلكين دون أي عوائق.
يتم تحسين معالجة البيانات من خلال إدارة قدرات تكنولوجيا المعلومات بالطرق التالية:
# 1. تقييم المهارات
الهدف من إدارة قدرات تكنولوجيا المعلومات هو ضمان استخدام موارد تكنولوجيا المعلومات إلى أقصى إمكاناتها وتحقيق أهداف الأداء.
# 2. نشاط التفتيش
من المفيد للشركات اكتساب نظرة ثاقبة حول كيفية استخدام موارد الحوسبة الخاصة بهم بالفعل.
# 3. ضبط
من خلال استخدام إدارة سعة تكنولوجيا المعلومات ، تستطيع المؤسسات ضبط تكوينات أنظمتها ، وبالتالي تعزيز أداء الحوسبة دون تكبد نفقات إضافية.
# 4. إدارة الطلب
يمكن للشركات استخدام الإجراءات المحسنة لتقليل العبء على البنية التحتية للحوسبة. من أجل تجنب جدولة الصيانة في أوقات الذروة ، ستغير العديد من الشركات جداول الصيانة الخاصة بها.
# 5. تخصيص الموارد
يمكن للمؤسسات التخطيط مسبقًا لاحتياجات الحوسبة المستقبلية بمساعدة إدارة قدرة تكنولوجيا المعلومات. من أجل إعداد العمل للمستقبل ، قد يقررون ترقية برامج الأجهزة أو الكمبيوتر.
استراتيجيات إدارة القدرات
طور المدراء في قطاع التصنيع عددًا من الأساليب لتحسين الإنتاج وتوسيع قدرات شركاتهم. تتضمن بعض الأساليب الأكثر استخدامًا لإدارة القدرات ما يلي:
# 1. استراتيجية التأخر
هذه الطريقة أكثر حذرًا ، حيث تتطلب من المدير الانتظار حتى يكون هناك نمو مستمر في الطلب قبل أن يقرر رفع السعة. ثم تقوم الإدارة بتعزيز الإنتاج لتلبية احتياجات السوق الحالية.
# 2. استراتيجية الرصاص
هذه الإستراتيجية أكثر عدوانية وخطورة بشكل كبير من نهج التأخر. ترى الشركة أنه إذا زادت السعة قبل أن يكون هناك أي طلب حقيقي ، فسيكون كثير. إنه شائع في الأعمال التجارية سريعة النمو أو الأسواق ذات الطلب الاستهلاكي المرتفع. لذلك ، فإن معظم الشركات الصغيرة ومتناهية الصغر تبتعد عن هذا التكتيك.
# 3. الإستراتيجية الديناميكية
هذه الاستراتيجية مدفوعة بالتنبؤات وتركز على الاستفادة من اتجاهات السوق لتوسيع الإنتاج. يقوم المدير بضبط مستويات الإنتاج مقدمًا بناءً على فحص بيانات التنبؤ بالمبيعات والطلب الفعلي.
# 4. استراتيجية المباراة
تجمع هذه الإستراتيجية بين عناصر كل من نهج الرصاص والتأخر. من أجل مواكبة طلب العملاء ، تقوم الشركة بإجراء تعديلات دقيقة ولكن مهمة على إنتاجها الإنتاجي. يتم إجراء زيادات صغيرة في الإنتاج كلما كان من المتوقع أن يزداد الطلب.
أدوات إدارة القدرات
تساعد أدوات إدارة القدرات الشركات في تقييم متطلباتها من الموارد في ضوء تقلبات الطلب في السوق. يستخدم المديرون والمسؤولون الأعلى هذه الأدوات للاحتفاظ بعلامات تبويب على مستويات التوظيف وحساب مقدار العمل الذي يمكن إنجازه باستخدام الموارد المتاحة لهم. كما أنها تمكنك من عرض عدد الموظفين الحاليين لديك وتحديد ما إذا كانوا يعملون فوق طاقتهم أم لا. فيما يلي بعض أدوات إدارة السعة التي يمكنك استخدامها لإدارة قدرات شركتك:
# 1. خطة Toggl
تسعد Toggl Plan أن تكون في متناول الأشخاص من جميع مستويات وخلفيات المهارة. هناك ثلاث واجهات مستخدم أساسية في هذا البرنامج: إدارة المشروع ، وتخطيط الفريق ، وإدارة المهام. من أجل مراقبة السعة والتخطيط لها بسهولة ، تتيح جميع الواجهات مراقبة أعباء العمل والمهام المعطاة لكل عضو في الفريق. تكمن فائدة هذه الأداة في أنه يمكنك اختبارها دون دفع أي شيء.
