Ви коли-небудь були в ситуації, коли вам потрібно було нагадати комусь про щось важливе, але не хотіли здатися настирливим або нетерплячим? Звичайно, маєте. Вирішити, як і коли надіслати дружнє нагадування електронною поштою, є соціальною дилемою, яку більшість людей знають дуже добре. Баланс між потребою виконувати завдання та потребою поважати чиюсь автономію може бути дуже важко знайти.
більше 319 мільярди електронних листів відправляються щодня, тоді як середній відкритий курс становить 16.97% у всіх галузях. Це означає, що мільярди електронних листів залишаються поза увагою у вхідних скриньках скрізь. Отже, що ви можете зробити, щоб ваше повідомлення відкрилося без наполегливості чи спаму?
Дилему етикету легко вирішити за допомогою добре написаного нагадування. Це повідомлення, які передають суть, не викликаючи образ. Вони професійні та ефективні, але при цьому доброзичливі та ніжні.
Знання того, як написати електронний лист із дружнім нагадуванням, є одним із найкращих інструментів для сповіщення людей про майбутні зустрічі, пропущені платежі, заявки на роботу, важливі події тощо. І якщо все зроблено правильно, хороше може бути полегшенням для одержувачів, якщо вибрати правильний тон і час.
Ключові винесення
- Дружні електронні листи з нагадуваннями — чудовий спосіб зацікавити ваших передплатників і спонукати їх діяти. Плануючи налаштувати електронні листи з нагадуваннями, завжди пам’ятайте про такі поради та практичні поради:
- Зберігайте свої нагадування та електронні листи короткими та чіткими;
- Створюйте теми електронних листів із нагадуваннями, які зупиняють прокручування, які миттєво привертають увагу;
- Під час написання електронного листа з нагадуванням завжди пам’ятайте про точку зору вашої аудиторії;
- Ніколи не будьте настирливими чи погрозливими в електронних листах із нагадуваннями
Що таке електронний лист-нагадування?
Електронні листи з нагадуваннями надсилаються, щоб нагадати комусь про майбутні зустрічі, зустрічі, забутий порядок денний або продовжити минулі розмови. Зазвичай вони бувають двох типів:
- Електронні листи, які служать підсумком дзвінка або зустрічі, яка щойно відбулася, із подальшими діями в майбутньому;
- Повідомлення-нагадування надсилаються, щоб надолужити те, що не сталося. Наприклад, повторне повідомлення про пропущений термін або відсутність відповіді після першого електронного листа/дзвінка.
У цій статті я покажу вам, як створювати такі електронні листи, разом із прикладами та шаблонами. Але спершу давайте дізнаємося, коли доцільно надіслати дружнє нагадування електронною поштою та як знайти оптимальний час.
Коли потрібно надіслати електронний лист із нагадуванням?
Електронні листи з нагадуваннями корисні, коли з’являється щось важливе або коли щось мало статися, але не сталося. Ось кілька ситуацій, у яких може бути корисним надсилання нагадування:
- Пропущені терміни роботи. Жоден працівник не є островом у сучасному діловому світі. Якщо одна людина обіцяє виконати завдання до певного дня, а цього не відбувається, цілі проекти відстають. Краще надіслати нагадування електронною поштою до того, як пройде надто багато часу.
- Майбутні важливі події. Деякі події та терміни надто важливі, щоб ризикувати їх пропустити. Для цього ви можете заздалегідь надіслати м’яке нагадування, щоб усі не відставали.
- Порушений зв'язок. Більшість людей були в ситуації, коли хтось обіцяв щось зробити і зв’язатися, але це повідомлення просто не приходить. Нагадування може допомогти відновити контакт і з’ясувати, чи завдання просто випало з уваги людини, чи є ще щось, що ви можете зробити, щоб допомогти.
- Несвоєчасні платежі. Оплата у встановлений термін або раніше є стандартним діловим етикетом. Трапляються речі, але ви все ще маєте право на свої гроші. Не відчувайте провини, надсилаючи нагадування про оплату, якщо крайній термін минув, а ви не отримали ці кошти.
- Заявки на роботу або співбесіди в очікуванні. Якщо ви балотуєтеся на роботу, електронний лист може підвищити ваші шанси на успіх. Важливо не засипати менеджера з найму повідомленнями, але чітко підібране повідомлення може допомогти вам виділитися.
- Проблеми з продавцем. Іноді вам потрібно платити, але постачальник не надіслав вам рахунок-фактуру. Крім того, можливо, ви щось замовили, а воно не прийшло. Ваш бізнес залежить від цього продукту чи рахунка-фактури, тому можна зв’язатися з нами та зареєструватися.
