Chi tiết về số tiền và số tiền mà mỗi nhân viên được trả trong một khoảng thời gian trả lương nhất định được ghi lại trong sổ đăng ký bảng lương. Nó bao gồm dữ liệu tiền lương thiết yếu của mỗi công nhân. Hồ sơ tiền lương, tổng số tiền lương gộp, đặc quyền và đóng góp, thuế và các khoản khấu trừ, cũng như số tiền lương ròng của mỗi nhân viên nằm trong số các mục thông tin này. Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích mọi thứ về sổ đăng ký bảng lương. Chúng tôi cũng đã thêm một số mẹo về sổ đăng ký bảng lương Quickbooks. Tại sao không lặn ngay bây giờ?
Sổ đăng ký bảng lương là gì?
Sổ đăng ký bảng lương là một cuốn sổ theo dõi ai được trả bao nhiêu và khi nào trong một khoảng thời gian trả lương nhất định. Trong hầu hết các trường hợp, sổ đăng ký bảng lương sẽ bao gồm các chi tiết sau về từng nhân viên:
- Tổng mức lương
- Thanh toán ròng
- Thuế tiền lương
- Các khoản giữ lại cho nhân viên (chẳng hạn như bảo hiểm y tế)
- Một khoản tiền cho tất cả nhân viên trong suốt thời gian cũng thường được đưa vào cuối báo cáo đăng ký.
- Lịch sử tiền lương, báo cáo chi tiết bảng lương, v.v. không giống với báo cáo sổ lương.
Cấu trúc của Sổ đăng ký tiền lương
Trong một khoảng thời gian trả lương nhất định, sổ đăng ký tiền lương thường được tổ chức dưới dạng một loạt các biểu đồ đơn giản (một biểu đồ cho mỗi nhân viên).
- Họ tên
- Ngày kỳ lương (bắt đầu và kết thúc)
- Ngày trả tiền
- Số giờ làm việc
- Mức lương áp dụng (thường xuyên hoặc ngoài giờ)
- Tổng tiền lương gộp
- Thuế nhân viên và người sử dụng lao động áp dụng
- khấu trừ phúc lợi
- Đóng góp lợi ích của người sử dụng lao động
- lương ròng
- Chi tiết thanh toán ròng (séc giấy, tiền gửi trực tiếp hoặc thẻ thanh toán)
Điều quan trọng cần ghi nhớ là các quy tắc của tiểu bang và địa phương về hồ sơ biên chế khác nhau. Để luôn tuân thủ luật pháp liên bang, tiểu bang và địa phương, các doanh nghiệp phải biết các quy định áp dụng cho nhân viên của họ và lưu giữ các hồ sơ liên quan trong khoảng thời gian cần thiết.
Các bước để tạo Sổ đăng ký bảng lương
Đảm bảo bạn có sẵn các tài liệu sau trước khi bắt đầu tạo sổ đăng ký bảng lương:
- Số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN)
- ID thuế tiểu bang và địa phương
- Mẫu W-4 của Liên bang và Mẫu W-4 của Tiểu bang (nếu có)
#1. Tìm hiểu tần suất xử lý bảng lương
Đưa ra quyết định về tần suất nhân viên sẽ được trả lương: hàng tuần, hai tháng một lần, nửa tháng hoặc hàng tháng. Xác định những gì hoạt động tốt nhất với nhịp điệu kinh doanh của bạn và gắn bó với nó.
#2. Thu thập tất cả dữ liệu nhân sự có liên quan
Bạn sẽ cần thẻ chấm công, cuống phiếu lương và W-4 của mỗi công nhân để tính bảng lương và các loại thuế khác. Những người mới được tuyển dụng không chỉ yêu cầu một đơn đăng ký đã hoàn thành mà còn cả một mẫu I-9 đã hoàn thành.
#3. Điền vào đăng ký với thông tin chi tiết về nhân viên và thông tin thanh toán
Nhập dữ liệu thẻ chấm công vào hệ thống bảng lương để xác định tổng lương cho mỗi công nhân.
