Bạn có hơi bối rối khi lần đầu tiên gặp thuật ngữ COB trong email không? Vâng, tôi biết tôi chắc chắn là như vậy. “Tôi cần phản hồi của bạn bằng COB ngay hôm nay”. Tôi tự hỏi nó có ý nghĩa gì?
Đó là lời giới thiệu của tôi về thế giới các từ viết tắt trong kinh doanh và không mất nhiều thời gian để tôi thấy được tính hữu dụng của chúng. Chúng làm cho những email dài dễ đọc hơn, dẫn đến kỹ năng giao tiếp tốt hơn và, nếu bạn là một người mọt sách như tôi, khiến bạn cảm thấy giống như đang truyền đạt những hướng dẫn cho một nhiệm vụ bí mật.
Tuy nhiên, những từ viết tắt này cũng có thể gây nhầm lẫn và bực bội, đặc biệt nếu bạn gặp chúng lần đầu tiên hoặc gặp một từ mới mà bạn không biết nghĩa.
Những điểm chính
COB là viết tắt của “kết thúc kinh doanh”.
Nó đề cập đến việc kết thúc một ngày làm việc và đóng cửa của thị trường tài chính ở Thành phố New York, nơi xác định giờ làm việc của Hoa Kỳ.
Nó được sử dụng trong giao tiếp kinh doanh để đặt ra thời hạn cho một nhiệm vụ phải hoàn thành trước 5 giờ chiều theo Giờ chuẩn Miền Đông (EST).
COB có thể được sử dụng thay thế cho nhau với kết thúc công việc (EOB), cuối ngày (EOD), kết thúc hoạt động (EOP), kết thúc hoạt động (COP) và kết thúc hoạt động kinh doanh (COB).
COB có nghĩa là gì?
COB là viết tắt của Kết thúc kinh doanh. Đó là thuật ngữ được các tổ chức chuyên nghiệp sử dụng khi đề cập đến việc kết thúc ngày làm việc.
Nhiều chuyên gia căn cứ giờ COB vào thời gian mà các doanh nghiệp thường đóng cửa ở Hoa Kỳ, thường là 5 giờ chiều theo Giờ chuẩn miền Đông (EST). Nhà tuyển dụng thường đề cập đến thời điểm này khi thiết lập thời hạn. Ví dụ: nếu người giám sát yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ trước COB vào thứ Sáu thì thời hạn của nhiệm vụ sẽ là 5 giờ chiều EST vào thứ Sáu.
COB cũng là thời điểm thị trường chứng khoán đóng cửa ở Thành phố New York, đây thường là lý do tại sao nhiều chuyên gia kinh doanh thường xuyên sử dụng và hiểu từ viết tắt này. Một số nhà tuyển dụng sử dụng COB thay thế cho nhau bằng các từ viết tắt tương tự, như kết thúc công việc (EOB), thường có cùng ý nghĩa.
COB là một cách thuận tiện để truyền đạt thời hạn và kỳ vọng trong bối cảnh kinh doanh. Tuy nhiên, điều cần thiết là phải làm rõ ý nghĩa chính xác của COB khi đặt ra thời hạn, đặc biệt là khi giao dịch với các cá nhân hoặc các bên ở các múi giờ hoặc khu vực khác nhau, để tránh mọi hiểu lầm.
Ngày làm việc là gì?
Ngày làm việc hay còn gọi là ngày làm việc là những ngày trong tuần mà hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đều hoạt động và tiến hành các hoạt động thường xuyên của mình. Những ngày này thường không bao gồm các ngày cuối tuần (Thứ bảy và Chủ nhật) và các ngày lễ chính thức. Ngày làm việc rất cần thiết để thực hiện các hoạt động liên quan đến kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như giao dịch, cuộc họp, dịch vụ khách hàng và các nhiệm vụ hành chính.
Ngày làm việc thường đề cập đến giờ hoạt động truyền thống của một tổ chức, thường là từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Khi các tổ chức đề cập đến giờ làm việc, họ thường nói về những khoảng thời gian truyền thống này. Ngay cả khi một tổ chức mở cửa vào buổi tối, hầu hết các chuyên gia hiếm khi coi đó là giờ làm việc.
Giờ làm việc bình thường hoặc hợp lý có thể khác nhau tùy thuộc vào quốc gia, ngành và hoạt động kinh doanh cụ thể. Tuy nhiên, có một số hướng dẫn chung về giờ làm việc bình thường hoặc tiêu chuẩn ở nhiều quốc gia nói tiếng Anh, bao gồm Hoa Kỳ, Canada và Vương quốc Anh.
Những giờ này thường nằm trong phạm vi:
- từ thứ Hai đến thứ sáu: Ngày làm việc thường kéo dài từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, trong đó Thứ Bảy và Chủ Nhật thường được coi là cuối tuần.
