Email dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong email marketing mà nhiều người chưa biết đến. mặc dù chúng hơi khác so với email dịch vụ khách hàng, như chúng ta sẽ thấy trong bài viết này, điều quan trọng là phải hiểu email dịch vụ là gì và cách thức hoạt động của nó. Tại đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tổng quan chung về email dịch vụ với các ví dụ phù hợp, cũng như các nhà cung cấp dịch vụ email hàng đầu và nghi thức gửi email dịch vụ khách hàng đơn giản.
Email dịch vụ là gì?
Email dịch vụ là các thư bao gồm thông báo, cảnh báo, biên nhận và xác nhận. Email dịch vụ thường bao gồm thông tin về các mặt hàng hoặc dịch vụ mà người nhận đã cam kết.
Email trong trường hợp này không liên quan đến tiếp thị. Và, không giống như tiếp thị qua email, nơi cần có sự cho phép để gửi email, thì không cần có sự cho phép đối với email dịch vụ. Do đó, nếu email dịch vụ không được coi là email tiếp thị, chúng có thể được gửi mà không được phép.
Tại sao bạn cần email dịch vụ?
Email dịch vụ được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Lý do chính là việc cung cấp thông tin ngay lập tức cho khách hàng. Điều này có tác động đáng kể đến toàn bộ trải nghiệm của người tiêu dùng. Và sẽ không có khách hàng phục vụ nếu không có dịch vụ khách hàng đặc biệt.
Một lý do khác khiến email dịch vụ được sử dụng là chúng thân thiện với môi trường. Thay vì gửi tài liệu in, chẳng hạn như biên lai hoặc cập nhật thông tin, chúng được gửi trực tuyến.
Email dịch vụ có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau và không nên bị hạn chế. Các mục như sao kê tài khoản thường được gửi đi. Kết quả là một khách hàng hoặc khách hàng thường xuyên sẽ thu được nhiều lợi nhuận. Họ sẽ nhận được thông tin tổng quan về tài khoản của họ trong khi bạn tiếp tục thiết lập mối quan hệ và phục vụ họ. Nhìn chung, ở trên đầu trang của mọi thứ.
Email dịch vụ có thông báo
Việc nâng cấp các điều khoản và điều kiện là một ví dụ hoàn hảo về việc sử dụng email dịch vụ. Khách hàng/người đăng ký phải được thông báo bất cứ khi nào các điều khoản và điều kiện của bạn được cập nhật. Và phương pháp nào tốt hơn để thực hiện điều này hơn là qua email? Không cần gửi nhiều trang nội dung đã in sẽ bị loại bỏ.
Nếu địa chỉ doanh nghiệp hoặc thông tin liên hệ của công ty bạn đã thay đổi, thì một email dịch vụ sẽ được gửi để thông báo cho (các) khách hàng.
Người tiêu dùng cũng có thể gọi điện hoặc trò chuyện để sửa đổi hoặc thay đổi đơn đặt hàng hoặc thông tin tài khoản. Sau đó, họ sẽ nhận được xác nhận về việc sửa đổi gần như ngay lập tức. Mọi tài liệu cập nhật thích hợp cũng được gửi qua email.
Vì bất kỳ lý do gì, khách hàng quyết định đặt lại mật khẩu của họ, do đó, nhiều email dịch vụ được gửi để đặt lại và xác nhận mật khẩu mới.
Một loại thông báo khác là khi người tiêu dùng đăng nhập từ một vị trí mới hoặc lạ. Một email được gửi đến người tiêu dùng yêu cầu họ xác nhận đăng nhập.
Email dịch vụ có xác nhận đơn hàng
Xác nhận đơn hàng được sử dụng phổ biến nhất trong ngành Thương mại điện tử. Một đơn đặt hàng trực tuyến được nhận bởi một cửa hàng web. Sau khi đặt hàng, một email xác nhận sẽ được gửi với tất cả thông tin mua hàng quan trọng, chẳng hạn như ngày mua, địa chỉ giao hàng, sản phẩm, biên lai thuế, v.v.
Một đơn đặt hàng trước có thể được bao gồm trong một đơn đặt hàng trực tuyến. Đơn đặt hàng đã được đặt, nhưng (các) sản phẩm có thể không có hàng hoặc không có sẵn tại thời điểm này. Trong trường hợp này, xác nhận đặt hàng trước sẽ được gửi. Hơn nữa, các email dịch vụ bổ sung sẽ được gửi sau khi đơn đặt hàng có trong kho và sẵn sàng để giao hàng.