#4. Tính thuế và các khoản khấu trừ
Để biết số tiền dành cho thuế của mỗi nhân viên, hãy xem các mẫu W-4 của họ. Các khoản đóng góp cho kế hoạch lương hưu và tài khoản hưu trí cá nhân (IRAs) cũng được bao gồm trong danh mục này.
#5. Tính lương ròng cho mỗi nhân viên
Khấu trừ tổng số tiền thuế và các khoản khấu trừ bắt buộc khác từ tổng số tiền bồi thường của nhân viên. Bạn sẽ nhận được tiền lương thực tế hoặc tiền lương ròng của mỗi nhân viên.
#6. Kiểm tra và cân đối sổ cái bảng lương
Trước khi bắt đầu một kỳ trả lương mới, điều quan trọng là phải giải quyết mọi vấn đề còn tồn đọng hoặc tranh chấp của nhân viên từ kỳ trước.
Mẫu đăng ký bảng lương
Các mẫu đăng ký bảng lương, cả trực tuyến và trong các công cụ như Excel, đều cực kỳ cơ bản. Sổ được thiết kế để lưu giữ hồ sơ lương cũng thường có sẵn tại các cửa hàng cung cấp văn phòng. Nhiều tổ chức, cả lớn và nhỏ, sử dụng các giải pháp bảng lương kỹ thuật số vì chúng dễ cài đặt và giao diện với các ứng dụng khác của công ty.
Cách sử dụng và duy trì Sổ đăng ký bảng lương
Để quản lý những khác biệt không lường trước mà không bị nhầm lẫn, điều quan trọng đối với người sử dụng lao động là phải cập nhật dữ liệu bảng lương liên quan và có sẵn một cách thuận tiện. Sổ đăng ký bảng lương phải được cập nhật đồng thời với việc khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ từ tiền lương, thanh toán cho nhân viên và đặt cọc các khoản thanh toán thuế với cơ quan chính phủ. Khi được tuân theo một cách tôn giáo, thực hành như vậy có thể giúp đảm bảo hồ sơ biên chế đáng tin cậy.
Tiến hành kiểm toán là một thành phần quan trọng trong việc cập nhật sổ đăng ký bảng lương. Trong thời gian này, các doanh nghiệp đảm bảo rằng các thủ tục kế toán và lưu trữ hồ sơ của họ được mã hóa bằng cách đối chiếu các giao dịch bảng lương. Việc kiểm tra bảng lương nên được thực hiện ít nhất một lần trong mỗi kỳ lương.
Chức năng của Sổ đăng ký tiền lương
Các công ty có thể hưởng lợi từ việc lưu giữ hồ sơ lương theo ít nhất các cách sau:
- Ghi lại tất cả thời gian trả tiền đã sử dụng
- Kiểm tra chi tiêu của tổ chức hoặc cá nhân nhân viên của bạn.
- Duy trì hồ sơ về thuế và các khoản khấu trừ do nhân viên thực hiện
Nhưng tính hữu ích của một sổ đăng ký bảng lương còn vượt xa điều đó. Nó cũng được sử dụng bởi các công ty cho những điều sau đây:
- Chi phí tiền lương phải được đối chiếu với sổ cái chung.
- Theo dõi thời gian nhân viên đã nghỉ do ốm đau, nghỉ phép hoặc nghỉ phép có lương khác.
- Xác minh tính hợp pháp của các khoản khấu trừ lương và đóng góp của chủ lao động vào quỹ 401(k) hoặc hình thức trả chậm khác.
Tất cả các tác vụ này có thể được thực hiện thủ công, nhưng phần mềm tính lương chuyên dụng giúp báo cáo nhanh chóng và dễ dàng với thông tin có sẵn chỉ bằng một cú nhấn chuột.
Sổ đăng ký tiền lương: Chi phí tiền lương và thuế
Sổ đăng ký bảng lương nêu chi tiết các chi phí khác nhau liên quan đến bảng lương mà doanh nghiệp cần lập ngân sách, chẳng hạn như:
- Các khoản khấu trừ tiền lương theo Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA)
- Thuế FICA phía chủ lao động
- Khấu trừ tiền lương cho thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ
- Các khoản khấu trừ tiền lương cho thuế thu nhập của tiểu bang và địa phương (nếu có).
