您需要特定的产品或服务来经营您的小型企业。 所以你联系你的供应商并解释你的要求。 他们提供它。 你必须付钱给他们。 这就是故事的结局。 这听起来是不是太简单了？ 是的。 是的，获取商品的过程可能比上面描述的更复杂。 然而，以平稳、及时的方式从受信任的供应商处获得服务并不一定好得令人难以置信。 这是可能的，使用采购订单会有所帮助。 在本文中，我们将看到采购订单的不同类型和示例、流程以及采购订单的正确格式。
什么是采购订单？
采购订单，也称为采购订单，是买方发送给供应商或供应商以授权采购的法律文件。 采购订单指定买方想要购买什么以及他们想要收到多少。 这些协议有助于记录买卖双方的交易。
采购订单对买卖双方都有利。 小公司可以通过发布采购订单来决定他们需要供应商提供的产品和服务以及何时需要。
这使小型企业的活动保持成功和协调。 它还有助于卖方在承诺履行之前确保所需的商品和服务可用，从而使买方能够灵活地进行相应的准备。
采购订单还将协助买方和卖方保存正确、全面的审计和财务报表记录。
采购订单如何运作？
既然我们已经描述了采购订单是什么，让我们来看看如何制作一个。
#1。 买方同意向卖方购买商品。
在下订单之前，买方必须能够认识到卖方的产品或服务将满足的需求。 在此过程中，买方将确定需要什么产品或服务、需要多少（如果可能）以及何时需要（再次，如果可能）。
例如，如果您需要订购新的盒子以将您的产品订单运送给客户，请弄清楚您需要多少以及何时需要它们。
如果您预计假日高峰期，您可能会查看去年的盒子订单，并将其乘以您在这个假日季节的预期增长，以订购合适的数量。
#2。 买方创建采购订单并将其提交给卖方以供批准。
有了上述详细信息，买方应起草一份采购订单并将其提交给卖方以供批准。 向供应商提交采购订单时，请指定何时需要批准以保持流程正常进行。
理想情况下，答案应该在充足的时间内到达，以便买家按时获得产品或服务。 否则，它应该让买家有足够的时间在必要时从另一个卖家那里采购。
继续前面的示例，一旦您找到了可以提供您的盒子的供应商，知道您需要多少盒子以及何时需要它们，您就可以使用此信息来起草您的采购订单。 发送给您的销售代表或联系人。
#3。 卖方检查采购订单并确认他们是否可以满足要求。
如果卖方收到采购订单，他们有责任审查请求并验证库存或可用性。 这是为了确认是否可以在买方的期限内完成。
对于包裹运输，供应商已检查您的订单，并在检查其库存和运输能力后确定他们能够满足您的要求。
#4。 采购订单接受。
如果卖方能够满足买方的要求，他们将接受订单，使其对各方具有法律约束力。
由于盒子公司可以满足您的要求，他们向您发送了一份授权的采购订单副本以确认。
#5。 产品或服务交付。
采购订单获得批准后，卖方负责交付约定的产品或服务。 他们还可以在此阶段为采购订单上指定的金额制作并向买方提交发票。 发票应总结交付的产品、适当的数量和欠款。
例如，在您批准装运箱子后，您应该获得已完成的订单以及欠款的发票。 该供应商接受净 30 条款，并期望在开具发票后 30 天内付款。
#6。 发票账单已支付
在这最后一点，买方有责任按照卖方的付款条款支付发票。
现在由您（客户）根据商定的付款条件支付发票。
什么是正确的采购订单格式？
您准备好自己的采购订单了吗？ 这些是您必须提供的详细信息。
- 标题 — 提供有关贵公司的信息，例如公司名称、营业地址、采购订单日期和订单号。
- 供应商详细信息 — 指明谁应该接收 PO。 这是您提及卖方公司名称、您自己的联系人姓名和卖方公司地址的地方。
- 配送至 — 指明订单应交付的地点、运输流程、运输条款和预计交付日期。
- 订单详情 — 在订单中为每个产品添加一个行项目，其中包括产品代码或 SKU 编号、项目名称或描述、订购的单位数量、每单位价格和交货日期。
- 总结 — 通过包括小计、任何必要的折扣、费用、运输成本和总额来完成采购订单。
以下是包含上述所有要点的采购订单格式示例：
采购订单的类型
重要的是要了解您不会创建所有相同的采购订单，并且它们的格式也可能不同。 此时您可能会想，“如果您看过一个 PO，那么您就已经看过全部了”，但事实并非如此。 有四种类型的采购订单，它们的格式和包含的信息量不同
#1。 标准采购订单
标准采购订单是最常见和众所周知的。 在这种情况下，买方了解购买的详细信息，并可以识别所购买的物品或服务、数量、交货时间表和付款条件。
例如，一家打印机墨盒不足的公司可能会下达标准采购订单，因为他们确切地知道他们需要多少以及何时需要。 这是采购订单的示例。