Khi đơn đặt hàng đã được gửi đi, một email dịch vụ khác có thể được phát hành. Việc giao hàng sau đó được xác nhận qua email, với việc khách hàng đồng ý nhận hàng. Ngoài ra, bằng chứng về chữ ký.
Một email tiếp theo có thể được gửi vào một ngày sau đó để thu hút đầu vào.
Email dịch vụ cho phản hồi của khách hàng
Email dịch vụ cũng thường được sử dụng để thu hút phản hồi của người tiêu dùng. Bạn có muốn biết bạn đang làm gì hay khách hàng nghĩ gì về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không? Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là hỏi.
Một cuộc khảo sát có thể được sử dụng để thu thập thông tin phản hồi. Điều này cũng có thể hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định liên quan đến tiếp thị và kinh doanh trong tương lai. Có lẽ tên công ty của bạn không nổi tiếng như những công ty khác. Hoặc có lẽ công ty của bạn yếu kém trong một lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Kết quả của cuộc khảo sát có thể giúp hướng dẫn và xác định các mục tiêu và chiến lược tiếp thị trong tương lai của bạn.
Email dịch vụ khách hàng là gì?
Email trả lời câu hỏi, phản hồi hoặc khiếu nại của khách hàng được gọi là email dịch vụ khách hàng. Khách hàng có thể liên hệ với công ty của bạn bằng biểu mẫu liên hệ trên trang web của bạn, địa chỉ email được cung cấp trên trang web của bạn hoặc bằng cách liên hệ với dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp của bạn có thể gửi email dịch vụ khách hàng tự động hoặc soạn email được cá nhân hóa cho khách hàng. Thông thường, email dịch vụ khách hàng giải quyết vấn đề của khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ. Dưới đây là một số cách sử dụng thay thế cho email dịch vụ khách hàng:
- Giải quyết vấn đề
- Đáp lại những lời chỉ trích
- cung cấp hỗ trợ
- Cung cấp dịch vụ lắp đặt
- Khắc phục khó khăn về công nghệ
- Đặt câu hỏi
- Yêu cầu họ phản hồi
Ví dụ về Email Dịch vụ Khách hàng
Dưới đây là một số ví dụ về email hỗ trợ khách hàng để giúp bạn xây dựng phản hồi của riêng mình:
#1. Trả lời một câu hỏi
Dưới đây là ví dụ về phản hồi email cho truy vấn của khách hàng:
Chào John.
Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi về ước tính giao hàng cho đơn đặt hàng được cá nhân hóa của bạn.
Phải mất ba đến bốn tuần để những thứ được tùy chỉnh đến đích. Tôi đã xem đơn đặt hàng # HW-659 của bạn và thấy rằng nó sắp hoàn thành. Nó sẽ đến trong bảy đến mười ngày làm việc.
Nếu có thắc mắc gì xin cứ hỏi tôi.
Trân trọng,
Mary
Đại diện dịch vụ khách hàng
#2. Trả lời một số câu hỏi
Đây là một ví dụ về người tiêu dùng có một số câu hỏi:
Shirley, chào buổi chiều.
Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi về đơn đặt hàng tùy chỉnh # HW-659 của bạn. thắc mắc của bạn được trả lời ở đây.
“Có cách nào để sắp xếp lại các mặt hàng giống nhau mà không phải trải qua quá trình tùy chỉnh lại không?”
Có, bạn có thể sắp xếp lại đơn đặt hàng bằng cách thực hiện các bước sau:
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Sau đó chọn “Lịch sử tài khoản”.
- Chọn “Mua hàng”.
Nếu bạn muốn đặt hàng lại, hãy chuyển đến giao dịch mua và chọn “Mua lại”.
“Làm cách nào để áp dụng nhiều mã giảm giá?”
Chúng tôi hiện không chấp nhận nhiều mã giảm giá trong một giao dịch. Tôi có thể đề xuất mua riêng những thứ của bạn và sử dụng các mã giảm giá khác của bạn theo cách đó không?
Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi.
Tốt nhất,
Sam
Đại diện dịch vụ khách hàng
#3. Trả lời khiếu nại của người tiêu dùng
Nếu khách hàng có khiếu nại, bạn có thể trả lời như sau:
Chúc một ngày tốt lành, Diane.
Cảm ơn bạn đã nhận xét gần đây của bạn. Tôi rất tiếc rằng chúng tôi đã không thể đạt được kỳ vọng về chất lượng của bạn với đơn đặt hàng # HW-659 và mặt hàng của bạn đã bị hỏng.