Як надіслати дружнє нагадування електронною поштою
Усі листи з дружніми нагадуваннями мають бути чіткими, добрими та стислими. Ви повинні бути достатньо ввічливими, щоб спонукати людей діяти, але не настільки пасивними, щоб люди ігнорували ваше повідомлення.
Найкращі нагадування електронною поштою містять п’ять основних елементів.
1. Тематичний рядок
Хороший рядок теми допоможе вам далеко під час надсилання електронних листів із нагадуваннями. Одержувач повинен знати, чому ви надсилаєте нагадування, і відчувати потребу діяти. Основна ідея полягає в тому, щоб ваша тема була короткою та додавала терміновості, щоб одержувач знав, що це чутливо до часу.
2. Привітання
Привітання задає тон тексту вашого електронного листа, тому не пропускайте його.
- Випадкове привітання: Використовуйте більш неформальне привітання, наприклад «Привіт, Даніель» or «Гей, Джонатан».
- Офіційне привітання: Якщо ваша компанія використовує більш офіційну мову, почніть з «Привіт, Кейт».
- Особливе привітання: Починаючи з «Шановний» загалом надто формальний для дружнього нагадування електронною поштою, але дотримуйтеся його, якщо це стандартне привітання вашої компанії.
3. Контекст
У тексті електронного листа ви повідомляєте одержувачу, чому ви йому надсилаєте електронний лист. Тут ви надаєте контекст про проект, кінцевий термін, оплату, зустріч чи будь-яку іншу ситуацію, яка потребує спонукання. Включіть конкретні імена та дати, якщо це допоможе прояснити ваше повідомлення, і згадайте нещодавню ласу дещицю про особу чи компанію.
Ось кілька прикладів того, як може виглядати цей розділ:
- Оскільки кінець місяця (і кварталу) швидко наближається, ми хочемо отримати всі рахунки-фактури якнайшвидше.
- Я все ще працюю над статтею «Найкращі поради щодо підприємництва для нових засновників» і хотів би включити ваші думки в цю статтю. Завдяки нещодавньому раунду фінансування компанії ABC і її зростанню ви так добре пройшли минулий рік.
- Я заходжу, щоб нагадати вам про майбутню зустріч із планування вмісту за четвертий квартал, заплановану на цей вівторок, 4 червня, о 2:2 за стандартним стандартним часом. З нетерпінням чекаю початку з вашого аналітичного звіту.
- Коли ви готуєтеся до презентації, не забудьте надіслати слайди, які ви хочете включити, до кінця дня в понеділок, 30 липня. Це все ще працює для вас?
4. Запит
Після того, як ви підготували сцену, надавши контекст, настав час вставити своє нагадування чи запит. Не варто занадто довго говорити, інакше ви можете втратити увагу одержувача. Якщо ви хочете отримати негайну відповідь, корисно завершити запит запитанням, щоб спонукати людей діяти негайно.
- Будь ласка, надішліть свій рахунок-фактуру за всі роботи з нашого останнього контракту на адресу [захищено електронною поштою] і CC мені. Якщо у вас виникнуть запитання, ви можете зв’язатися зі мною за номером (333) 333-3333.
- Якщо ви бажаєте надіслати цитату для статті, поділіться своєю відповіддю на наведене нижче запитання та поясніть свою аргументацію. Яку пораду ви б дали новим підприємцям, щоб допомогти їм успішно вести свій бізнес цього року?
5. Виписка
Ви висловили свою основну тезу та прохання, тож настав час підписати дружнє завершення.
- Дякуємо, що знайшли час, щоб попрацювати над цим.
- Дякуємо, що надали пріоритет цьому проекту.
- Я ціную ваші зусилля під час завершення цієї пропозиції.
- Я з нетерпінням чекаю почути від вас.
Не забудьте включити кінцеву підписку, яка відповідає тону, що й решта вашого електронного листа.
- Все найкраще
- Щиро
- Знову дякую
- привіт
- Дякую
Завершіть електронний лист своїм ім’ям для дружнього тону або повним ім’ям для більш офіційного тону. Якщо вам потрібно надати додатковий контекст, додайте свою посаду, назву компанії або контактну інформацію після свого імені.
Нижче наведено шаблон із кількома прикладами зручних електронних листів із нагадуваннями. Ви можете використовувати їх, щоб зв’язатися з будь-ким щодо продажів, налагодження зв’язків, найму персоналу чи будь-якої іншої ситуації.
Дружні шаблони електронних листів із нагадуваннями
Скільки часу потрібно чекати, перш ніж надсилати електронний лист із нагадуванням?
