Bạn có đang quản lý thiết bị và hàng tồn kho của mình theo cách thủ công với các bảng tính mất hàng giờ để duy trì không? Tin hay không thì tùy, vẫn có những doanh nghiệp ngoài kia đang làm chính xác điều đó. Một hệ thống quản lý tài sản lỗi thời có thể gây lãng phí thời gian và tiền bạc cho bạn và tổ chức của bạn. Bạn cần một hệ thống tốt trong thế giới doanh nghiệp phát triển nhanh ngày nay. Khám phá cách thiết lập hệ thống quản lý tài sản bằng cách thiết lập mục tiêu, phát triển kế hoạch và sử dụng các công nghệ hiện tại.
Quản lý tài sản là gì?
Quản lý tài sản là lập kế hoạch và giám sát việc mua, vận hành, bảo trì, đổi mới và xử lý tài sản của tổ chức. Kỹ thuật này tối ưu hóa tiềm năng phân phối tài sản trong khi giảm thiểu chi phí và rủi ro. Bảo trì thích hợp và triển khai đúng hệ thống, con người và quy trình đảm bảo tăng cường tích cực vốn trong vòng đời tài sản.
Vòng đời tài sản là gì?
Số giai đoạn mà tài sản của một tổ chức trải qua trong vòng đời sở hữu của nó được gọi là vòng đời tài sản. Đó là thời điểm mà một công ty có thể sử dụng một cách hiệu quả và hiệu quả một tài sản để đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. Vòng đời tài sản thường bao gồm tất cả các giai đoạn trong vòng đời của tài sản, từ mua lại đến bảo trì và thanh lý.
Các loại quản lý tài sản
Quản lý tài sản có thể được phân loại thành ba loại: vật chất, tài chính và hợp đồng, tuy nhiên, định nghĩa có thể khác nhau giữa các tổ chức.
- Quản lý tài sản vật chất: Quản lý tài sản cố định, quản lý hàng tồn kho, quản lý cơ sở hạ tầng và quản lý tài sản công đều là những ví dụ về quản lý tài sản vật chất.
- Quản lý tài sản tài chính: Quản lý tài sản tài chính đề cập đến quá trình quản lý mua sắm, xây dựng chiến lược đầu tư, kiểm soát ngân sách và chi phí, xử lý tiền mặt, trái phiếu và cổ phiếu.
- Quản lý tài sản theo hợp đồng: Tuân thủ hợp đồng tối ưu hóa các quy trình như quản lý tài sản CNTT, quản lý tài sản kỹ thuật số, bảo trì hợp đồng và quản lý tài sản vô hình.
Hệ thống quản lý tài sản là gì?
Một hệ thống quản lý tài sản giám sát và quản lý tài sản. Nó bao gồm các phương pháp, chiến lược và đôi khi là phần mềm hỗ trợ đạt được các mục tiêu và mục tiêu quản lý tài sản.
Quản lý tài sản cho phép các tổ chức tối đa hóa lợi tức đầu tư và giảm tổn thất. Tài sản là hàng hóa có giá trị mà từ đó một công ty hoặc tổ chức được hưởng lợi. Với quản lý tài sản, các bên liên quan có thể theo dõi toàn bộ hoạt động và tình trạng của tài sản của họ và đảm bảo rằng chúng được sử dụng hiệu quả trong suốt vòng đời hữu ích của chúng.
Mục đích của một hệ thống quản lý tài sản là gì?
Các mục tiêu của hệ thống quản lý tài sản khác nhau dựa trên ngành hoặc loại hình kinh doanh của công ty. Bất kể ngành nào, những mục tiêu này có thể đạt được thông qua lập kế hoạch chiến lược và chu đáo. Sau đây là một số mục tiêu phổ biến nhất đạt được bằng cách sử dụng hệ thống quản lý tài sản:
#1. Phát hiện và loại bỏ lãng phí tài sản
Quản lý tài sản giúp giảm tổn thất bằng cách nhanh chóng xác định và loại bỏ tài sản lãng phí trong toàn bộ chuỗi cung ứng. “Tài sản lãng phí” là những vật phẩm mất giá trị và hoạt động kém theo thời gian do tuổi thọ ngắn. Thiết bị máy tính, máy móc, ô tô hoặc bất kỳ tài sản quan trọng nào đối với hoạt động kinh doanh là những ví dụ về lãng phí tài sản.
#2. Tăng cường sử dụng tài sản.
Quản lý tài sản cho phép doanh nghiệp xác định trạng thái hoặc điều kiện của tài sản. Thông tin chi tiết hữu ích này cho phép họ đưa ra các quyết định kinh doanh nhằm tăng cường sử dụng và phân bổ tài sản, do đó kéo dài tuổi thọ của tài sản và tăng tốc hoạt động kinh doanh.
