Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là một công nghệ kinh doanh quan trọng hỗ trợ các tổ chức thuộc mọi quy mô và ngành trong việc tổ chức, quản lý và phân phối nội dung phi cấu trúc. Công nghệ này thực sự có giá trị trong hầu hết các công ty. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu ECM là gì, với các ví dụ, cũng như cách chọn phần mềm tốt nhất cho công ty của bạn.
ECM là gì?
Giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp (ECM) giúp doanh nghiệp quản lý nội dung và thông tin một cách an toàn trong suốt vòng đời của chúng. Nó cung cấp khả năng lưu trữ an toàn và phân phối dữ liệu phi cấu trúc như tài liệu Word, PDF, email và ảnh được quét cho người dùng được ủy quyền.
Yếu tố thúc đẩy để cài đặt hệ thống ECM là để thực hiện kinh doanh hiệu quả hơn, từ chuỗi cung ứng thương mại đến quản lý hợp đồng và quy trình nhân sự đến quản lý chính phủ. Các tổ chức có thể đơn giản hóa và hợp lý hóa công việc bằng cách loại bỏ sự phụ thuộc vào tài liệu giấy và phân loại thông tin phi cấu trúc theo nhu cầu kinh doanh. Nó khác với một nền tảng quản lý sự đồng ý CMP với một vài điểm tương đồng.
Ứng dụng của ECM và ví dụ
#1. số hóa
Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin tương tự, chẳng hạn như tài liệu giấy và bản in ảnh, sang định dạng kỹ thuật số. Nhiều công ty muốn giảm chi phí, hợp lý hóa quy trình và tiết kiệm thời gian đã sử dụng hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) để chuyển đổi văn phòng trên giấy sang văn phòng kỹ thuật số không cần giấy tờ.
Máy quét lấy hình ảnh kỹ thuật số từ tài liệu giấy trong suốt quá trình số hóa và hệ thống ECM sắp xếp chúng thành các cấu trúc gắn kết, trích xuất thông tin và phân loại tài liệu dựa trên tên tài liệu, thông tin được trích xuất và siêu dữ liệu bổ sung.
Số hóa mang lại lợi ích cho bất kỳ công ty nào mong muốn phát triển các quy trình kỹ thuật số, nhưng chúng ta hãy xem xét một ví dụ ứng dụng cụ thể.
Ví dụ về số hóa
Hãy xem xét một công ty sản xuất với vài trăm nhân viên. Tất cả tài liệu về nguồn nhân lực (HR) được lưu giữ dưới dạng tệp giấy, bắt đầu bằng mô tả công việc và sơ yếu lý lịch cho nhân viên mới và tiến triển thông qua đánh giá hiệu suất, chi tiết tài chính và y tế, và các hình thức thôi việc hoặc nghỉ hưu. Giữ kiến thức này trên giấy đưa ra nhiều thách thức khác nhau:
- Bảo mật không đầy đủ (bất kỳ ai có chìa khóa tủ hồ sơ đều có thể truy cập)
- Truy cập chậm, đặc biệt là khi giấy tờ thực tế được tổ chức bên ngoài trang web.
- Mất nhiều thời gian để chia sẻ và cập nhật
- Lửa và lũ lụt có thể phá hủy hoàn toàn một cấu trúc.
- Việc nộp sai là phổ biến – theo Gartner, 25% tài liệu nộp sai sẽ không bao giờ được tìm thấy.
- Không cộng tác — chỉ một người có thể làm việc trên tài liệu giấy vật lý tại bất kỳ thời điểm nào.
Những lo ngại này được giải quyết bằng cách số hóa tài liệu nhân sự trên giấy và triển khai hiệu quả tự động thông qua ECM. Quá trình số hóa được chia thành hai giai đoạn:
Quét từng tài liệu hiện có và chạy nó thông qua nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng ký tự thông minh (ICR) và tạo các công cụ để trích xuất dữ liệu quan trọng trực tiếp từ trang để lưu trữ trong hệ thống ECM nhằm truy cập nhanh chóng và dễ dàng.
Sự phát triển của các quy trình và giao diện người dùng dễ dàng để cho phép liên tục chèn các tài liệu mới – không phải từ giấy, mà từ các sơ yếu lý lịch, biểu mẫu và hệ thống được tạo bằng kỹ thuật số.
