Khi bạn phụ trách một dự án, bạn luôn nghĩ đến hạn chế ba lần. Nhưng có một khía cạnh thứ tư không kém phần quan trọng nhưng các nhà quản lý thường bỏ qua nó trong bối cảnh hỗn loạn quản lý dự án: chất lượng.
Vì vậy, không quan trọng nếu bạn có được phần mềm tốt nhất, đạt đến mọi cột mốcvà hoàn thành dự án đúng thời hạn nếu các sản phẩm được phân phối không ngang bằng. Đó là lý do tại sao quản lý chất lượng dự án là rất quan trọng. Tìm hiểu cách tạo kế hoạch quản lý chất lượng dự án từ bài viết này.
Quản lý chất lượng dự án là gì?
Chất lượng dự án quản lý bao gồm các quá trình và hoạt động cần thiết để xác định và đạt được chất lượng của các sản phẩm của dự án. Mặt khác, chất lượng có thể là một khái niệm khó nắm bắt.
Chất lượng là gì?
Chất lượng trong quản lý dự án chỉ đơn giản là đề cập đến những gì khách hàng hoặc bên liên quan mong đợi từ các sản phẩm của dự án. Quản lý chất lượng có thể có trọng tâm hẹp hơn bằng cách giữ nguyên định nghĩa liên quan đến khách hàng hoặc các bên liên quan, có nghĩa là có nhiều khả năng đạt được mục tiêu hơn.
Các khái niệm về quản lý chất lượng dự án
Các nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm đưa kế hoạch quản lý chất lượng dự án vào hoạt động. Một lần nữa, khái niệm cơ bản là sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc bên liên quan. Điều này đòi hỏi bạn phải làm quen với các ý tưởng quản lý chất lượng.
# 1. Sự hài lòng của khách hàng
Không thể có chất lượng nếu không có sự hạnh phúc của khách hàng. Ngay cả khi một sản phẩm có thể phân phối đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng hoặc bên liên quan, nếu bản thân quy trình không tốt, thì vẫn có vấn đề.
Tất nhiên, sản phẩm có thể phân phối phải phù hợp với các tiêu chuẩn đó, nếu không dự án sẽ thất bại vì sản phẩm và quản lý của dự án không đáp ứng được mong đợi của khách hàng hoặc bên liên quan.
Do đó, việc áp dụng kiểm soát chất lượng đòi hỏi phải kiểm soát cả quá trình và con người. Gặp gỡ khách hàng hoặc bên liên quan của bạn thường xuyên để cập nhật cho họ về sự phát triển của dự án. Nhận nhận xét của họ và đảm bảo rằng bạn hoàn toàn thẳng thắn với họ để tránh các vấn đề sau này.
# 2. Phòng ngừa quá kiểm tra
Chất lượng không có giá rẻ. Chi phí Chất lượng (COQ) là chi phí bỏ ra để giải quyết các vấn đề trong dự án và sau đó sửa chữa bất kỳ lỗi nào sau dự án. Chúng được chia thành hai loại: chi phí tuân thủ và chi phí không phù hợp.
- Chi phí của sự tuân thủ có thể được coi như một khoản chi phí phòng ngừa. Những chi phí này thường liên quan đến đào tạo, quy trình thủ tục giấy tờ, thiết bị cần thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc một cách chính xác. Kiểm tra, kiểm tra phá hủy mất mát, và kiểm tra là những ví dụ về chi phí bổ sung liên quan đến việc này.
- Chi phí của sự không phù hợp đề cập đến các chi phí của thất bại nội bộ. Chúng bao gồm việc cần phải làm lại hoặc thậm chí loại bỏ hoàn toàn một cái gì đó. Các khoản nợ phải trả, công việc bảo hành và công việc kinh doanh bị thua lỗ đều có thể dẫn đến các khoản chi tiêu bổ sung.
# 3. Cải tiến liên tục
Khái niệm quản lý dự án chất lượng đề cập đến nỗ lực không ngừng để cải thiện sản phẩm được giao theo thời gian. Cơ hội để xác định và giải quyết sự thay đổi luôn hiện hữu, cho dù thông qua những điều chỉnh nhỏ, dần dần hay những điều chỉnh lớn.
