Các quyết định và hành động chiến lược kinh doanh của một công ty tư nhân hoàn toàn đòi hỏi phải có sự thật chính xác và đáng tin cậy. Có những bước bạn có thể thực hiện để cải thiện niềm tin rằng thông tin đến từ các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn là cập nhật, chính xác và đáng tin cậy. Đây là nơi hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu kiểm soát nội bộ đối với kế toán là gì, các thủ tục cũng như các ví dụ. Đọc tiếp…
Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ của một công ty là các quy trình, quy định và thủ tục mà công ty áp dụng để chống lại gian lận, thúc đẩy trách nhiệm giải trình và đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và kế toán.
Nói cách khác, kiểm soát nội bộ là một quá trình đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả hoạt động, cũng như cung cấp báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ luật pháp, chính sách và quy định hiện hành. Kiểm soát nội bộ là một khái niệm rộng bao gồm tất cả những gì một tổ chức thực hiện để kiểm soát những rủi ro mà tổ chức phải đối mặt.
Nó là một phương pháp mà qua đó việc phân bổ, quản lý và đánh giá các nguồn lực của tổ chức có thể được thực hiện. Nó đóng một phần quan trọng trong việc xác định hoạt động gian lận và ngăn chặn nó. Tương tự như vậy, nó giúp bảo vệ các nguồn lực của tổ chức, cả vật chất (như tài sản và máy móc) và vô hình (như tài sản trí tuệ).
Ở cấp độ tổ chức, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ liên quan đến tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, việc cung cấp phản hồi kịp thời về việc hoàn thành các mục tiêu hoạt động hoặc chiến lược, và việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Ở cấp độ của một giao dịch riêng lẻ, nó đề cập đến các biện pháp được thực hiện để hoàn thành một mục tiêu cụ thể.
Kiểm soát nội bộ hoạt động như thế nào?
Các thủ tục của hệ thống kiểm soát nội bộ hạn chế số lượng thay đổi trong quá trình, dẫn đến kết quả dễ dự đoán hơn. Kể từ những vụ bê bối kế toán vào đầu những năm 2000, việc kiểm soát nội bộ mạnh mẽ đã trở thành một chức năng kinh doanh thiết yếu của mọi công ty ở Hoa Kỳ. Kết quả là vào năm 2002, Quốc hội đã thông qua Đạo luật Sarbanes-Oxley với mục tiêu bảo vệ các nhà đầu tư khỏi các hành vi gian dối trong kế toán. Nó cũng tăng cường độ chính xác và độ tin cậy của bất kỳ thông tin nào mà các công ty tiết lộ.
Việc các nhà quản lý hiện có trách nhiệm chuẩn bị các báo cáo tài chính và đường lối kiểm toán do kết quả của sự phát triển này có tác động đáng kể đến hoạt động quản trị của các tập đoàn. Do đó, những nhà quản lý mắc tội không phát triển và quản lý các kiểm soát nội bộ một cách thích hợp sẽ bị phạt hình sự nghiêm khắc.
Việc kiểm tra các quy trình và tài liệu liên quan đến việc lập báo cáo tài chính là cơ sở cho ý kiến của kiểm toán viên. Mục đích của cuộc kiểm toán là đánh giá các thủ tục kế toán và kiểm soát nội bộ của công ty và đưa ra ý kiến về tính đầy đủ của các thủ tục và kiểm soát đó.
Các kiểm soát nội bộ của tổ chức cũng như các thủ tục kế toán và quản trị công ty của tổ chức đó phải chịu sự giám sát chặt chẽ trong quá trình đánh giá nội bộ. Chúng đảm bảo tuân thủ luật pháp và các quy định, báo cáo tài chính và thu thập dữ liệu chính xác và kịp thời. Chúng cũng giúp duy trì hiệu quả hoạt động bằng cách xác định các vấn đề và khắc phục những sai sót trước khi chúng được phát hiện trong một cuộc đánh giá bên ngoài.
Không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào giống hệ thống kiểm soát nội bộ khác. Tuy nhiên, nhiều nguyên tắc cơ bản xung quanh tính liêm chính tài chính và các chuẩn mực kế toán đã phát triển thành các thông lệ quản lý chuẩn. Kiểm soát nội bộ có thể tốn kém, nhưng khi chúng được thực hiện một cách hiệu quả, chúng có thể giúp hợp lý hóa hoạt động và tăng cường hiệu quả hoạt động, ngoài việc giảm gian lận.