- Найближчий термін. Залежить від проекту. Дайте людям більше часу для складного проекту та менші часові рамки для простого завдання.
- Майбутня подія. Від трьох до 14 днів до події. Ви можете надіслати кілька нагадувань перед подією, щоб викликати ентузіазм і переконатися, що всі чітко розуміють час і розклад.
- Майбутня зустріч. На один-два дні раніше терміну. Дайте людям, які беруть участь у нараді, кілька днів часу, оскільки вони можуть підготувати щось заздалегідь.
- Прострочений платіж або термін. Через день після встановленого терміну. Ви хочете нагадати людям, коли це головне, і показати, що ви чекаєте, поки вони вживуть дій.
- Заява про прийом на роботу. Муза рекомендує зачекати від п’яти до 10 робочих днів перед наступним зверненням. Якщо хтось порекомендував вас на цю посаду, зв’яжіться з ним, щоб отримати інформацію, перш ніж зв’язуватися з відділом кадрів або менеджером з найму. Це може здатися довгим часом, але Indeed виявив, що 44% отримують відповідь від роботодавців протягом кількох тижнів після подачі заявки, і лише 37% отримують відповідь протягом тижня.
- Співбесіда. Якщо співбесіда запланована через кілька тижнів, найкраще зареєструватися напередодні, щоб переконатися, що час все ще підходить для всіх учасників. Якщо хтось має зв’язатися з вами після співбесіди, менеджери з найму пропонують зачекати, поки не закінчиться узгоджений графік, щоб надіслати електронний лист із нагадуванням. Все ще ні слова? Зачекайте п’ять-сім днів, перш ніж натиснути «Надіслати».
Поради та підказки щодо створення дружніх електронних листів із нагадуваннями
Написання хорошого електронного листа з нагадуванням означає постійне просування правильного повідомлення, а не просто нагадування одержувачу про ваше існування. Ваші електронні листи мають надавати цінність і контекст, доводити та надавати додаткові докази щодо вашого продукту/послуги та пояснювати, чому це було б корисно.
Ось кілька загальних порад і хитрощів, які вам потрібно знати, щоб просунутися далі в грі з подальшою електронною поштою:
- Не звучайте вибачливо. Переконайтеся, що ваш електронний лист не містить пасивних слів, як-от "Сподіваюся, це гарний час" or «Просто перевіряю, чи мали ви можливість переглянути мій попередній електронний лист.' Надсилаючи електронний лист із нагадуванням, переконайтеся, що у вас є цінне повідомлення, яким можна поділитися;
- Чіткий заклик до дії. Повідомте одержувачу, що ви хочете від нього. Якою б не була ваша мета, вона має бути чітко визначена, щоб людина знала наступний крок. Якщо ви хочете запланувати зустріч, бажано надати посилання, за яким її можна запланувати – після успішного бронювання надійде електронний лист із автоматичним підтвердженням зустрічі;
- Будьте ввічливі. Може бути кілька причин, чому люди не відповідають вам. Вони можуть бути надто зайняті, забути про це або пропустити це в перший раз. Також може статися, що вони не зацікавлені та привидять вас. Неважливо чому, ви все одно повинні підходити до одержувачів ввічливим і корисним тоном, намагаючись зрозуміти причини відсутності відповіді. Це може зайняти час, тому запасіться терпінням.
