Các nhóm được quản lý tốt và quy trình kinh doanh hiệu quả thường có lợi cho các công ty hoạt động hiệu quả. Các nhà quản trị cung cấp các dịch vụ có giá trị cho các doanh nghiệp bằng cách hỗ trợ họ tổ chức các hoạt động, cải thiện các chức năng quan trọng của họ và tạo điều kiện thuận lợi để đạt được các mục tiêu của họ. Nếu bạn muốn làm quản trị viên, trước tiên bạn cần tìm hiểu về các nhiệm vụ và kỹ năng công việc cụ thể của họ. Trong bài viết này, chúng tôi trả lời câu hỏi “Quản trị viên là gì?” và giải thích những gì những người trong vai trò thường làm với bản mô tả công việc mẫu, chúng tôi cũng phác thảo các loại quản trị viên khác nhau và cung cấp thông tin về mức lương mong đợi, kỹ năng cần thiết và môi trường làm việc phổ biến của họ.
Quản trị viên (Admins) là gì?
Quản trị viên là người hỗ trợ một công ty đạt được các mục tiêu của mình. Các quản trị viên làm việc cho các tập đoàn và ở những vai trò mà nhiệm vụ cụ thể của họ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh hoặc tổ chức sử dụng họ. Quản trị viên trong hầu hết các cài đặt phát triển các chiến lược ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo các hoạt động thành công, xác định mục tiêu và quản lý các nỗ lực. Họ giám sát các thủ tục và hỗ trợ các nhiệm vụ của công ty để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Họ có thể giữ các vị trí hành chính, mặc dù họ thường giúp các thành viên trong bộ phận hoặc nhóm của họ thực hiện nghĩa vụ công việc của họ. Các nhà quản trị thường xuyên quản lý các hoạt động và đưa ra các quyết định thúc đẩy các mục tiêu chung của các bộ phận của họ. Họ có thể giao nhiệm vụ, thay đổi quy tắc hoặc quy trình hoặc phân bổ trách nhiệm để giúp một dự án, công ty hoặc tổ chức đạt được mục tiêu của mình.
Các loại quản trị viên
Quản trị viên đóng một vai trò quan trọng trong hầu hết các tổ chức vì họ giúp giữ cho doanh nghiệp được tổ chức và tập trung vào các mục tiêu của họ. Dưới đây là một số ví dụ về quản trị viên:
- quản trị viên do tòa chỉ định: Tòa án có thể chỉ định quản trị viên để giám sát công việc của các doanh nghiệp không có khả năng thanh toán các nghĩa vụ của họ hoặc tài sản của những người đã chết.
- Quản trị diễn đàn: Quản trị viên diễn đàn chịu trách nhiệm về nội quy diễn đàn, bổ nhiệm người điều hành, vận hành cơ sở dữ liệu, các chuyên mục và tiểu mục của diễn đàn. Họ cũng có thể đóng vai trò là người điều hành.
- Quản trị viên mạng: Quản trị viên mạng chịu trách nhiệm bảo trì cơ sở hạ tầng máy tính và kết nối mạng. Họ thường xuyên quản lý các máy chủ tại chỗ, giám sát tính toàn vẹn của hệ thống, chạy thử nghiệm và xác minh mức độ thành thạo tương tác giữa phần mềm và mạng. Một số quản trị viên mạng triển khai và cấu hình các bộ lọc hoặc nâng cấp hệ thống.
- Quản trị viên máy chủ: Quản trị viên máy chủ quản lý máy chủ và theo dõi tình trạng cũng như hiệu suất của máy chủ thay mặt cho doanh nghiệp. Để đảm bảo chức năng cao nhất, họ thường xuyên thiết kế, cài đặt, giám sát và cải tiến máy chủ cũng như các thành phần của chúng.
- Quản trị viên hệ thống: quản trị viên hệ thống duy trì, định cấu hình và đảm bảo hoạt động bình thường của hệ thống máy tính. Họ có thể quản lý các máy chủ nhiều người dùng để đảm bảo đủ thời gian hoạt động, hiệu suất và bảo mật phù hợp với yêu cầu của người dùng và các ràng buộc về ngân sách.
- quản trị viên văn phòng: Các trách nhiệm chung của văn phòng văn thư như photocopy, fax, gửi email, lập lịch, ghi sổ, gửi thư và điều hành tổng đài thường xuyên được thực hiện bởi các quản trị viên văn phòng.
- quản trị viên đại học Các nhà quản lý trường đại học có thể hoạt động như một điểm liên lạc cho nhân viên và sinh viên cho ban quản lý trung tâm của các khoa khác nhau của trường đại học.
