作为该领域的专家，我很高兴能在这本详尽的指南中分享我理解 Microsoft Excel 软件的内在秘密。无论您是 Excel 新手还是想提高自己的技能，我都会向您展示如何充分利用这个高级电子表格工具。
您将从基本功能发展到复杂的数据分析和可视化。准备以前所未有的方式修改和简化您的操作，并成为真正的 Excel 高级用户。让我们开始吧！
什么是 Microsoft Excel？
Microsoft Excel 作为功能强大的电子表格软件程序在商业领域广泛使用。它用于数据输入和管理、创建图表和图形以及处理项目管理任务。该工具可让您轻松格式化、组织、可视化和计算数据。
如何下载 Microsoft Excel
下载 Microsoft Excel 非常简单。首先确保您的 PC 或 Mac 满足 Microsoft 的系统要求。确认后，继续登录以开始 Microsoft 365 的安装过程。
登录后，只需按照您的帐户和计算机设置的自定义步骤即可轻松下载并启动该程序。
假设您正在 Mac 桌面环境中导航。导航到启动板或浏览您的应用程序文件夹。找到 Excel 图标并单击它即可轻松打开该应用程序。
关键外卖
- Excel 是一种多功能且功能强大的电子表格程序，广泛用于商业中的数据分析、可视化等。它具有许多帮助组织、计算和呈现数据的功能。
- 输入数据、公式、排序、过滤、冻结窗格以及使用 SUM 和 AVERAGE 等函数等核心技能是 Excel 的基本构建块。尽早掌握这些。
- 数据透视表、图表、宏和 VLOOKUP 等工具可实现更高级的分析和自动化。花时间学习这些领域。
- 单元格格式、条件格式和其他风格工具有助于创建更加精美、专业的电子表格。不要忽视设计。
- 了解快捷键、填充手柄和格式刷等功能，以便在 Excel 中更快地工作并提高工作效率。简化重复性任务。
- Excel 帮助销售、营销、财务和其他角色对数据进行切片和切块，以推动洞察和制定战略。成为高级用户才能脱颖而出。
- 在简历和求职信中突出显示 Excel 熟练程度。量化多年的经验并强调正规培训。
- Excel 技能转化为工作成果。投入时间真正掌握这个多功能课程，以获得职业优势。
谁使用 Microsoft Excel？
纵观我在金融行业的各种专业经历，我发现 Excel 是我离不开的必备工具。以投资银行领域为例，Excel 在构建复杂的财务模型和分析财务数据方面占据主导地位。
会计师还利用 Excel 的功能来仔细跟踪和记录财务详细信息，同时制定预算和生成详细报告。除了金融领域之外，各行业的数据分析师也经常依赖Excel在数据分析和可视化方面的强大功能。
Microsoft Excel 电子表格基础知识
有时，Excel 看起来好得令人难以置信。想要合并来自不同单元格的信息？ Excel 完全有能力处理它。想要轻松地一次将格式应用于多个单元格吗？事实上，Excel 也能够执行该任务。
请允许我从基础知识开始本 Excel 指南。一旦您牢牢掌握了这些功能，您就可以做好充分的准备来完成您的任务。
空白 Excel 工作簿
一旦打开应用程序，就可以创建一个新的工作簿。当您打开工作簿时，您会注意到显示了一个空白工作表，如下所示：
从一本空白工作簿开始，人们可以毫不费力地处理基本的 Excel 任务。
数据录入
将数据输入 Excel 轻而易举。选择您要输入信息的单元格并开始输入。
插入行或列
当人们处理数据时，可能会出现需要包含额外行和列的情况。一项一项地这样做会非常单调。幸运的是，有一个更方便的方法。
如果您想向电子表格添加多行或多列，只需突出显示所需数量的预先存在的行或多列即可。接下来，右键单击并选择“插入”选项。
在此示例中，我在电子表格的顶部添加了三行。
冻结行或列
冻结行和列彻底改变了我在查看大型数据集或表格时的体验。当我想在向下滚动时保持标题可见时，我只需打开“查看”菜单并单击“冻结顶行”即可。这是确保标头保持在适当位置的简单而有效的方法。我能够持续观察我正在分析的数据的背景。
当我水平导航以分析不同领域的趋势时，“冻结第一列”选项对于确保 ID 号或类别保持固定位置非常有用。借助 Excel 的冻结窗格功能，我可以轻松跟踪字段名称和引用，而无需不断地来回切换。