# 2. ClickUp
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع ، وتعزيز التعاون الأكثر ذكاءً ، وتركيز كل عمل الفريق من عدة تطبيقات في مكان واحد ، فإن ClickUp هي أفضل منصة إنتاجية للفرق من أي حجم. ClickUp هو أفضل برنامج لتخطيط السعة لمراقبة أعباء العمل وإدارة الموارد بكفاءة وزيادة الإنتاجية بسبب وفرة الخيارات القابلة للتكوين.
# 3. مافينلينك
يوفر Mavenlink أدوات لإدارة وتحسين الموارد المتاحة. إنه حل برمجي شامل مع مجموعة واسعة من الميزات والتحليلات التي يمكن أن تساعد مؤسستك في توفير الوقت والمال من خلال أتمتة الأنشطة الرئيسية ، ومواءمة تكوينات الموظفين والفريق بذكاء مع أهداف العمل ، وتنفيذ مجموعة واسعة من مهام التنبؤ والتخطيط. تسمح فئة التسعير الأولى من فئات تسعير Mavenlink الأربعة بتجربة مجانية ، لكن الفئات الثلاثة الأخرى تتطلب الدفع.
# 4. خبير الموارد
عندما يكون هناك طلب مرتفع ولكن مع انخفاض في الموارد البشرية ، يمكن أن يساعد Resource Guru ، وهو جزء من برنامج إدارة الموارد ، في تحديد هؤلاء الأفراد الذين لديهم بالفعل القدرة. يوفر هذا البرنامج إمكانات إدارة الوظائف الشائعة ، مثل التكامل مع تطبيقات ERP و CRM ، ويسمح لك بتتبع كل من مهامك والموارد المتاحة لإكمال المشروع. يحتوي هذا البرنامج على ميزة تعاون تُظهر لك بالضبط من يعمل على ماذا ومتى سيتم الانتهاء منه.
# 5. سافيوم
توفر Saviom برامج المؤسسات لإدارة الموارد وإدارة الموظفين ، والتي تعتقد الشركة أنها ستحدث ثورة في الإنتاجية في المؤسسات الكبيرة. يعد تعظيم الاستفادة ، وتحسين القوى العاملة ، وخفض تكاليف موارد المشروع جزءًا من هذا. لا يتضمن موقع Saviom الإلكتروني أي معلومات عن الأسعار. إنهم يفضلون الاتصال بهم للحصول على عرض أسعار. ومع ذلك ، يمكنك اختبار أحد مستوياتهم الثلاثة مجانًا.
# 6. شكل فريق
Teamup هي خدمة تقويم تستند إلى الويب تسهل التعاون من خلال السماح للأعضاء بتنسيق جداولهم الزمنية وتبادل التواريخ المهمة مع بعضهم البعض. إنه بديل فعال لإدارة الموارد ، ويتضمن أدوات للعمل الجماعي مثل مشاركة المستندات والملفات ومزامنة التقويم. يمكنك أيضًا تكييف الجدول وفقًا لتفضيلاتك.
# 7. كانتاتا
يتضمن برنامج تخطيط القدرات Kantata (المعروف سابقًا باسم Mavenlink) أدوات لإدارة الموارد والميزانيات وتعاون الفريق والمشاريع. تعد قدرة Kantata على إيصال التقدم بصريًا وبأشكال متنوعة أحد أعظم أصولها.
# 8. تنبؤ بالمناخ
التوقع هو مركز لمحاسبة المشروع ، وإدارة الموارد ، وتخصيص الموارد ، وذكاء الأعمال ، والتعاون الجماعي. إحدى ميزات البيع الرئيسية للبرنامج هي توافقه مع البرامج الأخرى. يمكنه التواصل مع Azure و Google Drive و Microsoft Excel وغيرها الكثير.
إدارة القدرات في ITIL
تشير إدارة القدرات في سجل المعاملات الدولي إلى عملية تعديل تخصيص موارد تكنولوجيا المعلومات في ضوء الطلبات المتوقعة. تعتبر إدارة القدرات التي تعمل استباقية وليست تفاعلية. يضمن مديرو القدرات الذين يقومون بوظائفهم بنجاح تلبية جميع احتياجات تكنولوجيا المعلومات ، بما في ذلك احتياجات الشركة ، بأقل قدر ممكن من الموارد.
ما هو مدرج في إدارة القدرات في ITIL؟
يمكن أن تشمل عملية إدارة القدرات مجموعة واسعة من أنشطة تكنولوجيا المعلومات (IT). بعض الأمثلة هي كالتالي:
- استخدم أدوات المراقبة والتحليل والتحسين على موارد تكنولوجيا المعلومات لديك.
- التحكم في الحاجة إلى طاقة الكمبيوتر (القيام بذلك يستدعي الوعي بالأهم في الشركة).
- تطوير محاكاة كفاءة البنية التحتية للتنبؤ بمتطلبات الموارد.
