Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao các chuyên gia lại bắt đầu thư và email bằng “Gửi tới những người có thể quan tâm” chưa? Nghe có vẻ hơi quá… cơ bản phải không? Tại sao không sử dụng những lời mở đầu thú vị hơn như “Ai có tai, hãy để anh ấy nghe” hoặc “Tôi hy vọng email này sẽ đến với bạn trước khi tôi làm vậy”?
Được rồi, tôi đùa thôi, vì bạn chắc chắn không muốn bắt đầu một bức thư chuyên nghiệp như thế. Rốt cuộc thì bạn là một người chuyên nghiệp.
Dù sao đi nữa, “Gửi cho ai có thể quan tâm” được sử dụng rộng rãi khi không có tên của người được đề cập. Nó cũng được sử dụng khi có nhiều hơn một đầu đọc. Cụm từ này thường được sử dụng trong ngữ cảnh chuyên nghiệp trên các tài liệu như đơn xin việc và thư trang trọng.
Tuy nhiên, đôi khi có thể khó xác định cách sử dụng “To Whom It May Concern”. Vì vậy, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng nó đúng cách bên dưới, cũng như khi nào nên sử dụng các lựa chọn thay thế.
Những điểm chính
To Whom It May Concern là một lời chào trang trọng có thể được sử dụng để bắt đầu một email hoặc một lá thư gửi tới một người mà bạn không biết tên hoặc không ai cụ thể.
Nó thường được sử dụng trong ngữ cảnh chuyên nghiệp trên các tài liệu như đơn xin việc và thư trang trọng.
Việc sử dụng lời chào này có thể gợi ý cho người nhận rằng bạn đang gửi một email hàng loạt cho nhiều người khác nhau.
Ngay cả khi bạn không biết tên của người mà bạn đang viết thư, bạn nên tìm hiểu hoặc sử dụng chức danh công việc để lời chào của bạn mang tính cá nhân hơn.
Tại sao mọi người sử dụng “To Whom It May Concern”
Theo truyền thống, cụm từ “Gửi cho ai quan tâm” được sử dụng trong thư từ kinh doanh khi bạn không biết tên người nhận hoặc bạn không viết thư cho một người cụ thể. Ví dụ: nếu bạn đang viết thư xin việc như một phần của đơn xin việc và không rõ ai sẽ xem xét đơn đăng ký của bạn từ tin tuyển dụng, bạn có thể bắt đầu thư của mình bằng “Gửi cho ai có thể quan tâm”.
Lời chào này được phát triển khi các công ty nghiên cứu, danh bạ công cộng trực tuyến hoặc các tổ chức chuyên nghiệp gặp khó khăn hơn trong việc xác định vai trò công việc của mọi người. Ngày nay, việc tìm tên của các nhà quản lý nhân sự, trưởng bộ phận và những người ra quyết định khác mà bạn đang cố gắng tiếp cận đã dễ dàng hơn nhiều. Kết quả là nó bị coi là lỗi thời và lỗi thời.
Tuy nhiên, bạn chỉ nên nêu tên của ai đó nếu bạn chắc chắn họ sẽ là người nhận được email hoặc thư của bạn. Việc gửi tin nhắn của bạn đến nhầm người có thể gây nhầm lẫn hoặc trông thiếu chuyên nghiệp. Trong những trường hợp đó, tốt hơn nên sử dụng “Gửi cho ai quan tâm” hoặc một giải pháp thay thế.
Khi nào và làm thế nào để sử dụng “To Whom It May Concern” một cách chính xác
Có một số bối cảnh trong đó “To Whom It May Concern” là lựa chọn tốt nhất. Việc sử dụng lời chào này là hợp pháp khi thư hoặc email của bạn thực sự được gửi đến một nhóm người không cụ thể hoặc tới toàn bộ tổ chức. Một số ví dụ bao gồm:
- A khiếu nại chính thức hướng vào một công ty nói chung
- A thư giới thiệu hoặc thư giới thiệu dành cho người sẽ ứng tuyển vào nhiều vị trí khác nhau
- A thư quan tâm được gửi tới nhiều tổ chức khác nhau
Khi bạn sử dụng “Gửi cho ai quan tâm”, hãy đảm bảo viết chính xác. Việc sử dụng dấu hai chấm (chứ không phải dấu phẩy) sau cụm từ này được coi là trang trọng nhất. Bạn cũng nên đảm bảo viết hoa mọi từ và diễn đạt đúng cách: sử dụng đại từ tân ngữ “who” chứ không phải “who”.
