Là một doanh nghiệp hoặc tổ chức, để bạn thiết lập quản lý các khoản phải thu mạnh mẽ. Bạn phải biết các công cụ, chính sách, tài khoản và những gì thường là phần quan trọng nhất của việc quản lý các khoản phải thu có động cơ.
Quản lý các khoản phải thu
Quản lý tài khoản khoản phải thu là rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào, vì các hoạt động hàng ngày chủ yếu dựa vào đó. Hơn nữa, đó là nơi bạn phải lấy tiền để trả lương cho nhân viên của mình, tài trợ cho các chi phí hàng ngày của công ty và xây dựng công ty, do đó các khoản thanh toán phải được nhận đúng tiến độ.
Các tổ chức có nghĩa vụ sử dụng tiền trong quỹ dự trữ của họ dành cho các mục đích khác vì họ không có đủ tiền như mong đợi.
Hơn nữa, các doanh nghiệp khai phá sản thường có các vấn đề đến từ hệ thống thu thập không hiệu quả. Vì họ không thể thu thập những gì khách hàng của họ đã không thanh toán.
Do đó, theo các cuộc khảo sát, cứ bốn Tiểu thương gặp khó khăn trong việc quản lý các khoản phải thu của họ. Do nhiều khách hàng khác nhau hoặc trả thấp hơn, trả vượt quá các điều khoản được cung cấp, hoặc đơn giản là không thể thanh toán để mắc nợ các khoản thất thoát tài chính do suy thoái kinh tế gây ra.
Những vấn đề này có thể được khắc phục bằng cách làm theo một số bước đơn giản để cải thiện việc quản lý các khoản phải thu của bạn
# 1. Kiểm tra lịch sử tài chính và tín dụng của bạn
Thực hiện kiểm tra lý lịch về lịch sử tài chính và tín dụng của bất kỳ công ty nào trước khi cam kết kinh doanh với họ. Nếu được yêu cầu, hãy tìm kiếm phản hồi từ các tổ chức khác mà họ đã kinh doanh trước đây.
Một số công ty đã có một danh sách lớn các khoản tín dụng quá hạn. đó là một dấu hiệu tốt hơn cho thấy họ đang gặp khó khăn về tài chính. Do đó, không nên ký kết các thỏa thuận dài hạn với họ cho đến khi họ đã giải quyết xong các vấn đề tài chính của mình.
Cân nhắc đưa ra các điều kiện hợp lý cho họ. trong khi vẫn có lợi cho tổ chức của bạn khi giao dịch với các công ty có tiền sử chậm thanh toán.
# 2. Thiết lập các điều khoản thanh toán cụ thể
Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng giữa khách hàng và tổ chức của bạn.
Cung cấp cho khách hàng của bạn một ước tính về các khoản chi tiêu mà họ sẽ phải chịu. Và cũng có thể mặc cả một thỏa thuận thoải mái cho họ mà không gây nguy hiểm lợi nhuận của công ty bạn.
# 3. Sử dụng hóa đơn điện tử
Thư điện tử không còn là lựa chọn duy nhất để gửi hóa đơn đến tận nhà khách hàng. Hơn nữa, các Doanh nghiệp hiện có thể gửi hóa đơn qua email bằng các ứng dụng có sẵn trên internet nhờ những tiến bộ của công nghệ.
Bạn cũng không phải đợi các hóa đơn chu kỳ hàng tháng. vì bạn có thể gửi hóa đơn ngay sau khi nhiệm vụ kết thúc. Hơn nữa, Gửi hóa đơn đúng hạn có thể giúp khách hàng chuẩn bị cho ngày đáo hạn.
Điều tuyệt vời là nhiều ứng dụng hóa đơn này có tính năng chỉ báo tích hợp cho biết khi nào khách hàng đã xem email. Do đó, họ càng khó biện minh cho việc thanh toán chậm. Chúng ta sẽ xem xét các công cụ trong việc quản lý các khoản phải thu.
Công cụ quản lý khoản phải thu
Khi hệ thống thu nợ của bạn sắp hoàn thành, có một số công cụ quản lý khoản phải thu luôn hữu ích để sử dụng. Chúng tôi đã liệt kê tất cả chúng bên dưới.