Số hóa có thể làm giảm đáng kể lượng giấy trong doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả, cung cấp khả năng truy cập từ xa và đẩy nhanh chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số.
#2. Quản lý tài liệu
Hãy coi hệ thống quản lý tài liệu kinh doanh là công cụ cho phép doanh nghiệp vượt ra ngoài việc lưu trữ nội dung đơn thuần để tìm kiếm và sắp xếp nội dung đó một cách hiệu quả. Hệ thống quản lý tài liệu, được xây dựng dựa trên các nỗ lực số hóa, cung cấp các khả năng lưu trữ toàn diện hơn so với quá trình số hóa, đồng thời tổ chức, theo dõi và truy xuất nội dung, với các tính năng như kiểm soát phiên bản tài liệu, quản lý truy cập và bảo mật cũng như các bản kiểm tra.
Ví dụ
Hãy xem xét một nhóm sản xuất và cộng tác trong một đề xuất dự án như một ví dụ thực tế về công cụ quản lý tài liệu. Quản lý tài liệu không chỉ cho phép nhiều người dùng cập nhật đề xuất cùng một lúc mà còn đảm bảo rằng các sửa đổi không ghi đè lên nhau, đảm bảo luôn có một nguồn thông tin chính xác duy nhất.
Kiểm soát phiên bản cho phép nhóm xem lần lặp lại hiện tại của đề xuất trông như thế nào đồng thời cho phép họ quay lại các phiên bản trước trong trường hợp có lỗi hoặc suy nghĩ lại. Ngoài ra, hệ thống quản lý tài liệu ECM cung cấp hồ sơ kiểm tra toàn diện về tất cả hoạt động của người dùng trên tài liệu để xác minh sự tuân thủ và bảo vệ cả tổ chức và người dùng.
#3. Tuân thủ và quản trị
Việc không tuân thủ luật pháp của chính phủ và ngành có thể dẫn đến các hình phạt tài chính đáng kể, sự gián đoạn của công ty, danh tiếng bị hủy hoại và trong một số trường hợp, án tù trong các lĩnh vực được quản lý như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ tài chính và năng lượng.
Các giải pháp ECM bao gồm các tính năng như quản lý hồ sơ (RM), quản lý lưu giữ, tiêu hủy, Khám phá điện tử và theo dõi kiểm toán để hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng luật quản trị và tuân thủ.
Ví dụ
Ví dụ, trong ngành chăm sóc sức khỏe, Yêu cầu lưu giữ của HIPAA nêu rõ rằng các tài liệu phải được lưu giữ tối thiểu sáu năm kể từ ngày chúng được chuẩn bị.
Quản trị viên có thể sử dụng hệ thống quản lý nội dung an toàn để đặt thời gian lưu trên tài liệu ở cấp độ tạo để giữ tài liệu an toàn cho đến khi hủy tự động, cho phép kiểm tra ít hơn và khối lượng lớn cơ sở dữ liệu cũng như giảm nguy cơ bị phạt.
Một ví dụ nâng cao hơn xảy ra trong lĩnh vực kinh doanh hợp pháp, nơi luật sư có thể bị buộc phải gửi dữ liệu kỹ thuật số và hồ sơ liên quan đến vụ kiện, chẳng hạn như email, giấy tờ, báo cáo tài khoản và tin nhắn trò chuyện. Khám phá điện tử đề cập đến quá trình xác định, thu thập, bảo tồn và phổ biến tài liệu điện tử. Trong quá trình khám phá điện tử, các nhóm pháp lý thiết lập một quy trình lưu giữ hợp pháp, quy trình này sẽ dừng quá trình xử lý hoặc loại bỏ thông tin liên quan.
#4. Quản lý hồ sơ
Trong khi quản lý và số hóa tài liệu tập trung vào tài liệu, hệ thống quản lý trường hợp doanh nghiệp tập trung vào một yếu tố phức tạp hơn một chút – trường hợp. Trường hợp là tập hợp các giấy tờ và thông tin được kết nối về một thực thể đơn lẻ, chẳng hạn như bệnh nhân, vụ án hoặc đề xuất lập kế hoạch. Quản lý trường hợp coi trường hợp là một mục duy nhất, được thu thập và cung cấp một giao diện người dùng duy nhất mà từ đó có thể thực hiện tất cả các hoạt động và quy trình công việc trong trường hợp đó.