#3. Tối đa hóa lợi tức đầu tư của bạn
Khi hai mục tiêu được liệt kê ở trên được đáp ứng, lợi tức đầu tư tổng thể được tối đa hóa. Các doanh nghiệp hoặc tổ chức có thể tiết kiệm tiền cho việc sửa chữa tài sản và giá mua lại.
Các mục tiêu bổ sung có thể đạt được với quản lý tài sản thuộc các danh mục sau:
- Mục tiêu chính trị – Ví dụ, nâng cao uy tín của tổ chức trong cộng đồng bằng cách tuân thủ các quy tắc và quy định.
- Mục tiêu xã hội – ví dụ: bảo vệ người và tài sản
- Mục tiêu kỹ thuật – chẳng hạn như cung cấp cho nhân viên công nghệ thích hợp
- Mục tiêu môi trường – chẳng hạn như giảm sử dụng năng lượng
Tầm quan trọng của quản lý tài sản
Cân nhắc việc phải kiểm soát thủ công hệ thống quản lý tài sản của bạn cho từng máy tính xách tay hoặc máy tính trong công ty của bạn. Hay thậm chí là mọi mặt hàng trong kho hàng của bạn. Tài sản sẽ rơi giữa các khoảng trống. Đây là lý do tại sao một hệ thống âm thanh là rất quan trọng cho công ty của bạn.
Một gói phần mềm hệ thống quản lý tài sản phù hợp có thể hỗ trợ bạn hoàn thành việc này hiệu quả hơn. Nó có thể giúp bạn bằng cách:
- Cho phép bạn theo dõi và giám sát mọi tài sản trong công ty của mình trong một khu vực duy nhất
- Cho phép bạn quản lý nội dung của mình từ bất kỳ vị trí nào, đặc biệt nếu gói có chứa thành phần di động.
- Đánh giá và quản lý mọi rủi ro về tài sản để có thể giảm thiểu chúng càng sớm càng tốt
- Cung cấp thông tin về vòng đời của tài sản
- Hỗ trợ xác định các tài sản ma có thể bị xóa khỏi hệ thống
- Sắp xếp kế hoạch bảo trì cho từng tài sản để tránh gián đoạn dịch vụ
- Cung cấp cho bạn các báo cáo và kiểm toán chính xác, chuyên sâu mà không mất hàng giờ để tạo.
Tại sao sử dụng một hệ thống quản lý tài sản?
Phần mềm quản lý tài sản nhằm hỗ trợ công ty của bạn giảm chi phí mua, bảo trì và vận hành tài sản. Bạn muốn chạy ở hiệu suất cao nhất, nghĩa là bạn phải giảm thiểu chi phí, duy trì chất lượng sản xuất ở mức chấp nhận được hoặc cao hơn và tối ưu hóa lợi nhuận.
Hệ thống quản lý tài sản của bạn sẽ có thể theo dõi tài sản của bạn bằng GPS và RFID. Đừng quên theo dõi những phương tiện mà công ty của bạn sở hữu và sử dụng thường xuyên, cũng như các thiết bị bên trong. Ngoài nội thất nơi làm việc của bạn, thiết bị CNTT và phần mềm cũng được yêu cầu. Bạn sẽ không thể kiểm soát mọi phần tài sản của mình nếu phần mềm của bạn không thể theo dõi tất cả các mục này.
Tại sao bạn muốn theo dõi tất cả những điều này? Nó đảm bảo rằng các tài sản được sử dụng đúng cách và hiệu quả, đồng thời cho phép các nhà quản lý theo dõi tổng hiệu suất của từng tài sản. Nó cho phép bạn ngăn chặn bất kỳ khoản phí bổ sung nào có thể không cần thiết do thời gian ngừng hoạt động đột xuất.
Cách tạo một kế hoạch quản lý tài sản chiến lược
Kế hoạch quản lý tài sản chiến lược xác định các nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian cụ thể cần thiết để hoàn thành các mục tiêu quản lý tài sản của công ty. Các bước sau đây sẽ hỗ trợ bạn phát triển kế hoạch quản lý tài sản chiến lược cho công ty của bạn:
#1. Thu thập thông tin
Trong bước này, tất cả các tài sản thuộc sở hữu của tổ chức phải được hạch toán. Điều này yêu cầu thu thập thông tin như tổng số lượng, vị trí, giá trị, ngày thu được và vòng đời ước tính. Việc xác định chi phí vòng đời của từng tài sản cũng rất quan trọng. Dữ liệu này sẽ hữu ích trong việc xác định xem một tài sản cần được chăm sóc hay loại bỏ.
