Việc trao đổi tiền mặt là cần thiết bất cứ khi nào khách hàng mua sản phẩm, cho dù đó là tại cửa hàng thực tế hay trực tuyến. Việc trao đổi này diễn ra thông qua một loạt các hoạt động tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển tiền cho nhà bán lẻ và sản phẩm cho người mua. Việc hoàn thành thành công mỗi giao dịch phụ thuộc vào hoạt động của hệ thống xử lý giao dịch (TBS) để hoàn tất việc bán hàng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mô tả hoạt động của hệ thống xử lý giao dịch cũng như điều tra các loại, thành phần khác nhau của nó và lợi ích của việc sử dụng hệ thống đó.
Hệ thống xử lý giao dịch là gì?
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) là một phần mềm không chỉ đảm bảo hoàn thành thành công giao dịch kinh doanh mà còn duy trì hồ sơ của tất cả các giao dịch. Hệ thống xử lý giao dịch trực tuyến (OTPS) là một hệ thống tương tự mà người bán trực tuyến sử dụng để tiến hành thương mại điện tử.
Bằng cách lưu trữ, phân phối và nhận thông tin qua cơ sở dữ liệu, Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đảm bảo rằng mọi giao dịch đều thành công. Nó là một phần bổ sung cho hệ thống điểm bán hàng (POS) được sử dụng trong các doanh nghiệp. Hệ thống POS là thành phần đọc thẻ tín dụng, tạo biên lai, nhận tiền quyên góp và lưu trữ tiền mặt.
Ví dụ: tại một cửa hàng, người tiêu dùng có thể sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán cho cuốn sách họ đã mua từ cửa hàng. Sau khi nhận được chi tiết thẻ của khách hàng, TPS sẽ tương tác với ngân hàng của khách hàng và quyết định có cho phép mua hàng hay không dựa trên số dư tài khoản hiện tại của khách hàng.
Các thành phần của Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)
Tất cả các hệ thống TPS đều được xây dựng từ bốn thành phần khác nhau cần thiết cho hoạt động của chúng.
#1. Các đầu vào
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) của một công ty nhận được yêu cầu này, có thể là về một sản phẩm hoặc một khoản thanh toán. Do đó, nếu tổ chức của bạn sử dụng xử lý hàng loạt, TPS sẽ lưu các nhóm đầu vào để xử lý tiếp. Mặt khác, nếu tổ chức của bạn sử dụng hệ thống thời gian thực, nó sẽ xử lý tất cả dữ liệu khi nhận được.
# 2. Kho
Thành phần này chịu trách nhiệm lưu trữ dữ liệu. Thậm chí ngày nay, vẫn có những doanh nghiệp lưu thông tin của bạn dưới dạng tài liệu. Vì tại PayRetailers, chúng tôi muốn doanh nghiệp của bạn mở rộng nên chúng tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng đám mây để cải thiện mức độ bảo mật, khả năng truy cập và tổ chức mà bạn có.
Nếu nhà cung cấp muốn xác minh khoản thanh toán, việc này có thể được thực hiện trong hệ thống và bạn sẽ có thể xác định liệu giao dịch đó có đúng như mong muốn hay không.
#3. Xử lý
Hệ thống này nhận dạng đầu vào, cho dù đó là thẻ hay số của thẻ, sau đó bắt đầu tạo ra một kết thúc rất hữu ích, chẳng hạn như lấy biên lai. Thành phần này hỗ trợ xác định dữ liệu đầu vào và đầu ra, dữ liệu này có thể thay đổi theo thời gian vì nó phụ thuộc vào loại TPS mà công ty bạn sử dụng.
#4. Đầu ra
Thành phần này chịu trách nhiệm tạo ra các giấy tờ liên quan đến việc xử lý tất cả các thông tin đầu vào mà công ty đã ghi lại trong hồ sơ của mình. Do đó, nó sẽ hỗ trợ trong việc xác định liệu một giao dịch hoặc việc mua bán có hợp pháp hay không và nó cũng sẽ cung cấp thông tin có thể được sử dụng cho mục đích chính thức và thuế.