使用它可以节省我大量的时间并防止任何错误！我强烈建议所有分析师都使用 Excel 中的这些冻结窗格视图。它们将极大地提高数据审查和分析的效率和便利性。
隐藏列和行
在与以下人员共享报告之前 利益相关者，我经常发现有必要隐藏特定的列或行。例如，可能需要隐藏机密成本数据或初步计算。隐藏列很简单。
我所要做的就是选择列，右键单击标题，然后只需选择“隐藏”选项。您可以用相同的方式隐藏行。
我能够维护一个全面的工作电子表格，同时只向其他人提供关键的最终数字和数字。在工作时，我只需单击几下即可轻松打开和关闭隐藏的列和行。这是一个简单的技巧，可以使我的电子表格保持干净以便演示，而不会丢失任何背景详细信息。
自动填充
Excel 中的自动填充功能极大地提高了我的工作效率。当涉及到跨单元格快速复制值、公式或系列时，填充柄是我选择的值得信赖的工具。当我想要扩展一系列连续的数字或日期时，只需单击具有第一个值的单元格，然后使用填充手柄（右下角的小蓝色方块）拖动所需的范围。 Excel 自动延续该模式。
自动填充可以轻松地在新行或新列中正确应用引用，从而无需繁琐的复制和粘贴。这就像有一个私人助理来处理所有公式化的细节。
只需拖动填充手柄，我就可以在几秒钟内毫不费力地以完美的均匀度填充一个巨大的电子表格区域。自动填充非常高效，无需任何手动操作即可确保准确的数据输入。
首先，选择您希望作为源的单元格。接下来，查找单元格右下角的填充柄。然后，将填充手柄拖动到要填充的单元格上，或者直接双击。
筛选
过滤是我处理海量数据集和识别重要见解的首选 Excel 功能之一。我可以快速将视图缩小到仅显示最重要的记录，而不是筛选数百个无用的行。列标题旁边的过滤器箭头非常有用；只需点击几下，我就可以根据日期、地理位置和指标等标准来组织和显示/隐藏数据点。
在将筛选后的报告分发给利益相关者之前，我确保将可见单元格复制到新工作表并删除底层隐藏行。这个过滤过程显着提高了我的分析效率。我可以准确地识别趋势、异常值和模式。
对于处理大型数据集的任何分析师或高级用户来说，学习如何在 Excel 中正确进行筛选至关重要。它简化了您的流程并提高了您的数据查询能力！
让我们看一下下面的例子。
排序
Excel 的排序功能帮助我组织我的营销活动联系人列表、客户数据以及从其他平台导出的其他记录。随着数据库不断增长，快速的 AZ 或 ZA 排序可以使所有内容按字母顺序正确排列并且易于查找。只需按“数据”选项卡中的“排序”按钮即可快速精确地排列任何列表或表格。
我特别喜欢根据我的要求在升序和降序排序之间切换的功能。不再需要在凌乱的电子表格中无休止地搜索！对于任何管理大量外展列表的营销人员来说，在 Excel 中正确排序营销活动数据是提高效率的关键。
在规划活动或运行报告时，花一分钟进行排序可以节省大量浏览和搜索正确联系人或信息的时间。这是一个简单但具有变革性的组织工具。
删除重复
当谈到创建大师时 客户关系管理 和联系人列表，重复的记录是我最糟糕的噩梦。他们扭曲了所有汇总的统计数据和信息。幸运的是，Excel 的“删除重复项”功能绝对是整合干净数据集的游戏规则改变者。
无论是潜在客户列表中重复的电子邮件地址还是跨区域重复的公司名称，我都可以简单地突出显示该列并从“数据”菜单中选择“删除重复项”。只需单击一次，即可无情地将任何表缩减为其唯一值或行。将不再需要手动扫描冗长的电子表格中的重复项！
有了干净、无重复的 CRM 数据，我的分析和报告就变得更加准确。我的工作效率得到了提高，而无需浪费时间修复混乱、重复的数据。每个销售运营专业人员都应该了解这种方法，用于在集成多个数据源时编制完美的联系人列表并有效删除不必要的记录。
删除空白行或列
要删除空白行，您只需导航到“主页”选项卡上的“查找并选择”选项即可。从下拉菜单中选择“转到特殊”选项以访问包含各种选项的弹出窗口。在这里，您可以选择单击“空白”以选择所有空单元格。接下来，导航到“删除”菜单并选择“删除单元格”选项。
其余单元格可以向任何方向移动：上、下、左或右。删除数据集中间的行后，需要将剩余的行向上移动。
总和
Excel 公式对于我分析产品销售和业绩趋势至关重要。虽然 AutoSum 对于基本计算很方便，但我更喜欢使用更高级的公式（例如 SUMIFS）来动态聚合数据。