Các loại kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ được chia thành hai loại chính: các biện pháp phòng ngừa và các biện pháp điều tra. Về cơ bản, cả hai loại đều cần thiết để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, vì mỗi loại hoàn thành một chức năng cụ thể trong toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên, có một số câu hỏi bạn cần hỏi để giúp xác định việc kiểm soát thích hợp trong khi bạn đang thực hiện các thủ tục thông thường hoặc khi bạn đang suy nghĩ về việc áp dụng một quy trình hoặc quy trình mới. Kiểm soát là cần thiết để xác định xem có cần kiểm soát hay không. Tự hỏi bản thân minh;
- Điều gì có thể xảy ra ở đây?
- Bạn có những biện pháp phòng ngừa nào để đảm bảo rằng không có sự cố nào xảy ra?
- Bạn có thể kiểm tra bằng những cách nào để đảm bảo không có vấn đề gì xảy ra?
Kiểm soát phòng ngừa
Nguyên tắc phân tách các vai trò là cốt lõi của nhiều biện pháp kiểm soát phòng ngừa. Loại hệ thống kiểm soát nội bộ này nhằm hạn chế khả năng xảy ra sai sót và gian lận trước khi chúng diễn ra. Khi nói đến chất lượng, các biện pháp kiểm soát phòng ngừa là hoàn toàn cần thiết vì tính chất chủ động và sự tập trung của chúng vào chất lượng.
Sau đây là một số ví dụ về kiểm soát phòng ngừa:
- Sự phân chia nhiệm vụ
- Sự cho phép trước của các hoạt động và giao dịch kinh doanh (ví dụ: ủy quyền đi lại)
- Kiểm soát quyền truy cập (chẳng hạn như xác thực mật khẩu)
- Kiểm soát vật lý đối với tài sản (khóa cửa và két sắt để cất giữ tiền mặt và séc)
- Định hướng và sàng lọc nhân viên
Kiểm soát thám tử
Kiểm soát của thám tử là kiểm tra mà một công ty chạy sau khi hoàn thành một giao dịch. Tuy nhiên, điều này là để xác định bất kỳ lỗi hoặc sự cố nào có thể đã xảy ra. Các biện pháp kiểm soát của thám tử là cần thiết vì chúng cung cấp bằng chứng cho thấy các biện pháp kiểm soát phòng ngừa đang hoạt động như chúng được thiết kế và cũng tạo cơ hội để phát hiện ra những bất thường sau sự việc. Điều này làm cho điều khiển thám tử trở thành một thành phần quan trọng của bất kỳ hệ thống điều khiển nào.
Sau đây là một số ví dụ về điều khiển thám tử:
- Đối chiếu các giao dịch của bộ phận hàng tháng
- Đánh giá giao dịch và hoạt động (đánh giá hoạt động của tổ chức)
- Việc lấy hàng tồn kho thực tế, chẳng hạn như số lượng tiền tệ hoặc kiểm đếm kho dự trữ,
Kiểm soát nội bộ đối với kế toán
Nói chung, khi chúng ta nói về kiểm soát nội bộ, chúng ta đang đề cập đến các chính sách kế toán và quy trình kiểm toán. Đây là những thước đo đảm bảo rằng thông tin tài chính của một công ty là chính xác và đáng tin cậy. Các doanh nghiệp thường thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để đạt được nhiều mục tiêu khác nhau. Mức độ chống lại gian lận và sai sót trong kế toán của một công ty có thể được suy ra từ loại kiểm soát nội bộ mà công ty sử dụng. Điều này xác định mức độ tuân thủ của công ty với các tiêu chuẩn báo cáo kế toán và kiểm toán đáng tin cậy.
Nói cách khác, kiểm soát nội bộ đối với kế toán là các phương pháp, thủ tục và chính sách, ngoài việc nâng cao trách nhiệm và đảm bảo tính toàn vẹn tài chính, còn có tác dụng ngăn ngừa gian lận. Các biện pháp kiểm soát này giúp một công ty có thể tuân thủ các quy định của nhà nước trong khi vẫn cung cấp thông tin tài chính kịp thời và chính xác cho khách hàng của mình.
Bạn nên sử dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ của mình như thế nào?
Kiểm soát nội bộ không chỉ có thể hỗ trợ một doanh nghiệp trở nên đáng tin cậy và hiệu quả hơn. Chúng cũng góp phần làm tăng tính đúng đắn của các báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó. Nói chung, khi một công ty tuân thủ các thủ tục và quy định về kiểm soát nội bộ, thì công ty đó chứng tỏ rằng công ty đó tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung. Tuy nhiên, điều này sẽ hỗ trợ công ty phát hiện và khắc phục các vấn đề trong báo cáo tài chính nếu và khi chúng xảy ra.