Приклади електронного листа з дружнім нагадуванням
Приклад електронного листа загального нагадування
| Кому: Ваш отримувач Від вас Тема: Подальші дії щодо мого запиту на хронологію |
| Привіт Стенлі, Сподіваюся, у вас гарний день! Я хотів швидко стежити за графіком прогнозів на цей квартал. Під час останньої розмови, я думаю, ви сказали, що до кінця тижня матимете план дій на наступні кілька місяців. З огляду на це, ви могли б надіслати це, щоб я міг поділитися ним зі своєю командою? Дайте мені знати, якщо у вас виникнуть запитання. Спасибі, Джиммі |
Приклад електронного листа з нагадуванням про мережу
| Кому: Ваш отримувач Від вас Тема: Кава, поки я в місті? |
| Привіт Стенлі, Поки я тут, у Лос-Анджелесі, я хотів би продовжити розмову, яку ми мали на конференції минулих вихідних! Я знаю, що ви, мабуть, зайняті, але мені сподобалися наші розмови, і я хотів би зустрітися ще раз. Якщо ви поруч, я достатньо гнучкий, щоб працювати з вашим графіком, поки я в місті. Які дні та години можуть вам підійти цього тижня? Джиммі |
| Кому: Ваш отримувач Від вас Тема: Дякуємо за підключення до LinkedIn! |
| Привіт, Стенлі, Було чудово спілкуватися з вами на LinkedIn минулого тижня. Я знову торкаюся базису з кількома ресурсами, які, на мою думку, будуть корисними, оскільки ваш бізнес намагається розвивати свою маркетингову програму. Шаблон маркетингового плану: використовуйте його, щоб окреслити свою маркетингову стратегію цього року. Електронна книга з цифрового маркетингу: Початковий посібник для малого бізнесу. Набір для планування реклами: шаблони та посібник для розумнішої реклами Якщо зараз не вдалий час для спілкування, я хотів би, щоб ми залишалися на зв’язку. Надішліть цю форму, щоб ви могли першими дізнаватися про наші маркетингові та продуктові оновлення безпосередньо від мене. Я буду стежити за вашим поданням. Спасибо! Джиммі |
Дружні електронні листи з нагадуваннями: найкращі методи
Ось список найкращих порад, яких слід дотримуватися під час написання електронного листа з дружнім нагадуванням:
Виберіть чітку тему
Рядок теми електронного листа, який пояснює мету вашого повідомлення, збільшить шанси, що люди відкриють ваш електронний лист. Наприклад, якщо ви нагадуєте клієнту про подію, ви можете включити назву події в рядок теми.
Крім того, ви можете додати сильні слова та фрази, як-от «важливо» або «потрібна відповідь», щоб привернути увагу читача та виділитися серед переповненої папки «Вхідні».
Будьте короткими
Стислість – це те, що потрібно практикувати під час усіх маркетингових кампаній електронною поштою, але особливо під час написання нагадувань. Мало хто прочитає ваше нагадування, якщо ви заховаєте його в стіну з текстом.
Вашому контакту буде байдуже, наскільки важливою є інформація, якщо для її читання знадобиться більше кількох хвилин, тож швидко переходьте до суті.
Будьте дружніми, але водночас прямими
Оскільки ви натякаєте на те, що ваш клієнт, можливо, забув щось зробити, важливо діяти легко та дружньо. Інакше ви ризикуєте їх образити або роздратувати.
Однак ви не хочете перестаратися і виглядати нещирим. Пишучи, пам’ятайте, що це стосунки між бізнесом і покупцем, і ваша мета не в тому, щоб стати другом читача.
Знайдіть правильний час відправки
Час може бути найважливішим елементом успіху електронної пошти. Час, який ви чекаєте, щоб надіслати лист із м’яким нагадуванням, значною мірою залежатиме від ситуації.
Наприклад, для надсилання електронних листів із нагадуваннями про оплату зазвичай прийнятний день після дати оплати. Надто довге очікування перед надсиланням нагадування також може знизити ваші шанси отримати відповідь. Чим більше часу мине, тим менше ваші клієнти будуть пам’ятати, що їм потрібно було щось завершити.
Чудовим рішенням для пошуку ідеального часу є тестування A/B дати та часу доставки. Це коли ви надсилаєте дві версії нагадування різним сегментам аудиторії, змінюючи один елемент за раз, а потім аналізуєте показники ефективності, наприклад частоту відкриття, щоб побачити, яка версія резонує краще.
Ідеальний час для надсилання ефективного електронного листа залежить від випадку, наприклад, на початку або в кінці робочого дня.
Включіть заклик до дії
Незважаючи на те, що ваша основна мета — нагадати людям про щось, завжди є місце для додаткового відгуку чи взаємодії.
Додавання кнопки заклику до дії в електронній пошті або під час виходу допоможе читачеві легко розібратися в суті проблеми.
За потреби повторіть кілька разів
Не має значення, чи стосується ваше нагадування про відсутність платежу чи про запуск продукту, не бійтеся відповісти, якщо вважаєте, що ваше повідомлення важливе, корисне та варте прочитання.
У поєднанні з вдалим часом другий додатковий електронний лист може змусити ваших клієнтів вжити заходів і виконати поставлене завдання, навіть якщо це означає, що вони більше не зацікавлені в покупці або більше не можуть організувати захід.
Використовуйте це як маркетингову можливість
Якщо це можливо та в контексті, додайте зображення або посилання на представлені продукти. Ви також можете рекламувати майбутні пропозиції або заохочувати приєднатися до ваших каналів соціальних мереж.
Додаючи зображення, пам’ятайте про те, щоб вони відповідали розміру для всіх постачальників послуг електронної пошти, таких як Gmail, Outlook і iCloud. Погане враження від перегляду може відштовхнути читачів від вашого бренду до бренду конкурента.
посилання