- ❌ Ai có thể quan tâm,
- ❌ Kính gửi bất cứ ai có thể quan tâm:
- ❌ Gửi tới những người có thể quan tâm:
- ✅ Gửi tới những ai có thể quan tâm:
Mẫu thư “Gửi những người có thể quan tâm”
Cách sử dụng “Gửi tới ai có thể quan tâm” trong thư từ kinh doanh
Đơn xin việc và thư xin việc
Bạn có thể sử dụng cụm từ “To Whom It May Concern” khi bạn không biết tên người quản lý tuyển dụng. Giống như các bức thư và tài liệu trang trọng, hãy đặt cụm từ ở đầu bức thư, sau ngày tháng và trước thông điệp chính. Trong đoạn tiếp theo, hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân, đề cập đến vị trí bạn đang ứng tuyển và nơi bạn nhìn thấy công việc được quảng cáo. Điều chỉnh phần còn lại của bức thư cho phù hợp với công việc và công ty.
Mô tả kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ chuyên môn của bạn liên quan đến vị trí tuyển dụng. Nêu bật lý do tại sao bạn quan tâm đến việc làm tại công ty bằng cách cho thấy rằng sứ mệnh và giá trị của họ phù hợp với họ. Kết thúc bức thư bằng một tuyên bố kết thúc mạnh mẽ nhắc lại sự quan tâm và nhiệt tình của bạn đối với vị trí này.
Cuối cùng, thêm chữ ký số của bạn.
Thư và tài liệu chính thức
Khi ghi địa chỉ một bức thư có "Gửi cho ai quan tâm", chữ cái đầu tiên được viết hoa và dấu hai chấm được đặt sau nó. Đặt “Gửi cho ai quan tâm” ở đầu thư, sau ngày tháng và trước thông điệp chính. Vì đây là một cụm từ trang trọng nên hãy đảm bảo rằng giọng điệu trong thư của bạn vẫn chuyên nghiệp.
Sau lời chào, hãy nêu mục đích của bức thư. Giữ thông điệp rõ ràng và ngắn gọn. Kết thúc bức thư bằng lời kết trang trọng như “Trân trọng” hoặc “Trân trọng”.
Yêu cầu tài liệu tham khảo cho công việc
Bắt đầu thư yêu cầu tham khảo của bạn bằng cụm từ “Gửi cho ai có thể quan tâm”, giống như bạn làm với bất kỳ tài liệu chính thức nào. Đặt cụm từ ở đầu thư, sau ngày tháng và trước thông điệp chính. Sau đó, bạn sẽ cần giới thiệu bản thân bằng cách đề cập đến tên của mình và giải thích rằng mục đích của bức thư là để yêu cầu một người giới thiệu.
Đề cập đến việc bạn biết người đó như thế nào và bạn đã biết họ được bao lâu. Bạn có thể từng là người quản lý của họ hoặc làm việc với họ trong một dự án. Hỏi xem họ có sẵn sàng cung cấp tài liệu tham khảo hay không và chỉ rõ đó là tài liệu tham khảo về tính cách hay công việc.
Thể hiện mức độ bạn đánh giá cao sự hợp tác của họ và bạn coi trọng thời gian của họ. Nói rõ rằng bạn sẵn sàng hỗ trợ họ trong quá trình viết yêu cầu tham khảo bằng cách cung cấp thông tin họ cần đưa vào. Để lại thông tin liên hệ của bạn và yêu cầu họ liên hệ với bạn nếu họ cần hỗ trợ thêm.
Để kết thúc bức thư, hãy cảm ơn họ và sử dụng cách kết thúc trang trọng.
Ví dụ về lá thư “Gửi những người có thể quan tâm”
1: Tiếp cận một công ty lớn hoặc bộ phận mới
Mà nó có thể quan tâm:
Tôi thấy công ty của bạn thông báo khai trương hai không gian làm việc chung mới ở Bờ Đông. Tôi làm việc với Levol, một công ty nội thất văn phòng bền vững ở khu vực Boston.