Ví dụ
Ví dụ, một khách hàng hoặc chủ thể của một công ty bảo hiểm có thể liên quan đến một vụ tai nạn xe cộ và nộp đơn yêu cầu bồi thường. Người quản lý trường hợp bảo hiểm xây dựng một trường hợp chứa giấy tờ, hồ sơ cảnh sát, hình ảnh tai nạn, báo cáo y tế, bản khai có chữ ký, báo giá sửa chữa và bất kỳ dữ liệu thích hợp nào khác để đảm bảo khách hàng nhận được sự chăm sóc và bồi hoàn y tế phù hợp.
Để cung cấp các giải pháp và dịch vụ hiệu quả nhất, nhân viên phụ trách hồ sơ phải có khả năng xem tất cả thông tin từ đơn vị vụ việc trên một màn hình duy nhất khi được yêu cầu, đó là nơi tính năng quản lý vụ việc của ECM phát huy tác dụng.
Khởi tạo và xử lý khoản vay, chính sách bảo hiểm và quản lý yêu cầu bồi thường, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hồ sơ y tế, mở và giới thiệu tài khoản khách hàng mới đều là những trường hợp phổ biến của quản lý trường hợp trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Hệ thống quản lý trường hợp có thể hỗ trợ bất kỳ nhóm hoạt động nào dựa trên nhiều tài liệu cho mỗi chủ đề và có quy trình kinh doanh đi kèm.
#5. Quản lý kiến thức
Quá trình phát triển, thu thập, cấu trúc, bảo tồn và phân phối kiến thức, kinh nghiệm và thông tin bên trong một tổ chức được gọi là quản lý kiến thức. Nó cung cấp cho các công ty lợi thế cạnh tranh bằng cách tăng cường hiệu quả và khả năng ra quyết định đồng thời phát triển lực lượng lao động hợp tác, có đầy đủ thông tin bắt đầu từ giai đoạn giới thiệu.
Trong một tổ chức, phần mềm quản lý tri thức thường cung cấp sự kết hợp của các khả năng và lợi ích như tìm kiếm doanh nghiệp, liên kết và ý tưởng:
Tìm kiếm nội dung doanh nghiệp
Tốc độ của kinh doanh hiện đại là rất quan trọng. Thời gian dành cho việc tìm kiếm thông tin là một trong những trở ngại lớn nhất đối với người lao động. Công nhân có thể tìm kiếm nhanh chóng và đơn giản dựa trên nhiều đặc điểm của tệp, được gọi là siêu dữ liệu, để tìm thông tin và kiến thức liên quan mà họ tìm kiếm. Chức năng tìm kiếm phức tạp này, cho phép người dùng tham khảo chéo các tài liệu theo loại, ngày tháng, chủ đề, trường hợp, tác giả và các tiêu chí khác, giúp họ nhanh chóng khám phá ra kim kiến thức trong đống nội dung – một lợi ích chính của quản lý kiến thức.
liên kết nội dung
Để một hệ thống quản lý tri thức phục vụ tốt nhất cho tổ chức, người dùng phải có khả năng tham khảo nội dung từ tất cả các hệ thống. Tuy nhiên, đây là một công việc khó khăn bởi vì hầu hết các tổ chức đều có nhiều silo thông tin lỗi thời, bị ngắt kết nối trong môi trường của họ. Liên kết nội dung phá vỡ các rào cản ảo này bằng cách kết nối các hệ thống kinh doanh cơ bản, cho phép người dùng nhanh chóng tìm kiếm, truy xuất và phổ biến thông tin liên quan bất kể nội dung cơ bản nằm ở đâu.
Ý tưởng
Trong quá trình đổi mới, ý tưởng có thể là yếu tố quan trọng nhất để tạo ra thông tin mới và có thể sử dụng được. Mọi công ty đều chứa vô số thông tin, nhưng cơ sở dữ liệu lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ có thể khiến người tiêu dùng choáng ngợp. Một tìm kiếm chủ đề đơn giản có thể mang lại thông tin và ý tưởng có liên quan cao từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, dẫn đến các giải pháp mới và ra quyết định sáng tạo hơn.
Ví dụ về quản lý tri thức
Bàn trợ giúp hỗ trợ khách hàng là một ví dụ về ứng dụng quản lý kiến thức ECM. Khi khách hàng liên hệ hoặc gửi yêu cầu, nhóm hỗ trợ phải giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể, đặc biệt là vì 75% công ty có thể chứng minh rằng tỷ lệ giữ chân khách hàng hoặc giá trị trọn đời lớn hơn sẽ dẫn đến tăng trưởng doanh thu.