#2. Thiết lập các cấp độ dịch vụ
Các dịch vụ mà tài sản cung cấp được đánh giá dựa trên độ an toàn, độ tin cậy, chất lượng, tính khả dụng/khả năng tiếp cận, khả năng đáp ứng, chi phí, tính bền vững và tác động môi trường của chúng bằng cách xác định các cấp độ dịch vụ. Điều này cho phép các doanh nghiệp đánh giá giá trị của từng tài sản và các hoạt động vận hành, bảo trì và đổi mới sẽ giữ cho tài sản đó ở tình trạng tốt.
#3. Mô tả quy trình quản lý và vận hành tài sản.
Biết vòng đời của tài sản và quản lý vòng đời là một khía cạnh quan trọng đối với kế hoạch quản lý tài sản. Bước này làm nổi bật các hành động đã lên kế hoạch sẽ cho phép các tài sản cung cấp các mức dịch vụ được chỉ định một cách bền vững. Các tiểu mục sau đây cần được xác định trong kế hoạch quản lý tài sản chiến lược:
- Thông tin lai lịch – cung cấp thông tin tài sản như tuổi, kích thước, công suất, hiệu suất, điều kiện hiện tại và giá trị.
- Kế hoạch quản lý rủi ro – Xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ, các mục tiêu hoặc mục tiêu bị ảnh hưởng bởi rủi ro, quy trình xác định rủi ro, đánh giá rủi ro và các phương pháp giảm thiểu rủi ro.
- Kế hoạch hoạt động – Chỉ định các quy trình vận hành đã thiết lập để đáp ứng các mức dịch vụ được yêu cầu.
- Kế hoạch bảo trì thiết bị – Phác thảo các chiến lược và phương pháp bảo trì đã nêu, cũng như chi phí bảo trì dự kiến.
- kế hoạch xử lý – Mô tả các bước liên quan đến việc xử lý tài sản nghỉ hưu. Nó cũng bao gồm các dự đoán về dòng tiền từ doanh thu và chi phí thanh lý tài sản.
#4. Tạo một chiến lược tài chính.
Giai đoạn này bao gồm tất cả các yêu cầu tài chính cho các hành động được nêu trong các phần trước. Một chiến lược tài chính nên xác định các nguồn tài chính và kết hợp vốn ngân sách lịch sử và tương lai và chi phí hoạt động.
#5. Có một kế hoạch cải tiến.
Một kế hoạch cải tiến nên bao gồm các hành động cải tiến, trách nhiệm, nguồn lực và thời hạn. Có một kế hoạch cải tiến có thể giúp công ty theo dõi và giám sát các hoạt động quản lý tài sản để đảm bảo rằng các phương pháp quản lý tài sản hợp lý được áp dụng và toàn bộ quy trình luôn đi đúng hướng.
Đọc thêm: Hệ thống quản lý chất lượng (QMS): Chứng nhận & Phần mềm
Phần mềm hệ thống quản lý tài sản hàng đầu
Bây giờ bạn đã hiểu những lợi ích của việc cài đặt giải pháp quản lý tài sản, đã đến lúc chọn giải pháp tốt nhất. Không có thứ gọi là phần mềm hệ thống quản lý tài sản lý tưởng, do đó bạn phải chọn công cụ quản lý tài sản tốt nhất cho các yêu cầu cụ thể của mình.
Dưới đây là năm phần mềm hệ thống quản lý tài sản phổ biến trên thị trường, đây là nơi tuyệt vời để bạn bắt đầu tìm kiếm.
# 1. ServiceNow
ServiceNow, được thiết kế dành riêng cho các tổ chức, cung cấp nhiều dịch vụ quản lý tài sản như quản lý hàng tồn kho, quản lý thông tin tài chính và hợp đồng, theo dõi tài nguyên, v.v. Với một công cụ quản lý tài sản hoàn chỉnh như ServiceNow, các tổ chức sẽ không phải di chuyển giữa các giải pháp phần mềm đặc biệt cho từng chức năng nhân sự cụ thể.
- Ưu điểm: Sử dụng đơn giản, cơ sở dữ liệu tài sản hợp nhất và các báo cáo có thể định cấu hình
- Nhược điểm: Lúc đầu, việc khớp tất cả các quyền sở hữu tài sản và hợp đồng là khó khăn và tốn thời gian.