Việc áp dụng phương pháp này cũng đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi và ghi lại bất kỳ vấn đề nào phát sinh, để bạn có thể áp dụng những gì đã học khi quản lý các sáng kiến trong tương lai. Bằng cách này, bạn có thể chạy một dự án hiệu quả hơn và tránh mắc phải những sai lầm tương tự.
Làm thế nào để đưa ra kế hoạch quản lý dự án chất lượng
Khi bạn đã hiểu chung về các nguyên tắc khác nhau, giai đoạn sau là đưa ra kế hoạch quản lý chất lượng dự án. Để làm như vậy, hãy thực hiện ba bước sau:
# 1. Chất lượng kế hoạch
Đầu tiên, xác định các yêu cầu chất lượng đối với các sản phẩm được phân phối và cách thức quản lý dự án. Vì vậy, hãy xác định quy trình này sẽ được ghi lại như thế nào và thông tin sẽ được cung cấp như thế nào. Sẽ có các cuộc họp thường xuyên, email, v.v.?
Các yếu tố này, cũng như các biện pháp giám sát chất lượng trong khi quản lý dự án, sẽ được đưa vào kế hoạch. Điều này nên bao gồm một danh sách kiểm tra chất lượng để thu thập và sắp xếp các điểm bạn cần đạt được trong suốt dự án.
# 2. Kiểm soát chất lượng
Đảm bảo chất lượng đề cập đến các hoạt động có kế hoạch và có hệ thống được thực hiện trong một hệ thống chất lượng để đảm bảo rằng các yêu cầu chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được đáp ứng.
Sử dụng đảm bảo chất lượng để đảm bảo rằng các quy trình của bạn đang thực sự hoạt động để đảm bảo rằng đầu ra của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Một danh sách kiểm tra quy trình và kiểm toán dự án là hai phương pháp để thực hiện điều này.
#4. Đảm bảo chất lượng
Có thể nói, mọi quy trình đều cần một người thực thi để đảm bảo rằng các quy tắc được tuân thủ và đáp ứng chất lượng mong đợi. Đánh giá ngang hàng và kiểm tra là hai phương pháp để đảm bảo rằng chúng đáp ứng chất lượng cần thiết của sản phẩm.
Điều quan trọng là phải giám sát chất lượng của các sản phẩm giao trong quá trình quản lý dự án để thay đổi chúng nếu chúng không đáp ứng các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Điều này có thể được thực hiện khi kết thúc dự án, nhưng làm lại thay vì điều chỉnh lại sẽ kém hiệu quả hơn.
Một Kế hoạch Quản lý Chất lượng Dự án Hiệu quả nên Bao gồm những gì?
Quá trình lập kế hoạch quản lý chất lượng xác định các tiêu chuẩn chất lượng áp dụng cho dự án và đề ra chiến lược để đáp ứng các tiêu chuẩn đó. Mục đích là phát triển một kế hoạch quản lý chất lượng bao gồm những nội dung sau:
- Cách thức mà nhóm sẽ thực hiện chính sách chất lượng
- Phương pháp đảm bảo chất lượng của dự án và sản phẩm trong suốt dự án
- Các nguồn lực cần thiết để đảm bảo chất lượng
- Các nhiệm vụ bổ sung cần thiết để thực hiện kế hoạch chất lượng
Việc xác định những yếu tố này có thể cần những thay đổi đối với kế hoạch hoặc lịch trình quản lý dự án, nhấn mạnh bản chất luôn thay đổi của kế hoạch và vật liệu dự án. Người quản lý dự án viết kế hoạch, cùng với các thành phần khác được thiết lập trong quá trình lập kế hoạch, với đầu vào từ các bên liên quan. Tuân thủ các chính sách về chất lượng của công ty khi lập kế hoạch về chất lượng cho một dự án. Nếu chính sách chất lượng của công ty không tồn tại, nhóm dự án nên phát triển một chính sách cho dự án. Nhóm dự án thậm chí có thể cần phải sửa đổi một chính sách hiện có để phù hợp hơn với nhu cầu của dự án.
