Kiểm soát mọi hoạt động của các phòng ban bên trong một tổ chức là mục tiêu của quản trị văn phòng. Đó là một thủ tục quản lý các hoạt động hàng ngày của văn phòng. Công việc của các bộ phận khác được hỗ trợ bởi bộ phận này. Đối với các bộ phận khác thực hiện công việc tập trung. Trưởng phòng hành chính văn phòng phụ trách bộ phận này. Họ phải quản lý dịch vụ đánh máy, theo dõi thủ tục giấy tờ và quản lý đồ dùng văn phòng như văn phòng phẩm. Khi các bộ phận khác đang bị căng thẳng, họ cung cấp hỗ trợ. Tuy nhiên, bài viết này giải thích rõ hơn về mô tả công việc, mức lương và các lợi ích an sinh xã hội của hành chính văn phòng.
Văn phòng hành chính
Quản trị văn phòng là quản lý và điều phối các nhiệm vụ và nhiệm vụ hành chính trong môi trường văn phòng. Nó liên quan đến việc lập kế hoạch và giám sát các hoạt động của văn phòng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hoạt động tốt.
Quản trị thường là công việc của một quản trị viên văn phòng hoặc ông chủ. Tùy thuộc vào cách thức hoạt động chung của tổ chức và mức độ phức tạp của các nhiệm vụ, người quản lý hoặc người giám sát có thể chỉ phụ trách một vài nhiệm vụ cốt lõi hoặc một loạt các chức năng.
Tuy nhiên, việc quản lý nhân viên của văn phòng là một trong những trách nhiệm chính của quản trị văn phòng. Quản trị viên văn phòng thường chịu trách nhiệm quản lý nhân viên văn phòng và đảm bảo rằng mỗi nhân viên có các công cụ cần thiết để hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao cho họ.
Bất kỳ tổ chức nào cũng phải có một hệ thống quản trị văn phòng hiệu quả, nhưng lĩnh vực đầu tư mạo hiểm đòi hỏi điều đó nhiều hơn hầu hết. Người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng mọi thứ luôn sẵn sàng để mọi người làm việc hiệu quả và văn phòng hoạt động trơn tru. Họ cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các đối tác và nhân viên của công ty, đảm bảo rằng họ có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất.
Tuy nhiên, họ thường đại diện cho khách và khách hàng của công ty; do đó, họ cần phải lịch sự và dễ gần.
Quản trị văn phòng với trọng tâm là hỗ trợ Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) được gọi là quản trị văn phòng an sinh xã hội. Việc quản lý các lợi ích an sinh xã hội là một trong nhiều trách nhiệm của các quản trị viên văn phòng trong ngành này. Điều này bao gồm trả lời các câu hỏi của người nhận, xử lý đơn đăng ký và cung cấp hỗ trợ khi kháng cáo. Các hệ thống máy tính và cơ sở dữ liệu của SSA cũng được duy trì bởi các quản trị viên văn phòng an sinh xã hội. Họ cũng có thể chịu trách nhiệm xử lý các khiếu nại, tiến hành điều tra gian lận và tiến hành kiểm toán. Các nhà quản lý văn phòng trong ngành này cần phải thông thạo các quy trình và luật an sinh xã hội.
Sau đây là một số trách nhiệm chính của quản trị viên văn phòng an sinh xã hội:
1. Cung cấp thông tin và hỗ trợ người hưởng, người nộp hồ sơ bảo trợ xã hội.
2. Xử lý hồ sơ hưởng BHXH và xác định điều kiện hưởng.
3. Tiến hành phỏng vấn những người nộp đơn xin an sinh xã hội và xem xét các tài liệu hỗ trợ.
4. Hỗ trợ quy trình kháng cáo các quyết định về an sinh xã hội.
5. Bảo trì hệ thống máy tính và mạng của cơ quan bảo hiểm xã hội.
Đọc thêm: LƯƠNG QUẢN LÝ Y TẾ: Các nhà quản lý chăm sóc sức khỏe kiếm được bao nhiêu vào năm 2023?