Ví dụ: nếu nhà cung cấp gửi hóa đơn cho tổ chức của bạn, khoản thanh toán này phải được thực hiện để hóa đơn được gửi lại cho nhà cung cấp dưới dạng xác nhận thanh toán.
Đặc điểm của TPS
Một số đặc điểm quan trọng nhất của TPS như sau:
- Quyền truy cập có Kiểm soát: Hệ thống cấp phép minh bạch (TPS) là công cụ kinh doanh hiệu quả cao. Do đó, chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập nó. Nói cách khác, nó hạn chế khả năng của một cá nhân cụ thể trong việc kiểm soát và xử lý các giao dịch.
- Kết nối với môi trường bên ngoài: Thông qua việc phổ biến thông tin tới cả người tiêu dùng và nhà cung cấp, TPS có thể thiết lập mối liên hệ với môi trường bên ngoài.
- Hệ thống phản hồi nhanh: Chức năng này rất cần thiết cho hệ thống xử lý giao dịch (TPS), vì doanh nghiệp không thể đủ khả năng để bắt người tiêu dùng phải chờ một thời gian dài trước khi họ có thể hoàn tất giao dịch.
- Tính không linh hoạt: Để đạt được hiệu quả tối đa, hệ thống xử lý giao dịch (TPS) xử lý tất cả các giao dịch theo cách giống nhau, bất kể thời gian trong ngày, người dùng hay khách hàng.
- Độ bền: Bởi vì khách hàng không chấp nhận lỗi nên TPS cần phải đáng tin cậy. Ngoài ra, nó cần phải có đầy đủ các biện pháp an ninh và an toàn.
- Phân phối thông tin chi tiết đến các hệ thống khác: Ngoài việc sản xuất và phân phối thông tin đến các hệ thống khác, TPS còn chịu trách nhiệm phân phối thông tin chi tiết đến các hệ thống khác. Lấy một ví dụ, hệ thống sổ cái tổng hợp lấy thông tin từ hệ thống xử lý bán hàng.
Các loại hệ thống xử lý giao dịch
Có hai loại hệ thống xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) riêng biệt mà chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn dưới đây.
#1. Xử lý hàng loạt
Vì TPS này chịu trách nhiệm diễn giải các nhóm dữ liệu có điểm tương đồng nên việc xử lý dữ liệu này có thể mất nhiều thời gian hơn và đòi hỏi nhiều tài nguyên máy tính hơn. Điều này là do một lượng lớn dữ liệu cần được đánh giá.
Nếu người dùng thực hiện thanh toán cho dịch vụ đăng ký trong nửa cuối tháng, hệ thống được yêu cầu xử lý giao dịch đó theo đợt vì nó diễn ra cùng một lúc. Điều này không sao vì hệ thống chỉ đọc lô mỗi tháng một lần.
#2. Xử lý dữ liệu thời gian thực
Trong kiểu xử lý này, các giao dịch được thực hiện theo thứ tự chúng được trình bày. Việc bạn có thể ngăn chặn sự chậm trễ trong hành động và đạt được kết quả chính xác hơn là một khía cạnh rất hữu ích của nó.
Có thể lấy ví dụ về một cửa hàng trực tuyến để minh họa. Việc các giao dịch thẻ sẽ diễn ra ở đây theo thời gian thực sẽ đảm bảo cho việc mua hàng và thanh toán. Với sự hỗ trợ của quy trình này, tổ chức của bạn sẽ có thể nhanh chóng phát hiện ra những sai lầm và đưa ra quyết định liên quan đến giải pháp chiến lược.
Lợi ích của TPS
Việc sử dụng TPS có liên quan đến một số lợi ích, bao gồm:
#1. Tăng tốc quá trình giao dịch
Nhờ có TPS, doanh nghiệp có thể tăng tốc độ của từng giao dịch một cách hiệu quả, từ đó giảm lượng thời gian mà khách hàng phải chờ đợi. Một số hệ thống xử lý giao dịch theo thời gian thực, trong khi có những hệ thống khác thu thập thông tin về giao dịch trong khoảng thời gian định trước và sau đó xử lý sau đó, thường là sau khi giờ làm việc kết thúc.
