Chu trình kế toán bao gồm quá trình các khoản phải trả. Nói cách khác, để nắm bắt đầy đủ các bước trong chu trình kế toán, trước tiên bạn cần hiểu quy trình các khoản phải trả.
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ cần phải biết về chu kỳ tài khoản phải trả và hiểu cách thức hoạt động của quy trình. Đúng vậy, một số doanh nghiệp nhỏ có xu hướng coi nhẹ tầm quan trọng của nó nhưng điều đó không làm cho nó kém liên quan hơn. Nó chỉ có nghĩa là họ vẫn chưa nhìn thấy bức tranh lớn hơn.
Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể thanh toán chi phí của mình ngay khi chúng đến. Mặt khác, nếu bạn có nhiều hóa đơn cần thanh toán, chắc chắn bạn sẽ cần phải đưa chúng vào tài khoản phải trả và thanh toán sau.
Nhưng chính xác thì các khoản phải trả là gì?
Vâng, bài đăng của chúng tôi trên các khoản phải trả đã bao gồm tất cả những gì bạn nên biết. Nhưng trong khi bài đăng này sẽ đề cập đến quy trình phải trả của các tài khoản và cách quản lý nó, tôi sẽ chỉ sơ lược về bề mặt.
Tài khoản phải trả là gì?
Nói một cách dễ hiểu, các khoản phải trả là số tiền bạn nợ đối với các sản phẩm được mua theo hình thức tín dụng. Về cơ bản, số tiền bạn nợ cho các sản phẩm và dịch vụ sẽ được chuyển vào số dư tài khoản phải trả của bạn bất cứ khi nào bạn mua hàng.
Và bởi vì tất cả các sản phẩm và dịch vụ này đều được mua bằng tín dụng, với số dư đến hạn và phải trả trong một khung thời gian nhất định, một khoản phí hoặc tiền phạt trả chậm sẽ được đặt ra, nếu số dư không được thanh toán trong khung thời gian quy định.
Hơn nữa, các khoản phải trả là một tài khoản nợ. Nói cách khác, bất kỳ khoản tăng nào trong tài khoản này đều được ghi nhận là một khoản ghi có, với một khoản ghi nợ tương ứng cho một tài khoản chi phí trong kế toán bút toán kép.
Khi các hóa đơn được thanh toán, tài khoản phải trả được ghi có và tài khoản tiền mặt được ghi có.
Sự khác biệt giữa các khoản phải trả và các khoản phải thu là gì?
Các khoản phải trả và phải thu đều là những thành phần quan trọng của quy trình kế toán. Như đã trình bày trước đây, các khoản phải trả là các khoản nợ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ đối với hàng hóa đã nhận hoặc dịch vụ được giao. Điều này làm cho họ có nợ.
Mặt khác, các khoản phải thu (A / R), là số tiền bạn nợ cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp tín dụng cho khách hàng của mình. Số dư các khoản phải thu được coi là một tài sản vì chúng cho biết khách hàng nợ bạn bao nhiêu tiền. Biết được số tiền này rất hữu ích khi đánh giá vòng quay các khoản phải thu của bạn để có được những hiểu biết tốt hơn về hoạt động kinh doanh.
Các bước trong Quy trình Tài khoản Phải trả là gì?
Nói chung, một biểu đồ tài khoản mạnh mẽ, cho phép bạn đăng các khoản chi phí của mình vào đúng tài khoản, là nền tảng của một quy trình hoàn chỉnh các khoản phải trả. Khi bạn gửi séc hoặc thanh toán điện tử cho nhà cung cấp số tiền còn nợ vào hoặc trước ngày đến hạn, quá trình này đã hoàn tất.
Bạn sẽ không gặp khó khăn khi thích nghi với quy trình thanh toán tài khoản nếu bạn đã quen với việc quản lý các hóa đơn cá nhân của mình. Tuy nhiên, có một số điều bạn phải làm để chuẩn bị và xử lý các khoản phải trả một cách chính xác.
Bước 1: Tạo Biểu đồ Tài khoản của bạn
Một trong những điều quan trọng nhất bạn cần hoàn thành để bắt đầu quy trình tài khoản phải trả là tạo một biểu đồ các tài khoản phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tất cả các giao dịch kế toán của bạn, bao gồm cả các khoản phải trả, được lưu giữ trên sơ đồ tài khoản của bạn.
Mặc dù hầu hết các chương trình phần mềm kế toán đều đi kèm với biểu đồ tài khoản mặc định, nhưng bạn sẽ cần tạo các tài khoản bổ sung để theo dõi hiệu quả các khoản phí phải trả trong tài khoản của mình. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm bảng tính như Microsoft Excel để tạo biểu đồ tài khoản của bạn.