Mô tả công việc hành chính văn phòng
Trợ lý văn phòng kế toán và đào tạo là một trong những nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng. Ứng viên lý tưởng sẽ có khả năng thiết lập các ưu tiên và làm việc không cần giám sát. Họ sẽ đáng tin cậy và tự định hướng.
Người quản lý văn phòng giám sát hoạt động hiệu quả của các văn phòng kinh doanh của chúng tôi và giúp thúc đẩy việc mở rộng lâu dài.
Để làm tốt công việc này, bạn nên chú ý đến chi tiết, chuyên nghiệp và có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và nói tuyệt vời.
Trách nhiệm của người quản trị văn phòng:
- Chào đón khách và gửi họ đến đúng văn phòng hoặc người.
- Làm công việc văn phòng như trả lời điện thoại, trả lời email và sắp xếp các giấy tờ như thư văn phòng, bản ghi nhớ, sơ yếu lý lịch và bản trình bày.
- Quản lý và điều phối các cuộc hẹn, cuộc họp và kế hoạch cho phòng hội thảo để không xảy ra trường hợp đặt trước gấp đôi.
- Làm các công việc kế toán như thanh toán, theo dõi các khoản phải thu và theo dõi ngân sách.
- Luôn cập nhật các tệp văn phòng chung, chẳng hạn như tệp công việc, tệp khách hàng và các tệp khác liên quan đến cách thức hoạt động của doanh nghiệp.
- Nhận vật tư, dụng cụ và đồ nội thất cho văn phòng.
- Lên lịch trình và điều phối việc sắp xếp chuyến đi cho các đối tác và nhân viên.
- Duy trì và cập nhật các tệp văn phòng, bao gồm bản cứng và hồ sơ điện tử.
- An ninh và an toàn: Đảm bảo tuân thủ các quy trình khẩn cấp và quy định an toàn.
- Lập kế hoạch sự kiện: thiết lập các lễ kỷ niệm, hội thảo và các sự kiện tại nơi làm việc.
- Chấm công: Quản lý yêu cầu chấm công và theo dõi sự có mặt của nhân viên
Đọc thêm: TRỢ LÝ VĂN PHÒNG: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương & Sơ yếu lý lịch
Lương hành chính văn phòng
Tính đến năm 2018, mức lương trung bình của Quản trị viên văn phòng ở Hoa Kỳ là 45,269 USD, mặc dù mức lương bình thường nằm trong khoảng từ 40,510 USD đến 51,157 USD. Các mức lương có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào nhiều khía cạnh quan trọng, bao gồm học vấn, bằng cấp, tài năng bổ sung và khoảng thời gian bạn làm việc trong một lĩnh vực nhất định. Salary.com hỗ trợ bạn xác định mục tiêu trả lương chính xác của mình bằng cách cung cấp nhiều dữ liệu lương thưởng trực tuyến, theo thời gian thực hơn bất kỳ trang web nào khác.
Đọc thêm: LƯƠNG QUẢN TRỊ VIÊN BÁN HÀNG: Hướng dẫn về lương năm 2023
Sơ yếu lý lịch Hành chính văn phòng
#1. Bản tóm tắt
Hơn 17 năm kinh nghiệm hành chính văn phòng Tận tâm và hướng đến mục tiêu, xuất sắc trong việc thiết lập các ưu tiên, thực hiện nhiều hoạt động cùng một lúc và theo đuổi để đạt được các mục tiêu của dự án. tìm kiếm một vị trí có nhiều quyền lực và kiểm soát hơn.
# 2. Kỹ năng
Thiết kế đồ họa, Microsoft Office Pro, Adobe Creative Cloud, Phần mềm cơ sở dữ liệu quốc tế Weblink, Dịch vụ phòng lập kế hoạch trực tuyến và Phần mềm tải lên, Phần mềm cất cánh trên màn hình, Nền tảng truyền thông xã hội, QuickBooks, Sê-ri chuyên nghiệp và Type 65 WPM là một trong số các kỹ năng.
# 3. Sự miêu tả
- Quản lý các hoạt động hàng ngày và chịu trách nhiệm tạo, tổ chức và duy trì các dịch vụ thành viên.