Chính sách về tín dụng và thu nợ đã được cập nhật
Bạn có chính sách tín dụng và chính sách thu tiền, đưa ra các quy tắc và thủ tục mà người bán hàng và người thu gom phải tuân theo không? Đây có thể là một công cụ hữu ích để đảm bảo rằng nhân viên bán hàng và người thu tiền. Tuân thủ các quy trình và thực tiễn tốt nhất nhằm nâng cao doanh số bán hàng đồng thời bảo vệ công ty của bạn khỏi nợ xấu.
Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng chỉ có khoảng 20% các bộ phận tín dụng có các chính sách xác định (Quỹ Nghiên cứu Tín dụng). Và hơn 50 phần trăm những người không cập nhật nó một cách thường xuyên để nó có hiệu quả (Credit Today).
Phần mềm tự động hóa
Chỉ cần có một chính sách tín dụng và thu nợ tại chỗ là không đủ. Hơn nữa, nó không đảm bảo rằng nó sẽ được nhóm của bạn thực hiện, đặc biệt là khi liên quan đến việc thu thập hóa đơn. Trong khi đó, Chúng tôi không ngụ ý rằng những người thu gom công ty cố tình bỏ qua các quy trình. Nhưng họ có thể quên một hoặc không có thời gian để hoàn thành từng bước với mỗi và mọi hóa đơn.
Hơn nữa, tự động hóa tài khoản quản lý các khoản phải thu cho phép bạn kết hợp các quy tắc và thủ tục của mình vào hệ thống. Điều này giúp loại bỏ việc người thu gom phải nhớ lại các bước và tiết kiệm đáng kể thời gian cho họ. Khi bạn sử dụng tự động hóa tài khoản quản lý khoản phải thu, hệ thống sẽ hoàn thành các bước trong quy trình bạn đã đặt tự động hoặc hướng dẫn người thu tiền thực hiện.
Thêm nhiều nhân viên hơn
Nhiều doanh nghiệp cho rằng tài khoản quản lý các khoản phải thu của họ kém và tin rằng đó là do thiếu nhân sự. Thông thường, điều thúc đẩy đầu tiên là thuê một người khác để giúp đỡ gánh nặng quá lớn. Bằng cách tự động hóa quy trình, bạn thường có thể loại bỏ nhu cầu về nhân viên bổ sung và các chi phí đi kèm. Trong các trường hợp khác, một nhân viên bán thời gian hoặc một nhân viên toàn thời gian khác có thể thực sự cần thiết.
Giao hàng và thanh toán hóa đơn điện tử
Nếu bạn vẫn đang sử dụng giấy để quản lý quy trình thanh toán và thu tiền, thì đã đến lúc gỡ bỏ nó vào năm 2016. Trong khi đó, việc gửi hóa đơn bằng thư Snail và chờ khách hàng nhận, xử lý và trả séc có thể kéo dài thêm vài ngày cho quá trình gửi hóa đơn -quy trình tiền mặt. Hơn nữa, nó còn khiến khách hàng của bạn có nguy cơ bị lừa đảo. Bạn có thể gửi hóa đơn và nhận thanh toán từ người tiêu dùng trực tuyến bằng hệ thống thanh toán và trình bày hóa đơn điện tử (EIPP). Ngoài ra, công nghệ làm cho việc thu thập các khoản thanh toán của khách hàng nhanh hơn, dễ dàng hơn và ít tốn kém hơn đáng kể so với các hoạt động dựa trên giấy tờ truyền thống.
Tùy chọn tự phục vụ cho khách hàng
Hơn 70% khách hàng, đặc biệt là khách hàng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ưu tiên các giải pháp tự phục vụ chẳng hạn như cổng trực tuyến để trợ giúp qua điện thoại hoặc email. Bạn không thể thực sự đổ lỗi cho họ. Mọi người đều bận rộn và không ai muốn lãng phí thời gian trong giờ làm việc để chơi tag điện thoại hoặc chờ đợi phản hồi email. Tuy nhiên, bạn có thể trao cho họ sức mạnh này bằng cách cung cấp một cổng trực tuyến nơi họ có thể truy cập 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần để lấy hóa đơn, thanh toán hóa đơn, đặt câu hỏi, hơn nữa, xem sao kê, trò chuyện với những người hỗ trợ, v.v. Bạn có thể nâng cao đáng kể việc thanh toán đúng hạn và sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp cho người tiêu dùng sự kiểm soát và sự thoải mái mà họ mong muốn. Nó thực sự là một tình huống chiến thắng giành chiến thắng.