Quản trị viên làm gì?
Nhiệm vụ của Quản trị viên thay đổi tùy theo tổ chức và ngành, nhưng nói chung, họ chịu trách nhiệm về nhiều trách nhiệm hành chính để duy trì hoạt động trơn tru của tổ chức. Nhiệm vụ và trách nhiệm điển hình của Quản trị viên như sau:
- Quản lý lịch và lập kế hoạch: Quản trị viên thường chịu trách nhiệm quản lý lịch và lên lịch các cuộc hẹn, cuộc họp và sự kiện. Có thể cần phối hợp với các thành viên khác trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan.
- Bảo quản đồ dùng, thiết bị văn phòng: Quản trị viên chịu trách nhiệm giữ cho các vật tư và thiết bị văn phòng hoạt động tốt, chẳng hạn như đặt hàng vật tư và đảm bảo rằng tất cả các thiết bị đều hoạt động tốt.
- xử lý thư từ: Quản trị viên có thể chịu trách nhiệm xử lý thư đến và thư đi, thư điện tử, trả lời các cuộc gọi điện thoại và trả lời các truy vấn.
- Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ: Các nhà quản trị thiết kế và duy trì các hệ thống lưu trữ giấy và điện tử để giữ cho các giấy tờ quan trọng được sắp xếp và có thể truy cập được.
- Chuan bi bao cao: Quản trị viên có thể chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo, thuyết trình và các giấy tờ khác, cũng như nhập dữ liệu và bảo trì dữ liệu.
- Sắp xếp chuyến đi: Quản trị viên có thể phụ trách xử lý các kế hoạch đi lại và chi phí cho nhân viên, chẳng hạn như đặt chuyến bay, khách sạn và phương tiện đi lại.
- Tuyển dụng và giới thiệu: Quản trị viên có thể giúp tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới, chẳng hạn như lên lịch phỏng vấn và xử lý thủ tục giấy tờ tuyển dụng mới.
- Tổng Hỗ trợ: Quản trị viên có thể hỗ trợ chung cho nhân viên khi cần, chẳng hạn như trả lời các câu hỏi, khắc phục sự cố và hỗ trợ các nhiệm vụ khác nhau.
Quản trị viên rất quan trọng đối với hoạt động trơn tru của một công ty. Họ quản lý nhiều công việc hành chính, cập nhật hồ sơ và hệ thống, đồng thời hỗ trợ chung cho nhân sự khi cần.
Mô tả công việc Quản trị viên
Dưới đây là mô tả công việc mẫu cho Quản trị viên:
Chức vụ: Quản trị viên
Tóm tắt công việc:
Chúng tôi đang tìm kiếm một Quản trị viên nhiệt tình để tham gia nhóm của chúng tôi. Quản trị viên sẽ phụ trách nhiều hoạt động hành chính khác nhau để đảm bảo hoạt động trơn tru của công ty chúng tôi. Ứng viên lý tưởng sẽ có kỹ năng tổ chức, giao tiếp và giao tiếp tốt, cũng như khả năng hoạt động độc lập và hợp tác.
Trách nhiệm chính:
- Quản lý lịch, lên lịch các cuộc hẹn và điều phối các cuộc họp để cung cấp hỗ trợ hành chính cho tổ chức.
- Quản lý và giữ cho vật tư và thiết bị văn phòng hoạt động tốt.
- Xử lý thư từ đến và đi và thư điện tử.
- Tạo và duy trì hệ thống lưu trữ điện tử và giấy.
- Chuẩn bị và phân phối các báo cáo, thuyết trình và các tài liệu khác.
- Quản lý sắp xếp đi lại và chi phí cho nhân viên.
- Hỗ trợ tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới.
- Khi cần thiết, cung cấp hỗ trợ chung cho nhân viên.
yêu cầu:
- Bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương; ưu tiên bằng cử nhân quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
- Hơn 2 năm kinh nghiệm trong vai trò hành chính.
- Kỹ năng tổ chức, giao tiếp và giao tiếp cá nhân xuất sắc.
- Sử dụng thành thạo Microsoft Office Suite và các phần mềm Office khác.
- Có khả năng làm việc độc lập và là một phần của nhóm.
- Chú ý mạnh mẽ đến chi tiết và kỹ năng giải quyết vấn đề.
- Khả năng ưu tiên công việc và quản lý thời gian hiệu quả.
Đây là một công việc toàn thời gian với mức lương và đặc quyền tốt. Chúng tôi khuyến khích bạn nộp đơn cho công việc thú vị này nếu bạn là một cá nhân năng động cao với nền tảng hành chính tốt.
