Теоретично ефективне планування співробітників просте: створіть ідеальні робочі графіки, щоб у вас ніколи не було зайвого чи нестачі персоналу. На щастя, є позитивні новини. У цій публікації ви дізнаєтеся, що є ключем до ефективного планування, а також як ефективно планувати співробітників за допомогою простих кроків у програмному забезпеченні планування. Вважайте, що ключі до ефективного планування роботи стануть основою для складання плану. Крім того, ми також розглядаємо графік роботи співробітника.
Основи ефективного планування роботи співробітників
Створення ефективного графіка роботи співробітників вимагає ретельного балансування як персоналу, так і потреб компанії. Мораль і продуктивність співробітників постраждають, якщо, наприклад, ви зосереджуєтеся виключно на бізнес-потребах, як-от поєднання правильних змін, не враховуючи, що деяким працівникам не сподобається конкретна зміна.
№1. Вимоги до співробітників
Вимоги до графіка роботи ваших співробітників можуть відрізнятися залежно від посади. Вони потребують попереднього повідомлення, щоб керувати своїм життям. Постійні повідомлення про зміни в останню хвилину призведуть до образи та незадоволення.
Зміни, які відповідають їхньому робочому графіку. Наприклад, нічна зміна навряд чи підійде для співробітника з сім’єю. З іншого боку, хтось, хто неодружений або нещодавно закінчив коледж, може бути щасливішим від цієї зміни.
Знати, що передбачає їхня робота, щоб вони знали, що від них очікують. Можливість самостійно керувати запитами на відгул, що дозволяє їм легко виконувати програмне забезпечення для планування роботи.
№2. Передумови для бізнесу
Потреби вашої компанії в плануванні можуть відрізнятися залежно від відділів, у яких ви працюєте. До них належать:
Найкраще поєднання змін для вашого бізнесу. Деякі типи змін більше підходять для вашої компанії, ніж інші. Наприклад, для цілодобових операцій добре працюють змінні зміни. З іншого боку, встановлені графіки роботи підходять для компаній, які здебільшого набирають кар’єрних працівників.
Прагнення до ефективного робочого графіка гарантує, що у вас завжди буде відповідна кількість персоналу на роботі. Це допоможе вам тримати під контролем витрати на оплату праці.
Можливість ефективніше обробляти плинність кадрів, що особливо важливо, якщо у вас є ресторан, де плинність плинності завідомо висока. Доступ до програмного забезпечення для планування, яке легко інтегрується з вашою POS-системою, щоб скоротити час, витрачений на створення та керування графіками роботи.
Як ефективно скласти графік роботи співробітників
Тепер, коли ви розумієте важливість інтеграції потреб компанії та персоналу у свій робочий графік, давайте подивимося на чіткий метод із 9 кроків для ефективного планування працівників (приклади включені). Планування ресурсів Wallchart може бути корисним інструментом для перевірки
Крок 1. Визначте стандарти продуктивності своєї роботи
Це двоетапна процедура:
Визначте, скільки роботи потрібно виконати на конкретній роботі за певну кількість годин. Залежно від галузі, «скільки роботи» можна розрахувати кількома способами. Наприклад, якщо у вас є ресторан, ви можете відстежувати, скільки покриттів і налаштувань офіціант виконує за певний проміжок часу. Повторіть цей етап для кожної посади у вашому бізнесі.
Визначте обов’язки кожної посади. Знову ж таки, залежно від вашої компанії ці завдання будуть відрізнятися. Продовжуючи приклад з рестораном, персонал кухні відповідатиме за приготування їжі, приготування їжі для клієнтів і прибирання своїх станцій в кінці зміни.
Крок 2: Намалюйте графік поточних рівнів активності.
Якщо ви зрозуміли очікування щодо виробництва, настав час оцінити поточний рівень активності — наскільки ви зайняті в певні дні та в певний час доби.
Цей звіт допоможе вам визначити правильну кількість співробітників для планування протягом робочого часу. Хоча у вас може виникнути спокуса приймати рішення щодо найму на основі інтуїції (зрештою, ви знаєте свою компанію краще за будь-кого), опирайтеся цьому спонуканню. Ваші інстинкти можуть бути неправильними, що призведе до неідеальних графіків, які залишать вас надлишком або недостатньо персоналом.
Більш ефективною стратегією є аналіз ринкових даних зі звітів про доходи та праці, щоб отримати консультації щодо процесу планування роботи. Наприклад, звіти про продажі повідомлятимуть рестораторам, скільки обкладинок вони роблять у певні дні, які періоди є найбільш завантаженими та які місяці є більш завантаженими, ніж інші. Ці дані допоможуть визначити конкретні зміни, які потребують більше працівників, і навпаки.
Крок 3: Прогнозування майбутніх рівнів активності
Прогнозуйте майбутні рівні активності, використовуючи поточні рівні активності. Розглянемо цикли продажів на щоденній, місячній, квартальній та річній основі. Якщо ваші дані показують, що певний час доби або року постійно більш завантажений, ніж інші, ви можете з певною впевненістю передбачити, що ця закономірність повториться, і планувати відповідно.
