法律规定，每家公司都必须记录与其公司有关的信息，并且可以通过公司记录簿来实现这一点。 公司记录簿对于每个公司记录信息都是必不可少的。 在本文的此处，我们描述了 LLC 的公司记录簿和模板以及如何获取它。
什么是公司记录簿
公司记录簿是公司用来记录所有必要文书工作的簿子。 公司记录簿包含
- 公司章程，
- 按照法律规定，
- 会议记录
- 股票凭证分类账
- 股票证书
- 股票存根
- 库存转移文件
将贵组织的公司记录簿保存在公司总部很重要。
您也可以将您公司的记录保存在“云端”，但您必须确保您的服务器是安全的，因为这些记录可能包含敏感数据和专有程序。
公司记录簿的重要性
公司记录簿对于每个公司来说都很重要且必不可少。 重要性不容忽视，这就是为什么我们将讨论公司记录簿对所有公司都必不可少的原因。
#1。 历史证据。
公司记录簿可以作为组织过程中发生的重大业务交易的历史记录，包括但不限于重大收购、销售、贷款和租赁。
它还可以帮助防止少数股东的反对，并支持在 IRS 审计的情况下可能采取的步骤。
#2。 税务审计。
在美国国税局对公司进行审计期间，美国国税局代理人将要求审查的首要项目之一是公司记录簿。 如果根本没有更新或维护公司记录簿，公司将处于尴尬境地，必须在审计之前更新公司记录簿。
为审计及时更新会议记录可能是一项代价高昂且困难的任务，具体取决于它过时的程度。 管理人员或董事可以通过保持最新的公司会议记录簿来支持他们的良好行为和对组织的义务和责任的履行。
#3。 第三方评估
银行和贷方经常要求查看公司的会议记录，或者至少是其公司章程、章程和最近的会议记录或同意决议。 如果它不可用或不是最新的，它将构成潜在威胁，因为当试图在以后重建任何给定年份实际发生的事情时，未能维护更新的会议记录可能会带来问题。
当试图纪念几年前发生的事件时，股东、董事和管理人员通常会对发生的事情、发生的时间和原因产生分歧。 每年更新会议记录有助于避免这个问题。
尽管确切的标准可能会根据您所在的州和您工作的部门而略有不同，但所有组织的记录中都必须有许多文件。 但是，总的来说，这些是您应该提及的一些事情：
有限责任公司的公司记录簿
企业的常见选择是 LLC，因为 LLC 记录簿比其他公司手续更简单。
LLC 的公司记录簿可能需要较少的文书工作，但它仍必须遵守某些准则以保持其有限责任地位（每个州所需的文件因法律而异）。
LLC 的每个公司记录簿至少应保留和维护以下记录，因为保持良好的记录确实有助于您跟踪进度。 每个公司都会有一个适合他们的独特的记录保存系统。 你可以执行你的计划，只要它们是合法和有效的。
美国国税局制定了关于您必须保留记录的时间长度的规定，尤其是与税务事项有关的记录。 七年是最长的。 因此，除非有充分的商业理由不这样做，否则通常建议将所有记录保存七年。
通过保留这些记录，您可以保护您的“公司面纱”，否则债权人和诉讼当事人可能会通过证明您无视公司协议来试图利用它。 作为和解的一部分，他们甚至可能试图没收您的私人财产。
LLC的公司记录簿应包含哪些内容
公司记录簿必须包含您在组建有限责任公司时应提交给国务卿办公室的一些文件。
每个有限责任公司都应保留其创立文件的副本。 这些在大多数州被称为组织章程。 它们至少包括以下内容：
- 有限责任公司名称
- 公司的目标
- 商务地址
- LLC 注册代理人的名称和地址。
您通常必须为州维护的唯一其他记录是年度报告和双年度报告。 如果您进行任何更改，您应该保留每份文件的副本。
您还将收到国务卿颁发的证书或其他类似文件，确认您的有限责任公司已成立； 您应该将其与您的组建文件一起保留。
#1。 经营协议
合作记录簿还应包含经营协议。 LLC 的经营协议是描述您如何经营公司的重要文件。 您应该在公司的主要办公室保留一份副本，连同任何修改。 通常，运营协议将包括以下详细信息：
- 每个成员进行的资本投资以及对额外贡献的理解（如果有）。
- 分配收益和损失的过程。
- 每个成员接收付款的能力。
- 成员的投票权。
- 新会员和老会员的入会和退会程序。
#2。 会员及管理信息
成员和管理信息：保持成员和管理人员信息最新是很重要的。 最起码是保留所有现任和前任成员的名单，包括姓名和地址。 管理人员也应保留相同的信息。
