Nhiên liệu giữ cho quá trình phát triển dự án tiếp tục vận động là hàng hóa, vật liệu và dịch vụ. Nếu chúng kém chất lượng hoặc không đủ số lượng, dự án của bạn có thể không được hoàn thành thành công. Kết quả là, để thực hiện một dự án một cách hiệu quả, quản lý dự án phải tạo và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp. Đây là nơi mua sắm dự án quản lý phát huy tác dụng, hỗ trợ người quản lý dự án thực hiện một dự án thành công. Bài tiểu luận này sẽ cung cấp cho bạn sự hiểu biết sâu sắc về cách nó được thực hiện và 4 quy trình chính trong kế hoạch và quản lý mua sắm dự án. Nhưng trước tiên, hãy xem định nghĩa của quản lý mua sắm dự án.
Định nghĩa Quản lý Đấu thầu Dự án
Theo Phiên bản thứ sáu của định nghĩa Hướng dẫn PMBOK®, Quản lý Mua sắm Dự án bao gồm các quy trình cần thiết để mua hoặc có được sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả từ các nguồn khác ngoài nhóm dự án.
Một trong mười Lĩnh vực tri thức đóng vai trò là trụ cột hỗ trợ cho Khung quản lý dự án là quản lý mua sắm dự án. Mục tiêu chính của nó là xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp cung cấp hàng hóa và dịch vụ trong suốt vòng đời của dự án.
Hợp đồng thường được sử dụng để thiết lập và hợp pháp hóa các thỏa thuận với nhà cung cấp. Nó đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ cần thiết được giao đúng tiến độ và đáp ứng các tiêu chí chất lượng của dự án do tổ chức mua hàng quy định. Điều này hỗ trợ đáng kể trong việc thực hiện suôn sẻ quá trình phát triển dự án và đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được đáp ứng. Quản lý mua sắm dự án là một thành phần thiết yếu của quản lý chuỗi cung ứng.
Bạn có thể tự hỏi, "Chính xác thì cái này hoạt động như thế nào?" Vâng, quản lý mua sắm dự án tuân theo một quy trình hợp lý, trong đó trước tiên bạn phải xác định những gì bạn cần ký hợp đồng và cách bạn muốn thực hiện. Sau đó, bạn sẽ cần gửi các yêu cầu hợp đồng của mình cho người bán. Khi hợp đồng của bạn được phân phối, người bán bắt đầu gửi hồ sơ dự thầu. Bây giờ bạn phải chọn cái tốt nhất và hoàn tất hợp đồng với họ. Khi bắt đầu phát triển dự án, bạn phải liên tục kiểm tra để đảm bảo rằng hợp đồng đang được tuân thủ. Khi dự án kết thúc, bạn phải ký kết hợp đồng dự án và hoàn thiện các giấy tờ liên quan.
4 Quy trình Quản lý Mua sắm Dự án Chính
Khi bạn đã sẵn sàng mua các mặt hàng từ một nhà cung cấp, quản lý mua sắm dự án được chia thành 4 quy trình chính.
# 1. Kế hoạch Quản lý Mua sắm Dự án
Việc mua sắm được xác định đầu tiên trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Mỗi nhà thầu bên ngoài cần phải có một tuyên bố về công việc (SOW) để dùng làm tài liệu mô tả nhiệm vụ được ký hợp đồng.
Tuy nhiên, trước hợp đồng là một yêu cầu đề xuất trong đó nhiều nhà thầu đấu thầu công việc và người quản lý dự án xác định ai sẽ có được hợp đồng dựa trên đề nghị của họ.
Những yêu cầu này được cân nhắc kỹ lưỡng vì chúng được coi là tài liệu hướng dẫn dự án. Tính cụ thể của chúng càng nhiều thì càng tốt. Điều này ngăn ngừa sự nhầm lẫn sau này và hỗ trợ việc phát triển các kế hoạch chính xác hơn.
Thủ tục này được lập thành văn bản trong kế hoạch quản lý mua sắm, bao gồm các tài liệu yêu cầu, sổ đăng ký rủi ro, các yêu cầu về nguồn lực hoạt động, một lịch trình dự án, ước tính chi phí hoạt động và thông tin khác.
Có các công cụ và phương pháp luận có sẵn để giúp hướng dẫn các quyết định này, chẳng hạn như phân tích mua hoặc mua, xác định xem một nhiệm vụ có yêu cầu nhà cung cấp bên ngoài hay có thể được hoàn thành trong nhà. Tìm kiếm lời khuyên của chuyên gia, thực hiện nghiên cứu thị trường và cuộc họp với các bên liên quan tất cả giúp đỡ để hướng dẫn quyết định này.