Được trang bị bốn công cụ này, hoặc thậm chí chỉ một trong số chúng, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ nhanh chóng mà bạn có thể giảm thiểu số lượng A / R chưa thanh toán trên sổ sách của mình, dẫn đến dòng tiền lành mạnh và khách hàng hạnh phúc hơn.
Chính sách quản lý các khoản phải thu
Đã biết các công cụ trong quản lý công nợ phải thu. Dưới đây là các chính sách để quản lý nó.
Chính sách quản lý công nợ phải thu: Gửi ngay hóa đơn
Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng công ty của bạn gửi hóa đơn và sao kê tài khoản đúng hạn. để khách hàng của bạn biết rằng một khoản thanh toán đã đến hạn. Một email tự động là rất quan trọng trong tình huống này. Hơn nữa, việc triển khai phần mềm tự động gửi email cho khách hàng của bạn trước và vào ngày đến hạn sẽ giúp đảm bảo thanh toán nhanh chóng. (Nó cũng sẽ giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian quý báu.) Trong khi đó, Quản lý tập hợp thông minh các khoản phải thu của D&B Finance Analytics tự động hóa quy trình này với các email mẫu bao gồm các báo cáo tài khoản và hóa đơn được liên kết.
Chính sách quản lý các khoản phải thu: Thực hiện Thanh toán Đơn giản
Nếu bạn gửi một email tự động thông báo cho khách hàng của bạn rằng thanh toán của họ sẽ đến hạn vào ngày mai. Sau đó, hãy đảm bảo rằng họ có cơ chế thanh toán trực tuyến cho bạn ngay lập tức. Hơn nữa, việc Chờ séc đến qua thư góp phần làm giảm dòng tiền. Trong khi nhiều công ty B2B vẫn gửi séc giấy, thì xu hướng là thanh toán kỹ thuật số.
Theo dõi các tài khoản trả chậm.
Bất chấp những nỗ lực hết mình của bạn, một số tài khoản sẽ thanh toán trễ hoặc hoàn toàn không thanh toán. Vì vậy, hãy để ý những khách hàng không thanh toán đúng hạn. Họ có thể đã tranh chấp một hóa đơn; trước tiên, bạn nên giải quyết mọi vấn đề nội bộ như lỗi thanh toán, chênh lệch giá và khoản khấu trừ. Đây là một lý do khác tại sao sử dụng A / R phần mềm quản lý hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn so với quy trình thủ công. Mặt khác, những khách hàng thanh toán chậm có thể yêu cầu được xử lý tận tình hơn, chẳng hạn như gọi điện thoại, viết thư và liên hệ với đại diện bán hàng của bạn. Hơn nữa, bạn nên tự đi thu nợ trước khi chuyển cho cơ quan thu nợ của bên thứ ba hoặc xóa nợ như một khoản nợ khó đòi.
Động cơ quản lý các khoản phải thu
Mọi doanh nghiệp đều mong muốn mua thấp và bán cao với hàng hóa Gia thị trương. Tuy nhiên, họ có nguy cơ mất tất cả nếu các khoản phải thu không được quản lý đúng cách ở giai đoạn cuối của quy trình bán hàng (thanh toán). Hơn nữa, việc quản lý các khoản phải thu kém là nguyên nhân dẫn đến hơn một nửa số vụ phá sản, cho thấy tầm quan trọng của nó. Trong khi đó, động cơ thích hợp để quản lý các khoản phải thu đòi hỏi nhiều thứ hơn là chỉ nhắc nhở người tiêu dùng thanh toán. Nó cũng cần thiết để xác định các động cơ cho việc không thanh toán. Có thể sản phẩm hoặc dịch vụ không được phân phối không? Hay hóa đơn bị nhiễm độc do lỗi hành chính? Các động cơ tốt để quản lý các khoản phải thu là một quá trình nhiều mặt bao gồm:
- xác định điểm tín dụng của khách hàng trước thời hạn là một động cơ tốt để quản lý các khoản phải thu.
