项目经理的主要职责是监督公司项目的所有阶段并确保其有效完成。 他们创建文档以通知利益相关者、指导团队成员并确定项目的持续时间。 他们还可以制定变更管理计划以适应项目运营和时间表的变更。
本文定义了变更控制过程，探讨了为什么它在项目管理中很重要，解释了如何实施它，并提供了管理建议。
什么是项目管理中的变更控制？
变更控制是检测、记录和批准项目中发生的任何重要变更以避免不必要的中断的过程。
大规模的变革努力，例如数字化转型，需要多个组织和团队的全面合作，这给项目经理带来了额外的障碍。 这些类型的努力需要严格和系统的控制方法。
变更管理的关键功能之一是尽量减少未经批准的变更，这有助于减少错误。 此外，项目经理可以通过采用有计划的集成变更控制流程来更好地利用可用资源。
变更控制过程的好处
项目管理中有效的变更控制流程对您的公司非常有价值。 公司可以通过使用尖端的变革管理流程并促进协作团队合作和变革沟通来提高员工生产力。 以下是变更管理流程的优点列表。
- 项目经理将在变更规划阶段了解变更需求，并有时间考虑最佳行动方案。
- 降低与每次修改相关的风险；
- 卓越的成本削减和风险缓解能力；
- 进行调整需要更少的时间；
- 可以在对项目进度影响较小的情况下进行更改，因为将根据项目进度考虑和管理请求。
变更控制有哪些不同类型？
变更管理分为两类：
- 意外的变化
- 工作变动
意想不到的变化需要迅速采取行动。 例如，意外变化是指产品由于不可避免的困难而从市场上撤回。
另一方面，有计划的修改是在充分准备、风险分析和遵守严格的时间框架的情况下进行的。 有计划的变革具有使组织或组织内的特定团队为新目标或目标做好准备的特定目标。 公司文化、内部结构、流程或任何其他特征的变化就是这方面的例子。
关键变更控制流程要素
#1。 变更请求
如果您希望更新有关项目的某些内容，则必须提交更改请求。 本文档总结了建议的修改及其主要理由。 任何参与项目的人都可以提交变更请求，无论是内部还是外部。
#2。 变更控制委员会
变更控制委员会的目的是定期审查和决定对项目提出的变更。 如果变更请求获得授权，则可以生成变更单。
#3。 订单变更
如果变更控制委员会批准请求的修改，则委员会和受影响的客户或利益相关者必须签署变更单。 合同中最初提到的条款将被修改，双方同意这些修改。
#4。 日志更改
变更日志是变更管理中使用的一种工具，用于跟踪对项目计划或协议所做的任何变更。 所有项目经理都应该可以访问定义明确的更改日志。
变更控制流程步骤
典型的变更管理流程包括五个步骤。 查看以下变更管理流程的各个阶段，以有效地制定和实施适当的行动计划。
第 1 步：确定变革的必要性
任何利益相关者都可以通过确定变更需求并在项目变更申请表上进行解释来进行变更。 任何团队成员发起的变更请求表应包括以下信息：
- 项目名称
- 日期
- 请求说明
- 被要求
- 更改所有者
- 变化的影响
- 截止时间
- 优先
- 评论
第2步。 评估变更请求
作为项目经理，您必须拒绝或取消任何不合法的修改请求。
然后您必须确定执行变更请求分析需要哪些资源。
然后，立即评估可能的结果并根据需要修改申请表。
被拒绝的修改请求应暂时搁置。
步骤＃3。 分析变更请求
将修改请求分配给合格的工作人员进行评估。
应在考虑延迟更改的情况下重复此分析。
步骤4。 执行变更请求
- 在批准变更之前确定变更的风险和复杂性。
- 在最终批准之前，评估变更的影响。
- 分析变更的影响并向有关当局提交审查请求。
第 5 步：关闭变更请求
- 应审查项目管理的实践和程序。
- 让每个人都了解最新进展至关重要。
- 定期检查更改状态请求。
- 记录变更请求的结果。
- 停止变更请求。
不同的变更控制过程因素
项目变更控制过程的各个方面有六个主要部分。 领导协调、沟通、利益相关者参与、变革影响、准备、培训和组织设计就是其中的例子。
#1。 领导协调
领导层调整应该不难。 项目发起人通常会提供原始简介并讨论收益，因此他们应该已经参与其中。 然而，如果员工承受着很大的压力并且他们的优先事项不断变化，那么让员工保持热情并参与项目可能会很困难。
项目经理经常假设参与项目的其他高级管理人员与项目发起人有相同的观点或同意项目的目标。 如果他们不是，那么争取他们的帮助至关重要，因为您的高级团队成员将对其他利益相关者产生影响。