Lợi ích của Quản lý Chất lượng Dự án
Sau đây là những ưu điểm của quản lý chất lượng dự án:
- Sản phẩm chất lượng cao
- Sự hài lòng của khách hàng
- Nâng cao năng suất
- Lợi nhuận tiền tệ
- Loại bỏ silo / cải thiện tinh thần đồng đội
Công cụ quản lý chất lượng dự án
Các công cụ để quản lý chất lượng bao gồm:
# 1. Biểu đồ quan hệ
Biểu đồ sở thích tạo, tổ chức và kết hợp dữ liệu về sản phẩm, quy trình, vấn đề phức tạp hoặc vấn đề. Nó thể hiện những suy nghĩ mà không cố gắng định lượng chúng (các phiên động não).
# 2. Biểu đồ chương trình ra quyết định xử lý
Một trong bảy công cụ quản lý và lập kế hoạch. Biểu đồ chương trình quyết định quy trình mô tả các giai đoạn cần thiết để hoàn thành một quy trình và phân tích tác động của nó. Các biểu đồ này hỗ trợ trong việc xác định các vấn đề tiềm ẩn và lập kế hoạch cho chúng.
# 3. Sơ đồ các mối quan hệ qua lại
Theo SixSigmaDaily, sơ đồ mối quan hệ giữa các mối quan hệ là những biểu đồ mô tả mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Các sơ đồ này xác định các biến số xảy ra khi làm việc trong một dự án, cũng như các lĩnh vực của dự án mà các biến số đó có thể ảnh hưởng.
# 4. Ma trận ưu tiên
Trong các cuộc họp động não, hãy sử dụng ma trận ưu tiên để phân tích các chủ đề riêng biệt dựa trên các tiêu chí được xác định trước nhằm xây dựng danh sách các mục được ưu tiên. Nó hỗ trợ trong việc xác định các vấn đề tiềm ẩn và xác định vấn đề nào cần giải quyết trước để đạt được các mục tiêu cụ thể.
# 5. Sơ đồ mạng
Đây là một biểu diễn đồ họa về lịch trình của một dự án. Nó hỗ trợ trong việc lập kế hoạch của dự án từ đầu đến cuối. Nó mô tả phạm vi của dự án cũng như con đường quan trọng của dự án. Có hai loại sơ đồ mạng:
- Sơ đồ mũi tên
- Sơ đồ ưu tiên
# 6. Sơ đồ ma trận
Sơ đồ ma trận được sử dụng để phân tích dữ liệu bên trong cấu trúc của một tổ chức. Sơ đồ ma trận mô tả các mối quan hệ tồn tại giữa các hàng và cột bao gồm các mục tiêu, yếu tố và nguyên nhân hoàn chỉnh của ma trận. Tùy thuộc vào số lượng mục và nhóm mục cần phân tích, nhiều loại ma trận có thể được sử dụng.
Các dạng khác nhau của sơ đồ ma trận và ứng dụng của chúng:
- Ma trận hình chữ L: Ma trận này thiết lập một kết nối giữa hai đối tượng.
- Ma trận hình chữ T: Ma trận này thiết lập một kết nối giữa ba tập hợp các mục.
- Ma trận hình chữ Y thiết lập mối liên kết giữa ba nhóm mục, mặc dù nó được mô tả dưới dạng hình tròn.
- Ma trận hình chữ C: Ma trận này, được thể hiện dưới dạng 3D, tạo ra mối quan hệ giữa ba tập hợp phần tử.
- Ma trận hình chữ X: Ma trận này thiết lập một kết nối giữa bốn tập hợp các mục.
Phần mềm quản lý chất lượng dự án
Việc quản lý chất lượng dự án là đa chiều. Nhóm của bạn phải: nắm bắt các kỳ vọng về chất lượng; quyết định cách bạn sẽ đo lường nếu bạn đang đáp ứng các tiêu chuẩn đó; và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào dọc theo lộ trình. Công cụ quản lý công việc lý tưởng cho phép bạn theo dõi tất cả các biến này ở một vị trí đơn giản.
Các số liệu chất lượng được sử dụng trong Quản lý chất lượng dự án là gì?