Chúng tôi sắp ra mắt một dòng sản phẩm mới trùng hợp với việc mở cửa không gian mới của bạn. Tôi muốn liên hệ với thành viên nhóm phụ trách trang trí nội thất cho các địa điểm của bạn để thảo luận về khả năng làm việc cùng nhau.
Trân trọng,
Gia
2: Khuyến nghị/kiểm tra tài liệu tham khảo
Mà nó có thể quan tâm:
Stanley là một nhân viên xuất sắc trong suốt ba năm làm việc tại BusinessYield.
Anh ấy làm việc rất nghiêm túc, tình nguyện tham gia các dự án ngoài nhiệm vụ thường xuyên của anh ấy (tức là nhân viên bảo vệ và an toàn phòng cháy chữa cháy tầng tình nguyện), và là nhân viên bán hàng có thành tích tốt nhất của chúng tôi trong cả ba năm. Tôi rất muốn giới thiệu anh ấy cho vị trí này.
Trân trọng,
Jimmy Arnis
3: Thăm dò
Mà nó có thể quan tâm:
Tôi nhận thấy công ty của bạn gần đây đã chia tay nhà cung cấp giấy. Tôi làm việc với Dunder Mifflin, một nhà cung cấp giấy Scranton ở địa phương và muốn nói chuyện với người phụ trách đặt hàng giấy tại công ty bạn.
Chúng tôi tự hào về dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa và giao hàng nhanh chóng và tôi muốn xem liệu chúng tôi có phù hợp với bạn hay không.
Tốt nhất,
Jim halpert
4: Giới thiệu
Mà nó có thể quan tâm:
Tôi đã nhận được yêu cầu báo giá của bạn trên 50 reams giấy từ Dunder Mifflin. Tôi đã đính kèm báo giá vào email này và rất vui được trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn.
Ngoài ra, tôi muốn biết tên của bạn và biết thêm một chút về doanh nghiệp của bạn!
Trân trọng,
James Trafford
5: Khiếu nại của công ty
Mà nó có thể quan tâm:
Tôi vô cùng thất vọng vì áp phích mèo mà tôi đặt hàng chỉ có ba con mèo chơi nhạc jazz thay vì bốn con được mô tả trên trang web của bạn. Tôi muốn được hoàn lại tiền đầy đủ và người đăng chính xác càng sớm càng tốt.
Cảm ơn bạn,
Angela Martin
Khi nào không nên sử dụng “To Whom It May Concern”
Bất chấp sự phổ biến và tính linh hoạt của nó, bạn nên tránh sử dụng “To Whom It May Concern” bất cứ khi nào có thể. Nó phần lớn đã lỗi thời, ngột ngạt và lười biếng. Với khả năng truy cập internet ngày nay của chúng ta, việc tìm tên và thậm chí cả địa chỉ email của người mà chúng ta muốn nói chuyện khá đơn giản.
Vì lý do này, “To Whom It May Concern” có thể thể hiện sự thiếu nỗ lực trong việc trao đổi thư từ, điều này không tạo ra bầu không khí tích cực cho phần còn lại của mối quan hệ kinh doanh của bạn.
Dưới đây là một số mẹo để tìm tên của hầu hết mọi người:
- Hãy hỏi đại diện nhân sự hoặc nhà tuyển dụng của bạn – Nếu bạn đang viết thư xin việc hoặc email cho người quản lý tuyển dụng, hãy hỏi nhà tuyển dụng hoặc đại diện nhân sự của bạn để biết tên chính xác.
- Truy cập hồ sơ LinkedIn của công ty – Ở đầu hồ sơ của họ, bạn sẽ thấy lời nhắc siêu liên kết có nội dung: “Xem tất cả [số lượng nhân viên] trên Linkedin”. Nhấp vào lời nhắc đó để xem danh sách tất cả nhân viên. Bạn có thể lướt qua danh sách cho đến khi tìm thấy người, vai trò hoặc chức danh mà bạn mong muốn kết nối.