Trong khi đó, trong trường hợp không có các kiểm soát nội bộ đầy đủ, báo cáo tài chính của công ty sẽ có thể được lập với những sai sót đáng kể. Ngoài ra, trước khi quyết định đầu tư, các nhà đầu tư phải điều tra chất lượng của các hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty. Do đó, các công ty cần thực hiện kiểm soát nội bộ như một thành phần của quản trị công ty của họ. Điều này phù hợp với Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002. Do đó, các biện pháp kiểm soát này bảo vệ các nhà đầu tư chống lại các hành động gian lận.
Nguyên tắc kiểm soát nội bộ
- Xác lập trách nhiệm
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ.
- Bảo hiểm tài sản và ràng buộc các nhân viên chủ chốt.
- Tách biệt việc lưu giữ hồ sơ với việc lưu giữ tài sản
- Chia đều trách nhiệm cho các giao dịch liên quan.
Tầm quan trọng đối với Kiểm soát nội bộ kế toán của Kiểm toán viên
Độ tin cậy và tính chính xác của kế toán tài chính của một công ty có tương quan trực tiếp với các kiểm soát nội bộ, quy trình kế toán và thủ tục được áp dụng trong doanh nghiệp đó. Tương tự như vậy, kiểm toán viên sẽ điều tra xem doanh nghiệp có đủ hệ thống kiểm soát nội bộ hay không. Ngoài ra, báo cáo tài chính của công ty có tuân thủ các chuẩn mực được chấp nhận chung hay không Ngoài ra, kiểm toán viên có trách nhiệm đánh giá hiệu quả của các kiểm soát nội bộ kế toán của công ty và đưa ra kết luận dựa trên những phát hiện của họ như một phần của quá trình kiểm toán.
Sau khi Quốc hội thông qua Đạo luật Sarbanes-Oxley vào năm 2002, các nhà quản lý được coi là chịu trách nhiệm pháp lý về việc thực hiện các kiểm soát nội bộ. Việc thiết lập các kiểm soát nội bộ trong một tổ chức cũng như việc quản lý hiệu quả các kiểm soát đó thuộc tầm quan sát của các nhà quản lý của công ty. Tuy nhiên, một công ty có thể rơi vào tình trạng hỗn loạn hoặc khủng hoảng kế toán nếu nó không có đủ các kiểm soát nội bộ.
Tại sao Kiểm soát Nội bộ là Cần thiết
Kiểm soát nội bộ có mục đích chính là đảm bảo rằng một công ty tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành về kế toán. Điều này cho phép một công ty nhận ra các vấn đề kế toán của mình và sửa chữa chúng ngay cả trước khi bắt đầu kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng kiểm soát nội bộ của các công ty khác nhau hoạt động theo những cách rất khác nhau. Do không có một bộ kiểm soát nội bộ chuẩn hóa mà tất cả các doanh nghiệp phải thực hiện, nên có sự khác biệt đáng kể trong các loại hệ thống kiểm soát được sử dụng bởi các doanh nghiệp khác nhau.
Kiểm soát nội bộ, ngoài việc tránh các hành động gian lận, còn giúp một công ty phát huy hiệu quả ở mức độ cao, đó là lý do tại sao chúng rất quan trọng. Kiểm soát nội bộ có mối liên hệ với hiệu quả hoạt động trong công ty.
Hạn chế của Kiểm soát nội bộ
Mặc dù thực tế là chúng rất quan trọng trong việc duy trì hồ sơ tài chính chính xác và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, các kiểm soát nội bộ có một số hạn chế. Xét rằng tính hiệu quả hoặc chức năng của kiểm soát nội bộ của một công ty thường là chủ đề của các quan điểm và đánh giá của con người, thật đơn giản để thực hiện các kiểm tra và cân đối được cho là để bảo vệ công ty.
Ngoài ra, kiểm toán viên đôi khi đưa ra kết luận về mức độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mặc dù họ đã không đưa ra cam kết đầy đủ hoặc nghiêm túc trong hệ thống kế toán của công ty.