- Thường xuyên quét và theo dõi khách hàng về rủi ro tín dụng
- Cập nhật khách hàng
- Phát hiện các khoản thanh toán chậm một cách kịp thời
- Phát hiện các vấn đề một cách kịp thời
- giảm tổng số dư chưa thanh toán (DSO)
- Đề phòng nợ khó đòi đối với các khoản phải thu tồn đọng
Tại sao việc quản lý các khoản phải thu lại quan trọng?
Nợ khó đòi giảm nhờ quản lý khoản phải thu hiệu quả, từ đó làm tăng lợi nhuận. Dòng tiền tốt hơn và thanh khoản cao hơn cho các khoản đầu tư và mua lại của công ty bạn là hai lợi thế.
Quản lý tài khoản phải thu nghĩa là gì?
Các khoản thanh toán cho công ty của bạn đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp được gọi là các khoản phải thu (AR). Quá trình đảm bảo rằng các khoản thanh toán này được thực hiện đúng tiến độ, nhất quán và đáng tin cậy được gọi là quản lý AR phù hợp.
Người quản lý các khoản phải thu thực hiện chức năng gì?
Người quản lý các khoản phải thu là một vị trí cấp trung. Đây là vị trí chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và bộ phận tài khoản phải thu của tổ chức, cũng như thay mặt công ty thu tất cả các khoản thanh toán. Ngoài ra, nó liên quan đến việc đảm bảo các chính sách của công ty được tuân thủ và thời hạn thanh toán được đáp ứng.
Người quản lý các khoản phải thu sẽ có chức danh gì khác?
Người quản lý khoản phải trả/khoản phải thu là tên gọi khác của người quản lý khoản phải thu. Người quản lý các khoản phải thu cũng chịu trách nhiệm về sự ổn định tài chính tổng thể của công ty họ.
Kết luận
Quản lý các khoản phải thu giúp bạn đỡ căng thẳng hơn rất nhiều với các công cụ thích hợp.
Câu hỏi thường gặp về quản lý khoản phải thu
Các khoản phải thu được quản lý như thế nào?
Quy trình quản lý Khoản phải thu bao gồm các nội dung sau: Xếp hạng tín dụng tức là khả năng thanh toán của khách hàng sẽ được xem xét trước khi đồng ý với bất kỳ điều khoản và điều kiện nào. Liên tục theo dõi bất kỳ rủi ro nào về việc không thanh toán hoặc chậm trễ trong việc nhận các khoản thanh toán.
Các công cụ trong quản lý các khoản phải thu là gì?
- CẬP NHẬT CHÍNH SÁCH TÍN DỤNG VÀ THU TIỀN. Bạn có chính sách tín dụng và thu tiền đưa ra các quy tắc và quy trình để người bán hàng và người thu gom phải tuân theo không? …
- PHẦN MỀM TỰ ĐỘNG HÓA. …
- NHÂN VIÊN NHIỀU HƠN? …
- GIAO HÀNG VÀ THANH TOÁN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ. …
- KHÁCH HÀNG TỰ CHỌN PHỤC VỤ.
Tại sao việc quản lý các khoản phải thu lại quan trọng?
Quản lý các khoản phải thu tốt sẽ đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận của doanh nghiệp do khả năng giảm nợ khó đòi. Các lợi ích bao gồm dòng tiền tốt hơn và khả năng thanh khoản cao hơn cho các khoản đầu tư và mua lại của doanh nghiệp bạn.
- Quản lý các khoản phải thu: Chính sách đối với các khoản phải thu và thu tiền
- Phần mềm Doanh nghiệp: 27+ Phần mềm & Chương trình Tốt nhất cho Doanh nghiệp Nhỏ của Bạn
- Quản lý thời gian dự án: Quy trình, Công cụ & Phần mềm để Quản lý Hiệu quả
- So sánh chi tiết tài khoản phải trả và tài khoản phải thu)
- Các khoản phải thu: Ví dụ, Quy trình, Công thức & Mẹo miễn phí