Bước 2: Thiết lập thông tin nhà cung cấp
Nếu bạn mới bắt đầu, rất có thể bạn sẽ cần thiết lập nhà cung cấp của mình. Cho dù bạn đang sử dụng phần mềm bảng tính hay phần mềm kế toán để quản lý các giao dịch kế toán, bạn sẽ cần theo dõi thông tin về nhà cung cấp.
Nếu đang sử dụng phần mềm kế toán, bạn có thể nhập thông tin nhà cung cấp trực tiếp vào chương trình. Điều này cũng bao gồm các điều khoản thanh toán hoặc kế toán của nhà cung cấp. Phần lớn, các thuật ngữ kế toán này đề cập đến khoảng thời gian bạn phải thanh toán hóa đơn của mình cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Một số thuật ngữ phổ biến bao gồm Net 10, Net 30 và Net 60.
Ví dụ: nếu nhà cung cấp của bạn gửi cho bạn hóa đơn có điều khoản thanh toán Net 30 và hóa đơn có ngày là ngày 15 tháng 14, thì bạn phải thực hiện thanh toán chậm nhất là ngày XNUMX tháng XNUMX để tránh bị dán nhãn trễ.
Một thời hạn thanh toán điển hình khác, đặc biệt là giữa các nhà cung cấp, là 2/10 Net 30. Sử dụng cùng một ngày lập hóa đơn (ngày 15 tháng 2), thời hạn này có nghĩa là bạn có thể được giảm 24% trên tổng số tiền đến hạn nếu thanh toán hóa đơn trước ngày 24 tháng 14. Nếu bạn không thanh toán trước ngày XNUMX tháng XNUMX, hóa đơn không được tồn tại muộn nhất sau ngày XNUMX tháng XNUMX.
Trong khi đó, Đến hạn trên biên nhận là một tùy chọn thanh toán thường xuyên khác. Về cơ bản, nếu một nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp gửi cho bạn một hóa đơn có nội dung “Biên lai đến hạn”, điều đó có nghĩa là thanh toán đến hạn ngay lập tức.
Bước 3: Kiểm tra và nhập chi tiết hóa đơn
Hầu hết, bạn hoặc nhân viên kế toán của bạn sẽ cần kiểm tra độ chính xác của hóa đơn sau khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp.
Nếu hóa đơn dành cho các sản phẩm đã đặt, hãy kiểm tra kỹ xem tất cả các mặt hàng được chỉ định trên hóa đơn đã đến nơi chưa. Mặt khác, nếu hóa đơn là cho các dịch vụ được cung cấp, hãy kiểm tra kỹ xem các dịch vụ đã được cung cấp như đã nêu hay chưa. Điều quan trọng là phải hoàn thành bước này cho tất cả các hóa đơn bạn nhận được.
Sau đó, bạn có thể bắt đầu nhập thông tin hóa đơn vào tài khoản sổ cái hoặc trong ứng dụng phần mềm của mình. Về cơ bản, bạn có thể phê duyệt các hóa đơn khi xem xét chúng; đó là một thói quen để nhập tất cả các khoản phải trả cho công ty của bạn.
Nhưng nếu bạn quyết định thuê một nhân viên kế toán, bạn sẽ cần cung cấp cho họ một số hướng dẫn chung về việc phê duyệt hóa đơn. Điều này bao gồm một giới hạn đô la đối với những gì nhân viên bán hàng có thể phê duyệt.
Tuy nhiên, một tùy chọn khác là yêu cầu nhân viên bán hóa đơn của bạn có mã số tài khoản thích hợp và sau đó gửi cho bạn để phê duyệt. Phương pháp này cho phép bạn xem các hóa đơn đến, đảm bảo tính chính xác và ngăn ngừa sai sót khi thanh toán.
Sau bước này, nhân viên bán hàng của bạn có thể bắt đầu nhập thông tin thanh toán. Một số thông tin này bao gồm; số hóa đơn, ngày đến hạn và số tiền bạn nợ.
Bước 4: Xem xét và xử lý thanh toán cho bất kỳ hóa đơn nào đến hạn
Xem xét các tài khoản phải trả của bạn mỗi tuần để xác định khoản thanh toán nào đến hạn là cách tốt nhất. Nó giúp đảm bảo rằng các nhà cung cấp của bạn nhận được các khoản thanh toán của họ đúng hạn. Về cơ bản, bạn sẽ cần đánh giá ngày đến hạn để xem bạn cần thanh toán những hóa đơn nào. Điều này tuân theo việc bạn đang sử dụng hệ thống kế toán thủ công hay phần mềm kế toán.
Mặt khác, đối với thanh toán hóa đơn, bạn có nhiều tùy chọn. Bạn có thể viết séc, xử lý séc từ phần mềm kế toán, thanh toán cho nhà cung cấp và nhà cung cấp bằng thẻ tín dụng của công ty hoặc sử dụng cơ chế thanh toán điện tử.