#3。 会议记录
根据会议纪要，州法律不要求大多数有限责任公司召开会议。 但是，可以在运营协议中规定召开会议的授权。 在这种情况下，最好的做法是让某人准确记录会议纪要，其中包括以下详细信息：
- 与会者的姓名。
- 决定是通过投票做出的。
- 任何有用的进一步信息。
尽管会议不是必需的，但某些州法律可能会要求您以书面形式记录会议过程。
#4。 财税
有限责任公司制定的财务报表、财务文件和商业合同必须至少保存三年。
#5。 所得税申报表
在过去三年中，美国国税局有权审计任何纳税申报表。 联邦、州和地方各级的所有 LLC 所得税申报表必须至少保存那么长时间。 如果怀疑存在欺诈行为，则存在法律漏洞，没有时效，因此您应该永久保存您的税务文件。
所有相关记录应作为与税收相关的费用、贷项和收入保留。 保持以下至少三年是其中的一部分。
- 公司存款收据。
- 所有使用信用卡的账户的报表。
- 全部发票。
- 支票作废。
- 费用已付。
如果您的有限责任公司雇用员工，则必须缴纳就业税。 美国国税局建议您将所有就业税文件至少保存四年。 此外，您应该维护他们的 W-4 表格、付款信息、付款信息和个人信息。
公司记录簿模板
公司记录簿模板包含公司记录应包含的格式和信息。 它可以很容易地访问和使用，特别是对于指导。 一个原始的公司记录簿模板应该有你必须记录所有必要的纸质作品的地方，比如
- 您的公司文件（及其任何修订）
- 您的书面公司章程
- 董事会会议和年度股东会议纪要
- 所得税申报表（以及您所做的任何扣除的证明文件）
- 就业税记录
- 您的决议清单（董事会做出的重大决定），例如有关购买房地产、修改董事会规则以及大量裁员或招聘的决议
- 您的每份年度报告的副本
- 有关证券交易所（和其他证券）的数据
- 货币记录
- 信用卡对账单和银行对账单
- 人事记录（雇用、终止、申请人
在商务会议或专业会议上花费的时间记录在公司会议记录中。 公司要维持其合法地位，就必须将这些会议记录存档。 这尤其适用于具有有限责任或非营利地位的组织。 这些公司会议记录的正式记录将保证您的组织遵守法律并能够保持其独特的公司特征。
公司会议记录文件应包括会议的详细信息。 这将包含有关会议召开时间和地点及其目标的信息。 如果需要，可以包括会议的结果。 为了保存记录，表格还应包括填写表格的个人的姓名和联系信息。 只要公司在运营，任何公司会议记录文件都应保留在记录中。
什么时候应该使用公司会议记录模板？
如果您必须记录在会议上讨论的内容以及在董事会或股东大会上做出的决定，您应该使用公司会议记录模板。
谁必须维护会议纪要？
大多数州要求所有 C 类公司保留重要公司决策和重要会议的记录。
特拉华州、堪萨斯州、内华达州、北达科他州和俄克拉荷马州是现在不强制保留会议记录的州。 以有限责任公司形式组织的企业不需要会议记录。
会议记录应该记录哪些细节？
交换的重要信息、做出的任何重要选择以及执行的任何操作都应包含在会议记录中。 虽然会议记录不需要精确，但它们应该包含足够的信息作为公司的“机构记忆”。
- 会议记录通常包含会议的日期、时间和地点。
- 缺席人员名单，以及他们的姓名以及他们是否错过了任何会议记录
- 任何投票行为和每个人的投票
- 会议结束时
您可能需要记录哪些行为或决定？
您应该记录的信息类型示例包括：
- 董事会和股东大会每年举行一次。
- 介绍新干部
- 提高薪酬或雇用更多人员
- 货币交易：开设新的银行账户、贷款和信用卡
新货发布
如何获得公司记录簿
您可以从商店购买公司记录簿。 尽管事实上大多数 办公用品店 提供公司套件中的组件，您可能想从几家公司中的一家购买“公司套件”。
确保您记录了公司的第一个申请日期、申请日期和费用支付。 这些文件将是您输入公司记录簿的第一批文件。
向州政府索取食品安全证书。 把这个记在公司的记录里。 包括章程和任何已提交的修订以及公司章程的副本。
复印一份您的章程并编写您自己的章程。 对每个公司行为进行正式记录。 公司所做的每项行动都应得到记录簿中文件的支持。
如何准备公司记录簿
您可以在第一部分创建公司成立大会的会议记录。 它还应包括
- 官员和董事的选择也是如此。
- 书面股东权利和表决协议中批准股东权利和表决协议的决议。