根据要求，可以为各种不同的功能创建标准 PO。 例如，上面的模板可以修改为包括：
- 提供的服务
- 外判
- 寄售
#2。 计划采购订单
下达计划采购订单的客户通过提前制定采购订单来预测其公司对相关项目的潜在需求。 在这种情况下，可以看到对象、重量和付款条件等详细信息，但数量是基于有根据的猜测，交货日期是临时的。
如果同一家打印机墨盒库存不足的公司下达计划采购订单，负责采购的采购员将估计他们需要多少打印机墨盒，以实现更灵活的交付计划。 这是计划采购订单的示例。
#3。 一揽子采购订单
买家使用一揽子采购订单一次放置多个订单，以协商折扣价格。
例如，如果同一家公司可以通过决定从一个供应商处订购多个打印机墨盒和纸张来获得更好的价格，他们可能会考虑使用一揽子 PO 来获取这些产品。 以下是本例中的采购订单示例。
#4。 合同采购订单
最正式的变体是合同采购订单。 在发布参考合同的采购订单之前，买卖双方签署一份合同，详细说明采购条款。 这种形式的采购订单为所有相关方提供了最合法的保障。
对于打印机耗材，如果公司与其供应商签订合同，详细说明产品、数量、价格和 交货时间表 承诺的项目，然后通过常规采购订单，这些公司签订了合同采购订单协议。 这是合同采购订单的示例。
制定采购订单流程将使采购流程更快，并使买卖双方受益。
另请参阅： 11+ 2023 年小型企业最佳采购订单系统
采购订单流程
采购订单流程涵盖了从编写到交付的所有内容。 采购订单流程分为以下几个步骤。
#1。 想像力
您在提交采购申请后发出采购订单，通常由采购团队或项目管理员发出。
#2。 验收
如果所有相关方就货物、数量、价格和交货条件达成一致，则由同意条款的供应商签署合同。
#3。 调度
在调度中，您通过首选渠道将采购订单发送给供应商。 此外，您可以亲自、在纸上、通过传真或电子邮件等方式执行此操作。
#4。 运费和手续费
采购订单中指定的产品由供应商交付。 当产品的状况令人满意，如无缺陷或缺少物品时，它们被检验并接受。 在工地上，这通常由管理员或采购经理完成。
#5。 精加工
如果订单完成，则会将承兑发票提交给融资部门以进行付款处理。 订单关闭，直到收到付款。
采购订单流程中的步骤
采购订单流程的步骤如下：
- 创建采购订单
- 批准采购订单
- 向供应商发送采购订单。
- PO已收到
- 货物或服务收据
- 开票
- 三个方向匹配
- 支付授权和调度
- 采购订单的关闭
什么是采购订单？
贵公司向卖方（供应商）发出采购订单。 买家使用它们来指定需求和定价，并合法地记录订购的商品/服务。
谁下采购订单？
买家下单。 批准后，买方或采购请求者将创建采购订单。 为了准确履行，客户将采购订单发送给卖方。
采购订单如何运作？
在购买商品或服务之前，采购订单流程会确认并指定需求。 处理付款和审计结果。
谁签署采购订单？
采购订单在双方签字后具有约束力。 在将采购订单发送给供应商之前，请确保您的公司代表已经签署。
结论
告别难以辨认的笔迹、错放的采购订单和数小时的数据输入。 基于云的采购订单将成捆的文书工作转换为易于追踪的数字格式，这些格式安全地存储在云中。
尽管实施采购解决方案似乎可以快速解决所有与采购订单相关的问题，但该过程实际上非常复杂。 因此，制定一些采购订单最佳实践非常重要。 这是为了确保采购工具正常工作。
正确的采购最佳实践将修复您中断的采购订单流程，提高绩效并增加投资回报率。 虽然采购订单的理论可能看起来很复杂，但查看一些更流行的最佳实践将一劳永逸地解决它。
采购订单常见问题
如何下订单？
以下是最常见的采购订单流程步骤：
- 创建采购订单。
- 发出多个报价请求（RFQ）
- 分析并选择供应商。
- 协商合同并发送订单。
- 接收商品/服务。
- 接收并检查发票（三项匹配）
- 授权发票并向供应商付款。
- 保持记录中。
为什么需要采购订单？
采购订单是从买方（您的组织）发出给卖方（供应商）的文件。 它们是重要的工具 买家，因为他们将要求和定价正式化，并作为所订购商品/服务的具有法律约束力的文件
什么是采购订单与发票？
关键的区别在于 采购订单由买家发送给供应商，目的是跟踪和控制采购流程. 另一方面，发票是供应商在完成订单后向买家发送的正式付款请求
采购订单是付款吗？
采购订单 (PO) 是由买方创建并提交给卖方的具有法律约束力的文件。 … 因为订单是在买方收到账单之前填写的，所以采购订单为卖方提供了针对非–付款