Chuyên gia hỗ trợ có thể sử dụng hệ thống quản lý kiến thức để định vị tệp của khách hàng và xem lại các ghi chú từ các cuộc gọi trước đó. Sau đó, hệ thống có thể cung cấp thông tin liên quan đến vấn đề hiện tại, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng, video sản phẩm, tin tức mới nhất của công ty hoặc cập nhật chính sách và bất kỳ thông tin liên quan nào khác sẽ hỗ trợ họ giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Đọc thêm: QUẢN LÝ NỘI DUNG: Định nghĩa, Chiến lược & Công cụ
Phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là gì?
Phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) là một nền tảng cho phép tài liệu của một tổ chức lớn được lưu trữ, sắp xếp và truy xuất một cách thông minh. Theo phân tích Thị trường và Thị trường năm 2020, các tùy chọn cho cả người mua và người bán phần mềm ECM đang mở rộng và ngành này được dự đoán sẽ đạt 67 tỷ USD trở lên vào năm 2025, tăng gần 50% trong 19 năm. Điều này có thể tăng hơn nữa khi việc ngừng hoạt động do COVID-XNUMX thúc đẩy ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang làm việc từ xa, làm tăng nhu cầu về ECM trực tuyến hơn nữa.
Các tính năng quan trọng của phần mềm ECM
Trước khi quyết định chọn một phần mềm ECM, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó bao gồm các đặc điểm cần thiết. Dưới đây là danh sách các tính năng mà các hãng nên suy nghĩ trước khi quyết định lựa chọn sản phẩm.
#1. Quản lý tài liệu và tài sản mạnh mẽ
Một hệ thống quản lý tài liệu và tài liệu mạnh mẽ và thông minh với các thư mục tùy chỉnh và xác minh quyền truy cập là một trong những khía cạnh cơ bản mà ECM phải cung cấp. Điều này bao gồm mọi dạng nội dung và tài sản dành cho giao tiếp nội bộ hoặc bên ngoài (khách hàng), chẳng hạn như bài báo, tệp PDF tiếp thị, tài liệu và tài liệu đào tạo nhân viên, quảng cáo chiêu hàng, đề xuất, mẫu, v.v.
#2. Cộng tác an toàn
Cộng tác phải là một lựa chọn quan trọng cho ECM của bạn; đặc biệt là với những nhân viên làm việc tại nhà trên khắp thế giới trong thời gian ngừng hoạt động do COVID-19, nhu cầu về khả năng cộng tác trên ECM là rất lớn. Khả năng cộng tác cho phép nhiều người dùng từ các bộ phận khác nhau làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Nó cũng cho phép các nhà quản lý theo dõi tiến trình tạo nội dung trong thời gian thực. Tuy nhiên, khả năng truy cập tăng lên đòi hỏi phải xác minh người dùng và bảo mật cao hơn. Chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem, thay đổi hoặc xóa tài liệu trong ECM có xác minh mức truy cập người dùng toàn diện.
#3. Lưu trữ hồ sơ
Phần mềm quản lý nội dung kinh doanh của bạn sẽ phục vụ như một trung tâm quản lý tài liệu tập trung, bao gồm tất cả các hồ sơ nội bộ của công ty và phòng ban. Báo cáo bán hàng, kế toán và dữ liệu khách hàng (khuyến khích kết nối CRM), ngân sách và chi tiêu, v.v. đều được bao gồm.
#4. tra cứu nâng cao
Với thông tin của toàn bộ tổ chức của bạn được tập trung trong một nền tảng, điều quan trọng là ECM phải có khả năng tìm kiếm nhanh chóng và nâng cao để đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể truy cập ngay vào các tài liệu chính xác tùy thuộc vào tiêu chí tìm kiếm. Các trường này bao gồm tìm kiếm giấy tờ theo phòng ban và phân loại nội bộ, tiêu đề, thuật ngữ nội dung, ngày tháng, v.v. Không nên xem xét các ECM không cung cấp kết quả tìm kiếm nhanh và chính xác.