Số liệu chất lượng là các giá trị số đo lường chất lượng của các sản phẩm và quy trình của dự án. Một số ví dụ về số liệu chất lượng là sự hài lòng của khách hàng, mật độ lỗi, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và thời gian chu kỳ. Các số liệu này giúp đo lường hiệu suất của dự án và xác định các khu vực cần cải thiện.
Quản lý chất lượng dự án đảm bảo sự hài lòng của khách hàng như thế nào?
Quản lý chất lượng dự án giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng bằng cách thiết lập các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, sau đó đo lường hiệu suất của dự án so với các yêu cầu này. Mục tiêu là luôn đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
Những rủi ro liên quan đến Quản lý chất lượng dự án kém là gì?
Quản lý chất lượng dự án kém có thể dẫn đến sự chậm trễ của dự án, chi phí vượt mức và sự hài lòng của khách hàng kém. Nó cũng có thể dẫn đến việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng thấp, có thể gây tổn hại đến uy tín của công ty và dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh.
Cải tiến liên tục trong Quản lý chất lượng dự án là gì?
Cải tiến liên tục là quá trình liên tục xác định các khu vực cần cải thiện và thực hiện các thay đổi để nâng cao hiệu suất của dự án. Trong Quản lý chất lượng dự án, cải tiến liên tục là điều cần thiết để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và liên tục cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
Làm thế nào để quản lý chất lượng dự án có thể được cải thiện?
Quản lý chất lượng dự án có thể được cải thiện thông qua việc thực hiện các phương pháp hay nhất, sử dụng các công cụ và kỹ thuật chất lượng cũng như sự tham gia của tất cả các bên liên quan của dự án. Nó cũng có thể được cải thiện thông qua việc sử dụng công nghệ, chẳng hạn như phần mềm Quản lý Chất lượng Dự án, và thông qua việc đánh giá và cải tiến liên tục các quy trình và thủ tục.
Tương lai của Quản lý chất lượng dự án trong ngành quản lý dự án là gì?
Tương lai của Quản lý chất lượng dự án dự kiến sẽ bị ảnh hưởng nặng nề bởi những tiến bộ trong công nghệ, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo và học máy. Những công nghệ này có thể sẽ được sử dụng để tự động hóa và sắp xếp hợp lý các quy trình chất lượng, đồng thời cải thiện độ chính xác và tốc độ của việc ra quyết định về chất lượng. Ngoài ra, việc tăng cường tập trung vào sự hài lòng của khách hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao sẽ tiếp tục thúc đẩy tầm quan trọng của Quản lý Chất lượng Dự án trong ngành quản lý dự án.
Câu hỏi thường gặp về quản lý chất lượng dự án
Tại sao chất lượng lại quan trọng trong quản lý dự án?
Nếu không có kế hoạch chất lượng đầy đủ, một dự án có nguy cơ khách hàng không hài lòng với các sản phẩm được giao.
Người quản lý chất lượng dự án làm gì?
Vai trò chính của nhà quản lý chất lượng dự án là đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ được phân phối theo các thông số kỹ thuật để làm hài lòng người tiêu dùng hoặc các bên liên quan.
Các công cụ chất lượng trong quản lý dự án là gì?
Có bảy công cụ chất lượng cơ bản đã được xác định là thích hợp để sử dụng trong cả kế hoạch quản lý chất lượng và các quá trình kiểm soát chất lượng. Sơ đồ nguyên nhân và kết quả, lưu lượng, phiếu kiểm tra, sơ đồ Pareto, biểu đồ kiểm soát, biểu đồ và biểu đồ phân tán được biết đến là bảy công cụ cơ bản về chất lượng của Ishikawa.
- Giải thích về ma trận Ansoff: Ví dụ thực tế, lý thuyết và chiến lược
- Tương tác chiến lược: Cách lập kế hoạch chiến lược tương tác hiệu quả
- Tuyên bố phạm vi dự án: Hướng dẫn tạo Tuyên bố phạm vi với các ví dụ
- Phân tích các bên liên quan: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình phân tích các bên liên quan
- Quản lý chi phí dự án: Cách tạo kế hoạch quản lý chi phí
