我们在日常生活中经常听到“时间管理”这个词，但很少有人理解它的含义或如何正确地管理自己的时间。
我们每天至少花六到九个小时睡觉，另外几个小时准备和吃饭。 增加三到四个小时的通勤时间、交通延误和其他小惊喜。 我们每天只有 10 到 12 个小时（通常更少）来完成我们的工作、学习、管理爱好、照顾自己、社交以及与家人共度时光。 事件和特殊事件完全是另一回事。
如果我们希望在短时间内处理繁忙的日程而不过度不知所措，我们必须建立有效的时间管理技能。 在这篇文章中，您将了解什么是时间管理以及如何使用它来充分利用您的一天。
什么是时间管理？
时间管理是规划和管理您为特定活动、任务或项目投入多少时间以提高生产力、效率和成功的过程。 这是一项至关重要的能力，可以让人们充分利用一天的时间并在有限的时间内完成目标。
时间管理不仅仅是将尽可能多的活动塞进一天或充分利用你的每一分钟。 这也不是关于对您的日程安排过于严格或不灵活，或者为了取得更多成就而损害您的健康和福祉。
时间管理没有放之四海而皆准的答案。 对一个人有效的方法可能对另一个人无效，因此建立一种满足您的个人要求和情况的时间管理技术至关重要。
此外，请记住可能会发生中断和意外事件，您必须灵活应变以应对这些变化。
“除非我们能管理时间，否则我们无法控制其他任何事情。” – 彼得 F. 德鲁克
时间管理思想之父彼得德鲁克的这句话强调了时间管理作为生活各个方面成功的核心能力的重要性。 如果我们不能有效地管理我们的时间，我们将很难实现我们的目标并管理我们生活的其他关键要素，例如我们的工作、人际关系和健康。
为什么时间管理很重要？
出于多种原因，良好的时间管理至关重要。
良好的时间管理可以帮助您更好地决定如何花费时间、优先处理哪些任务以及何时完成这些任务。
有效管理时间的能力还可以让您在更短的时间内取得更多成就，从而帮助您提高工作效率。 您可以通过妥善管理时间并避免拖延、错过最后期限和最后一刻的匆忙来减轻压力。 根据 TimeWatch 的一项民意调查，[2] 91% 的受访者认为更好的时间管理可以减轻工作场所的压力并提高工作效率，而 86% 的受访者认为这可以提高任务的专注度。
此外，有效的时间管理有助于通过分配足够的时间定期完成目标来实现您的目标。 建立明确的优先级并专注于最关键的任务将使您朝着目标取得进展并按时完成。
时间管理的另一个重要特征是它可以帮助您建立更好的工作与生活平衡。 设定优先顺序并妥善管理你的时间将帮助你平衡你的个人和职业义务，并创造更好的工作与生活平衡。
因此，学习时间管理技能可以帮助您提高效率、改善生活质量并在生活的各个方面取得更大的成功。
有效时间管理的好处
有效的时间管理至关重要。 有效的时间管理可以提高效率和产量，减轻压力，并带来更大的人生成功。 以下是优秀时间管理的一些好处：
#1。 减压
创建并遵守任务计划有助于减轻焦虑。 当您从“待办事项”列表中划掉任务时，您会看到自己取得了明显的进步。 这使您不会因为是否完成工作而感到压力。
#2。 更多时间
由于良好的时间管理，您有更多时间专注于日常活动。 能够有效管理时间的人喜欢有更多时间用于爱好或其他个人消遣。
#3。 额外的可能性
时间管理可以带来更多机会，减少浪费在次要活动上的时间。 雇主看重具有强大时间管理技能的求职者。 任何企业都将从优先排序和安排工作的能力中受益匪浅。
#4。 实现目标的能力
进行严格时间管理的人能够更好地在更短的时间内实现目标。
改善工作场所时间管理的技巧
时间管理是有意识地使用和控制自己的时间，以提高产出。 简而言之，用更少的时间做更多的事情。 以下是有关在工作场所进行有效时间管理的提示：
#1。 了解你如何度过你的时间。
如果您的生产力是通过特定时期内的产量来衡量的，那么错过的时间就等于损失了金钱。 就像制定预算一样，您必须跟踪您实际花费的时间，以确定阻碍您实现目标的任何领域或习惯。
从时间检查开始。 RescueTime 等时间跟踪工具可以根据您设置的类别告诉您您一天有多少小时的工作效率，以及您在社交网络或购物等与工作无关的活动上花费了多少时间。
#2。 保持每天的时间表
超越“我有八个小时来完成 XYZ”。 为各种琐事设置一个包含时间块的每日时间表。 成功的关键是一致性。
制定切合实际的时间表。 人类高估了他们完成任务的能力，这种趋势被称为“计划谬误”，通常会导致过于乐观的交付预测。 在作业之间创建时间缓冲区，这样即使一项任务超过了分配的时间，总体计划也能保持不变。
#3。 全神贯注。
避免在工作时间访问与工作无关的网站（或做任何不该做的事情）。 关闭所有标记为“稍后使用”的浏览器选项卡。 在预定的休息时间之前，请关闭手机或将其放在安全的地方。 同样，在这种情况下，自律是你最好的朋友。
#4。 设置优先级
待办事项列表可以节省您的工作效率。 然而，如果你不小心，它们可能会变得如此庞大和难以抗拒，以至于你不知道从哪里开始。 艾森豪威尔矩阵是一种可以帮助您根据重要性和紧迫性选择优先事项的技术。 使用此选择矩阵，您可以将列表分为：