- Thuế thất nghiệp liên bang phía người sử dụng lao động
- Trách nhiệm của người sử dụng lao động đối với thuế bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang
- Khấu trừ tiền lương cho bảo hiểm thất nghiệp nhà nước (nếu cần)
- Bồi thường cho người lao động do người sử dụng lao động trả dựa trên luật tiểu bang
- Các khoản khấu trừ lương cho phúc lợi và các chi phí khác được nhân viên chấp thuận
- Lợi ích và đóng góp tiết kiệm hưu trí được thực hiện bởi người sử dụng lao động
- Các khoản nợ lương do người lao động bị khấu trừ
Những hồ sơ chi tiêu tiền lương này có thể là vô giá trong việc giảm bớt nỗi đau của một cuộc kiểm toán. Khi nói đến việc nộp các biểu mẫu thuế bảng lương, một hồ sơ bảng lương được tổ chức tốt là vô giá.
- Tờ khai thuế liên bang hàng quý cho người sử dụng lao động (Mẫu 941)
- Bồi thường cho người không phải là nhân viên, hoặc Mẫu 1099-NEC
- Báo cáo biên nhận tiền lương và thuế Mẫu W-2
- Biểu mẫu chuyển tiền lương và thuế W-3
Đăng ký bảng lương so với Lịch sử kiểm tra lương so với Chi tiết bảng lương
Tiền lương của mỗi nhân viên trong một kỳ lương nhất định có thể được tìm thấy trong báo cáo lịch sử kiểm tra tiền lương của họ. Do lịch sử trả lương của mỗi nhân viên là duy nhất, nó không bao gồm thông tin về các nhân viên khác. Báo cáo lịch sử tiền lương cũng có thể đóng vai trò là cuống phiếu lương cho nhân viên. Bạn có thể thấy số tiền cho nhiều kỳ lương (ví dụ: tất cả các khoản lương trong quý đầu tiên) nếu bạn sử dụng phần mềm tính lương cho phép bạn kết hợp lịch sử tiền lương trong một thời gian cụ thể.
Tệp sổ đăng ký bảng lương tóm tắt tất cả các khoản tiền lương và tiền công được trả cho nhân viên trong suốt một kỳ trả lương nhất định. Báo cáo cung cấp tổng số nhân viên cá nhân cũng như tổng số nhân viên. Khi kết luận, báo cáo đăng ký thường tổng hợp dữ liệu từ các báo cáo riêng biệt nêu chi tiết các kỳ lương trước đây.
Báo cáo đăng ký và báo cáo chi tiết bảng lương hầu như giống hệt nhau. Thông tin tiền lương được hiển thị trong cả hai. Cả hai đều có thể được sử dụng để hiển thị chi tiết thời gian thanh toán trên phiếu lương. Tuy nhiên, một số báo cáo chi tiết bảng lương cho phép bạn phân loại thêm các khoản thanh toán (ví dụ: theo địa điểm). Phần thuế biên chế của người sử dụng lao động thường được bao gồm trong báo cáo chi tiết bảng lương, nhưng không phải là báo cáo đăng ký bảng lương.
Lời khuyên cho việc duy trì sổ đăng ký bảng lương
Hãy chú ý đến những điều sau đây để duy trì sổ đăng ký bảng lương tuân thủ và cập nhật:
#1. Duy trì hồ sơ chính xác
Có thể tránh được sự không nhất quán trong sổ đăng ký lương thông qua việc kiểm tra hồ sơ thường xuyên và điều chỉnh bất kỳ sự khác biệt nào được tìm thấy. Sau đây là những ví dụ về những lỗi thường xuyên xảy ra với bảng lương:
- Trả lương thấp hoặc cao cho nhân viên một cách không công bằng
- suy diễn sai nhiều yếu tố
- Không cung cấp tiền lương đầu tiên cho một nhân viên
#2. Thường xuyên xem xét và cập nhật thông tin nhân viên
Hãy chắc chắn rằng sổ đăng ký bảng lương của bạn phản ánh bất kỳ nhân viên mới nào. Nếu một nhân viên yêu cầu các khoản khấu trừ bổ sung, chẳng hạn như cho bảo hiểm, hãy chắc chắn rằng họ được tính vào sổ cái bảng lương.