#2。 利益相关者分析
在项目开始时进行利益相关者分析至关重要。 它允许您定位和了解项目利益相关者，将他们分组，并为每个组创建参与计划。
利益相关者的参与是变革的关键组成部分，应该在整个项目中保持，甚至在项目结束后也应保持，以使变革坚持下去。 应在整个项目的各个阶段修订和更新利益相关者团体和让他们参与的计划。
#3. 沟通
最关键的方面是沟通。 项目经理必须确定哪些沟通渠道是可用的，然后采取必要的行动来使用它们。 你想激起人们对你的项目的兴趣。 如果人们不能相互交流，他们就会自己编造真理。 所以，如果你想说什么，就说吧。 声明你是否有任何新知识。
#4。 变革影响和准备情况
变革影响和准备是变革管理过程的一个关键方面。 它取决于变化对利益相关者的影响程度以及他们似乎准备好进行调整的程度。 准备活动，例如准备检查表和准备状态跟踪系统，可以深入了解团队实施变革和降低交付风险的能力。
作为项目经理，您必须保证负责实施修改的组织能够准确回答您的准备问题。 如果他们说他们已经准备好但还没有准备好，那么您以后的交付就会遇到麻烦。 当未达到预计的准备水平时，应采用变更计划来限制项目损害。
#5。 培训和遵守组织结构
需要培训以协助采用和整合已确定的知识差距。 这在本质上可能既是技术上的，也是行为上的。 理想的培训方式是一对一、分组、通过“培训培训师”计划、培训指南，或者在远程或受控环境中进行，具体取决于变化的类型和参与人员的数量。
受变革影响的企业或团队可能需要建立新的组织结构或对现有组织结构进行更改，以适应过渡。 应完成“现状”和“未来”分析，以及相关程序和工作描述。
组织设计可能不是项目的一部分，但它是运行所必需的。 这意味着设计工作必须与主要项目活动同时进行，并且必须在项目交付日期之前甚至期间进行任何调整。
如何在项目管理中实施集成变更控制
#1。 创建变更管理系统：
定义什么构成和不构成变更请求。 例如，向项目阶段添加一个不会花费太多时间且不会干扰您的日程安排的额外步骤将不需要修改请求，但添加一个会干扰截止日期的额外步骤将是必要的。 确定提交、批准和更新请求的过程。
#2。 创建变更管理程序：
为这个过程指派一名领导者，他将与利益相关者沟通，监督进展，并让每个人都了解最新情况。 他们还将使用预设响应来响应修改请求，以保持流程的滚动。 包括提议的变更将如何影响预算、时间、风险、利益相关者、消费者和团队成员的细目。
#3。 写下潜在变化的影响：
使用图表绘制出受变更请求影响的区域。 包括钱、时间、资源、质量。 然后，定义修改以及您或团队成员可能对此提出的任何初步疑问。 之后，使用每个区域的 KPI 计算影响。 例如，如果预算受到影响，请使用接受更改后可能损失或获得的金钱来计算可能的后果。
如果您以前没有这样做，请列出与该项目相关的所有任务。 对照任务列表检查修改请求，看是否有任何冲突。 您甚至可能会发现明显的重叠，如果实施变更，这将允许您合并或消除您当前的一些负担。
#4。 草稿模板：
通过自动化变更管理流程，您将节省沟通每个新阶段的时间。 如果不止一个人监督这个过程，它也将帮助其他团队成员遵循一致的协议。 创建接收、处理、批准和下一步操作模板。
变更控制流程工具
项目经理需要访问变更控制工具，以便为变更管理制定有效的计划。 您应该根据项目工作流的性质在变更控制软件中搜索以下工具。
#1。 流程图/流程图
流程图和流程图是变更管理映射的绝佳工具。 它使所有利益相关者，无论是项目内部的还是外部的，都能全面了解该过程。
流程图易于构建和维护。 流程图允许项目经理绘制出组织过程的当前状态，更新变更管理周期，并根据变更控制委员会的批准添加或删除变更请求。
#2。 ADKAR 评估
首字母缩写词 ADAKAR 代表意识、愿望、知识、能力和强化。 在变革管理中，ADKAR 分析被用作一种培训技术，以确保所有项目参与者都相信并支持变革。 它表示团队领导者的一组目标。 这些计划旨在执行先前商定的改进。 产品经理可以通过以下方式实现这些目标
- 提高认识，
- 重振员工参与意愿，
- 提供必要的知识，
- 能力提升，
- 使调整坚持下去。
#3。 力场分析