- Truy cập trang “Giới thiệu về chúng tôi” của công ty – Các công ty nhỏ hơn có thể liệt kê tất cả nhân viên và chức danh của họ trên trang “Giới thiệu về chúng tôi” hoặc “Nhóm”. Ít nhất, bạn sẽ tìm thấy hộp thư đến chung của công ty, nơi bạn có thể gửi yêu cầu tìm hiểu tên của người mà bạn đang cố gắng liên hệ.
- Nhấc điện thoại lên - Gọi cho công ty nơi khách hàng tiềm năng của bạn làm việc và hỏi nhân viên tiếp tân hoặc quản trị viên để biết tên, thông tin liên hệ hoặc lời khuyên của người đó về cách tốt nhất để tiếp cận họ.
Những lựa chọn thay thế tốt nhất cho “To Who It May Concern” cho các cuộc phỏng vấn
Giải pháp thay thế tốt nhất cho “Gửi cho ai quan tâm” là viết thư cho một người cụ thể nếu có thể. Nếu bạn biết hoặc có thể tìm ra (ví dụ: trực tuyến) tên của người bạn đang nói chuyện thì bạn nên sử dụng nó.
Sử dụng chức danh như “Ms.” hoặc “Ông.” kết hợp với của người đó họ, hoặc viết ra Họ và tên. Trong bối cảnh trang trọng, bạn thường không nên gọi ai đó chỉ bằng tên.
Dưới đây là một số lựa chọn thay thế tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để thay thế “Gửi cho ai có thể quan tâm” trong bức thư tiếp theo của bạn:
Kính gửi/Xin chào [Tên người sẽ là sếp của bạn]
Điều tốt nhất bạn có thể làm cho bản thân khi giải quyết thư xin việc của mình là tìm hiểu xem người đảm nhận vai trò còn trống sẽ báo cáo cho ai, tức là ông chủ tương lai tiềm năng của bạn.
Đôi khi thật dễ dàng: Khi tôi ứng tuyển vào vị trí hiện tại, người giới thiệu tôi đã cho tôi biết tên người biên tập. Vì vậy, tôi chỉ gửi thư của tôi cho anh ấy. Nhưng những lần khác, nó sẽ không rõ ràng ngay lập tức. Hãy thực hiện một số nghiên cứu và xem liệu bạn có thể suy ra đó là ai không, hoặc nếu bạn tình cờ có mối liên hệ với công ty, hãy hỏi họ!
Trong khi bạn đang nghiên cứu công ty của mình, hãy thử đánh giá mức độ trang trọng của văn hóa để xác định:
- Bắt đầu bằng “Kính gửi” hay “Xin chào” (hoặc có thể không - bạn cũng có thể bắt đầu bằng chỉ tên của họ)
- Có nên sử dụng kính ngữ (Mr., Ms., Dr., Prof., v.v.) hay không?
- Nên sử dụng tên đầy đủ hay chỉ tên
Có thể bạn sẽ muốn chuyển sang cách trang trọng hơn nếu bạn không chắc chắn và đảm bảo rằng bạn không vô tình chuyển nhầm giới tính của ai đó bằng kính ngữ sai (nếu bạn không thể xác nhận 100%, hãy bỏ bất kỳ ngôn ngữ giới tính nào và chỉ sử dụng tên).
Ngay cả khi bạn không có tên sếp tương lai của mình và chọn một trong các lựa chọn bên dưới, hãy đảm bảo bạn vẫn tự hỏi mình những câu hỏi tương tự về hình thức và giọng điệu.
Kính gửi [Tên Trưởng bộ phận mà bạn đang ứng tuyển]
Nếu bạn đã cố gắng tìm hiểu xem sếp của mình là ai nhưng không đưa ra được câu trả lời nào, đừng hoảng sợ. Không phải lúc nào cũng có thể tìm thấy thông tin đó vào thời điểm này trong quá trình.
Tuy nhiên, bạn vẫn có thể gửi thư xin việc của mình cho một người cụ thể bằng cách chọn người đứng đầu bộ phận mà bạn đảm nhiệm. Chắc chắn, đó có thể là sếp của sếp tương lai của bạn hoặc cung cấp their dịch sếp, nhưng theo một cách nào đó, bạn vẫn phải báo cáo cho họ ở cấp trên. Và nó chứng tỏ rằng bạn đã nỗ lực và cân nhắc xem bạn sẽ tham gia vào bộ phận nào của tổ chức và bạn sẽ phù hợp như thế nào.