#3. Duy trì nhận thức về các quy định thuế đang phát triển
Nếu muốn tránh bị phạt, bạn nên cập nhật hệ thống bảng lương của mình ngay lập tức nếu có thay đổi về luật thuế liên bang, tiểu bang hoặc địa phương.
#4. Nhân viên nên được đào tạo về hệ thống trả lương
Người lao động sẽ hiểu rõ hơn nếu có sự chậm trễ trong việc xử lý bảng lương hoặc nếu có vấn đề nhỏ trong các khoản thanh toán của họ nếu họ hiểu quy trình tính lương của bạn hoạt động như thế nào. Nhân viên của bạn sẽ hợp tác hơn trong việc cung cấp cho nhóm kế toán dữ liệu thuế họ cần và thông báo bất kỳ thay đổi nào đối với các cam kết tài chính của họ có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý bảng lương.
Đăng ký Bảng lương QuickBooks là gì?
Bộ phận kế toán có thể tiết kiệm thời gian và công sức với việc sử dụng QuickBooks Payroll Register, một ứng dụng dịch vụ được sử dụng để tiến hành tính lương. Quá trình xử lý bảng lương cũng bao gồm việc xác định mức bồi thường cho nhân viên và khấu trừ bất kỳ khoản thuế liên bang và tiểu bang nào. Qua "biên chế,” ý chúng tôi là hệ thống theo dõi và phổ biến thông tin tài chính liên quan đến nhân viên của công ty.
Các loại QuickBooks Bảng lương Đăng ký
Có hai phiên bản của QuickBooks Online Payroll Register:
#1. bảng lương tiêu chuẩn
Đó là một chương trình trả lương được phát triển riêng cho các công ty có từ 30 đến 50 công nhân. Cả lợi ích lẫn nguồn nhân lực đều không thống nhất. Đây có thể không phải là vấn đề lớn nếu công ty của bạn chỉ có một số ít công nhân.
#2. Bảng lương nâng cao
Đối với những người có công việc liên quan đến "trả lương" thay mặt cho nhiều khách hàng, chương trình này đã được phát triển. Điều này bao gồm các kế toán viên chuyên nghiệp, chuyên gia tiền lương trong các tổ chức và những người khác ở vị trí tương tự.
Đăng ký bảng lương QuickBooks hoạt động như thế nào
Bước đầu tiên là chọn một tùy chọn bảng lương trong Ứng dụng Máy tính để bàn QuickBooks. Sau đó, bạn sẽ cần dữ liệu chính xác về doanh nghiệp của mình và nhân viên của doanh nghiệp, chẳng hạn như tên, tuổi và số điện thoại được cập nhật. Bạn sẽ cần một bản sao cuống phiếu lương của nhân viên để thực hiện thay đổi từ bảng lương Tiêu chuẩn sang Nâng cao hoặc ngược lại. Ngoài ra, bạn sẽ cần thông tin về thuế và NI (Bảo hiểm quốc gia) của nhân viên mới.
Các tính năng của Đăng ký bảng lương QuickBooks
Dưới đây là một số tính năng của QuickBooks Payroll:
#1. Gửi tiền trực tiếp cho nhân viên
Cho dù bạn chọn gói dịch vụ nào (Core, Premium hay Elite Payrolls), bạn sẽ có quyền truy cập vào khoản tiền gửi trực tiếp miễn phí. Người sử dụng lao động sẽ dễ dàng trả lương hơn cho những người lao động đã đăng nhập vào hệ thống.
#2. Lần tính lương là không giới hạn
Xử lý bảng lương với QuickBooks Online là không giới hạn. Không có phí bổ sung liên quan đến việc chạy bảng lương thông qua Bảng lương trực tuyến QuickBooks.
#3. Tự động tính và nộp thuế
Việc tìm kiếm và nộp các giấy tờ về thuế cũng như đặt cọc thuế được thực hiện dễ dàng hơn với QuickBooks Online Payroll.