Lương quản trị viên
Mức lương dành cho Quản trị viên có thể khác nhau tùy thuộc vào một số tiêu chí, bao gồm ngành, địa điểm và mức độ kinh nghiệm, theo dữ liệu từ Hoa Kỳ. Theo Cục Thống kê Lao động, mức lương trung bình hàng năm cho Người quản lý Dịch vụ Hành chính, bao gồm Quản trị viên, vào tháng 2020 năm 98,890 là 55,000 USD. Tuy nhiên, dựa trên các điều kiện được mô tả ở trên, thu nhập có thể dao động từ khoảng 160,000 đô la đến hơn XNUMX đô la mỗi năm.
Quản trị viên có thể kiếm được các lợi ích như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu, thời gian nghỉ có lương và các đặc quyền khác ngoài mức lương cơ bản của họ, tùy thuộc vào công ty. Gói lương và phúc lợi của Quản trị viên sẽ được xác định bởi người sử dụng lao động và các yêu cầu công việc duy nhất.
Làm thế nào để trở thành một quản trị viên
Dưới đây là một số hành động bạn có thể thực hiện nếu muốn trở thành quản trị viên:
#1. Nhận một số kinh nghiệm văn thư.
Mặc dù các yêu cầu về kinh nghiệm hoặc trình độ học vấn khác nhau tùy thuộc vào vị trí, nhưng kinh nghiệm văn thư có thể hữu ích cho sơ yếu lý lịch của bạn. Xem xét các cơ hội sẽ giúp bạn phát triển các kỹ năng giao tiếp, tổ chức và quản lý của mình. Vị trí lễ tân hoặc hành chính có thể giúp bạn chuẩn bị cho sự nghiệp quản trị viên.
# 2. Hoàn thành chương trình cấp bằng
Trình độ chuyên môn cụ thể cho từng vị trí đăng tuyển có thể khác nhau, nhưng việc lấy bằng cử nhân có thể chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có các kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian và xã hội cần thiết. Bằng cấp trong các ngành như truyền thông, tiếng Anh, kinh doanh hoặc quản lý dự án có thể giúp bạn phát triển các kỹ năng cần thiết với tư cách là quản trị viên. Để hiểu rõ hơn về các yêu cầu về trình độ học vấn, hãy cân nhắc duyệt các bài đăng công việc cho loại quản trị viên cụ thể mà bạn muốn trở thành.
#3. Cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn
Cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn để phản ánh kinh nghiệm và trình độ học vấn của bạn trước khi đăng ký các cơ hội. Hãy nhấn mạnh các kỹ năng dành riêng cho quản trị viên mà nhà tuyển dụng cần. Cân nhắc kết hợp các từ khóa từ tin tuyển dụng vào sơ yếu lý lịch của bạn. Điều này có thể giúp bạn thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và chứng minh rằng bạn là ứng viên đủ tiêu chuẩn với những tài năng mà họ đang tìm kiếm.
#4. Ứng tuyển vị trí quản trị viên
Khi sơ yếu lý lịch của bạn hoàn tất, bạn có thể bắt đầu nộp đơn xin việc mà bạn quan tâm. Bạn có thể cập nhật sơ yếu lý lịch của mình để đảm bảo rằng nó phù hợp với từng cơ hội. Nếu các vị trí mà bạn quan tâm cần thêm kỹ năng, kinh nghiệm hoặc trình độ học vấn, bạn có thể tập trung phát triển những vị trí đó để củng cố sơ yếu lý lịch của mình.
Kỹ năng quản trị viên là gì?
Làm việc với tư cách là quản trị viên có thể cần các kỹ năng sau:
# 1. Giao tiếp
Hầu hết các vị trí hành chính đều yêu cầu kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Các quản trị viên thường xuyên tương tác với các thành viên khác trong nhóm của họ, lãnh đạo công ty và người quản lý trực tiếp. Kỹ năng giao tiếp có thể hỗ trợ các cá nhân hiểu được các nhiệm vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận và hoạt động tại văn phòng, chuyển tiếp các lựa chọn và thông tin quan trọng cũng như điều phối các kế hoạch.
# 2. Cơ quan
Giữ các thủ tục giấy tờ quan trọng, hồ sơ tài chính, địa chỉ và thông tin dự án được tổ chức sẽ hỗ trợ các quản trị viên. Bởi vì nhiều quản trị viên chịu trách nhiệm lưu trữ và sắp xếp các thủ tục giấy tờ của bộ phận hoặc công ty, các công ty thường dựa vào họ để lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ. Quản trị viên có thể được yêu cầu tạo hệ thống tổ chức của họ để đáp ứng các yêu cầu kiểm toán, quản lý, pháp lý hoặc tòa án.