- تأكد من أن حجم التطبيقات مناسب (دون أن تكون صغيرة جدًا) بحيث يمكن الحفاظ على مستويات الخدمة.
- قم بإنشاء خطة سعة تحسب الاستخدام الحالي والمتطلبات المستقبلية والمصروفات المرتبطة بدعم إصدارات البرامج الجديدة.
- قم بإنشاء إستراتيجية سنوية لتوسيع البنية التحتية الداعمة بتعليقات من مجموعات أخرى.
كيف يتم تنفيذ إدارة القدرات في ITIL؟
تركز أفضل ممارسات إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات على تقديم الدعم الشامل للعملاء. أنت لا تطبق ITIL. بدلاً من ذلك ، فهي بمثابة خارطة طريق لقسم تكنولوجيا المعلومات لديك. سواء كنت تستخدم ITIL v3 أو أحدث نسخة ، v4 ، يجب عليك الالتزام بأفضل الممارسات المذكورة أعلاه ، والبحث عن الدعم التنفيذي ، والتركيز على إجراء التحولات السلوكية والعقلية. إعطاء الأولوية لنجاح شركتك وإرضاء عملائك. تؤكد ITIL على التحسين المستمر بدلاً من أن تكون إجراءً خطوة بخطوة.
نصائح لإدارة السعة
فيما يلي بعض المؤشرات للإدارة الفعالة للقدرات في كل من أنظمة الإنتاج وتكنولوجيا المعلومات:
# 1. تعرف على الموارد التي لديك
تتطلب إدارة القدرات الناجحة إلمامًا تامًا بجميع الموارد المتاحة للمؤسسة. من السهل أن تفوتك بعض الموارد وتفشل في رؤية بعض الحلول المحتملة عندما تركز فقط على قضية أو ظرف واحد. تأكد من أن لديك مخزونًا كاملاً ودقيقًا لأصول شركتك قبل أن تبدأ العمل لتحسين إدارة قدرتك.
# 2. قم بإجراء مجموعة متنوعة من الاختبارات
كل من أنظمة التصنيع وتكنولوجيا المعلومات عبارة عن شبكات مترابطة ، وهي عرضة للاضطرابات على أي مستوى. العدد الهائل من النتائج المحتملة يجعل الاختبار الشامل صعبًا. ومع ذلك ، فمن الأهمية بمكان أن يستخدم عملك إدارة القدرات لاستكشاف أكبر عدد ممكن من الفرص لزيادة الإنتاجية أو سرعة المعالجة.
# 3. حفر في الماضي
تكافح معظم الشركات بطريقة ما للوصول إلى أهداف الإنتاج أو الحفاظ على تشغيل أنظمة تكنولوجيا المعلومات بسلاسة. يمكن أن يساعدك تقييم الصعوبات التي واجهتها في الماضي على إنشاء إجراءات أكثر قوة للمستقبل. يمكن أن تكون دراسات الحالة حول كيفية تعامل الشركات الأخرى مع مشكلات التصنيع أو تكنولوجيا المعلومات مفيدة أيضًا.
# 4. حدد أولوياتك بحكمة
نظرًا لطبيعة إدارة القدرات ، قد يتطلع عملك دائمًا إلى التعرف على فرص جديدة للنمو. من الممكن أن تبدأ في إصلاح مشكلة واحدة قبل أن تدرك وجود مشكلة أخرى أكثر خطورة في الإنتاج أو نظام تكنولوجيا المعلومات لديك. تأكد من أن استراتيجية إدارة السعة الخاصة بك تتيح لك تحديد أولويات الأنشطة والمشاريع الأكثر إلحاحًا حتى تتمكن حقًا من تجنب المشكلات المحتملة التي حددتها.
فوائد إدارة القدرات
فيما يلي فوائد إدارة القدرات:
# 1. ضمان أقصى إنتاجية
كثيرًا ما تُستخدم سلاسل التوريد ومواقع الإنتاج وشبكات التوزيع المتعددة في إنشاء منتج واحد. نظرًا لوجود العديد من الأجزاء المتحركة ، فقد يكون من الصعب معرفة ما إذا كانت شركتك ستكون قادرة على الوفاء بالمواعيد النهائية للتسليم. تتحقق إدارة القدرات مما إذا كانت وسائل الإنتاج الحالية كافية.
عادة ما تخضع كفاءة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في المؤسسة لتوقعات عالية. إذا لم يتم تحقيق هذه الأهداف ، فستعلمك إدارة السعة بذلك. يمكنك توفير المال على خدمات تكنولوجيا المعلومات (IT) التي لا تستخدمها إذا تابعت مدى جودة أداء نظامك حقًا.