- 9: 00 AM đến 5: 00 PM: Cốt lõi của ngày làm việc thường rơi vào khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 00 giờ chiều. Lịch trình từ 5 đến 00 giờ này là điểm tham chiếu chung cho giờ làm việc tiêu chuẩn.
- Giờ nghỉ trưa: Nhiều doanh nghiệp có giờ nghỉ trưa được chỉ định, thường vào khoảng giữa trưa, có thể kéo dài từ 30 phút đến một giờ. Trong thời gian này, một số văn phòng và cửa hàng có thể tạm thời đóng cửa hoặc cắt giảm nhân sự.
Khi nào bạn nên sử dụng COB trong email?
Một số tình huống phổ biến khi bạn có thể sử dụng COB trong email bao gồm:
- Đặt thời hạn cho nhân viên. Khi giao nhiệm vụ hoặc dự án cho nhân viên, bạn có thể sử dụng COB để liên lạc khi bạn mong đợi công việc sẽ được hoàn thành. Ví dụ: “Xin vui lòng để báo cáo dự án trên bàn của tôi trước COB vào ngày mai.”
- Quản lý dự án. COB thường được sử dụng trong quản lý dự án để thiết lập thời hạn cho các mốc quan trọng hoặc sản phẩm bàn giao cụ thể của dự án. Ví dụ: “Giai đoạn thiết kế phải được COB hoàn thành vào thứ Ba tuần sau”.
- Khách hàng hoặc yêu cầu của khách hàng. Khi yêu cầu thông tin, tài liệu hoặc hành động từ khách hàng, bạn có thể sử dụng COB để cung cấp khung thời gian rõ ràng. Ví dụ: “Chúng tôi cần sự chấp thuận của bạn về những thay đổi trong hợp đồng của COB ngay hôm nay”.
- Lên lịch họp. Khi đề xuất thời gian họp, bạn có thể đề xuất thời gian theo COB để cho biết rằng bạn muốn cuộc họp được lên lịch vào cuối ngày làm việc. Ví dụ: “Hãy cùng lên lịch gặp khách hàng vào ngày mai.”
- Thông tin liên lạc nội bộ. COB có thể được sử dụng trong email hoặc tin nhắn nội bộ để truyền đạt thời hạn hoặc kỳ vọng nội bộ trong một tổ chức. Ví dụ: “Vui lòng gửi báo cáo chi phí của bạn cho tháng này trước COB vào ngày 18”.
- Yêu cầu của nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Khi giao dịch với nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng COB để chỉ định khi nào bạn cần giao hàng, vận chuyển hoặc phản hồi. Ví dụ: “Chúng tôi yêu cầu vật liệu phải được COB giao vào thứ Sáu tới.”
Cách sử dụng COB tại nơi làm việc
Việc sử dụng chính xác từ viết tắt COB tại nơi làm việc phụ thuộc vào người bạn đang nói chuyện và vị trí của họ. Điều quan trọng là phải nhớ COB là viết tắt của từ gì vì những cụm từ như “COB của doanh nghiệp” là thừa.
Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng COB một cách chính xác tại nơi làm việc.
Đặt thời hạn cho nhân viên
COB thường được sử dụng khi đặt ra thời hạn cho nhân viên hoặc những người có tiềm năng tuyển dụng. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn cần hoàn thành một nhiệm vụ nhất định trong một thời gian cố định. Nếu bạn đang gửi danh sách các mục việc cần làm hoặc các nhiệm vụ lặp đi lặp lại cho nhiều nhân viên thì việc sử dụng từ viết tắt COB có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm số lần nhập mà bạn hoặc nhân viên của bạn cần phải làm.
Ví dụ:
Hi James,
Nhiệm vụ sắp tới bạn phải hoàn thành trong tuần này là:
- Chuẩn bị báo cáo tài chính trước Thứ Ba COB
- Tạo bản trình bày báo cáo lợi nhuận trước Thứ Năm COB
- Sắp xếp và sắp xếp hồ sơ tài chính của công ty trước Thứ Sáu COB
Giao tiếp với các liên hệ địa phương
Đối với những người liên hệ địa phương, hãy sử dụng COB khi mô tả thời hạn cho một dự án hoặc nhiệm vụ quan trọng trong email. Đây là một ví dụ:
Xin chào ông Michael,
Tôi viết thư này để theo dõi sau cuộc họp tiếp thị của chúng ta. Để tiếp tục, chúng tôi cần một số thông tin bổ sung từ nhóm của bạn. Vui lòng cung cấp những thông tin sau:
- Dự toán ngân sách cho các dự án sắp tới
- Thông tin liên hệ của giám đốc nhân sự của bạn
Vui lòng gửi những thông tin chi tiết này trước COB vào Thứ Ba, ngày 14 tháng XNUMX.
