Mọi người phải làm việc trong các tình huống an toàn, thân thiện và hiệu quả để thực hiện công việc ở mức cao nhất. Hệ thống quản lý cơ sở có liên quan đến mọi khía cạnh của những gì xảy ra với những người bên trong tòa nhà và trên mặt đất. Nó phải thoải mái, hiệu quả và bền vững ở nơi mọi người làm việc, vui chơi, học tập và sinh sống.
Hệ thống quản lý cơ sở là gì?
Quản lý cơ sở là một chức năng tổ chức thống nhất con người, địa điểm và quy trình trong môi trường vật lý để nâng cao phúc lợi cá nhân và hiệu quả cơ bản của công ty. Cơ sở hạ tầng, bất động sản, chức năng của tòa nhà và khu đất, sự thoải mái, an toàn và hiệu quả đều được hỗ trợ bởi các hệ thống quản lý cơ sở vật chất.
Hệ thống quản lý cơ sở vật chất hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty của bạn bằng cách cải thiện giá trị ngắn hạn và dài hạn của tài sản, tòa nhà và thiết bị.
Nghề quản lý cơ sở vật chất (FM) cam kết giúp đỡ mọi người. Nó đảm bảo môi trường được xây dựng, bao gồm các cấu trúc nơi chúng ta sống và làm việc cũng như cơ sở hạ tầng xung quanh chúng, hoạt động hiệu quả, thoải mái, an toàn, bền vững và hiệu quả.
Phần mềm hệ thống quản lý cơ sở là gì?
Phần mềm hệ thống quản lý cơ sở là một chương trình được sử dụng để giám sát, xây dựng và vận hành các cấu trúc cũng như chức năng của chúng. Với phần mềm hệ thống quản lý cơ sở, người quản lý có thể theo dõi việc sử dụng năng lượng, chi phí, tình trạng bảo trì, quản lý và khai thác không gian, tài nguyên và tài sản.
Phần mềm hệ thống quản lý cơ sở vật chất hoạt động tương tự như phần mềm dịch vụ khách hàng ở chỗ nó theo dõi các vấn đề, tìm giải pháp và ghi lại kết quả. Tăng hiệu quả cũng làm giảm chi phí theo dõi thông tin này theo cách thủ công.
Các tổ chức có thể quản lý chương trình sửa chữa và bảo trì hoàn chỉnh của mình bằng phần mềm hệ thống quản lý cơ sở, giúp họ tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách quản lý thành công các tòa nhà, tài sản và cư dân của họ.
Hệ thống quản lý cơ sở vật chất tốt nhất
Mở rộng quy mô hoạt động của cơ sở là một nỗ lực đầy thách thức. Có quá nhiều yếu tố để theo dõi, từ lệnh sản xuất đến giám sát thiết bị, lập lịch trình, v.v., sử dụng bảng tính hoặc các hệ thống cũ khác.
Theo hướng dẫn toàn diện của chúng tôi, bạn có thể tìm hiểu cách sử dụng các hệ thống quản lý cơ sở vật chất tốt nhất.
Top 6 Phần Mềm Quản Lý Cơ Sở Tốt Nhất
Chúng tôi đã xác định sáu hệ thống quản lý cơ sở mà chúng tôi có thể tự tin giới thiệu sau khi thực hiện nghiên cứu và thử nghiệm chuyên sâu. Bằng cách đọc các đánh giá được liệt kê dưới đây, bạn có thể chọn lựa chọn tốt nhất cho hoàn cảnh cụ thể của mình.
- CMMS hà mã – Tốt nhất cho quản lý bảo trì và thiết bị phòng ngừa và khắc phục.
- phần mở rộng FM – Phần mềm quy trình sửa chữa tự động tốt nhất.
- CMMS eMaint – Tốt nhất cho việc lập kế hoạch bảo trì
- TheWorxHub: Nền tảng quản lý cơ sở hàng đầu cho cuộc sống cao cấp.
- Khu vực phổ biến – Lý tưởng cho các nhà quản lý tài sản trong lĩnh vực Bất động sản.
- UpKeep – Hiệu quả đối với Quản lý đơn đặt hàng công việc đầu tiên trên thiết bị di động.
#1. Hippo CMMS – Tốt nhất cho quản lý bảo trì và thiết bị phòng ngừa và khắc phục.