Thủ tục kiểm soát nội bộ
Hệ thống kế toán phải có kiểm soát nội bộ để đảm bảo hệ thống kế toán luôn tin cậy. Các kiểm soát này chủ yếu bao gồm các quy tắc và thủ tục. Trong lĩnh vực kế toán, tính chính xác và độ tin cậy là điều quan trọng hàng đầu. Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong kế toán có tổng cộng bảy loại riêng biệt, mỗi loại đều đóng một vai trò quan trọng trong việc phát hiện sai sót và ngăn chặn hoạt động gian lận trước khi chúng leo thang thành các vấn đề nghiêm trọng hơn.
Bảy thủ tục tạo nên các thủ tục kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán của tổ chức bao gồm:
# 1. Tách biệt các nhiệm vụ
Việc tách biệt các nhiệm vụ dẫn đến việc chia sẻ nghĩa vụ kế toán, tiền gửi, báo cáo và kiểm toán giữa hai hoặc nhiều cá nhân. Trách nhiệm của mỗi người càng rõ ràng thì khả năng người lao động thực hiện hành vi gian lận càng thấp. Phân bổ trách nhiệm cho hai hoặc nhiều người trong một doanh nghiệp nhỏ chỉ có một số nhân viên kế toán có thể phục vụ cùng một mục đích là yêu cầu đồng nghiệp đánh giá các hoạt động chính. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp mới thành lập.
# 2. Kiểm soát truy cập hệ thống kế toán
Với sự trợ giúp của mật khẩu, khóa và nhật ký truy cập điện tử, có thể bảo vệ hệ thống kế toán khỏi những kẻ xâm nhập và giúp xác định nguồn gốc của bất kỳ lỗi hoặc sai lệch mới phát sinh nào. Hơn nữa, theo dõi truy cập toàn diện có thể ngăn cản các nỗ lực truy cập trái phép hoặc gian lận.
# 3. Kiểm soát truy cập hệ thống kế toán
Trong quá trình kiểm toán thực tế, tiền mặt và các tài sản hữu hình khác được ghi nhận trong hệ thống kế toán. Điều này bao gồm hàng tồn kho, vật liệu và công cụ. Việc đếm vật lý có thể phát hiện ra sự mâu thuẫn trong số dư tài khoản bằng cách tránh hoàn toàn việc sử dụng hồ sơ điện tử. Một điều mà bạn có thể không biết trước đây. Việc đếm tiền mặt tại các cơ sở bán lẻ có thể diễn ra thường xuyên hoặc có thể nhiều lần hàng ngày. Ngoài ra, thỉnh thoảng, có lẽ mỗi năm một lần hoặc ba tháng một lần, bạn nên thực hiện các thao tác sử dụng nhiều lao động nhất, chẳng hạn như đếm hàng tồn kho bằng tay.
#4. Tài liệu tài chính chuẩn hóa
Việc lưu trữ hồ sơ có thể nhất quán hơn theo thời gian nếu bạn chuẩn hóa các tài liệu bạn đang sử dụng cho các giao dịch tài chính như hóa đơn, yêu cầu nguyên vật liệu nội bộ, biên nhận hàng tồn kho và báo cáo chi phí đi lại. Điều này có thể giúp duy trì tính toàn vẹn của hồ sơ. Ngoài ra, khi tìm kiếm nguyên nhân của sự khác biệt trong hệ thống, việc sử dụng các định dạng tài liệu chuẩn có thể giúp việc kiểm tra dữ liệu trước đó đơn giản hơn và thu hẹp các nguyên nhân có thể xảy ra. Tuy nhiên, khi thiếu nhất quán, có thể một số khía cạnh của cuộc đánh giá sẽ bị bỏ sót hoặc hiểu sai.
# 5. Số dư dùng thử hàng ngày hoặc hàng tuần
Hệ thống kế toán kép nâng cao mức độ đáng tin cậy vì nó đảm bảo rằng các cuốn sách luôn ở trạng thái cân bằng. Tuy nhiên, hệ thống nhập kép vẫn có thể bị mất cân bằng tại bất kỳ thời điểm nào do lỗi. Tuy nhiên, việc tính toán số dư dùng thử hàng ngày hoặc hàng tuần có thể giúp bạn tìm và khám phá bất kỳ điểm bất thường nào trong hệ thống càng sớm càng tốt.