Tôi đã hoàn trả toàn bộ số tiền cho mặt hàng trong tài khoản của bạn. Bạn sẽ có tiền trong tài khoản của mình trong vòng 48 giờ. Chúng tôi đã gửi cho bạn một mặt hàng thay thế thông qua vận chuyển nhanh. ABC456123 là số theo dõi cho gói hàng đó.
Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào.
Cám ơn rất nhiều.
paul
Đại diện dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng Nghi thức email
Với tất cả những email đó được gửi và nhận mỗi ngày, việc tuân thủ các nguyên tắc về nghi thức gửi email thông thường có thể làm tăng khả năng các đối tác kinh doanh và người tiêu dùng sẽ phản hồi và tương tác với thư.
Dưới đây là một số thực tiễn tốt nhất về nghi thức email dịch vụ khách hàng mà mọi người có thể sử dụng:
#1. Sử dụng chính tả và ngữ pháp tốt.
Lỗi chính tả và ngữ pháp làm cho người gửi trông kém chuyên nghiệp hơn, giúp thư của bạn dễ đọc hơn và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Ví dụ, một email nhằm quảng bá một chương trình “công khai” nhưng lại bỏ qua chữ “i”, có thể gây ra nhiều nhầm lẫn và sỉ nhục; lỗi này không phải là chưa từng xảy ra, như đã được xác nhận bởi các nhân viên khu vực công và nó vẫn là một vấn đề phổ biến. Hơn nữa, các lỗi ngữ pháp phổ biến, chẳng hạn như trộn lẫn giữa their, their và they're, được trình bày một cách cẩu thả. Ngay cả những nhà văn (và biên tập viên) giỏi nhất cũng thỉnh thoảng mắc lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. Sử dụng kiểm tra chính tả để bắt lỗi thường xuyên. Cân nhắc tiến thêm một bước và sử dụng trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp nâng cao hơn, chẳng hạn như Grammarly.
#2. Tạo một dòng chủ đề riêng biệt.
Dòng chủ đề là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy và đó là khía cạnh quan trọng nhất trong việc xác định xem họ có mở email của bạn hay không. Viết một dòng tiêu đề lôi kéo mọi người mở nó—điều quan trọng nhất mà họ nên biết về nội dung email của bạn là gì? Họ đứng để đạt được gì?
Ví dụ, một email tiếp thị đợt giảm giá lớn nhất trong năm của công ty bạn có thể làm nổi bật số lượng mặt hàng được giảm giá và thời gian người nhận phải tham gia, chẳng hạn như: Giảm giá 60% cho tất cả quần áo mùa hè chỉ vào cuối tuần này. Mặt khác, một email trình bày nội dung bài viết gần đây của bạn có thể làm nổi bật vấn đề chính mà nó giải quyết, chẳng hạn như Vấn đề cải thiện nhà của bạn đã được giải quyết.
Điều quan trọng là dòng chủ đề phản ánh nội dung email, ngoài việc trung thực và thu hút sự chú ý. Khiến ai đó đọc email của bạn không phải là một chiến thắng nếu email không thực hiện được lời hứa trong dòng chủ đề và bạn có nguy cơ đánh mất niềm tin của người nhận bằng cách lừa dối họ.
#3. Chỉ gửi email cho những người nhận đã chọn tham gia.
Đây không chỉ là nghi thức email tuyệt vời cho các nhà tiếp thị; nó cũng là luật. Chỉ gửi email cho những người đã tích cực tham gia vào danh sách của bạn để tránh bị đưa vào danh sách đen và email của bạn bị lọt vào bộ lọc thư rác. Nếu ai đó nhận được email từ bạn mà họ không yêu cầu, nhiều khả năng họ sẽ coi đó là thư rác hơn là một thứ đáng để mở và đọc. Việc duy trì các tiêu chuẩn chọn tham gia email sẽ không chỉ bảo vệ bạn khỏi danh sách thư rác mà còn thúc đẩy sự thành công của các email bạn gửi.
#4. Thực hiện theo thông số kỹ thuật về phông chữ và màu sắc của thương hiệu.
