工单是维护操作背后的驱动力。 它们为您的团队提供能量，并促进工作从 A 点转移到 B 点。因此，本文将教您如何掌握维护工单，了解其编写格式，以及所涉及的过程和程序，以便您的业务运行顺利。
什么是工单？
工单是 文件 它包含有关维护任务的所有详细信息，并概述了完成它的过程。 它可能包括诸如谁批准这项工作、范围、谁负责这项工作以及工作计划等信息。
工单对一个机构的运作至关重要 公司维护 部。 他们帮助从维护经理到技术人员的每个人组织、分配、确定优先级、跟踪和完成关键任务。 正确完成后，您可以收集、共享信息并使用它来尽可能有效地完成任务。
尽管工单和工作请求听起来相同，但它们之间存在一些关键区别。 非维护人员使用工作请求通知维护团队某项任务。 例如，当设备发生故障时，机器操作员可以发送作业请求。 维护经理审查工作请求并添加其他详细信息，安排分配，并将其分配给技术人员。 作业请求已转换为工单。
因此，我们将分六个步骤学习创建词序格式的过程/过程。
工单程序/流程
任何维护工作订单的生命周期都包含三个主要阶段：开发、完成和记录。 我们可以将这些阶段分为几个步骤。 了解每个步骤并提供可靠的工单流程/程序可以防止项目陷入一个阶段并成为积压工作。
第 1 步：确定任务。
维护活动分为两类：定期维护和计划外维护。 预期维护包括您提前知道的所有工作，例如定期检查，计划外维护包括您无法预测的所有事情，例如意外故障。
步骤#2：提交修复。
在这里，您可以编译工作描述并将其发送给维护团队以采取进一步行动。 例如，如果计算机出现故障，操作员会生成作业请求并将其发送给维护人员。 安排工作时，会在适当的时间生成并激活工作订单。
第 3 步：确定工作顺序的优先级和计划。
大多数情况下，某些职业比其他职业需要更多时间。 烧坏的灯泡可能不需要立即修复，但损坏的传送带可以。 这就是为什么您必须优先考虑您办公桌上的每个工作订单。
现在是在确定优先级后进行计划的时候了。 它可以根据固定日期、预期维护触发器或专用时间块进行协调。 设定最后期限让每个人都有责任，也让每个人都保持最新状态，确保万无一失。
第 4 步：委派并完成工作
现在是把这些话写在纸上变成现实的时候了。 技术人员被分配到工作订单并完成任务。 因此，这可以像五分钟的设备检查一样简单，也可以像多天的维修工作一样复杂。
步骤#5：关闭并记录工作单。
工单将被关闭，直到其所有条款都得到满足。 管理人员可能需要签字以符合执行标准。 工单完成后，就被收起来了。 组织良好的工单日志对于创建资产历史、评估以前的解决方案、规划审计和其他任务至关重要。
第 6 步：审核工作单
查看工单可提供有用的详细信息。 他们将深入了解可用于改进公司的流程和系统。 如果问题再次发生，该日志还可以帮助技术人员轻松识别任何缺失的步骤或替代解决方案。
工单格式信息
一般来说，工单，就像您工厂生产的任何其他产品一样，必须制作精良且无缺陷。 如果流程的一个步骤关闭，它可能会对整条生产线产生影响。 那么，哪些信息构成了出色的工单格式？
- 资产： 什么设备需要维修？
- 问题描述： 究竟是什么问题？ 在失败时或之前的日子里，你听到、看到、闻到或感觉到了什么？
- 工作范围： 你需要什么样的劳动力来完成这项工作？ 需要什么能力？
- 所需零件和设备： 是否有必须更换的零件或必须使用的特殊工具？
- 关于健康和安全的注意事项： 您需要哪些安全协议和设备？ 在处理类似问题或资产时是否发生过任何事故或未遂事故？
- 要求日期： 何时按要求生成和提交工单？
- 申请者姓名/部门/联系方式： 谁创作并提交了作品？
- 预计完成日期： 这项工作应该什么时候完成？
- 实际完成日期： 工作何时完成并关闭？
- 预计工作时间： 完成这项工作需要多长时间？
- 实际工作时间： 完成工单需要多长时间？
- 任务清单： 是否有完成所需工作的分步指南？
- 优先级： 这项工作的意义是什么？ 哪个是：高、中还是低？
- 分配给： 谁来做这项工作？ 有必要多人吗？ 是否有必要聘请外部承包商？
- 相关文件： 是否有任何记录可以帮助更有效地完成工作订单，例如 SOP、手册、图表、视频、资产历史记录、采购订单或图像？
维修工单管理
创建出色的工作订单格式并不能保证结果。 用于处理工单生命周期的可靠格式可确保它从一个阶段无缝移动到下一个阶段。 这种格式允许您避免工作订单中的各种问题，例如缺乏透明度、高成本、增加的停机时间和严重的积压。 那么，让我们来看看一些工作订单管理系统的优缺点以及它们的比较。
笔和纸
优点（Pros）
自从笔和纸发明以来，工单就一直用笔和纸来管理。 书面工单既经济又熟悉。 此外，纸是每个人都熟悉的方法。 它只需要很少的准备工作，初始成本相对较低，并且当您需要查看以前的工作时，有一个书面记录。