- 立即执行以下操作： 有固定截止日期的关键工作，或者那些你拖延了很长时间的工作现在已经逾期了
- 未雨绸缪： 没有固定时间表的关键项目
- 代表： 可以由其他人完成的活动应该委托给其他人。
- 删除： 可以删除的任务，因为它们对您的目标或使命并不重要。
#5。 从最困难的任务开始。
每个人都会分心，无论是电话、同事的帮助，还是堆积如山的脏盘子。 不知不觉中这一天就过去了。 是时候“吃掉那只青蛙了”。
由领导大师布赖恩·特雷西 (Brian Tracy) 开发的 Eat That Frog 生产力策略对延迟或难以忽视分心的人有效。 它建议从最大、最困难和最重要的任务开始——你最倾向于推迟到以后的任务。 一旦你“吃了那只青蛙”，你就可以继续做其他事情了。
#6。 分批做可比操作
批处理，也称为批处理，是将可比较的作业分组以便它们可以同时完成的过程。 按目标或目的对它们进行排序。
举例说明：
- 星期二和星期四保留给客户会议。
- 仅在上午 10 点到 11 点之间回复电子邮件
- 早上第一件事就是创建和分发报告。
#7。 建立适当的时间限制
根据帕金森定律，“工作会扩展以占用完成它的时间。”
如果你有一整天的时间来做两件本不应该超过三个小时的工作，你很可能会把一整天都花在这两项家务上。 如果你给自己一个短暂的窗口，你几乎肯定会提前完成。
#8。 学会说不
我们一天只有那么多的能量，而且随着时间的流逝而减少。 知道你的极限并愿意说不，以避免平庸的努力。 了解自己的优势和劣势。 专注于你的强项，如果可能的话，委托其他人可以更好更快地完成的事情。
#9。 避开多任务处理
多任务处理的证据很明确：它会降低工作效率，甚至可能致命。 美国心理学会将心理杂耍定义为降低生产力的“转换成本”。 虽然每次任务切换只需要几秒钟，但如果你经常同时处理多项任务，时间就会加起来。 你犯错的机会也会增加。
#10。 维护组织
如果您遇到以下任何情况，您可能需要进行组织改造：
- 你在你主持的会议上迟到了。
- 你忘了打印一份你老板要求的报告。
- 您不得不不止一次向 IT 询问您的用户名或密码。
好消息是，组织能力是一种可以掌握的才能。 从基础开始。
保持一个干净的工作站。 据《国家地理》报道，心理学家和神经科学家将杂乱的后果与认知、心理健康和行为联系起来。 视觉混乱会增加紧张和焦虑水平，产生战斗或逃跑反应。 为了改进决策，请扔掉所有可以回收或切碎的纸张。 移除不必要的物品并将日常工具放在触手可及的地方。
#11。 组织您的 PC 文件和共享驱动器。
文件命名在数字资产组织中的重要性怎么强调都不为过。 构建一个系统，让您和您的同事能够快速轻松地找到东西。
#12。 使用日历。
根据“个人”、“职业”和“承诺”等生活类别安排你的日程安排。 颜色编码可以帮助您轻松区分类别或区分紧急和非紧急项目。
#13。 利用 时间管理工具
使用这些生产力和 自动化工具 提高生产力：
- 松弛 用于集中团队沟通并按渠道组织沟通。 将不再需要在无数电子邮件线程中筛选项目详细信息。
- Dropbox或OneDrive 用于文件存储、共享和备份。 合格的团队成员可以 24/7 全天候访问基于云的文件。
- 要跟踪每天、每周和每月的时间表，请使用 谷歌日历和微软日历。 将他们与 Slack 联系起来，以在相关渠道接收自动提醒和提醒。
- 对于设计和图表，请使用 Canva 或 Lucidchart. 他们甚至可以帮助最缺乏经验的设计师创建具有专业外观的模板。
时间管理不善的后果
还要考虑不良时间管理的影响。
#1。 无效的工作流程
效率低下是由于未能提前计划和坚持目标造成的。 例如，如果要执行多项重要活动，则有效的计划是同时或按顺序完成相关任务。 然而，如果您不提前计划，您可能会发现自己需要在任务中来回跳动或倒退。 这等同于降低效率和产出。
#2。 浪费时间
时间管理不当导致时间浪费。 例如，在完成任务时在社交媒体上与朋友聊天会分散注意力并浪费时间。
#3。 控制故障
当您不知道下一个任务是什么时，您就会失去对生活的控制。 这可能会导致压力和担忧增加。
#4。 工作质量低
糟糕的时间管理通常会导致产出质量下降。 例如，在最后一刻匆忙做事经常会降低质量。
#5。 名声不好
如果客户或您的雇主不能依靠您按时完成工作，他们对您的期望和看法就会受到影响。 如果客户不能相信您能按时完成任务，他们很可能会将业务转移到别处。
结论
时间管理是一项重要的能力，可以通过学习来提高生产力和实现目标。
如果您培养了上述时间管理技能，您将能够更有效地度过您的时间，确定您的责任的优先级，并最终在更短的时间内完成更多的工作。 最后，您可以最大程度地减少压力，增强工作与生活的平衡，并过上更有意义的生活。
- 任务管理：它是什么、软件、技能和最佳应用程序。
- 如何提高您的业务生产力 2023（更新）
- 任务管理工具：24 种最佳团队任务管理工具 [2023]
- 任务管理系统：2023 年最佳免费和付费选项
- 财务压力：如何应对
参考资料