要计算每种产品的每月总销售额，我只需单击空白单元格并输入“=SUMIFS”以及销售数据范围，然后输入月份和产品的标准。这一切都是为了使公式结构正确，以便仅在满足每个标准时才对值进行求和。我对生成有关类别趋势、客户群体、滚动平均值等的自定义报告所需的公式有深入的了解。
可能性确实是无限的！掌握构建公式的艺术将我的数据分析技能提升到了新的高度。我能够毫不费力地处理和分析大量数据集，使我能够轻松发现有价值的业务见解。
对于此示例，我们想要查找一月、二月和三月每种产品的销售总数。因此，我们将使用以下公式：
当我们点击回车键时，我们将看到这三个月的总销售额。
这是一个有用的提示：当您将光标移到包含公式的单元格的右下角时，您会注意到一个加号。只需单击并向下拖动即可轻松地将相同的功能应用于每一行并让它自动填充。
选择性粘贴
将一行数据中的项目转换为一列（反之亦然）可能非常有益。复制并粘贴每个单独的标题将非常耗时。
此外，在使用 Excel 时，必须小心不要无意中陷入常见且令人遗憾的人为错误陷阱。
当您可以让 Excel 为您处理这些错误时，为什么还要犯这些错误呢？这是一个供您考虑的示例：
如果您想使用此功能，只需突出显示您想要转置的列或行即可。接下来，只需右键单击并选择“复制”选项。
然后，选择您希望初始行或列开始的单元格。只需右键单击单元格并选择“选择性粘贴”。
模块弹出后，只需选择要转置的选项即可。
选择性粘贴是一个非常方便的功能。在该模块中，您可以选择复制公式、值、格式甚至列宽。当将数据透视表的结果转移到图表中时，它特别有用。
文本到列
如何将单个单元格中的信息分离到两个单独的单元格中？例如，也许您希望从电子邮件地址中提取公司名称。也许您希望将一个人的全名拆分为您的名字和姓氏 e邮件营销 模板。
感谢 Microsoft Excel，这两个选项现在都触手可及。首先，选择您要划分的列。之后，导航到“数据”选项卡并选择“文本到列”选项。您将看到一个弹出的模块，其中包含其他详细信息。首先，您可以选择“分隔”或“固定宽度”。
- 分隔 表示您想要根据逗号、空格或制表符等字符来拆分列。
- 固定宽度 意味着您要在所有列中选择要进行拆分的确切位置。
选择“分隔”将全名拆分为名字和姓氏。
现在，是时候选择分隔符了。分隔符有多种选项，例如制表符、分号、逗号、空格或其他字符。 （作为说明，“其他内容”可能指电子邮件地址中常用的“@”符号。）让我们为此示例选择设置。做出选择后，Excel 将为您提供新列的显示方式的预览。
对预览感到满意后，只需单击“下一步”。您可以在此页面上选择高级格式。完成任务后，只需单击“完成”按钮即可。
格式刷
调整每个单元格的字体、颜色和边框可能非常耗时。格式刷非常有用，已经成为我不可或缺的工具！只需单击几下，即可轻松地将一个单元格的格式复制到整行或整列。
只需选择源单元格，单击画笔图标，然后轻松地在目标单元格上滑动即可无缝匹配其风格。我经常依靠格式刷来确保标题的一致性、强调总计并应用表格边框；它的用途没有限制。设计单元格不再是一项乏味的任务！格式可能看起来微不足道，但精心设计、专业的电子表格会留下持久的影响。
一般
平均函数的功能与求和函数类似，但我们使用以下公式：
=平均值(B2,C2,D2)
CONCATENATE
连接可以将单元格无缝串接在一起。当客户的名字和姓氏位于不同的单元格中时，此功能允许您轻松组合客户姓名，或者合并组织在不同列中的城市和州。这是一个简单的连接公式：
=连接(
然后，您可以按照您需要的顺序添加特定的单元格坐标。要在详细信息之间包含空格，只需在单元格之间添加逗号和空格即可。您还可以在引号内包含任何其他元素，例如逗号或短语。
在此示例中，我们想要造一个句子来说明音乐艺术家的出生地。因此，我们将使用以下公式（# 代表所需的行号）：
=CONCATENATE(B#,” “,A#,” 诞生于“,C#,”,”,D#)
逻辑功能
逻辑函数遵循理性思维过程。以一辆恰好是红色的汽车为例。在这个场景中，它可以被形容为一辆红色的汽车。在快速组织数据和形成评估时，这些功能非常方便。
当细胞满足特定条件时，IF 函数能够提供精确的响应或值。我们来看看Q1销量超过30台的产品有哪些。好吧，我们使用的公式是：
=IF(SUM(B#,C#,D#)>30,“好”,“坏”)
该公式基本上表明，如果 30 月、XNUMX 月和 XNUMX 月的总销售额超过 XNUMX，则单元格将显示“Good”。如果不是，请写“不好”。
根据公式，得到的结果如下：
