组织希望他们的项目取得成功并满足客户的期望和内部目标。 但实际情况如何？ 根据 PMI 分析，14% 的 IT 项目被检查为失败。 只有 57% 的项目在初始预算内完成，其余项目超出了他们为自己设定的目标。
这对企业来说无疑是个坏消息，因为成本超支不仅会降低他们的利润，还会限制他们执行未来项目的能力。 了解项目成本管理以及如何有效地管理它可以帮助公司保持正轨。
在这篇文章中，我们将定义项目成本管理，讨论其优点，并回顾创建成本管理计划所需的各个阶段。 此外，我们还将看到一个项目成本管理的示例，并讨论管理中对软件的需求。
项目成本管理
在整个项目生命周期中估算、计划和控制成本以将支出保持在商定的预算范围内的做法称为项目成本管理。
为了使项目被认为是成功的，有必要：
- 它符合要求和范围。
- 它的执行质量非常好。
- 它按时完成，并且
- 它是按时并在预算范围内建造的。
因此，项目成本管理是项目管理最重要的支柱之一，并且适用于任何领域，例如制造、零售、技术或建筑。 它有助于制定财务基线，项目经理可以根据该基线评估其项目成本的当前状态，并在必要时重新调整方向。
项目成本管理的重要性是什么？
成本管理的意义是显而易见的。 举一个现实生活中项目成本管理的例子，如果你决定建房子，第一步就是确定你的预算。 当您知道要在项目上花费多少时，接下来的步骤是将总体预算分解为子任务和较小项目的费用。
预算将决定关键的决策点，例如：聘请哪位设计师——一位负责从头到尾构建和交付项目的高端设计师，还是能够协助处理一些元素并以较小预算工作的人？ 房子应该有多少层？ 应该使用什么材质？
如果没有预算，不仅很难回答这些问题，而且一旦项目启动，也无法确定自己是否走在正确的轨道上。 由于多个项目的同时运行、初始假设的变化以及意外支出的增加，在大型组织中这个问题的范围被放大了。 这就是成本管理可能派上用场的地方。
- 项目经理可以通过使用有效的成本削减措施来节省管理。
- 与利益相关者建立明确的期望。
- 由于客户透明度，控制范围逐渐扩大。
- 跟踪进度并尽快采取纠正措施。
- 保持计划利润，提高投资回报率，避免项目损失。
- 创建数据以用作未来项目的标准并跟踪长期成本趋势。
什么是项目成本？
执行一个项目或一项工作所需的总金额称为 工程造价，其中包括直接成本和间接成本。
项目成本管理计划
项目成本管理计划是计划和执行项目预算的策略。 当然，这样做是为了确保您的项目在预算范围内按时完成。 但是，如果您没有制定全面的项目成本管理计划，那么这两件事都会失败，从而使您和您的组织损失大量资金。
您如何制定项目成本管理计划？
成本管理有时以更精确的子任务名称而闻名，例如支出管理、成本透明度和成本会计。 它通常包括四个过程：资源计划、成本估算、预算和成本控制。
#1。 项目资源规划
确定执行和完成项目所需资源的过程称为资源规划。 人员（例如员工和承包商）和设备是资源（例如基础设施、大型施工车辆和其他供应有限的专用设备）的示例。
在任何实际工作开始之前，资源规划是在项目开始时完成的。
要开始，项目经理必须首先准备工作分解结构 (WBS)。 他们必须检查 WBS 中的每个子任务，并询问完成这项任务需要多少人、什么样的能力、什么样的设备或材料。
在此过程中，请牢记以下几点：
- 在确定子任务和相关资源之前，请考虑历史数据——过去的时间表和工作量。
- 考虑来自 SME 和团队成员的反馈——协作方法有效，尤其是在缺乏历史数据的项目中。
- 检查时间对资源需求的影响。 例如，某个资源可能在几个月内无法使用，从而导致项目的时间线推迟。 这可能会对成本估算产生影响。
尽管这一步骤发生在规划阶段，但项目经理必须考虑到实际情况。 例如，您可能会发现对具有特定专业知识的资源的需求； 但是，如果组织内无法访问此类资源，您必须考虑雇用承包商或培训您的员工以使他们跟上进度。 所有这些现实世界的元素都会对成本管理产生影响。
#2。 费用估算
计算与完成项目所需的所有资源相关的费用的过程称为成本估算。 我们需要以下信息来进行成本计算：
- 所需资源（上一步的输出）
- 每个资源的成本（例如，每小时的人员成本、供应商雇用成本、服务器采购成本、单位材料费率等）
- 需要每个资源的时间范围
- 假设清单
- 可能存在的风险
- 以前的项目费用和（如适用）行业基准
- 洞察公司的财务状况和报告结构
估算可能是成本管理中最困难的一步，因为准确性至关重要。 项目经理还必须考虑固定和可变费用、间接费用、通货膨胀和货币的时间价值。
估计费用和实际费用之间的差异越大，项目成功的可能性就越小。 然而，有许多估计模型可供选择。 如果您有大量来自类似项目的过去成本数据，则类似估算是一个有用的选择。 一些企业更喜欢数学方法，例如 参数建模 或计划评估和审查技术（PERT）。
然后是自上而下还是自下而上的问题。 当过去的成本数据可用时，自上而下的定价效果很好。 在这种情况下，项目经理通常具有类似项目的先前经验，因此可以做出明智的决定。 自下而上适用于组织缺乏经验的项目，在任务级别计算成本估算然后将其汇总到顶部是有意义的。
成本估算作为决策支持工具
在许多情况下，项目管理团队为一个项目开发多种解决方案，成本估算帮助他们决定采用哪条路径。 有许多成本计算方法可以帮助实现这一目标 对比分析，包括基于活动的成本核算、作业成本核算和生命周期成本核算。