- Giữ cho các thành viên hài lòng bằng cách giải quyết các vấn đề, trả lời các câu hỏi và đưa ra các đề xuất.
- Sản xuất nội dung sự kiện và tài liệu tiếp thị như tờ rơi sự kiện, thư mời, chương trình, chương trình nghị sự, thông báo và tài trợ. Điều này bao gồm phát triển và lên kế hoạch cho các sự kiện như giải gôn hàng năm, tiệc trao giải xây dựng, tiệc nghỉ lễ hàng năm, sự kiện giáo dục, hội thảo, lớp học, sự kiện kết nối mạng và cuộc họp thành viên.
- việc tạo một bản tin điện tử hàng tuần với toàn quyền kiểm soát biên tập đối với bố cục, phong cách, nội dung, giấy phép và báo cáo phòng kế hoạch, chủ đề an toàn cổng sau và quảng cáo.
- Việc sản xuất thư mục thành viên hàng năm, bao gồm tất cả văn bản, đồ họa và quảng cáo, là trách nhiệm của bạn.
- Đăng hàng ngày các công việc mới cho giá thầu, kế hoạch và thông số kỹ thuật trong phòng kế hoạch trực tuyến.
- chịu trách nhiệm lên ý tưởng và lập kế hoạch thiết kế web tổng thể và nội dung của trang web.
- Quản lý tất cả AP, lập hóa đơn cho tư cách thành viên, bộ sưu tập, xử lý thẻ thanh toán và xử lý séc.
- tạo và quản lý trang web mới của công ty, trang web dành cho các sự kiện đặc biệt và cơ sở dữ liệu thành viên đầu tiên của công ty.
- Chỉ đạo và điều phối các hoạt động của công ty hoặc bộ phận liên quan đến sản xuất dịch vụ, giá thầu và/hoặc phân phối dịch vụ.
- Các doanh nghiệp và tổ chức nên được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo họ cung cấp các dịch vụ cần thiết một cách tiết kiệm và hiệu quả.
- Hỗ trợ hội đồng quản trị và quản lý, trong phạm vi chính sách, trong việc tổ chức, quản lý và hoàn thành nhiều yêu cầu và vấn đề quan trọng đối với hiệp hội.
- Thực hiện các nhiệm vụ chung của văn phòng như lập hồ sơ, trả lời điện thoại và xử lý thư từ thông thường.
- Thu thập thông tin từ thủ quỹ, kiểm tra và cân đối biên lai, đồng thời giao tiền mặt, séc hoặc các phương thức thanh toán khác cho ngân hàng để chuẩn bị tiền gửi ngân hàng.
- Nợ, tín dụng và tổng tài khoản trên cơ sở dữ liệu và bảng tính được cung cấp bởi phần mềm kế toán.
- Thực hiện các nhiệm vụ tính lương, bao gồm xử lý và gửi séc lương cũng như lưu giữ dữ liệu chấm công.
Mô tả công việc của Quản trị viên trên CV là gì?
Trợ giúp các công việc chung của văn phòng như thủ tục giấy tờ, nhập dữ liệu, quét, sao chụp, in và fax. Quản lý và thiết lập phương pháp của chúng tôi để nộp và lưu giữ hồ sơ. Theo dõi các vật dụng văn phòng và mua và đưa ra những cái mới khi cần thiết.
Mức lương cao nhất của quản trị viên văn phòng là gì?
Những người có thu nhập cao nhất về lương hàng năm và hàng tuần lần lượt nhận được 57,000 đô la và 1,096 đô la.
Đọc thêm: TỔNG GIÁM ĐỐC: Ý nghĩa, Mô tả công việc, Nhiệm vụ & Mức lương
Tài liệu tham khảo
- QUẢN TRỊ VIÊN LÀ GÌ: Định nghĩa, Nhiệm vụ & Mức lương
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
- Quản trị văn phòng là gì? Tất cả những gì bạn cần biết
- CÔNG VIỆC IT: Định nghĩa, Từ xa, Mức lương, Ent & Help Desk
- QUẢN TRỊ HỆ THỐNG: Mô tả công việc, Loại, Chứng chỉ