Khi tạo các mẫu email, trước tiên hãy xem xét hướng dẫn về phong cách của công ty bạn. Kiểu chữ và màu sắc được sử dụng trong email chuyên nghiệp phải nhất quán với kiểu chữ được sử dụng trên trang web của bạn và các nền tảng tiếp thị khác, đồng thời thường có một tiêu chuẩn cho cả giao tiếp nội bộ giữa các đối tác kinh doanh và đồng nghiệp. Nếu trang web của công ty toàn màu xanh mòng két và tím với phông chữ Arial, thì một email có màu cam và đen trong Comic Sans sẽ có vẻ như là từ một thương hiệu hoàn toàn khác. Việc duy trì danh tính trực quan nhất quán cho phép người tiêu dùng và đồng nghiệp trong cùng một công ty kết nối tất cả trải nghiệm và điểm tiếp xúc của họ với bạn, bao gồm email tiếp thị, email cá nhân, thương mại điện tử, blog, v.v.
#5. Giữ kích thước email trong tâm trí.
Nhiều dạng nội dung điển hình có kích thước tệp khổng lồ, chẳng hạn như đồ họa thông tin, phim và sách điện tử PDF. Các tệp đính kèm lớn có thể bị ứng dụng email khách từ chối hoặc đánh dấu là thư rác. Ngay cả khi chúng đến được hộp thư đến, chúng sẽ tải chậm và có thể tiêu tốn băng thông hộp thư đến mà người nhận của bạn không đủ khả năng chi trả.
Thay vì đính kèm email, hãy nhúng tài liệu khi có thể, nhưng chỉ khi nó không làm tăng kích thước của email. Nếu nội dung của bạn có kích thước vượt quá 100KB, hãy bao gồm một liên kết tới tệp được lưu trữ trên trang web của bạn.
Mặc dù các nội dung tiếp thị có thể tải xuống thường được đặt phía sau cổng tạo khách hàng tiềm năng, nhưng điều quan trọng là phải lưu ý đến kích thước email khi gửi thư tới khách hàng, khách hàng tiềm năng hoặc đối tác kinh doanh nội bộ. Khi giao dịch với những khách hàng cần hỗ trợ, bán hàng, thành công của khách hàng hoặc nhóm hỗ trợ khách hàng có thể thấy hữu ích khi gửi tệp đính kèm và điều cuối cùng bạn muốn làm là làm lộn xộn email của ai đó bằng các tệp PDF hoặc JPEG lớn khi họ đang ở giữa của một kịch bản khó khăn.
#6. Bao gồm lời kêu gọi hành động mạnh mẽ (CTA).
Mỗi email tiếp thị bạn gửi đều phục vụ một mục đích. Điều quan trọng là phải rõ ràng về hành động mà bạn muốn người nhận thực hiện sau khi đọc email. Đôi khi nó sẽ là mua hàng, nhưng thường thì tiếp thị qua email sẽ dẫn đến các hoạt động nhẹ nhàng hơn như nhấp để đọc một bài viết trên blog, theo dõi doanh nghiệp của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc hoàn thành một cuộc khảo sát. Xác định hành động chính mà bạn muốn người nhận thực hiện trước khi gửi và sử dụng hành động đó để tạo CTA thúc đẩy họ thực hiện.
#7. Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm.
Dấu chấm than có vẻ là một cách dễ dàng để thêm độ sáng cho email, nhưng chúng có thể tạo ấn tượng rằng bạn đang cố gắng quá sức. Cân nhắc việc nhận một email có dòng chủ đề: “Chào mừng bạn đến với danh sách email của chúng tôi!!!!”
Nó không cảm thấy rất chuyên nghiệp với hầu hết mọi người. Đôi khi, dấu chấm than có thể giúp bạn thể hiện sự phấn khích, chẳng hạn như khi bạn đăng xuất một email vào cuối tháng XNUMX với nội dung “Chúc mừng năm mới!” hoặc nói với một khách hàng mới, "Chúng tôi rất vui được làm việc với bạn!" Nhưng chỉ sử dụng từng cái một và sử dụng chúng một cách tiết kiệm, đảm bảo rằng chúng được nhấn mạnh khi bạn sử dụng chúng."
Nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp chính xác là gì?
Nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp quản lý và phục vụ các cơ sở email doanh nghiệp. Dịch vụ này cung cấp dịch vụ email cao cấp, khác biệt đáng kể so với các dịch vụ webmail miễn phí như Yahoo và Google. Chúng thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tên miền của công ty cũng được bao gồm trong địa chỉ email sử dụng dịch vụ email Doanh nghiệp. Thay vì các địa chỉ email @yahoo.com, @hotmail.com hoặc @gmail.com tiêu chuẩn, các doanh nghiệp có thể cá nhân hóa địa chỉ email dựa trên tên mong muốn của họ để trông chuyên nghiệp hơn.