Tuy nhiên, xin lưu ý với bạn, Nếu bạn sử dụng séc để thanh toán cho các nhà cung cấp của mình, bạn phải luôn đặt một bản sao của hóa đơn vào phong bì cùng với séc. Bạn cũng sẽ muốn kiểm tra kỹ xem có bất kỳ hình thức chuyển tiền nào bao gồm số hóa đơn hay không. Điều này là để đảm bảo rằng khoản thanh toán của bạn được ghi lại một cách chính xác.
Mặt khác, nếu bạn thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc bất kỳ hình thức chuyển khoản nào, bạn phải thông báo cho nhà cung cấp.
Bước 5: Lặp lại quy trình mỗi tuần một lần
Bạn có thể giảm bớt công sức của mình vào cuối tháng, đồng thời ngăn chặn các khoản thanh toán trễ và phí trễ hạn bằng cách tạo và thực hiện chu kỳ thanh toán tài khoản hàng tuần. Xử lý hóa đơn thường xuyên có thể giúp tạo ra dòng tiền, ngay cả khi bạn chỉ có một vài khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
Làm thế nào bạn có thể quản lý hiệu quả quy trình phải trả tài khoản của mình?
Thanh toán hóa đơn là một khía cạnh cần thiết của bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô của nó. Và như bạn đã biết, hóa đơn thu nhập được quản lý bởi bộ phận Accounts Payable, bộ phận này cũng giúp xử lý các khoản thanh toán.
Nhưng quan trọng hơn, việc thực hiện các chính sách kinh doanh và tài chính để hợp lý hóa quy trình các khoản phải trả có thể giúp một công ty chuẩn bị cho việc mở rộng trong tương lai đồng thời cũng hợp lý hóa các bước của quy trình các khoản phải trả.
Dưới đây là năm mẹo để hỗ trợ bạn quản lý các khoản phải trả của mình:
# 1. Đơn giản hóa tài khoản của bạn Các bước quy trình phải trả: Quá tải hóa đơn
Bạn có thể hợp lý hóa các bước trong quy trình thanh toán tài khoản của mình bằng cách giảm số lần kiểm tra séc xuống hai lần một tháng. Và bằng cách chạy séc, ý tôi là quá trình in séc để thanh toán hóa đơn và đưa chúng vào Sổ Cái.
Hơn nữa, hóa đơn phải được sao lưu trong hồ sơ và được phê duyệt bởi các trưởng bộ phận thích hợp trước khi kiểm tra để các khoản thanh toán có thể được thực hiện đúng hạn.
Ngoài ra, mức trần cho mỗi lần chạy séc phải được biết bởi bộ phận tài khoản phải trả. Điều này sẽ đảm bảo rằng các hóa đơn quan trọng nhất được thanh toán.
Một bộ phận có thẩm quyền đưa ra các quyết định thanh toán và kinh doanh đáng tin cậy sẽ giúp quá trình này dễ dàng hơn bằng cách đưa ra các phán đoán như thanh toán từng phần trên số dư lớn hơn hoặc hoãn thanh toán cho các nhà cung cấp có dung sai cao hơn cho các ngày đến hạn.
# 2. Thủ tục an toàn: Giảm gian lận tài khoản phải trả
Các khoản phải trả là một lĩnh vực có rủi ro cao về gian lận trong kinh doanh. Một ví dụ điển hình là khi một nhân viên không trung thực thiết lập một "nhà cung cấp giả", hành vi gian lận là phổ biến. Về cơ bản, khi một doanh nghiệp thanh toán hóa đơn cho các dịch vụ chưa bao giờ được đưa ra, về cơ bản họ đang thanh toán cho nhân viên không trung thực và mất tiền.
Tuy nhiên, các thủ tục và quy tắc có thể giúp bạn bảo vệ công ty của mình và giảm thiểu rủi ro. Vì vậy, hãy thiết lập một phương pháp để đảm bảo rằng cá nhân thực hiện kiểm tra cũng không có khả năng tạo tài khoản nhà cung cấp mới. Ngoài ra, trước khi tạo tài khoản nhà cung cấp, cần giải thích cho chủ sở hữu và xem xét tài khoản đó.
Trong khi đó, các phương pháp khác giúp giảm thiểu gian lận bao gồm;
- Sự cho phép của trưởng bộ phận
- Tách các vai trò và
- Kiểm tra tại chỗ
# 3. Xác nhận Ngày đến hạn: Các điều khoản của nhà cung cấp có thể được Thương lượng
Trong hầu hết các trường hợp, hóa đơn sẽ chỉ định thời hạn thanh toán là 30 hoặc 60 ngày. Một doanh nghiệp có thể thương lượng các điều kiện cho các hóa đơn chưa thanh toán bất kể các điều khoản được cung cấp. Về cơ bản, một nhà cung cấp thường sẽ giảm giá hoặc các điều khoản đặc biệt nếu một công ty mua số lượng lớn một cách thường xuyên.