# 3. Kỹ năng tin học
Mặc dù các quản trị viên thường xuyên duy trì và quản lý các bản sao cứng của hồ sơ công ty, nhưng đôi khi họ cũng thực hiện một loạt các nhiệm vụ liên quan đến máy tính. Các quản trị viên mạng hoặc hệ thống thường xuyên yêu cầu các kỹ năng máy tính và công nghệ quan trọng để hỗ trợ các cá nhân trong tổ chức của họ giải quyết các vấn đề liên quan đến máy tính. Khi viết báo cáo, trả lời email và sử dụng các công cụ trực tuyến để ghi sổ kế toán hoặc vận hành tài chính, quản trị viên văn phòng hoặc văn thư cũng cần có kỹ năng máy tính.
#4. Quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp quản trị viên ưu tiên công việc và thời hạn vì quản trị viên xử lý một số nhiệm vụ cho tổ chức. Những kỹ năng này cũng có thể giúp lập kế hoạch nhiệm vụ. Việc điều phối các cuộc họp và hoạt động có thể cần Quản trị viên hiểu nhu cầu lên lịch của sếp và các nhân viên khác.
#5. Giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề có thể hỗ trợ các nhà quản trị đưa ra những ý tưởng khả thi để tăng hiệu quả, cải thiện hiệu suất và loại bỏ những điều dư thừa để giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu và tập trung vào các sáng kiến. Một quản trị viên có thể được thuê bởi một tòa án hoặc tổ chức để thực hiện một cuộc đại tu, thiết kế các kế hoạch để đưa doanh nghiệp hoặc bất động sản trở lại đúng hướng. Kỹ năng giải quyết vấn đề, bất kể chức năng công việc, có thể hỗ trợ Quản trị viên phát triển các chiến lược thành công để kiểm soát khối lượng công việc và hợp lý hóa các hoạt động.
#6. Kỹ năng xã hội
Khi giao tiếp với các nhóm, quản lý, khách hàng và đối tác, quản trị viên có thể hưởng lợi từ các kỹ năng xã hội. Họ có thể được yêu cầu trả lời thư từ, email và các cuộc gọi điện thoại trực tiếp. Một số Quản trị viên thường xuyên làm các công việc lễ tân cho công ty của họ và các kỹ năng xã hội có thể giúp họ quảng bá công ty của mình. Quản trị viên có kỹ năng xã hội tốt, tính cách lạc quan và tính cách hữu ích thường là đầu mối liên hệ ban đầu cho các thành viên trong nhóm, khách hàng và khách truy cập.
#số 7. Sự chú ý đến chi tiết
Định hướng chi tiết có thể hỗ trợ quản trị viên trong việc xác định sự thiếu hiệu quả và cải thiện quy trình. Công việc của họ có thể yêu cầu họ thực hiện nhiều nhiệm vụ quy mô nhỏ đòi hỏi sự tập trung và chú ý. Việc đảm bảo tổ chức phù hợp, lập hồ sơ chi tiết và báo cáo có thể hỗ trợ nơi làm việc duy trì hoạt động hiệu quả.
Môi trường làm việc của quản trị viên là gì?
Cài đặt công việc của quản trị viên có thể khác nhau tùy thuộc vào công ty hoặc tổ chức sử dụng chúng. Họ có thể làm việc bán thời gian hoặc toàn thời gian cho một doanh nghiệp nhỏ. Quản trị viên thường làm việc trong khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, mặc dù người sử dụng lao động cũng có thể cần một số người làm việc theo ca buổi tối hoặc cuối tuần. Nhiều Quản trị viên báo cáo cho người quản lý hoặc nhóm lãnh đạo, trong khi họ cũng có thể đảm nhận các vị trí tương tự cho các nhân viên khác. Nhiệm vụ của quản trị viên tại văn phòng có thể có nhịp độ nhanh và đa dạng.
Vai trò của Quản trị viên là gì?
Nhiệm vụ của Quản trị viên thay đổi tùy theo tổ chức và ngành, nhưng nói chung, họ chịu trách nhiệm về nhiều trách nhiệm hành chính để duy trì hoạt động trơn tru của tổ chức. Nhiệm vụ và trách nhiệm điển hình của Quản trị viên như sau:
- Quản lý lịch và lập kế hoạch
- Bảo quản đồ dùng, thiết bị văn phòng
- Xử lý thư từ
- Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ
- Chuan bi bao cao
- Sắp xếp chuyến đi
- Tuyển dụng và giới thiệu
Ai đóng vai trò là quản trị viên?