Bằng cách tối đa hóa giá trị của tài sản vốn, Hippo CMMS, một hệ thống quản lý bảo trì được vi tính hóa, hỗ trợ các doanh nghiệp tăng hiệu quả. Nói một cách đơn giản, chương trình này tự động hóa việc quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng công việc, bảo trì phòng ngừa và bảo trì thiết bị cho các công ty thuộc nhiều ngành khác nhau.
Hippo nổi bật giữa đám đông so với các công cụ khác trong danh mục này nhờ khả năng giám sát tài sản và máy móc để cảnh báo sớm các vấn đề.
#2. Fmx – Phần mềm xử lý sửa chữa tự động tốt nhất.
Một nhà tiên phong thị trường khác trong lĩnh vực phần mềm quản lý cơ sở là FMX. Danh tiếng của FMX về quản lý cơ sở vật chất đã nói lên điều đó—hơn 400,000 người dùng phụ thuộc vào nó. Các nhà hàng, quản lý tài sản, công ty sản xuất, sở thú, trường học và doanh nghiệp trong mọi ngành sử dụng nó.
FMX nổi bật về khả năng tự động hóa quy trình công việc và cắt giảm chi phí bảo trì so với các sản phẩm cạnh tranh trong lĩnh vực này.
#3. eMaint CMMS - Giải pháp tốt nhất để lập kế hoạch bảo trì hiệu quả
Một hệ thống quản lý bảo trì trên máy vi tính khác là eMaint CMMS, nổi tiếng về khả năng quản lý tài sản doanh nghiệp. Hơn 50,000 người dùng trên toàn thế giới tin tưởng vào phần mềm.
Bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các quy trình quản lý cơ sở của mình nhờ eMaint. Chương trình giúp dễ dàng theo dõi công việc của một số nhân viên trải rộng trên một số địa điểm cơ sở riêng biệt.
#4. Theworxhub: Nền tảng quản lý cơ sở hàng đầu dành cho người cao tuổi.
TheWorxHub, một giải pháp chuyên biệt trong lĩnh vực phần mềm quản lý cơ sở, được cung cấp bởi Dude Solutions. Chương trình này được tạo trên đám mây có tính đến các tổ chức sinh hoạt cao cấp.
Ngành công nghiệp này phải đối mặt với một phần khó khăn liên quan đến bảo trì cơ sở. Tổ chức phải chăm sóc cư dân của mình ngoài các hệ thống HVAC, nồi hơi, nguồn năng lượng và tài sản cơ sở thông thường. TheWorxHub giải quyết mọi thứ dưới một mái nhà.
#5. Các khu vực chung – Lý tưởng cho các nhà quản lý tài sản trong lĩnh vực bất động sản.
Một tùy chọn dành riêng cho ngành khác để quản lý cơ sở là Khu vực chung. Chương trình được tạo ra đặc biệt để quản lý tài sản bất động sản.
Các khu vực chung giúp cả các hoạt động lớn và nhỏ trong lĩnh vực bất động sản. Điều này bao gồm nhà ở một gia đình, bất động sản thương mại, nhà ở nhiều gia đình và các loại bất động sản khác.
Bằng cách kết nối cư dân, nhân viên, đối tác và quy trình của bạn, chương trình giúp bạn giảm thiểu rủi ro và hợp lý hóa các đơn đặt hàng công việc của bạn. Nó hỗ trợ loại bỏ các quy trình thủ công, lãng phí và không thể mở rộng quy mô như bảng tính.
Khu vực chung phục vụ như một nền tảng duy nhất cho tất cả các yêu cầu quản lý tài sản của bạn, đây là một trong những điều tốt nhất khi sử dụng nó để quản lý cơ sở. Nó cũng có thể được sử dụng cho:
- Kiểm toán cơ sở vật chất
- quản lý đơn đặt hàng công việc
- quản lý không gian
- Báo cáo về hoạt động
- Quản lý sự cố
- quản trị điều hành
- tìm nguồn cung ứng
- Quản lý hàng tồn kho
- Quản lý dự án
Bạn có thể giám sát các thuộc tính của mình với sự trợ giúp của các báo cáo và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu. Thiết bị, tài sản văn phòng và nhu cầu của người thuê đều được chăm sóc bởi Khu vực chung
#6. Bảo trì - Hiệu quả cho việc quản lý đơn đặt hàng công việc trên thiết bị di động.