# 2. Thực hiện mua sắm
Sau khi hoàn thành các thủ tục giấy tờ trong giai đoạn đầu, giai đoạn mua sắm tiến hành là khi bạn xem xét các hồ sơ dự thầu được trả lại và quyết định chấp nhận cái nào. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định, cần có một tiêu chí để xác định giá thầu nào là tốt nhất cho dự án và phù hợp với việc quản lý hậu cần của bạn. Sau đó, các thỏa thuận được ký kết và kế hoạch quản lý dự án được cập nhật.
Xác định người chiến thắng bằng cách trao đổi với các nhà thầu, phát triển các kỹ thuật đánh giá đề xuất và thu thập các ước tính độc lập để đảm bảo rằng giá thầu nằm trong phạm vi bình thường. Việc tìm kiếm lời khuyên của các chuyên gia trong lĩnh vực mà bạn đang ký hợp đồng không bao giờ là điều khó chịu.
Ngoài ra còn có các kỹ thuật phân tích có thể được sử dụng. Quảng cáo là một cách tốt để đảm bảo rằng bạn đang tạo ra mạng lưới rộng nhất có thể, cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên tất cả các nhà thầu tiềm năng. Sau đó, sẽ có các cuộc đàm phán mua sắm để điều chỉnh các hợp đồng cuối cùng để đáp ứng nhu cầu của cả bạn và nhà thầu. Đơn đặt hàng phải được sử dụng để ghi lại giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng và các điều khoản thanh toán của hàng hóa / dịch vụ bạn đặt hàng. Đó là một hợp đồng ràng buộc pháp lý đảm bảo bạn và nhà cung cấp của bạn ở trên cùng một trang. Mẫu đơn đặt hàng của chúng tôi có thể hỗ trợ bạn tạo một mẫu phù hợp với dự án của bạn.
# 3. Kiểm soát đấu thầu
Khi các hợp đồng đã được ký kết, việc quản lý các nhà thầu đó phải được kết hợp thành trách nhiệm quản lý tổng thể. Các nhà thầu có thể có tác động tiêu cực đến ngân sách và tiến độ thời gian, khiến dự án đi chệch hướng hoặc tệ hơn.
Do đó, cần cập nhật trạng thái thường xuyên để xem xét các thỏa thuận của nhà thầu, cập nhật tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc để đảm bảo rằng các nhà thầu đang đáp ứng các yêu cầu được nêu trong hợp đồng của họ. Ngay cả khi bạn thuê nhà thầu vì họ là chuyên gia trong lĩnh vực của họ, bạn vẫn phải giám sát và theo dõi công việc của họ để đảm bảo nó đang tiến triển theo kế hoạch.
Để đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chính xác, tốt nhất nên ký hợp đồng với một hệ thống kiểm soát thay đổi và tiến hành đánh giá kết quả hoạt động mua sắm thường xuyên, bao gồm cả kiểm tra và đánh giá. Các nhà quản lý cũng được thông báo bằng báo cáo hiệu suất. Phải có hệ thống thanh toán cũng như hệ thống quản lý hồ sơ và quản lý yêu cầu bồi thường. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát hiệu suất, đơn đặt hàng công việc phải bao gồm tất cả các chi tiết về công việc mà nhà thầu đang thực hiện.
#4. Đóng gói đấu thầu
Cũng như có một quy trình để bắt đầu mua sắm, cần phải có một quy trình để hoàn thành nó. Những gì cấu thành công việc đã hoàn thành cần được ghi rõ trong thỏa thuận ban đầu với nhà thầu để không bên nào nhầm lẫn về thời điểm hoàn thành công việc.
Thông thường, việc giải phóng trách nhiệm chính thức thường được yêu cầu đối với bảo hiểm và liên kết. Điều này đảm bảo rằng không có thay đổi nổi bật nào đối với giá trị của hợp đồng hoặc ngày hoàn thành.
Kiểm toán mua sắm, cũng như đàm phán mua sắm có cấu trúc, hỗ trợ trong quá trình này. Để quản lý tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến giai đoạn này của quá trình mua sắm, một hệ thống quản lý hồ sơ sẽ được yêu cầu.
Vì vậy, đây là tất cả về cách thức quản lý mua sắm nên được thực hiện. Nhưng nó phải bao gồm những yếu tố nào để đưa ra định hướng chính xác cho việc phát triển dự án?
Các yếu tố quan trọng của Kế hoạch Quản lý Mua sắm Dự án
Tôi đã biên soạn một mẫu cho kế hoạch quản lý mua sắm dự án bên dưới:
- Danh sách đầy đủ các sản phẩm sẽ được mua sắm thông qua các hợp đồng được đề xuất.
- Cần có các chiến lược quản lý nguồn lực đủ thành công cho việc đàm phán và quản lý hợp đồng.
- Kỹ thuật mua hàng được chọn phải được chỉ định rõ ràng.
- Các giai đoạn chính trong việc lựa chọn nhà cung cấp và nhà cung cấp phải được lưu ý.