作为项目经理，使用障碍和辅助分析或力场分析可以帮助您做出更好的决策。 这是了解利益相关者支持或反对变革想法的原因的宝贵技术。
#4。 文化地图
文化地图工具通常用于描述公司规则、价值观和员工行为如何影响公司文化。 它使产品经理能够找到对变革计划至关重要的信息。 文化地图可以帮助您作为项目经理确定团队中的积极推动因素。 因此，更容易将责任分配给合适的人，确保项目面临的风险最小。
除了这些，项目经理还可以使用各种其他工具来改进变更管理。
2023 变更控制流程模板
在正确执行变更时，变更控制流程模板非常重要。 根据变更的性质，项目管理团队可能会采用各种变更控制模板。 让我们看一下一些流行的变更控制模板。
#1。 更改提案模板
即使更改已被接受，更改建议模板也将帮助您确定更改背后的“原因”。 完成此模板后，您将能够解释为什么更改很重要，并帮助其他人做同样的事情。
重要组成部分：
- 已提议的更改
- 改变背后的原因
- 预期的结果
- 时间预估
- 成本估算
- 任何其他考虑
#2。 更改沟通计划模板
沟通策略是任何计划的重要组成部分。 受变革影响的人对其成功负最终责任，因此制定沟通变革的计划至关重要。 变更沟通计划模板将有助于战略的执行。
要考虑的因素：
- 变革管理模式
- 变革领导者
- 通信相关事件
- 通讯日期
- 目的
- 通讯方式
#3。 变更分析表
变更管理过程中的每个阶段都由多个较小的步骤组成。 项目经理必须彻底检查这些过程中的每一个。 变更分析模板有助于有效监控和实施变更。
要考虑的因素：
- 变革管理模式
- 分析日期
- 遇到的问题
- 成功案例
- 所需步骤
变更控制流程的最佳实践
#1。 使用项目管理软件。
使用项目管理和变更控制软件来确保您的变更控制程序顺利运行是确保您的变更控制流程成功运行的绝妙方法。
专为项目管理而创建的软件可以提供多种好处，例如改善沟通、准时安排和更好地利用可用资源。 通过使用协作软件工具，团队成员可以更好地把握自己的角色和团队的总体目标。 以下是一些有助于协同工作的软件示例：
- Trello
- 微软计划
- 自由营
- 蜂房
- 体位法
#2。 识别潜在危险
项目管理风险可以定义为任何可能阻止项目实现其目标的事情。 项目经理在变更管理过程中定期检查项目可能存在的风险。 只有这样，他们才能制定有效的变更管理策略，将对业务的负面影响降到最低。
风险识别、评估和缓解是有效变革管理的关键组成部分。 创建一个有效的变革管理系统可以让公司预见并轻松克服可能的障碍。
#3。 制定变更控制计划。
在向项目添加变更时，经过深思熟虑的变更控制计划可以增加产出，同时减少浪费的时间。 这是因为拥有完善的管理方法可以帮助项目经理预测问题、创建备选方案并为任何可能发生的情况做好准备。 通过这些计划，在组织中建立重大转变可以帮助削减成本和安排时间，同时确保不会对其他运营要素产生负面影响。
#4。 使用变更请求表和变更日志。
标准化的申请表简化了跟踪、分析和实施变更请求的过程。 通过为团队成员提供一致的框架以在请求变更时遵循，变更控制模板可以确保有效的变更控制过程。 它还帮助项目经理跟踪变更请求和以前的变更。
变更管理和变更控制之间的区别是什么？
组织转型后，变革管理是一个分析、调整和适应新标准的过程。 另一方面，变更控制是变更管理的一个子集，用于获取、分析、管理和生成路线图或变更实施计划。
您如何处理项目中的变更管理？
为了有效地管理项目中的变更控制，项目经理可能会使用变更控制模板并密切关注变更日志。
变革管理的三个主要目标是什么？
变更管理流程具有三个主要目标：
- 分析过程并实施纠正和预防措施，以防止项目中重复出现问题。
- 确保所有变更请求都符合项目管理计划。
- 根据授权机构提供的指示处理变更请求。
应该如何编写变更控制文件？
项目经理应起草一份有效的变更控制过程文件。
- 解释为什么要进行调整。
- 通过确定各种利益相关者来创建变革管理团队。 明确修改的具体优势。
- 为项目管理团队设定既定目标以完成项目。
结论
变革管理增强了团队合作，提高了员工的工作效率，并使团队能够更快地应对挑战。 在阅读本书时，您将获得有关变革管理流程众多方面的一些重要知识。
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参考资料