#4. Tự động hóa bảng lương
Nhân viên có thể xử lý bảng lương bằng công cụ này mà không phải nhập bất kỳ dữ liệu nào theo cách thủ công. Điều này phải được thực hiện trước khi bảng lương được xử lý. Khả năng bao gồm tiền lương và tiền thưởng trong bảng lương là một chức năng hữu ích khác.
#5. Lực lượng lao động của QuickBooks
Nhân viên có thể truy cập dữ liệu thuế cập nhật nhất, thu nhập hàng năm, thời gian nghỉ có lương, cuống phiếu lương, biểu mẫu W-2, v.v. thông qua QuickBooks Payroll.
Lợi ích của việc có Sổ đăng ký bảng lương
Giữ mọi thứ được liên kết với bảng lương ở một nơi—tiền lương, thuế và phân phối—sẽ dễ dàng hơn nhiều với sự trợ giúp của sổ đăng ký bảng lương.
#1. Làm cho nó có thể lưu trữ hồ sơ chi tiết
Rất dễ mắc lỗi kế toán với tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước khi kết thúc kỳ lương, đặc biệt nếu bạn có một lực lượng lao động lớn. Nhân viên kế toán có thể sử dụng sổ đăng ký bảng lương để nắm bắt và sửa những lỗi đơn giản trong sổ sách mà nếu không có thể không bị phát hiện.
#2. Thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật các quy định về thuế
Hồ sơ bảng lương phải được lưu giữ ít nhất ba năm để Sở Thuế vụ (IRS), Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) và Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (EEOC) xem xét và tham khảo. Duy trì hồ sơ việc làm theo yêu cầu của pháp luật thật dễ dàng với sự trợ giúp của sổ đăng ký bảng lương. Bạn sẽ không bao giờ mất nhiều hơn một vài cú nhấp chuột để có được bất kỳ dữ liệu nào trong số này.
#3. Giúp tiết kiệm thời gian
Xử lý bảng lương mất quá nhiều thời gian và có quá nhiều lỗi khi thực hiện thủ công. Sổ đăng ký bảng lương thủ công đòi hỏi nhiều đào tạo và giám sát để được sử dụng chính xác cho bất kỳ việc gì như tính toán các khoản rút thuế hoặc thanh toán làm thêm giờ mỗi kỳ. Nhưng một hệ thống tính lương tự vận hành sẽ giúp bạn không gặp rắc rối và tiết kiệm thời gian. Một con người phải nhập chi tiết nhân viên mới hoặc ngày kết thúc, nhưng phần còn lại của công việc được thực hiện tự động. Ngoài ra, sổ đăng ký bảng lương cho thấy xu hướng chi tiêu hàng quý hoặc hàng năm của công ty bạn, cho phép bạn chuẩn bị nhanh chóng và dễ dàng cho mùa cao điểm và mùa thấp điểm.
#4. Trợ giúp về thù lao phù hợp cho nhân viên với dữ liệu bảng lương chính xác
Duy trì hồ sơ bảng lương hiện tại giúp dễ dàng đối chiếu bảng lương và đảm bảo rằng tất cả các loại thuế và tiền lương được tính toán chính xác. Theo dõi dữ liệu này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Sẽ không cần bất kỳ cơ quan quản lý nào liên quan đến thuế tiến hành kiểm toán tài chính của bạn để tìm kiếm các sai sót bồi thường. Nó giúp người lao động đánh giá cao tiền lương thường xuyên, kịp thời. Giữ một sổ đăng ký bảng lương là một cách cơ bản nhưng hiệu quả để nâng cao tinh thần và khuyến khích người lao động.
Đăng ký bảng lương có phải là một bảng tính không?
Bảng tính có thể được sử dụng để xây dựng sổ đăng ký bảng lương, mặc dù tùy chọn này có thể không phù hợp với nhiều doanh nghiệp. Phần mềm tính lương giúp việc duy trì dữ liệu bảng lương đáng tin cậy và tạo báo cáo nhanh chóng trở nên đơn giản hơn.
Tạp chí cho bảng lương là gì?