# 6. Liên kết Định kỳ trong Hệ thống Kế toán
Khi bạn thực hiện đối chiếu kế toán định kỳ, bạn có thể chắc chắn rằng các số dư trong hệ thống kế toán đồng bộ với số dư trong tài khoản của các tổ chức khác, chẳng hạn như ngân hàng, nhà cung cấp và khách hàng cho vay. Ví dụ, khi bạn thực hiện điều hòa ngân hàng, bạn sẽ so sánh số dư tiền mặt và hồ sơ tiền gửi và doanh thu trong hệ thống kế toán của bạn với những số dư trong bảng sao kê ngân hàng của bạn. Sự chênh lệch giữa các tài khoản bổ sung này có thể tiết lộ sai sót hoặc sai lệch trong kế toán của riêng bạn hoặc có thể làm nổi bật rằng sự không chính xác có thể bắt nguồn từ các bên khác.
# 7. Yêu cầu của Cơ quan Phê duyệt
Có thể thêm một lớp trách nhiệm giải trình khác vào việc này sổ sách kế toán bằng cách yêu cầu các nhà quản lý cụ thể cho phép một số loại giao dịch nhất định. Điều này sẽ chứng minh rằng các cơ quan có liên quan đã quan sát, đánh giá và đưa ra sự chấp thuận của họ đối với các giao dịch được đề cập.
Nói chung, việc yêu cầu phê duyệt các khoản thanh toán và chi phí đáng kể sẽ ngăn cản những người lao động không trung thực thực hiện giao dịch gian lận bằng các quỹ của công ty. Biết rằng cần phải có sự chấp thuận, họ sẽ ít có khả năng tham gia vào hoạt động đó hơn.
Kết luận
Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty có thể đảm bảo công bằng, mặc dù không phải là tuyệt đối, rằng một công ty như vậy sẽ đạt được các mục tiêu của tổ chức. Ý tưởng về sự đảm bảo hợp lý biểu thị mức độ đảm bảo cao nhìn thấy một giới hạn do chi phí và lợi ích của việc áp dụng các cơ chế kiểm soát tiến bộ.
Khi một tổ chức có kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, tổ chức đó đảm bảo rằng báo cáo tài chính của tổ chức đó là chính xác. Tương tự như vậy, nó đảm bảo rằng nó tuân thủ phần lớn các quy tắc và quy định có liên quan đến ngành của nó. Tuy nhiên, việc một tổ chức có thành công trong việc đạt được các mục tiêu hoạt động và chiến lược của mình hay không có thể phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như mức độ tiến bộ công nghệ hoặc mức độ cạnh tranh.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp thông tin hoặc phản hồi kịp thời về tiến độ thực hiện các mục tiêu hoạt động và chiến lược. Do đó, nó không thể đảm bảo đạt được các mục tiêu này.
Câu hỏi thường gặp về Kiểm soát nội bộ
Ai chịu trách nhiệm về kiểm soát nội bộ?
Trong hệ thống kiểm soát nội bộ của CSU, mọi người đều có vai trò thực hiện. Cuối cùng, việc đảm bảo có đủ các biện pháp bảo vệ là tùy thuộc vào quản lý của CSU. Tùy thuộc vào mỗi nhân viên để làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ này hoạt động.
Kiểm toán nội bộ là gì?
Kiểm toán nội bộ, theo IIA; là hoạt động tư vấn và gia tăng giá trị, đảm bảo khách quan giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Bốn mục đích của kiểm soát nội bộ là gì?
4 mục đích cơ bản của thủ tục và kiểm soát nội bộ là;
- Bảo vệ tài sản
- Độ tin cậy của báo cáo tài chính
- Hiệu quả hoạt động
- Tuân thủ các chỉ thị của quản lý.
Khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ là gì?
Nhân sự là thành phần quan trọng nhất của kiểm soát nội bộ. Người ta có thể bỏ qua các kiểm soát khác một khi nhân viên có năng lực và đáng tin cậy. Và, cuối cùng, các báo cáo tài chính đáng tin cậy vẫn sẽ được đưa ra.
Bài viết liên quan
- Hệ thống kế toán: Định nghĩa & Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán tốt nhất
- Kiểm toán tài chính: Tất cả những gì bạn cần, Đơn giản hóa !! (+ Bản pdf chi tiết)
- Chiến lược quản lý rủi ro: 5+ chiến lược bạn có thể làm theo ngay bây giờ !!!
- Đánh giá rủi ro: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình đánh giá rủi ro
- CHU KỲ KINH DOANH LÀ GÌ? - Định nghĩa, Nguyên nhân bên trong và bên ngoài
- KIỂM SOÁT VỐN: CÁC PHƯƠNG PHÁP TỐT NHẤT VỚI VÍ DỤ THỰC TẾ
- DOANH THU KHÔNG ĐƯỢC KIẾM: Định nghĩa, Ví dụ & Tính toán