Các công nghệ hiện đại khác phân biệt các dịch vụ email doanh nghiệp với các nhà cung cấp webmail miễn phí truyền thống. Dịch vụ này sẽ lưu trữ tên miền của công ty cũng như các cơ chế xác thực bảo mật email bao gồm định tuyến lại, sao chép và lọc.
Các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp hàng đầu là gì?
Mười nhà cung cấp dịch vụ email hàng đầu bao gồm:
- Suite G
- Văn phòng 365
- Microsoft Outlook
- Yahoo Doanh nghiệp Nhỏ
- Rackspace
- Kerio kết nối
- Thư làm việc của Amazon
- Đa phương tiện
- IceWarp
- Bộ ứng dụng OX
Làm thế nào để bạn viết một email dịch vụ?
- Là một người.
- Đúng giờ
- Khi thích hợp, xin lỗi
- Nhận thông tin bạn cần ngay lập tức
- Thiết lập tính nhất quán.
- Không có gì cá nhân
- Trả lời tất cả các câu hỏi của khách hàng
- Chia sẻ tài nguyên khi nào và ở đâu có thể.
Bạn trả lời email yêu cầu dịch vụ như thế nào?
- Đảm bảo bạn có tất cả thông tin cần thiết để phản hồi.
- Tránh những thứ quá phức tạp.
- Sử dụng ngôn ngữ của khách hàng.
- Đặt câu hỏi một cách chuyên nghiệp và lịch sự
- Khi đặt câu hỏi, hãy ghi nhớ ba chữ S
- Thông tin quan trọng nên được định dạng
- Luôn đọc lại công việc của bạn.
3 Ví dụ về Dịch vụ Email là gì?
Đối với các dịch vụ email doanh nghiệp an toàn, giàu tính năng, Gmail, Outlook và ProtonMail đều là những lựa chọn tuyệt vời.
Làm thế nào để bạn gửi một email đề xuất dịch vụ?
- Giới thiệu nhanh và bất kỳ thông tin cơ bản có liên quan.
- Tại sao bạn gửi đề xuất?
- Thiết lập mục tiêu và mục tiêu của bạn, cũng như của họ.
- Làm nổi bật tài năng khác biệt của bạn.
- Thảo luận về ngân sách và cách chi tiêu ngắn gọn.
- Bao gồm lời kêu gọi hành động và yêu cầu theo dõi.
Ví dụ về Tin nhắn Dịch vụ Khách hàng là gì?
Xin chào [tên khách hàng] và cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi nhận thấy có thể có vấn đề với đơn đặt hàng của bạn. Chúng tôi đang điều tra vấn đề này ngay bây giờ và sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi chúng tôi biết chuyện gì đang xảy ra. Xin chào [tên khách hàng], tôi vừa nhận được vé của bạn.
Tóm lại,
Email dịch vụ tạo ấn tượng tốt trong tâm trí khách hàng. Một khách hàng có quyền truy cập vào tất cả các thông tin thích hợp liên quan đến việc mua hàng hoặc cam kết của họ. Email là phương tiện lý tưởng để liên lạc trực tiếp và ngay lập tức. Điều tương tự cũng có thể xảy ra với SMS; xác nhận ngay lập tức và nguồn cảm hứng được gửi trực tiếp đến điện thoại của bạn.
Vì vậy, việc bạn có thể sử dụng email dịch vụ để tiếp thị hay không cuối cùng phụ thuộc vào cách bạn sử dụng chúng trong khi tuân thủ các quy tắc có liên quan. Tuy nhiên, email dịch vụ có thể được coi là tiếp thị gián tiếp trong một số trường hợp. Ví dụ: yêu cầu phản hồi hoặc thực hiện khảo sát có thể dẫn đến tỷ lệ hủy đăng ký thấp hơn và mức độ tương tác cao hơn. Điều này giúp bạn luôn được chú ý.
Bài viết liên quan
- Nền tảng tiếp thị qua email: Tổng quan, Tính năng phổ biến, So sánh
- TIẾP THỊ EMAIL DOANH NGHIỆP NHỎ: Ý nghĩa, Phần mềm Tiếp thị qua Email Tốt nhất và Mẹo
- Ví dụ về Chiến dịch Tiếp thị Email Tốt nhất (+ Hướng dẫn Chi tiết)
- HỆ THỐNG EMAIL CHO DOANH NGHIỆP: 17+ Lựa chọn tốt nhất năm 2023 (Đánh giá chi tiết)
dự án