Vì vậy, nếu một công ty sắp bị chậm thanh toán, sẽ là lý tưởng nhất nếu họ gọi điện cho nhà cung cấp để giữ mối quan hệ tiếp tục và xem liệu có thể làm gì về việc chậm thanh toán hay không.
#4. Giảm tác động của CFO đến Xác minh & Chữ ký
Giám đốc Tài chính (CFO) thường ký séc nhưng không ký séc cùng nhau. Vì vậy, trước khi gửi hóa đơn cho CFO để thanh toán, bộ phận Kế toán Khoản phải trả nên kiểm tra, chọn hóa đơn cần thanh toán, tập hợp hóa đơn, in séc và xác minh rằng tất cả các hóa đơn đã được phê duyệt.
Mặt khác, trước khi ký, giám đốc tài chính chỉ cần so sánh số tiền trên hóa đơn với số tiền trên séc. Nếu một công ty kiểm soát tiền mặt tích cực hơn, hãy cho Accounts Payable biết trước ngân sách chạy séc của họ để họ có thể xác định nhà cung cấp nào có thể đợi cho đến lần chạy séc tiếp theo và ký hóa đơn.
# 5. Sử dụng phần mềm để dễ dàng hoàn thành các quy trình và thanh toán
Phần mềm kế toán có thể giúp bạn kiểm tra các khoản phải trả dễ dàng hơn và ngăn ngừa các sai sót như số tiền không chính xác, số séc không chính xác được sử dụng để thanh toán cho nhà cung cấp và thanh toán quá sớm hoặc quá muộn bằng cách cho phép bạn lập hồ sơ, quản lý và xem lại các hóa đơn đã thanh toán và chưa thanh toán. Vì vậy, tất cả những gì bạn cần làm là nhập các điều khoản thanh toán cho từng nhà cung cấp, chẳng hạn như Net 30 hoặc Net 60, mà hệ thống có thể sử dụng làm mặc định.
Ngoài ra, phần mềm kế toán có thể giúp tổ chức của bạn dễ dàng thực hiện các báo cáo cũ, giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra.
4 chức năng của tài khoản phải trả là gì?
Tính toán, nhập các giao dịch kinh doanh, xử lý hóa đơn và kiểm tra dữ liệu tài chính để lưu giữ hồ sơ.
AP toàn chu kỳ là gì?
Một lĩnh vực mà các doanh nghiệp có thể cố gắng cải thiện là quy trình tài khoản phải trả toàn chu kỳ. “Chu kỳ đầy đủ” không chỉ có nghĩa là đặt hàng và thanh toán cho chúng. Nó cũng có nghĩa là tất cả các bước ở giữa. Điều này bao gồm tạo tài liệu, mã hóa chúng, so sánh chúng, v.v.
Quy trình đối sánh 3 chiều trong các khoản phải trả là gì?
Trước khi hóa đơn được thanh toán, quy trình được gọi là “đối chiếu ba chiều” đảm bảo rằng thông tin trên đơn đặt hàng, hóa đơn của nhà cung cấp và biên lai giao hàng đều khớp với nhau. Chỉ các chi tiết của hóa đơn của nhà cung cấp và các chi tiết của đơn đặt hàng được so sánh hai chiều.
Hai loại tài khoản phải trả là gì?
Các khoản phải trả cho một doanh nghiệp có thể được chia thành hai loại tiền lương và chi phí. Các khoản phải trả thường ở dạng hóa đơn của nhà cung cấp, nhưng chúng cũng có thể là hóa đơn, hóa đơn hoặc séc.
Sự khác biệt giữa P2P và AP là gì?
Thủ tục tài khoản phải trả chỉ là một thành phần của P2P. (mua-to-pay). P2P bao gồm toàn bộ chu trình mua sắm và thanh toán, bao gồm cả thanh toán cho nhà cung cấp. Tự động hóa AP tăng tốc các quy trình này và đảm bảo mức độ chính xác cao hơn ở từng giai đoạn quy trình làm việc.
- TÀI KHOẢN CÓ THỂ THANH TOÁN ĐƯỢC HƯỚNG DẪN ĐƯỢC ĐƠN GIẢN! (+ Phân tích công thức chi tiết)
- So sánh chi tiết tài khoản phải trả và tài khoản phải thu
- Quy trình tự động hóa tài khoản phải trả: Những điều bạn nên biết trước khi tự động hóa
- HÓA ĐƠN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Cách ghi lại và Phần mềm Miễn phí
- CHU KỲ CHUYỂN ĐỔI TIỀN MẶT LÀ GÌ: Cách Tăng và Tính CCC