缺点（Cons）
然而，这个系统有一些严重的缺陷。 纸质文件很容易被错误归档、放错地方或被破坏。 它们的查找、检索和分类非常耗时。 由于我们通常在事件发生后提交报告，因此不准确的信息更有可能进入工作订单。 笔和纸的处理速度也越来越慢。 这些因素结合起来会导致工作效率低下，从长远来看可能会花费你很多钱。
白板的使用
优点（Pros）
维护部门的另一个旧备用设备是白板。 材料成本不超过预算，在一个中央位置可以查看和更新所有工作订单当然很方便。
缺点（Cons）
白板，如笔和纸，有很大的局限性。 保存记录是一件非常痛苦的事情，而且从您可能设法获得的任何记录中提取信息也非常困难。 这使得创建资产历史、准备审计和创建工作订单报告几乎是不可能的。 由于操作员和技术人员必须前往中心位置发送或显示工作指令，因此管理过程通常会变慢。
Excel电子表格
优点
Excel 电子表格是对笔、纸和白板的改进。 它将纸质文档转换为数字格式，从而降低它们被破坏或丢失的可能性。 扫描信息并根据该信息生成报告通常更简单。
缺点
然而，尽管电子表格略微提升了标准，但某些因素使其成为处理的不稳定基础。 一些电子表格被锁定在一个屏幕上，因此无法查看工作订单的最新详细信息。
电子表格虽然是基于云的，但缺乏自动触发工作订单的能力，这使得预防性维护非常难以完成。 输入数据和制作报告需要长时间使用计算机和知识。 跟踪工作订单的进度也存在限制，这会使您落后于计划。
CMMS （施工管理系统）软件
优点（Pros）
移动和云技术的使用是计算机化维护管理系统 (CMMS) 最显着的优势之一。 这种类型的维护工单软件使从事维护工作的任何人都可以在任何地方实时构建、监控、完成和评估任务——无论是在故障现场还是夏威夷海滩。
技术人员无论走到哪里都可以随身携带工作单、资产历史记录、笔记和照片。 报告还挖掘维护工作单中的数据以获取成本、效率等指标。
通过 CMMS 提交工作请求可以使维护之外的人员对该工作具有更大的所有权感。 他们还可以跟踪他们的请求状态，并复制工作订单。 这是提高工厂 TPM 并减少任务更新或澄清需求的重要方法。
缺点（Cons）
虽然 CMMS 软件是未来的发展方向，但它的前期成本更高，需要特殊的培训和文化才能取得成功，并且经常需要更先进的维护技术。 尽管 CMMS 软件存在缺陷，但该系统的长期利益足以弥补任何最初的缺陷。
工单如何帮助企业确保遵守法规？
工单可以通过记录所需任务和维护活动的完成情况，并为审计提供合规记录，帮助企业确保遵守法规。
工单协调员的职责是什么？
工单协调员的职责是管理工单的创建、分配和完成，并确保任务在预算内按时完成。
工单如何帮助企业改善客户服务？
工单可以通过提供清晰且有组织的流程来处理客户请求和跟踪解决进度，从而帮助企业改善客户服务。
工单如何改善部门之间的沟通？
工单可以通过提供一个用于记录任务、分配职责和跟踪进度的集中平台来改善部门之间的沟通，从而改善协作并减少误解。
工单如何帮助企业进行调度和资源分配？
工单可以通过提供要执行的工作、所需资源和完成时间表的清晰视图来帮助企业进行调度和资源分配，从而更有效地规划和分配资源。
工单如何帮助企业确定需要改进的地方？
工单可以通过提供已完成任务的记录以及所需的时间和资源来帮助企业确定需要改进的地方，可以分析这些记录以确定效率低下和需要改进的地方。
结语
工单是出色维护的基石。 如果管理得当，它们可以为团队提供成功所需的一致性和结构。
精心设计的维护工单流程/程序有助于建立预防性维护计划和对计划外维护的响应。 因此，角色已被描述，工作流程已得到改进，任务已被监控，信息已被详细记录。
难题的最后也是最重要的部分是选择管理工单的最佳方法和流程/程序。 当一切都在一起时，该操作将能够掌握维护的基础知识，同时仍然寻找新的方式来扩展和繁荣。
工单常见问题
什么是ERP中的工单？
工单是 生产计划员提供给制造车间的文件，作为制造一定数量的特定项目的信号. 工单还有助于根据物料清单生成要生产的物料的物料需求（库存分录）。
工单是发票吗？
工单是 分配要为客户完成的服务的文档. 发票是一份文件，其中提供了所提供服务的分项清单以及每项服务的费用。
为什么要生成工单？
工单的目的是 启动一项任务，明确要完成的工作，指定完成日期，并根据需要提供特殊说明. CMMS 工单管理软件还可以帮助组织管理和维护有关项目以及资源、费用和劳动力的数据。
怎么写工单？
在工作订单的顶部，您将写下以下内容： 公司名称. 完整地址. 基本联系信息.
...
写下公司联系方式后，请在其旁边包括以下内容：
- 工单号。
- 工作编号。
- 和包容的日期。