Quản trị viên làm việc trong nhiều ngành và tổ chức khác nhau, bao gồm các doanh nghiệp nhỏ, tập đoàn lớn và cơ quan chính phủ. Người cụ thể có chức năng Quản trị viên khác nhau tùy thuộc vào công ty, tuy nhiên, Quản trị viên thường là một chuyên gia chịu trách nhiệm quản lý nhiều hoạt động hành chính để duy trì hoạt động liền mạch của tổ chức.
Quản trị viên có thể là một nhân viên tận tâm được tuyển dụng chỉ để thực hiện các chức năng quản trị trong một số trường hợp. Trong các trường hợp khác, Quản trị viên có thể là thành viên nhóm đồng thời đóng vai trò quản lý văn phòng hoặc trợ lý điều hành trong tổ chức.
Ai đủ tiêu chuẩn để trở thành quản trị viên?
Các tiêu chuẩn để trở thành Quản trị viên khác nhau tùy theo doanh nghiệp và nhu cầu công việc riêng. Nói chung, Quản trị viên phải có sự cân bằng về học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm cho công việc. Một số bằng cấp Quản trị viên phổ biến bao gồm:
- Đào tạo: Bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương thường được yêu cầu cho vai trò Quản trị viên cấp đầu vào. Tuy nhiên, nhiều tổ chức thích ứng viên có bằng cử nhân quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
- Kỹ năng: Quản trị viên phải có kỹ năng tổ chức, giao tiếp và giao tiếp tốt. Họ phải có khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ và mức độ ưu tiên, làm việc tốt dưới áp lực và sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng như Microsoft Office Suite.
- Kinh nghiệm: Kinh nghiệm trước đây trong vai trò quản trị thường được ưu tiên, đặc biệt đối với các vị trí cấp cao hơn. Kinh nghiệm trong một ngành cụ thể hoặc với phần mềm hoặc hệ thống cụ thể cũng có thể được yêu cầu, tùy thuộc vào yêu cầu công việc.
- Chứng chỉ: Tùy thuộc vào ngành, Quản trị viên có thể được yêu cầu phải có một số chứng chỉ hoặc giấy phép nhất định. Ví dụ: một số quản trị viên trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe có thể cần phải có chứng nhận Người quản lý y tế được chứng nhận (CMM).
Ai Cao Hơn Quản Trị Viên?
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô và mục tiêu tổ chức duy nhất. Quản trị viên thường là một vị trí cấp trung trong một công ty, với nhiều vị trí khác nhau ở trên và dưới vị trí này. Dưới đây là một số công việc có thể ở trên Quản trị viên:
- Quản Lý
- Giám đốc
- Điều hành
Quản trị viên có phải là Lễ tân không?
Quản trị viên không giống như Lễ tân mặc dù có thể có một số chồng chéo trong nhiệm vụ và trách nhiệm công việc của họ.
Kết luận
Cuối cùng, Quản trị viên là những chuyên gia thực hiện một số hoạt động quản trị để đảm bảo tổ chức hoạt động liền mạch.
Trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để trở thành Quản trị viên thay đổi tùy theo doanh nghiệp và nhu cầu công việc riêng nhưng thường bao gồm sự kết hợp giữa trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm. Quản trị viên thường là công việc cấp trung trong một doanh nghiệp, với Người quản lý, Giám đốc và Giám đốc điều hành ở trên họ.
Mặc dù một số chức năng công việc có thể trùng lặp với các chức năng của các nghề hành chính khác, chẳng hạn như nhân viên lễ tân, Quản trị viên thường có nhiều trách nhiệm hơn và có thể có nhiều quyền ra quyết định hơn trong doanh nghiệp. Quản trị viên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động liền mạch của tổ chức và là tài sản quan trọng đối với bất kỳ nhóm nào.
- QUẢN TRỊ HỆ THỐNG: Mô tả công việc, Loại, Chứng chỉ
- LƯƠNG QUẢN TRỊ VIÊN BÁN HÀNG: Hướng dẫn về lương năm 2023
- QUẢN TRỊ HỆ THỐNG: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Loại & Khóa học
- TRỢ LÝ QUẢN TRỊ: Ý nghĩa, Công việc họ làm, Mức lương & Yêu cầu
- CÔNG VIỆC IT: Định nghĩa, Từ xa, Mức lương, Ent & Help Desk
dự án