#2. Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn
Trong một ngày, TPS có thể quản lý và tổ chức hàng nghìn giao dịch. Do đó, nhu cầu nâng cấp hệ thống hoặc sử dụng nhiều hệ thống để đáp ứng nhu cầu có thể giảm xuống, điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí cho công ty.
#3. Tăng cường độ tin cậy
Có thể đảm bảo rằng bạn xử lý các giao dịch của người tiêu dùng một cách kịp thời và chính xác bằng cách sử dụng TPS. Chi phí có thể có cho việc khắc phục sự cố hoặc mã hóa các hệ thống gặp trục trặc có thể được giảm bớt nhờ sự hỗ trợ của TPS đáng tin cậy, điều này cũng có thể giúp công ty của bạn tiết kiệm tiền.
#4. Quản lý tự động
Một phần lớn công việc quản lý nguồn lực và doanh thu nội bộ của tổ chức có thể được tự động hóa bằng ATPS. Khi mức độ tự động hóa cao hơn, nhân viên sẽ có ít thời gian hơn để kiểm tra các giao dịch. Khi nói đến việc nâng cao lợi nhuận của công ty, tự động hóa là một thành phần thiết yếu vì nó giúp người lao động có thêm thời gian để tập trung vào các hoạt động thú vị hơn và yêu cầu họ phải suy nghĩ chín chắn.
Ví dụ về hệ thống xử lý giao dịch
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) sử dụng các ví dụ sau:
Việc xử lý các đơn đặt hàng, đặt chỗ, tài khoản phải trả và phải thu, bảng lương và các hệ thống tương tự khác là một vài ví dụ về hệ thống xử lý giao dịch mà tổ chức sử dụng. Do các tương tác và giao dịch diễn ra với người tiêu dùng, dữ liệu này sẽ luôn có sự thay đổi đáng kể.
- Để cho bạn một ví dụ, khi bạn sử dụng thẻ tín dụng để đặt chuyến bay, đây là một ví dụ về giao dịch trong đó công ty nhận được đơn đặt hàng về hàng hóa và hàng tồn kho. Sau đó, một cảnh báo sẽ được tạo cho nhân viên, cho phép họ lấy sản phẩm, in hóa đơn và sau đó gửi hàng đi.
Trong quá trình xử lý giao dịch, TPS hoạt động theo đợt và theo thời gian thực. Quá trình xử lý hàng loạt bao gồm việc thu thập dữ liệu trong một khoảng thời gian cụ thể và xử lý tất cả dữ liệu đó cùng nhau thành một nhóm. Khi so sánh với thời gian thực, tức thời.
- Ví dụ: khi một khách du lịch đặt chỗ trên phương thức vận chuyển của họ, đây là minh họa cho tình huống này. Quá trình xử lý diễn ra ở đây là tức thời và theo thời gian thực, có nghĩa là không ai khác có thể chọn nó.
Ba chu kỳ của hệ thống xử lý giao dịch là gì?
TPS là một hoạt động bao gồm ba chu kỳ. Chúng giống như được mô tả dưới đây:
Chu kỳ thu nhập, chu kỳ chuyển đổi và chu trình chi tiêu
Business Intelligence (BI) khác với hệ thống xử lý giao dịch (TP) như thế nào?
Hệ thống kinh doanh thông minh, thường được gọi là hệ thống BI, là những giải pháp toàn diện bao gồm các ứng dụng, công nghệ và quy trình quản lý. Mặt khác, hệ thống xử lý giao dịch là một hệ thống xử lý thông tin chịu trách nhiệm xử lý từng giao dịch diễn ra trong một tổ chức. Sử dụng dữ liệu phù hợp với hoạt động của một công ty là mục tiêu chính của hệ thống thông minh kinh doanh (BI). Mặt khác, hệ thống xử lý giao dịch được thiết kế để xử lý từng giao dịch diễn ra trong một tổ chức.