Kính gửi [Tên bộ phận bạn đang ứng tuyển]
Tương tự như vậy, nếu bạn không thể tìm thấy tên của một bộ phận cái đầu, bạn có thể tiếp tục và gửi thư của mình tới nhóm hoặc bộ phận. Ví dụ: bạn có thể nói “Kính gửi bộ phận bán hàng” hoặc “Xin chào nhóm sản phẩm”.
Kính gửi [Tên Nhà tuyển dụng]
Bây giờ, nếu bạn quyết tâm viết thư cho một người cụ thể nhưng đã từ bỏ việc tìm người quản lý hoặc trưởng bộ phận thì vẫn còn hy vọng! Nếu bạn có thể tập trung vào nhà tuyển dụng hoặc chuyên gia thu hút nhân tài (hoặc người đứng đầu bộ phận tuyển dụng), bạn có thể gửi thư cho họ. Rốt cuộc, họ có thể sẽ là những người đầu tiên đọc nó và quyết định xem bạn có nên chuyển sang bước tiếp theo hay không.
Kính gửi [Bất kể công ty gọi nhóm hoặc bộ phận tuyển dụng của họ là gì]
Nếu bạn không thể tìm ra tên của nhà tuyển dụng, bạn cũng có thể xưng hô với nhóm—chỉ cần dành vài phút để tra cứu chính xác công ty cụ thể này gọi nó là gì. Bạn sẽ kết thúc bằng những câu như “Kính gửi bộ phận tuyển dụng” hoặc “Kính gửi nhóm thu hút nhân tài”.
Ngoài ra, bạn có thể muốn gắn tên của công ty vào đó và đặt tên như “Kính gửi nhóm thu hút nhân tài năng suất kinh doanh”. Bằng cách đó, bạn đang đưa ra tín hiệu đầu tiên rằng bạn biết mình đang ứng tuyển vào công ty nào chứ không chỉ gửi một lá thư chung chung.
Kính gửi Nhà tuyển dụng/Quản lý tuyển dụng
Một lựa chọn khác là gửi thư của bạn một cách khái quát hơn tới nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng bằng cách sử dụng các chức danh đó, ví dụ: “Kính gửi nhà tuyển dụng” hoặc “Kính gửi người quản lý tuyển dụng”.
Mục tiêu cuối cùng của bạn khi viết thư xin việc là tiến tới bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng. Chỉ cần nhớ rằng họ sẽ không bị ấn tượng nếu bạn xưng hô như vậy. Suy cho cùng, họ có tên, vai trò, đội, phòng ban và ủy ban. Thay vào đó, hãy chọn một trong số đó và thư của bạn sẽ có nhiều khả năng được đọc hơn và bạn có nhiều khả năng được tuyển dụng hơn.
Lời cuối cùng về “Người có thể quan tâm”
“Gửi cho ai đó có thể quan tâm” là một cụm từ hữu ích để sử dụng khi viết thư cho một cá nhân mà bạn không biết tên của họ hoặc khi có nhiều người được đề cập đến. Cho dù yêu cầu tài liệu tham khảo, giải quyết vấn đề với người quản lý tuyển dụng hay viết thư cho khách hàng tiềm năng, cụm từ này sẽ tạo thêm tiếng nói chuyên nghiệp cho thư từ của bạn.
Tuy nhiên, mặc dù đó là một cách diễn đạt có thể chấp nhận được nhưng bạn nên luôn cố gắng cá nhân hóa bằng cách sử dụng Internet để tìm kiếm tên của cá nhân đó.
Bài viết được đề xuất
- THƯ ỦNG HỘ: Cách Viết Thư Ủng Hộ
- THƯ PAYOFF: Chúng là gì và được sử dụng như thế nào
- THƯ CHẤM DỨT: Định nghĩa, Cách viết Một và Mẫu
- THƯ MỜI LÀM VIỆC: Nó là gì, Ví dụ, Cách viết & Hợp đồng
- Đơn xin vay vốn: Cách viết đơn yêu cầu vay vốn ở Nigeria
- THƯ SỞ HỮU VS THƯ CỤ THỂ: Những điểm khác biệt chính
dự án