Trân trọng,
Elizabeth Turner
Giao tiếp với khách hàng ngoài tiểu bang
Khi giao tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp ở ngoài tiểu bang hoặc ngoài nước, bạn vẫn có thể sử dụng COB để đưa ra thời hạn. Đảm bảo chỉ định thời gian, đặc biệt nếu đó là mối quan hệ kinh doanh mới hoặc lần đầu tiên bạn sử dụng từ viết tắt COB với cá nhân hoặc tổ chức đó. Cho dù bạn đang liên lạc với nhà cung cấp ở Ấn Độ hay khách hàng ở Luân Đôn, hãy bao gồm thông tin cụ thể về vị trí của bạn để tránh nhầm lẫn.
Ví dụ:
Vui lòng gửi thông tin này cho chúng tôi trước COB (5 giờ chiều EST).
Dưới đây là danh sách kiểm tra nêu rõ cách sử dụng COB trong email tại nơi làm việc:
Cách sử dụng COB trong email
Ví dụ về COB trong email
Để giúp thể hiện ý nghĩa COB trong email, hãy xem các ví dụ sau về cách bạn có thể sử dụng từ viết tắt này để biểu thị dòng thời gian:
Ví dụ 1:
Philip thân mến,
Chúng tôi mong muốn được bổ sung dữ liệu tiếp thị của bạn vào báo cáo sắp tới của chúng tôi gửi tới nhóm lãnh đạo. Vui lòng gửi dữ liệu tiếp thị của bộ phận của bạn trước COB (5 giờ chiều EST) vào Thứ Sáu, ngày 2 tháng XNUMX để đảm bảo được đưa vào báo cáo của chúng tôi.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi thêm, xin vui lòng cho tôi biết.
Trân trọng,
Jimmy Arnis
Ví dụ 2:
Xin chào Emmanuel,
Tôi rất mong được đưa các trang trình bày của bạn vào bài thuyết trình tiếp thị của chúng tôi với nhóm chuyển đổi kỹ thuật số. Tôi rất muốn nhắc bạn vui lòng gửi các slide thuyết trình cuối cùng của bạn qua email COB cho tôi vào Thứ Hai, ngày 5 tháng 2022 năm XNUMX.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ.
Trân trọng,
Jimmy Arnis
Ví dụ 3:
Xin chào Stanley,
Cảm ơn bạn đã hoàn thành bước đầu tiên trong quá trình ứng tuyển vào vị trí giám đốc tiếp thị của chúng tôi. Vui lòng đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành đơn đăng ký của mình trước COB (5 giờ chiều EST) vào Thứ Sáu, ngày 23 tháng 2022 năm XNUMX để được xem xét cho vai trò này.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ.
Trân trọng,
Jimmy Arnis
Lời khuyên khi sử dụng COB trong kinh doanh
Mặc dù COB có thể là từ viết tắt hữu ích để chỉ thời hạn hoặc mốc thời gian hoàn thành dự án, nhưng điều quan trọng là phải sử dụng từ viết tắt một cách cẩn thận. Mặc dù bạn có thể hiểu ý nghĩa của COB, nhưng điều đó không có nghĩa là tất cả những người mà bạn trao đổi thư từ cùng đều hiểu. Vì lý do đó, hãy đảm bảo sử dụng các mẹo này khi sử dụng COB trong email hoặc thư:
- Đừng lặp lại kết thúc của bạn. Từ viết tắt COB là viết tắt của kết thúc hoạt động kinh doanh. Như vậy, việc loại bỏ hoạt động kinh doanh COB là không chính xác. Trong trường hợp này, việc lặp lại hoạt động kinh doanh là không cần thiết.
- Đảm bảo làm rõ. Cùng với chữ viết tắt COB, hãy nhớ bao gồm cả dấu thời gian và ngày tháng. Ví dụ: thay vì yêu cầu COB gửi tài liệu, bạn nên yêu cầu COB gửi tài liệu (5 giờ chiều EST) vào Ngày, Tháng và Năm. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng không có thông tin sai lệch về thời hạn.
- Giúp đỡ nhân viên mới. Khi bạn làm việc trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp trong vài năm, bạn có thể dễ dàng làm quen với việc sử dụng các từ viết tắt. Tuy nhiên, khi tuyển dụng nhân viên mới, đặc biệt là những người có ít kinh nghiệm chuyên môn, những từ viết tắt này có thể gây nhầm lẫn. Đảm bảo giúp nhân viên mới học các từ viết tắt quan trọng trong kinh doanh. Bạn thậm chí có thể phác thảo các từ viết tắt mà tổ chức của bạn thường sử dụng trong các tài liệu giới thiệu hoặc hướng dẫn nguồn lực cho nhân viên. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều thống nhất khi giao tiếp.