Hệ thống xử lý giao dịch thực hiện chức năng của nó ở mức độ nào?
TPS, hỗ trợ nhu cầu hoạt động của tổ chức, xử lý các giao dịch của tổ chức. Cơ sở dữ liệu được cập nhật với tất cả các tác động của các giao dịch không truy vấn được hệ thống ghi lại. Ngoài ra, nó còn tạo ra các giấy tờ liên quan đến các giao dịch đang được tổ chức.
Hệ thống xử lý giao dịch có được coi là phần mềm không?
Với mục đích quản lý tất cả các giao dịch kinh doanh, TPS kết hợp cả phần cứng và phần mềm.
So sánh ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng hệ thống xử lý giao dịch
Ưu điểm của việc sử dụng TPS
- Giải pháp này cung cấp một giải pháp có giá cả phải chăng và dễ triển khai cho tất cả các hoạt động liên quan đến doanh thu trong một tổ chức.
- Cơ sở dữ liệu rất đáng tin cậy và ổn định hỗ trợ hoạt động, lưu và phản ánh thông tin bất cứ khi nào cần mà không có nguy cơ mất dữ liệu.
- Điều này giúp có thể phục hồi nhanh chóng sau bất kỳ lỗi vận hành nào có thể xảy ra, dẫn đến độ trễ rất nhỏ trong quá trình xử lý giao dịch.
- Nó cho phép làm việc từ xa, cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng hoạt động mà không bị hạn chế, cho phép họ mở rộng hoạt động trên toàn thế giới.
- Xử lý thời gian thực và xử lý hàng loạt đều là những ứng dụng khả thi cho công nghệ này.
Nhược điểm của việc sử dụng TPS
- Các yêu cầu của mỗi công ty là khác nhau và phải được giải quyết theo một cách nhất định. Vì lý do này, cần phải phát triển một giải pháp phù hợp với nhu cầu riêng của từng tổ chức có tiêu chí nhất định.
- Chi phí ban đầu để thiết lập và cài đặt nó có thể ở mức cao hơn, mặc dù thực tế đây là một giải pháp tiết kiệm chi phí.
- Đối với các nhiệm vụ như nhập dữ liệu, quản lý và ghi chép hàng tồn kho cũng như các nhiệm vụ tương tự khác, có thể bạn sẽ cần một số lượng lớn nhân công, ngay cả khi quá trình thiết lập của bạn cực kỳ phức tạp.
- Mặc dù TPS được phát triển để quản lý một lượng lớn công việc và dữ liệu, nhưng việc quá tải TPS có thể khiến hệ thống không thể hoạt động được.
- Để phần mềm TPS hoạt động mà không gặp bất kỳ trục trặc nào, cần phải có thông số kỹ thuật phần cứng cụ thể.
Kết luận:
Việc sử dụng hệ thống xử lý giao dịch đã mang lại sự thay đổi trong cách thức tiến hành kinh doanh trên toàn thế giới. Các hoạt động vận hành của công nghệ thông tin này được xây dựng phức tạp và tinh tế, giúp hệ thống quản lý doanh thu dễ dàng sử dụng hơn ở mọi doanh nghiệp. Những người đam mê công nghệ có thể tiếp cận được nhiều cơ hội khác nhau bằng cách tiếp thu kiến thức cần thiết để xây dựng và mã hóa hệ thống xử lý giao dịch. Hãy liên hệ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về TPS.
- Phần mềm lập lịch công việc: Hơn 15 phần mềm lập lịch công việc doanh nghiệp tốt nhất
- Hoạt động tiếp thị: Định nghĩa, các loại & Tất cả những điều cần biết
- Sản xuất là gì? Khái niệm sản xuất tại thị trường Nigeria
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ SẢN XUẤT: Các loại, Tính năng và Giải pháp Phần mềm Hàng đầu
dự án