#5. Theo dõi lịch sử khôi phục và sửa đổi
Với nhiều người truy cập và chỉnh sửa tệp tổ chức, điều quan trọng là ECM của bạn phải theo dõi và lưu trữ lịch sử chỉnh sửa trong thời gian thực – ai đang thực hiện thay đổi và khi nào. Nếu thực hiện chỉnh sửa sai, ECM sẽ có tùy chọn khôi phục tài liệu về phiên bản cũ hơn.
#6. Tự động phát hiện dự phòng
Một trong những ứng dụng quan trọng nhất của ECM là khả năng chỉ giữ lại những bản sao duy nhất và mới nhất của tài liệu. Điều này được thực hiện bằng cách tự động phát hiện các tệp thừa và trình bày chúng để xóa. Điều này đảm bảo rằng nhân viên của bạn chỉ xem phiên bản mới nhất của tệp và không bị nhầm lẫn bởi các phiên bản khác nhau.
#7. Tích hợp với các ứng dụng hiện có
Tích hợp quản lý nội dung doanh nghiệp là rất quan trọng nếu bạn muốn tạo ra một bối cảnh hoạt động tập trung. Phần mềm ECM của bạn phải hỗ trợ tích hợp API với các hệ thống dành riêng cho bộ phận/vai trò hiện tại của bạn. Bạn có thể đảm bảo rằng bạn có kho lưu trữ đầy đủ và phức tạp nhất về nội dung và hồ sơ của tổ chức, sẵn sàng cho phép truy cập bằng cách sử dụng tích hợp này. Ví dụ: trang web, cổng quản lý nhà cung cấp và hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) của bạn đều có thể được đưa vào phần mềm ECM.
# 8. Tuân thủ
Ngay từ đầu, một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp thông minh sẽ tuân thủ tất cả các quy định thiết yếu của khu vực và ngành cụ thể. Ví dụ: quy trình thu hồi và truy xuất nội dung tuân thủ GDPR sẽ lưu giữ hồ sơ về sự đồng ý của người dùng đối với từng nội dung. Hơn nữa, các tùy chỉnh nâng cao sẽ cho phép nó đáp ứng các thông lệ lưu trữ cụ thể của công ty.
#9. Cài đặt lưu trữ kết hợp
Bạn có tùy chọn lưu trữ nội dung và quy trình ECM của mình trên đám mây công cộng, trên máy chủ riêng (từ xa) hoặc tại chỗ. Và có quyền tự do lựa chọn kết hợp phù hợp nhất là điều tuyệt vời. Lưu trữ kết hợp cho phép bạn chọn một môi trường tương thích với yêu cầu của ngành. Ví dụ: một trung tâm liên hệ với lượng nhân viên phân tán lớn có thể yêu cầu cơ sở hạ tầng ưu tiên đám mây để truy cập đơn giản trên toàn cầu, trong khi ngân hàng có thể chọn lưu trữ tất cả nội dung tại chỗ vì lý do bảo mật.
#10. tinh vi phân tích
Việc tích hợp phân tích và ECM tiêu chuẩn dẫn đến quản lý thông tin thông minh (IIM), mà Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh gọi là bước tiếp theo trong sự phát triển của phần mềm ECM. Tính năng này mở rộng về quản lý nội dung bằng cách cung cấp khả năng xử lý dữ liệu. Bây giờ bạn đã học mọi thứ cần biết về phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) và các tính năng cần thiết của nó, bây giờ chúng ta hãy xem các tùy chọn hàng đầu trên thị trường.
Cuối cùng,
Giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp (ECM) giúp doanh nghiệp quản lý nội dung và thông tin một cách an toàn trong suốt vòng đời của chúng. Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp có nhiều ứng dụng tiềm năng và chúng sẽ tiếp tục mở rộng cùng với kinh doanh và công nghệ. Cho dù tổ chức của bạn quan tâm đến số hóa, tự động hóa, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tuân thủ, bảo quản và/hoặc tiêu hủy tài liệu hay xây dựng một nền văn hóa gắn kết hơn, hệ thống ECM có thể mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể.
Bài viết liên quan
- Thị trường vốn nợ (DCM): Hướng dẫn chi tiết!
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ TUÂN THỦ: Định nghĩa và Tầm quan trọng
- HR TUÂN THỦ: Nó Là Gì, Phần Mềm, Đào Tạo & Tầm Quan Trọng
- Thị trường vốn chủ sở hữu (ECM): Hướng dẫn chi tiết kèm theo ví dụ
dự án