例如，生命周期成本计算考虑了项目的整个端到端生命周期。 例如，维护成本在 IT 项目中经常被忽视，但生命周期成本考虑长期并考虑 循环结束前的资源使用情况. 同样，制造项目的目标是降低未来的服务和更换成本。
团队有时可以使用估算过程来评估和降低成本。 例如，项目管理中的价值工程有助于从项目中获得最大收益，同时降低成本。
#3。 成本预算
成本预算可以被视为估算的延伸，或者本身就是一个独特的过程。 预算是在设定的时间段内将成本分配到项目的特定部分（例如单个任务或模块）的过程。 预算包括为应对意外开支而预留的应急储备。
假设一个为期三年的项目的总成本为 2 万美元。 但是，由于预算分配是基于时间的，项目经理决定暂时专注于前两个季度。 他们确定了必须完成的工作项目和预算，例如，这个时间段和这些工作项目的 35,000 美元。 为了得出这个数字，项目经理采用了工作分解结构 (WBS) 和上一节中讨论的一些估算方法。
预算建立了一个成本基线，可以在未来测量和评估项目的成本绩效。 如果没有预算，总估计成本将是一个难以半途量化的无定形数字。 项目绩效评估允许您确定项目的未来阶段需要多少预算。
收紧预算的另一个原因是组织经常依靠预期的未来现金流来为自己提供资金。 项目经理在初始阶段的资金池有限，必须相应地设定目标。 这就像从房屋的地基和一层开始，然后在您节省更多资金时完成项目的其余部分。
#4。 成本控制
成本控制是衡量与基线的成本差异并采取适当行动缩小差距的过程，例如增加分配的预算或缩小工作范围。 这是一个持续的过程，贯穿于项目的整个生命周期。 这里的重点是衡量和及时清晰的报告。
成本管理计划以及成本基准是成本控制的关键输入。 该计划包括详细信息，例如如何衡量项目绩效、偏差阈值是什么、如果违反阈值将采取什么行动，以及具有执行决策权的人员和角色列表。
挣值管理 (EVM) 是衡量成本绩效的常用方法。 作为项目成本管理的示例，请考虑以下内容：
例如：
你在周末测量任务 X 的进度，发现它完成了 25%。 你怎么知道你是否在预算范围内完成任务？
首先，项目经理确定任务的估计值（在计划阶段）。 假设任务 X 的预算为 4000 美元，预计在本周末完成一半。
任务 X 每周的计划价值 (PV) = $4000 *.5 = $2000
任务 X 的挣值 (EV) 除以周数 = 4000 美元 *.25 = 1000 美元
您现在必须计算工作的实际成本 (AC)，其中包括附加变量，例如设备和材料成本（例如，800 美元）。
EV – PV = $1000 – $2000 = -$1000。
EV – AC = $1000 – $800 = $200 成本差异
负的进度差异表明任务运行落后于计划，但正的成本差异表明它在预算范围内运行。
在处理大型项目中的数百项任务时，成本控制可以提供决策者快速响应情况所需的透明度。
项目成本管理软件
当有许多变量在起作用时，成本管理与项目管理的其他方面一样变得复杂。 程序本身很复杂，需要一丝不苟地关注细节以及严格的方法。 使用项目成本管理软件可以极大地帮助这个过程。
让我们来看看使用项目成本管理软件的一些好处：
- 在估计和测量期间将耗时的定量分析自动化有助于减少人为错误。
- 跨规划、估计、预算和控制的数据集成可实现持续监控和及时、主动的响应，而不是一次性干预。
- 项目成本管理软件有助于决策制定，该软件使用情景预测和假设分析来评估替代解决方案。
- 仪表板和其他丰富的 UI 提供简单直接的报告。
- 项目成本管理软件降低了跨多个地理位置的项目中多币种管理的复杂性。
- 许多项目成本计算解决方案支持第三方集成，从而可以收集和分析数据。
- 随着来自多个项目的性能数据的可用性，基准测试和标准化是可行的。
成本控制与大型项目的绩效
根据 2018 年 PMI 职业脉搏报告，41% 的受访者表示他们的项目很复杂。 因此，40% 的受访者将“投资技术以更好地实现项目成功”列为他们的首要任务也就不足为奇了。
成本管理与组织成功完成当前和未来项目的能力密不可分。 投资可靠的成本管理软件可以节省大量资金。 一个好的成本管理解决方案不会将其视为一个单独的功能，而是将其作为项目和项目组合绩效的重要组成部分加以利用，并将跨项目的数据关联起来。
项目成本管理的优势是什么？
项目经理不应忽视有效成本管理的商业利益。 其中一些好处如下：
#1。 它促进了未来的计划
项目成本管理通过最大化先前资源的报告以建立准确性来帮助准备未来的预算。
#2。 有助于规避风险
它通常包括风险津贴，以保证项目的成功不会受到意外成本的影响。
#3。 防止成本超支
它使项目经理能够分摊成本，从而限制超支。 通过为项目分配成本，管理人员可以避免长期超支。
成本管理计划中的常见内容是什么？
成本管理计划是概述作为项目管理的一部分必须完成的标准和任务的文件。 成本管理计划包括投入成本估算、将花费的金额、成本输出预测或收到的金额。
项目成本管理的第一步是什么？
成本管理的第一阶段需要定义完成所有项目任务所需的资源。
什么是四种成本？
成本的四种主要类型是：
- 直接
- 间接
- 固定成本和可变成本。