AND 逻辑函数以类似的方式运行。只需输入所需的细胞条件，系统就会立即提供 TRUE 或 FALSE 的响应。例如，当您输入给定数据=AND(B2>5,C2<5)时，结果将为TRUE。这是因为 B2 大于 2，而 CXNUMX 小于 XNUMX。
VLOOKUP
使用VLOOKUP函数，您可以轻松地在数据集中查找精确信息。
为了有效地使用此功能，您需要提供具体的详细信息。指定所需的结果、搜索位置、相关数据的列号以及您喜欢近似匹配还是精确匹配。对于近似匹配，您可以输入 1 或 TRUE。另一方面，精确匹配需要 0 或 FALSE。
在此示例中，我在从单元格 A3856 延伸到单元格 F2 的表中搜索 ID 号为 8 的员工。我们要求从第 2 列中提取姓氏，并要求完全匹配。
数据透视表
借助数据透视表，在 Excel 中组织和分析大型数据集变得轻而易举。要创建数据透视表，只需导航到导航栏中的“插入”选项卡，然后单击“插入数据透视表”。
您可以选择要包含在数据透视表中的特定数据范围。此外，您可以决定是在同一工作表上还是在新工作表中创建表。选择数据和表格目的地后，将出现一个侧边栏：
通过此侧边栏，您可以自由选择您喜欢的数据列并确定它们在数据透视表中的位置。例如，如果您更喜欢将员工的名字排列为行，将销售数字排列为列，您可以轻松选择这些字段，然后轻松地将它们拖到侧边栏中的相应区域。
根据您的喜好排列数据后，您可以自由更改其呈现方式。作为说明，此数据透视表将员工 ID 号显示为行标签，而列代表 1 月、2 月和 3 月的销售额。该表自动显示每列的总计（或每个月销售额的总计）。
可以改变数据汇总的方式。为了查看每个月的平均销售额，我们只需右键单击侧栏中所需的数据，继续选择“字段设置”，然后从“汇总方式”菜单中选择“平均”。
Excel 公式文章
到目前为止，我确信您已经非常熟悉 Excel 的界面，并且可以使用闪电般快速的命令轻松地浏览电子表格。
现在，让我们深入研究该软件的基本用例：Excel 公式。使用 Excel，您可以轻松地对任何数据集执行基本算术运算，例如加法、减法、乘法和除法。
- 要添加，请使用 + 号。
- 要减去，请使用 – 符号。
- 要相乘，请使用 * 符号。
- 要划分，请使用 / 符号。
- 要使用指数，请使用 ^ 符号。
请记住，Excel 中的所有公式都必须以等号 (=) 开头。使用括号确保首先进行某些计算。例如，考虑 =10+10*10 与 =(10+10)*10 有何不同。
除了手动输入简单的计算之外，您还可以参考Excel内置的公式。一些最常见的包括：
- 平均： =平均值（单元格范围）
- 和： =SUM(单元格范围)
- 算： =COUNT(单元格范围)
另请注意，一系列特定单元格用逗号 (,) 分隔，而单元格范围用冒号 (:) 表示。例如，您可以使用以下任何公式：
- =总和（4,4）
- =总和(A4,B4)
- = SUM（A4：B4）
如何在简历中展示 Excel 技能
将 Excel 纳入简历的技能部分是个好主意。尽管如此，有几种方法可以实现这一点：
- 列出您拥有的依赖于使用 Excel 的特定能力，例如制作财务模型。
- 解释一下您在该计划方面拥有多少年的经验。
- 描述您使用过的特定 Excel 函数，例如数据可视化、数据透视表和 VLOOKUP 函数。
- 展示您多年使用 Microsoft Office 365 套件的经验。
此外，请说明您是否已完成正式的 Excel 课程。在求职信中，提及具体的相关经验可能会很有效，例如您对 Excel 和其他软件的熟练程度。掌握 Excel 是一项宝贵的技能，应该在相关环境中自信地强调。
这里是一个 免费模板 帮助您创建令人惊叹的简历：
结论
Excel 对于任何小型企业来说都是宝贵的资源。无论您从事营销、人力资源、销售还是服务工作，这些 Microsoft Excel 提示都可以帮助您取得更好的表现。
Excel 可以帮助您提高效率和产量。您可以识别新趋势并组织数据以获得有用的见解。它可以帮助您了解数据并更有效地完成日常琐事。
只需要一点点专业知识和一些使用软件的时间。因此，开始学习并准备改进。
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参考资料