Hồ sơ của mọi giao dịch tiền lương được lưu giữ trong nhật ký tiền lương. Các mục nhập sổ cái chung ở cấp tóm tắt cũng đại diện cho dữ liệu này. Nhật ký bảng lương được sử dụng thay cho sổ cái chung khi cần có thông tin chi tiết hơn về bảng lương, chẳng hạn như trong quá trình kiểm toán.
Nhật ký tính lương có giống với Sổ đăng ký tính lương không?
Nhật ký lương và sổ đăng ký lương giống nhau ở chỗ cả hai đều ghi lại các giao dịch tài chính liên quan đến nhân viên, nhưng chúng không giống nhau. So với nhật ký bảng lương, sổ đăng ký bảng lương thường có nhiều thông tin chi tiết hơn về tiền lương và lợi ích của mỗi nhân viên. Quyền truy cập vào sổ đăng ký bảng lương thường bị hạn chế đối với những cá nhân được phép trong công ty, chẳng hạn như người quản lý bảng lương, do lượng thông tin nhạy cảm chứa trong đó.
Ai chuẩn bị sổ đăng ký biên chế?
Sổ đăng ký có thể được thực hiện bởi bạn, nhân viên kế toán hoặc bộ phận nhân sự, tùy thuộc vào mức độ lớn của công ty bạn. Đây là công cụ bắt buộc phải có đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào, vì nó giúp bạn theo dõi một trong những khoản chi lớn nhất của mình: tiền lương và tiền công.
Bảng lương là gì?
Bảng lương, còn được gọi là Bảng lương hoặc chỉ là Bảng lương, là một kế toán toàn diện về tất cả các khoản bồi thường cho người lao động cho các dịch vụ được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Cũng có thể đọc nó như một cuống phiếu lương.
Sự khác biệt giữa Tiền lương và Bảng lương là gì?
Tiền lương của nhân viên là số tiền hàng năm mà họ được đảm bảo nhận được từ người sử dụng lao động, trong khi cơ sở hạ tầng bảng lương và bảng lương là hệ thống được sử dụng để theo dõi thu nhập và các khoản khấu trừ của nhân viên.
Làm thế nào để bạn làm kế toán tiền lương?
- Tóm tắt Tiền lương Đến hạn.
- Nhập thay đổi nhân viên.
- Tính Thuế.
- Tính Các Khoản Khấu Trừ Tiền Lương.
- Khấu trừ thanh toán thủ công.
- Tạo Sổ đăng ký bảng lương.
- In phiếu lương.
- Thanh toán bằng tiền gửi trực tiếp.
Kết luận:
Sổ đăng ký bảng lương là một công cụ hữu ích để theo dõi các giao dịch liên quan đến bảng lương. Tất cả các cam kết tiền tệ của bạn cho kỳ hạn được chia nhỏ rất chi tiết. Bạn có thể trả lương cho nhân viên của mình đúng hạn và cung cấp thông tin theo yêu cầu của IRS và SSA để tuân thủ các quy định về thuế bảng lương một cách kịp thời nếu bạn sử dụng phần mềm bảng lương. Bạn không thể quản lý đúng cách công ty của mình hoặc trả lương cho nhân viên của mình hoặc tuân thủ các quy tắc liên bang nếu không có thông tin trong sổ đăng ký bảng lương. Đây là một công cụ hữu ích cần có trong quy trình tính lương thông thường của bạn vì nó cho phép bạn xem lại công việc của mình và đảm bảo mọi thứ đều chính xác. Hãy suy nghĩ về việc đầu tư vào phần mềm tính lương giúp việc tạo báo cáo đăng ký bảng lương trở nên dễ dàng.
Bài viết liên quan
- QuickBook: Cách sử dụng ứng dụng QuickBook (+ Mẹo miễn phí)
- Phần mềm kế toán tốt nhất năm 2023 là gì
- HỆ THỐNG TIỀN LƯƠNG: Định nghĩa, Phần mềm & Hướng dẫn
- QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG: Phần mềm và các phương pháp hay nhất
- Bảng lương doanh nghiệp nhỏ: Dịch vụ phần mềm tính lương tốt nhất Vương quốc Anh
dự án