- Các bước chính của quá trình lựa chọn nhà cung cấp và nhà cung cấp.
- Một chiến lược tài trợ mua sắm phù hợp cần được cung cấp.
- Mẫu hợp đồng mua bán phải có mặt.
- Cần cung cấp các tài liệu tham khảo để phê duyệt và đảm bảo chất lượng, cũng như quản lý rủi ro.
Tôi hy vọng bây giờ bạn đã hiểu rõ về những gì mà quản lý mua sắm dự án đòi hỏi. Hãy cùng bài viết này tiến thêm một bước và xem nó có thể giúp ích như thế nào cho một dự án.
Đọc thêm: RFP (Yêu cầu đề xuất) là gì: Tất cả những gì bạn cần biết
Lợi ích của Quản lý Mua sắm Dự án
Một dự án có thể được hưởng lợi từ kiến thức quản lý đấu thầu theo nhiều cách khác nhau. Tôi đã đề cập đến một số ít trong số họ dưới đây:
- Nó hỗ trợ trong việc xác định các mặt hàng và dịch vụ phải được mua để dự án được hoàn thành thành công.
- Cung cấp danh sách đầy đủ các Đơn đặt hàng và các vấn đề cho nhà cung cấp.
- Nó chỉ định ngày và phương thức giao hàng đã thỏa thuận.
- Hỗ trợ đánh giá và mua sắm hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp.
- Nó xác nhận các mốc quan trọng trong hợp đồng với nhà cung cấp và phê duyệt thanh toán của họ.
- Đóng vai trò là tài liệu tham khảo để đánh giá hoạt động của nhà cung cấp liên quan đến hợp đồng.
- Nó hỗ trợ trong việc xác định và giải quyết các vấn đề về hiệu suất của nhà cung cấp.
- Nó đóng vai trò như một kênh liên lạc, thông báo cho quản lý cấp cao về tình trạng của dự án.
Vai trò của Giám đốc Dự án trong Mua sắm là gì?
Người quản lý dự án tham gia vào việc mua sắm, cũng như với bất kỳ thành phần nào khác của quá trình quản lý dự án mà họ có trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên, đây là một thủ tục mà họ có thể không có nhiều quyền lực như các khía cạnh khác của dự án.
Mặc dù người quản lý dự án có quyền thay mặt tổ chức ký kết các thỏa thuận với các nhà thầu, nhưng người quản lý dự án thường không phải là người giám sát hợp đồng sau khi hợp đồng được thực hiện. Bất kể, điều quan trọng là người quản lý dự án phải được thông báo.
Điều đó đòi hỏi bạn phải quen thuộc với sáu quy trình và lĩnh vực kiến thức quản lý mua sắm dự án được quy định trong Cơ quan kiến thức quản lý dự án (PMBOK). Đầu tiên là lập kế hoạch mua và mua lại, có nghĩa là đánh giá những nguồn lực bên ngoài nào là cần thiết cho dự án. Bởi vì họ được giáo dục nhiều hơn về toàn bộ các yêu cầu của dự án, người quản lý dự án sẽ có quyền kiểm soát việc này.
Kế hoạch hợp đồng là quá trình phát triển các yêu cầu đối với bất kỳ hạng mục hoặc dịch vụ nào được yêu cầu, cũng như xác định tổ chức nào cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ này. Sau đó, yêu cầu câu trả lời của người bán bằng cách giảm các công ty xuống một vài công ty và sau đó chọn người bán, những người thường là người cung cấp của bộ phận mua hàng.
Quản trị hợp đồng là quản lý hợp đồng của nhà cung cấp. Người quản lý dự án sẽ cộng tác hàng ngày với người quản lý tài khoản của nhà cung cấp. Kết thúc hợp đồng xảy ra khi hợp đồng được hoàn thành. Bộ phận mua hàng thường phụ trách việc này một lần nữa.
Câu hỏi thường gặp về quản lý mua sắm dự án
Bước đầu tiên trong quản lý mua sắm dự án là gì?
Lập kế hoạch là bước đầu tiên trong quản lý mua sắm dự án thành công. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch cho những điều sau: Bạn sẽ cần những vật liệu và dịch vụ nào cho dự án? Điều này chứa tất cả các thông số vật liệu và dịch vụ, chẳng hạn như các yêu cầu chất lượng tối thiểu.
Tại sao quản lý mua sắm dự án lại quan trọng?
Điều quan trọng là phải quản lý quá trình này để đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ và vật liệu liên quan được lựa chọn và thu được trong một thời hạn nhất định.
4 quy trình chính của quản lý mua sắm dự án là gì
4 quy trình chính để quản lý mua sắm dự án là lập kế hoạch, lựa chọn, quản lý và kết thúc mua sắm.
Bài viết liên quan