# 2. كشف القمامة
يعد العثور على موارد غير مستغلة أو باهظة الثمن أحد الأهداف الأساسية لإدارة القدرات. يمكن لإدارة القدرات ، على سبيل المثال ، تحديد ما إذا كانت تكلفة صيانة قطعة قديمة من معدات التصنيع جديرة بالاهتمام أم لا. قد تدرك أن شراء آلات جديدة سيسمح لك بزيادة الإنتاج لكل وحدة مساحة مع تقليل نفقات الصيانة في نفس الوقت.
# 3. تعقب مشاكل النظام
تساعد إدارة القدرات الشركة في تحديد المصدر والسبب الجذري للمشكلة. يمكن أن يكون لنتائج أبحاث شركتك تأثيرات كبيرة تتجاوز الإنتاجية. قد تدرك مؤسستك الحاجة إلى تحسين إدارة الموظفين في الموقع الفاشل إذا كانت تدير منشأتين إنتاجيتين متشابهتين ، لكن أحدهما يولد المزيد من الإنتاج لكل ساعة موظف. من الممكن أنه إذا وفرت لعمال الإنتاج لديك مكانًا أفضل للعمل ، فسيكونون أكثر إنتاجية.
تعد مهارة استكشاف الأخطاء وإصلاحها أمرًا بالغ الأهمية لإصلاح مشكلات الكمبيوتر. مثل إدارة الأداء ، تعزل إدارة السعة العقد المعطلة في الشبكة كمصدر لأجهزة الكمبيوتر البطيئة. يمكن لشركتك العثور على أخطاء النظام المحتملة في المستقبل وإصلاحها قبل أن تعطل العمليات باستخدام سيناريوهات الاختبار.
# 4. عمل خطط طوارئ
تعد إدارة القدرات الفعالة أمرًا ضروريًا لتحقيق النمو الآمن والناجح لأي عمل تجاري. يمكن لشركتك توفير المال من خلال توقع احتياجات الإنتاج وشراء الموارد في أوقات أرخص عندما تكتسب فهمًا أعمق لدورات الطلب. كما أنه أكثر استعدادًا للتعامل مع التقلبات في الطلب التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على صافي أرباح عملك.
تعد حماية فعالية نظام تكنولوجيا المعلومات لديك أمرًا بالغ الأهمية بسبب الاعتماد الواسع على أجهزة الكمبيوتر في الأعمال والصناعة.
لماذا تعتبر إدارة القدرات مهمة؟
يجب أن تمتلك الشركات الموارد اللازمة لمواكبة طلب العملاء. من الممكن أن تفقد الإيرادات والفرص إذا كانت الطاقة الإنتاجية غير كافية. على الجانب الآخر ، إذا كان هناك فائض في السعة ، فسيتم تبديد الموارد وسترتفع الأسعار.
ما هي العناصر الرئيسية لإدارة القدرات؟
فيما يلي العناصر الرئيسية لإدارة القدرات:
- إدارة القدرات التجارية.
- إدارة سعة الخدمة.
- إدارة قدرة المكون.
- إعداد تقارير إدارة القدرات.
ما هي مسؤوليات مدير القدرات؟
مدير القدرات مسؤول عن توفير قدرة تقنية معلومات كافية لتقديم مستويات الخدمة ، وتقديم المشورة لإدارة تكنولوجيا المعلومات العليا حول كيفية تحقيق التوازن بين العرض والطلب ، والاستفادة القصوى من الموارد المتاحة.
ما هي خطوات إدارة القدرات؟
يجب اتخاذ الخطوات التالية في إدارة القدرات:
- وضع خطط الشركة.
- تقييم مطالب وفرص العملاء.
- تحليل مخرجات البنية التحتية والموارد الحالية.
- تنفيذ تخطيط القدرات.
- تتبع ومراجعة الطاقة الإنتاجية.
افكار اخيرة
تتمثل إحدى الخطوات الأولى في إدارة القدرات الفعالة في الحصول على أدوات إدارة القدرات المناسبة. يعد العثور على أفضل المرشحين للانضمام إلى فريقك مرحلة لاحقة. إذا كانت قدرة فريقك بحاجة إلى الزيادة من أجل تلبية الطلب ، فيمكن أن تساعدك BusinessYield في العثور على موظفين مستقلين مؤهلين مناسبين.
يمكنك العثور على أشخاص للعمل معك في مشاريع من أي حجم أو مدة أو تعقيد عن طريق اختيار إدارة السعة المناسبة.
مقالات ذات صلة
- ITIL: المعنى ، الأساس ، العملية والشهادة
- ITSM: المعنى ، العملية ، الأدوات والشهادة
- إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات: التعريف والعمليات
- 21 مهارات جيدة لوضع استئناف: أفضل ممارسات 2023
- تخطيط القدرات: المعنى والأهمية والاستراتيجيات والأدوات
مراجع حسابات