- 公司与律师和会计师签订的任何初始服务合同。
在公司运营期间，请保持此部分开放以容纳所有会议和会议记录文件。 同样，在这里跟踪任何即将举行的选举或辞职。
添加此处发行的所有股票证书。 必须列出每个证书的所有者以及证书的颁发日期、收件人及其联系信息（年龄、住所、个人或公司实体）。
在这里也保留任何公司股票或股东交易。 此处还包括每个个人或实体拥有多少公司股份。 共享修改也将在此处注明。
包括公司从其成员、官员或董事那里收到的任何贷款或礼物。 当首次为创业公司提供资金时尤其如此。 在这里您可以记录决定、贷款协议及其接受必须 b．
列出公司的会计师、律师、保险代理人和公司雇用开展业务的其他专业人员的地址。 第四部分应包含此信息。
包括所有法律和保险文件的固定器和活页夹的位置、购买日期和收款方式。
您必须记录政策的每一次重大收购、出售、形成或修改，以及任何扩展或终止作为公司官员的决议。
公司与其他人或实体之间的任何协议都应使用您的公司印章或公证人正式确定。 在此区域中包括任何有这些印章的文件。
是否需要公司记录簿？
为了证明公司按照美国国税局的要求正确运营，将公司确立为独立的法人实体，并维护公司免责保护，公司记录是必要的。
我如何编写公司记录簿？
您可以通过以下步骤开始编写记录簿。 首先提供贵公司的实际名称，以及会议的日期、时间和地点。
- 跟踪谁参加很重要。 记下任何不在场的参与者。 应注意任何迟到或早退的人。 跟踪会议的主持人以及是否达到法定人数。
- 注意会议的目的，例如选举新高管、发行股票、讨论财务活动、召开股东或董事年会或聘用新员工。
- 回顾议程项目的讨论。 记下与会者正在检查的所有文件。 在会议记录中附上一份文件副本。
- 您必须跟踪您拥有的任何选票。
- 记下休会时间以及下次会议的时间和日期。
- 通过键入会议记录来完成会议记录
- 遵循贵公司对谁必须审核备注草稿的要求。
- 会议记录通常会在下次会议之前分发给董事会。
- “投票”项目通常是下一次会议议程上的第一个项目。 查看贵公司的政策，了解谁必须在会议记录上签名。
- 批准的会议记录应与您的其他重要公司记录保存在同一位置。
公司书籍需要盖章吗？
公司印章是公司的正式标志。 公司印章作为公司签名。 公司签发的每份法律或官方文件都需要加盖公司印章。
然而，随着企业变得更加灵活和技术进入数字时代，公司印章变得过时，并且在某种程度上成为一种负担。 美国的公司、有限责任公司和州不再需要有公司印章。 尽管公司曾经需要官方股票证书和公司印章，就像靴子上的马刺一样，但这些历史文物不再起作用或意义重大。
公司印章的法律权威仍为各州所广泛承认，但现代技术已导致这些权力减弱，公司印章和官方股票最终将被淘汰。
公司印章的用途是什么？
根据州法律，使用公司印章或公司印章可能会产生不同的法律后果。 它可能被视为文件被授权的证据，或者它可能提供文件有效性的一些证据，但它本身可能不足以支持文件的真实性。 并且有可能这只是一种象征性的行为，对其合法性没有影响。
公司印章应该是什么样的？
公司印章通常有一个 38 毫米的圆形面，最多可容纳 50 个字符。 它必须包含
- 公司的法定名称
- 业务种类（缩写如 LTD 而不是 LIMITED 是可以接受的）
- 成立年份及成立状态
公司印章放在哪里？
将贵公司的公司印章视为其合法签名。 您可以在公司总部盖上公司印章。
结论
在每项业务中，保存记录都是至关重要的。 既然您已经意识到公司记录簿的价值以及如何建立记录簿，您会发现更容易维护准确和完整的记录。 请记住，如果您想避免错误，更新您公司的记录簿是至关重要的。
常见问题
谁负责管理公司的业务？
公司由其董事和官员经营。 董事会是一群作为一个团队工作的董事。 董事会是公司的管理机构。 它有权行使公司的所有职能并管理公司的运营和事务。
我需要为我的公司名称注册商标吗？
要拥有商标，您无需注册； 一旦出于商业原因使用，商标即生效。 但是，商标注册可提供更广泛的保护并使执法更加容易。
您如何起草公司章程？
- 公司的名称和邮政地址。
- 注册代理商的名称和地址
- 纳入时间表
- 业务的性质
- 已发行股份的种类及数量。
- 公司指定的权力
- 日期和签名行
参考资料