- Không bao gồm những ngày cuối tuần. Khi đề cập đến COB hoặc EOD, hãy tránh sử dụng những từ này để chỉ thời hạn cuối tuần. Theo truyền thống, ngày làm việc chỉ được coi là từ thứ Hai đến thứ Sáu. Trong một số trường hợp hiếm hoi, bạn có thể chỉ ra thời hạn cuối tuần do một dự án chuyên môn hoặc khi làm việc với các đối tác kinh doanh có giờ làm việc cuối tuần.
Khi viết thư từ kinh doanh, giao tiếp rõ ràng là điều quan trọng. Nếu bạn dự định sử dụng các từ viết tắt, chẳng hạn như COB hoặc EOD, hãy luôn ghép nối các thuật ngữ kinh doanh này với lời giải thích ngắn gọn về kỳ vọng về thời hạn.
COB và EOD: Chúng khác nhau như thế nào?
Một số nhà tuyển dụng có thể sử dụng EOD và COB thay thế cho nhau, nhưng chúng có một số điểm khác biệt chính. Khi người giám sát giao nhiệm vụ phải hoàn thành theo EOD, họ thường mong đợi nhân viên hoàn thành chúng vào cuối ngày làm việc theo múi giờ riêng của họ. Nếu ai đó giao nhiệm vụ cho ai đó ở múi giờ khác thì thời hạn giao nhiệm vụ thường là vào cuối ngày làm việc theo múi giờ của người gửi.
Dưới đây là những khác biệt giữa COB & EOD:
- COB thường đề cập đến thời điểm kết thúc ngày làm việc liên quan đến một múi giờ cụ thể, điển hình là Giờ chuẩn miền Đông (EST) ở Hoa Kỳ. EOD thường đề cập đến thời điểm kết thúc ngày làm việc theo múi giờ của người gửi.
- COB thường được liên kết với một múi giờ cụ thể (ví dụ: EST) và ít phụ thuộc hơn vào vị trí của người gửi. Điều này có thể mang lại sự rõ ràng hơn trong giao tiếp xuyên biên giới hoặc quốc tế. Ý nghĩa của EOD liên quan đến vị trí và múi giờ của người gửi. Nếu người gửi ở múi giờ khác với người nhận, điều đó có thể dẫn đến những hiểu lầm tiềm ẩn.
- EOD có thể mang lại sự linh hoạt hơn về mặt diễn giải vì nó có thể cụ thể theo giờ địa phương của người gửi. Tuy nhiên, sự linh hoạt này cũng có thể dẫn đến những hiểu lầm trong bối cảnh toàn cầu. Mặc dù COB cung cấp một điểm tham chiếu tương đối chuẩn hóa, khiến nó trở thành lựa chọn phù hợp hơn khi liên lạc qua các múi giờ khác nhau hoặc khi việc xác định thời gian chính xác là quan trọng.
Các từ viết tắt phổ biến khác tại nơi làm việc
Các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều từ viết tắt khác tại nơi làm việc thay cho hoặc cùng với COB. Các thuật ngữ phổ biến khác có ý nghĩa tương tự bao gồm:
- Cuối ngày làm việc (EOD): Từ đồng nghĩa với COB này được sử dụng để thể hiện sự kết thúc ngày làm việc của nhân viên, trừ những ngày cuối tuần.
- Kết thúc trò chơi (EOP): Thường được sử dụng thay cho COB, EOP đề cập đến thời điểm thị trường chứng khoán đóng cửa. Nó phổ biến nhất trong ngành tài chính.
- Kết thúc trận đấu (COP): Thuật ngữ này có ý nghĩa tương tự như COB và EOP. Nó đề cập đến thời điểm kết thúc ngày làm việc hoặc thời điểm thị trường tài chính đóng cửa. Nó cũng được sử dụng trong thể thao.
COB trong email: Kết luận
COB là một thuật ngữ hữu ích được sử dụng trong email và các giao tiếp kinh doanh khác nhằm xác định thời hạn cho các nhiệm vụ và yêu cầu. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải rõ ràng và cụ thể về những gì bạn yêu cầu và thời điểm bạn mong đợi nó sẽ được hoàn thành, chỉ định múi giờ nơi bạn đang ở và lưu ý đến lịch trình của những người bạn đang liên lạc. .
Bằng cách làm theo những nguyên tắc này, bạn có thể đảm bảo rằng email của mình rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả trong việc hoàn thành công việc.
Quản lý tiền: 10+ Mẹo đơn giản hàng đầu để trở thành chuyên gia
Logo của ESPN: Ý nghĩa thực sự của Logo là gì
Nâng cao năng suất của nhân viên xây dựng: Chiến lược quản lý thời gian hiệu quả
BẢO HÀNH DÂN CƯ MỸ: Hướng dẫn dễ dàng nhất cho người mới (Mở trong tab trình duyệt mới)
dự án