# 2. Kissflow
Đây không phải là một công nghệ tự động hóa quản trị nghiêm ngặt, mà là một đám mây tài chính mà bạn có thể sử dụng để quản lý các công việc vận hành cơ bản như quản lý tài sản, quản lý cơ sở vật chất, v.v. Kissflow là một đám mây tài chính và hoạt động dễ sử dụng dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
- Ưu điểm: Trải nghiệm người dùng đơn giản, dễ thích ứng và nhất quán trên các thiết bị.
- Nhược điểm: Bố cục quy trình đơn giản, thiếu các mẫu và bảng điều khiển được xác định trước
#3. Bộ SAP ERP
Ban đầu, SAP không đặt ưu tiên cao cho việc quản lý tài sản của công ty và kết quả là hệ thống có những lỗ hổng đáng kể về tính năng. Tuy nhiên, giờ đây nó đã phát triển thành một bộ công nghệ quản lý tài sản kinh doanh toàn diện áp dụng cho các ngành khác nhau. Ưu điểm chính của SAP là dễ dàng xử lý mọi thứ, từ vật liệu đến tài sản và chi phí tại một địa điểm.
- Ưu điểm: Chức năng mở rộng, năng lực dịch vụ tốt và cộng đồng người dùng tích cực.
- Nhược điểm: Công cụ lịch trình bảo trì không linh hoạt và cũng không có lợi cho các tiêu chuẩn của ngành.
#số 4. IBM Maximo
Maximo là một giải pháp quản lý tài sản đầu cuối bao gồm mô-đun bảo trì chi tiết cũng như các công cụ khác để quản lý mua sắm và hàng tồn kho. Cơ chế tích hợp của sản phẩm có hiệu quả và nó khuyến khích một nền tảng quản lý tài sản được kết nối tốt.
- Ưu điểm: Chức năng sản phẩm, kế hoạch sản phẩm và tầm nhìn tương lai
- Nhược điểm: Giao diện người dùng vụng về, lỗi trong phần bổ trợ không gian và sự cố với ứng dụng dành cho thiết bị di động
#5. Bộ phần mềm kinh doanh điện tử Oracle
Oracle E-Business Suite cung cấp giải pháp quản lý tài sản tất cả trong một. Ứng dụng này cung cấp các công cụ báo cáo đồ họa phong phú mà các bên liên quan có thể sử dụng để tạo báo cáo phân tích tùy chỉnh. Với trình kết nối API REST hoặc SOAP, doanh nghiệp có thể tương tác với nhiều loại ứng dụng.
- Ưu điểm: Trải nghiệm người dùng thân thiện, linh hoạt và nhất quán trên các thiết bị
- Nhược điểm: Chi phí bảo trì rất cao.
Chi phí của một phần mềm hệ thống quản lý tài sản là gì?
Chi phí của phần mềm hệ thống quản lý tài sản thay đổi tùy theo khả năng được cung cấp và chiến lược định giá. Một số nhà cung cấp AMS định giá dựa trên số lượng người dùng, trong khi những nhà cung cấp khác dựa trên số lượng nội dung hoặc kết hợp cả hai. Do đó, nó phụ thuộc vào những gì bạn muốn từ một hệ thống AMS.
Tổng kết
Quản lý tài sản hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ công ty nào, đặc biệt là vì tài sản cơ sở hạ tầng với tuổi thọ dài và đầu tư vốn đáng kể sẽ tạo cơ sở cho hoạt động kinh tế. Doanh nghiệp càng phức tạp thì càng cần phải có một cơ chế quản lý tài sản hợp lý.
Mặc dù các quy trình quản lý tài sản thủ công có thể hoàn thành công việc, nhưng nhân viên sẽ phải tự xử lý và giải quyết rất nhiều chi tiết để đảm bảo công ty của họ sử dụng tốt nhất các tài sản sẵn có. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý tài sản và thực hiện các mục tiêu quản lý tài sản của mình bằng cách triển khai công nghệ quản lý tài sản.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý tài sản tốt nhất, hãy chọn một giải pháp không chỉ giúp bạn quản lý tài sản mà còn kéo dài tuổi thọ của chúng, đảm bảo chúng hoạt động trơn tru với chi phí hợp lý.
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ TÀI SẢN PHẦN MỀM: Các công cụ quản lý tài sản phần mềm hàng đầu và tốt nhất
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG: Là Gì, Công cụ Miễn phí và Ứng dụng
- BÁN TÀI SẢN: Định nghĩa, so sánh và tất cả những gì bạn cần
- QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG: Nó là gì, Quy trình & Vòng đời
- 5 CÁCH DỄ DÀNG ĐỂ KIẾM LỚN NHƯ MỘT TƯ VẤN KINH DOANH)
dự án