Để quản lý cơ sở, hơn 200,000 chuyên gia dựa vào UpKeep. Các công ty nổi tiếng như McDonald's, Marriott, Yamaha, Siemens và các tổ chức từ các ngành công nghiệp khác nhau đều tin tưởng vào nó.
Trong một thị trường mà nhân viên cơ sở thường xuyên di chuyển, UpKeep vượt trội như một giải pháp ưu tiên thiết bị di động.
Để chứng minh UpKeep linh hoạt như thế nào, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số tính năng, ưu điểm và chức năng tốt nhất của nó:
- Đính kèm hướng dẫn sử dụng và danh sách kiểm tra vào đơn đặt hàng công việc.
- Theo dõi số lượng các bộ phận và nỗ lực tiêu tốn cho mỗi lệnh sản xuất
- Nhận yêu cầu với hình ảnh của các vấn đề và tự động chuyển đổi chúng thành lệnh sản xuất.
- Thiết lập một lịch dịch vụ để bảo trì
- Tạo các quy trình tự động để loại bỏ việc phân bổ lệnh sản xuất thủ công.
Các nhà hàng, người quản lý tài sản, công ty khách sạn, trang trại và cơ sở nông nghiệp, doanh nghiệp sản xuất, v.v. sử dụng UpKeep.
Chi phí hệ thống quản lý cơ sở vật chất
Chi phí hệ thống quản lý cơ sở dựa trên ước tính kết hợp/tối đa cho các hệ thống phần mềm khác nhau. Bạn có thể sử dụng mức tối thiểu tuyệt đối là 3,000 đô la và mức tối đa là 50,000 đô la làm hướng dẫn chung về quy mô, đặt hầu hết các khoản đầu tư phần mềm vào khoảng giữa ở mức 29,000 đô la.
Không có chiến lược “một kích thước phù hợp với tất cả” liên quan đến hệ thống quản lý cơ sở vật chất. Ngoài ra, không có chi phí hệ thống quản lý cơ sở đơn lẻ.
Hệ thống quản lý cơ sở là một dịch vụ phụ thuộc nhiều vào các tính năng của địa điểm và yêu cầu của khách hàng. Trước khi biết mọi chi tiết, không thể xác định chi phí hệ thống quản lý cơ sở vật chất cho một địa điểm cụ thể. Diện tích bao nhiêu? Có bao nhiêu công nhân hoặc người thuê nhà? Mục tiêu tài chính và mục tiêu của khách hàng là gì? Trước khi đi vào chi tiết cụ thể của chi phí hệ thống quản lý cơ sở vật chất, mỗi mối quan tâm cần được giải quyết.
Chi phí vòng đời là một yếu tố quan trọng khác phải được tính đến.
Đọc thêm: CÔNG CỤ QUẢN LÝ SẢN PHẨM: Tùy chọn miễn phí và trả phí hàng đầu
Chi phí ban đầu cho việc quản lý cơ sở vật chất là một trong những vấn đề chính mà chúng tôi nghe được từ các khách hàng mới. Tuy nhiên, nhiều vấn đề trong số này không xem xét ngân sách và các mục tiêu dài hạn. Mặc dù quản lý cơ sở tập trung vào các hoạt động hàng ngày của không gian, nhưng điều quan trọng không kém là bất kỳ kế hoạch quản lý cơ sở nào cũng xem xét các mục tiêu dài hạn. Quản lý cơ sở hiệu quả chỉ có thể được thực hiện theo cách này. Ba thành phần của chi phí hệ thống quản lý cơ sở vòng đời như sau:
- Chi phí ban đầu: mua, lắp đặt và chi phí đầu tư vốn.
- Chi phí trong tương lai: chi phí vận hành, bảo trì, tài chính và thay thế vốn cho năng lượng
- Chi phí liên quan đến việc trục vớt hoặc xử lý trong tương lai trong quá trình thực hiện dự án, sản phẩm hoặc cơ sở
Nói cách khác, chi phí hệ thống quản lý cơ sở lý tưởng sẽ bao gồm giá mua ban đầu và chi phí liên tục liên quan đến việc duy trì các dịch vụ này. Tuổi thọ ước tính của các hệ thống hiện tại và theo kế hoạch, bảo trì và sửa chữa dự kiến, và các yếu tố khác sẽ được Dịch vụ Bất động sản CTG xem xét để tìm ra mức giá tối ưu cho ngân sách của bạn theo thời gian thay vì chỉ xem xét chi phí ban đầu thấp nhất.
Những yếu tố này sẽ được xem xét và chúng tôi sẽ đảm bảo rằng chúng tôi đang phát triển chiến lược lý tưởng cho nhu cầu và ngân sách của khách hàng đó trước khi trình bày bất kỳ ước tính chi phí nào của hệ thống quản lý cơ sở cho khách hàng.
Các loại quản lý cơ sở khác nhau là gì?
Có nhiều chuyên ngành và loại hình quản lý cơ sở cần tính đến, bao gồm:
- Lập kế hoạch quản lý tài sản và vòng đời
- Kinh doanh liên tục và chuẩn bị sẵn sàng cho trường hợp khẩn cấp
- Sự gắn kết, hiệu quả và phúc lợi của nhân viên
- Chủ nghĩa môi trường và tính bền vững
- Hợp tác giữa các phòng ban
- Quản lý dự án và tái định cư
- Bất động sản và quản lý tài sản.
- Sơ đồ tầng và sử dụng không gian
- Lập kế hoạch và Công nghệ Văn phòng Thông minh
- Sử dụng khả năng lãnh đạo và chiến lược
Sự khác biệt giữa CMMS và CAFM là gì?
Quản lý cơ sở hỗ trợ máy tính (CAFM) và Hệ thống quản lý bảo trì máy tính hóa (CMMS) là từ viết tắt.
Phạm vi và mục đích của nó là sự khác biệt đáng kể giữa phần mềm CAFM và CMMS. Sử dụng bất động sản là một trong nhiều lĩnh vực quản lý cơ sở có thể được tự động hóa bằng CAFM. Mặt khác, phần mềm CMMS, thường được bao gồm trong gói CAFM, chứa các tính năng hướng đến việc quản lý các hoạt động bảo trì.
3 nhiệm vụ chính của quản lý cơ sở vật chất là gì?
Việc bảo trì an toàn, hợp vệ sinh và đúng cách của cơ sở là ba nhiệm vụ chính của quản lý cơ sở.
Các nguyên tắc chính của quản lý cơ sở là gì?
Sau đây là các nguyên tắc chính của quản lý cơ sở. Chúng bao gồm:
- Thành thạo trong lĩnh vực này.
- Quản lý tinh gọn
- dịch vụ chất lượng cao được cung cấp bởi sự tin cậy.
- Hiệu quả của các nguồn lực với trọng tâm là tính bền vững.
- Cung cấp dịch vụ và mua sắm hiệu quả.
- Phản ứng năng động nhanh chóng được định hướng theo chu kỳ.
Sự khác biệt giữa Quản lý Cơ sở vật chất và Quản lý Tài sản là gì?
Sự khác biệt giữa quản lý cơ sở vật chất và quản lý tài sản là quản lý tài sản chủ yếu liên quan đến quyền sở hữu tài sản. Ngược lại, quản lý cơ sở vật chất quan tâm đến cách thức các dịch vụ được cung cấp. Quản lý tài sản tập trung vào các cấu trúc và quyền sở hữu thực tế. Ngược lại, quản lý cơ sở vật chất tập trung vào con người và dịch vụ (mua và bán tài sản đó hoặc thuê và cho thuê).
Kết luận
Quản lý cơ sở đòi hỏi một loạt các kỷ luật và dịch vụ. Công việc của nó đảm bảo rằng các tòa nhà, tài sản và hệ thống của công ty hoạt động hiệu quả, thoải mái, an toàn và hiệu quả.
Bài viết liên quan
- Đánh giá về 27 phần mềm quản lý bảo trì hàng đầu vào năm 2023
- Trình tự công việc: Thủ tục đơn giản / Các bước để tạo một trình tự công việc
- CÁC KHÓA HỌC QUẢN LÝ TRỰC TUYẾN: Các Khóa học Quản lý Trực tuyến Tốt nhất
- KHAI THÁC ĐƯỜNG THNG: Cách tính khấu hao theo đường thẳng
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ BẢO TRÌ: Định nghĩa, Các loại và Phần mềm Tốt nhất
dự án