Ви також можете перевірити це, якщо вам потрібно спланувати план управління часом вашого співробітника, і навіть якщо хочете сплануйте свою роботу.
Крок 4: Розрахуйте точну кількість необхідних працівників
Знову ж таки, втримайтеся від бажання діяти зі своїм інтуїтивним інстинктом і спробуйте з’ясувати, скільки людей вам знадобиться. Від виробничих норм відніміть кількість клієнтів. Наприклад, якщо ви керуєте рестораном, який у вівторок накриває в середньому 150, а офіціант може зробити 30 страв за 8-годинну зміну, вам, ймовірно, знадобиться 5 серверів.
Важливо пам’ятати, що одні працівники більш продуктивні, ніж інші. Хоча ви не хочете перевантажувати цих співробітників, ви можете запланувати менше людей, коли вони перебувають у зміні. Нарешті, використовуйте свої інстинкти, щоб ще раз перевірити свої результати та зробити будь-які остаточні налаштування, які вважаються правильними.
Крок 5. Розгляньте вимоги до персоналу (та інші міркування)
Наступний крок – знайти баланс між потребою в ефективному графіку роботи та потребами співробітників. Це означає, що ви повинні переконатися, що ви:
- Про зміни в графіку роботи слід повідомляти працівників заздалегідь.
- Узгоджуйте зміни з відповідним персоналом.
- Виділіть розумну кількість змін на одного працівника.
- Щоб уникнути непорозумінь, чітко опишіть функції.
- Спростіть для працівників зміну.
- Дозвольте працівникам обробляти власні запити на відгул.
Не забувайте планувати прогули та зміну змін в останній момент. Нарешті, або тісно співпрацюйте зі своїм відділом кадрів, щоб переконатися, що ви не порушуєте жодного трудового законодавства, або ознайомтеся з правилами у вашому регіоні, щоб переконатися, що ви дотримуєтесь їх.
Крок 6: Визначтеся з методом планування зміни
Настав час скласти графік роботи для ваших співробітників. Існує три методи складання розкладу: ручка і папір, електронні таблиці Google або Excel і програмне забезпечення для планування співробітників. Щоб вибрати найкращий метод для вашої компанії, зважте переваги та недоліки кожного:
Складання розкладів на дошках оголошень за допомогою ручки та паперу є найбільш економічно ефективним, але й найбільш трудомістким методом.
Програмне забезпечення для планування співробітників є найдорожчим, але воно економить ваш час на складанні та підтримці графіків, не кажучи вже про гроші в довгостроковій перспективі.
Хоча Excel є більш складним, ніж ручка та папір, він все одно потребує витрат часу на складання розкладів, і він не дозволяє автоматизувати процес планування, як це робить програмне забезпечення.
Якщо ви власник ресторану, який використовує або збирається використовувати Excel для планування співробітників, нижче наведено приклад того, як планувати співробітників за допомогою шаблону графіка зміни співробітників ресторану.
Приклад створення графіка змінності ресторану
Щоб скласти розклад ресторану в Excel, виконайте такі шість кроків:
A) Отримайте свій шаблон Excel
Моделі Microsoft Excel доступні для створення графіків роботи, але вони часто є загальними і не призначені для ресторанів. На щастя, якщо у вас є ресторан, ви можете завантажити той, який відповідає вашим потребам:
Б) Відкрийте таблицю Excel.
В) Визначте день, у який ви хочете почати свій розклад.
Г) Введіть прізвища працівників.
Введіть їх ім’я в клітинку з написом «Співробітник 1». Зробіть те ж саме для решти співробітників.
Видаліть рядки, які вам не потрібні, і додайте ті, які вам потрібні. Просто клацніть правою кнопкою миші відповідну клітинку та виберіть «Видалити» або «Вставити».
E) Перегляд змін і функцій
У нижній частині електронної таблиці натисніть вкладку «Зміни».
Потім вставте зміщення або роль:
Коли ви змінюєте час початку та закінчення зміни, стовпець зміни автоматично оновлюється. Внести додаткові зміни після першого (з 9:5 до 9:5) і до фіналу (з 7:XNUMX до XNUMX:XNUMX) (XNUMX:XNUMX до BD – Business Decline)
Включіть нову роль після першого та перед останнім пунктом у списку ролей.
F) Складіть графік роботи.
Перейдіть до електронної таблиці «Розклад». Виберіть клітинку поруч із іменем співробітника (під певним днем). Виберіть відповідну позицію і змініть. Пам’ятайте, що кожна клітинка має два спадні меню: одне для ролей і одне для змін.
Змінити:
Ось моя роль:
Повторіть цю процедуру для всього персоналу за кілька днів до того, як закінчите. Ви також можете додатково налаштувати свій розклад, ввівши «назва закладу» та «тиждень».
Коли ви закінчите, натисніть «Зберегти як», дайте своєму розкладу назву та збережіть його в зручному місці. Якщо ви вносите зміни в розклад від тижня до тижня, збережіть аркуш Excel з новим ім’ям файлу (подумайте про те, щоб назвати його за датою).
Крок 7: Отримайте схвалення вищого керівництва, якщо необхідно.
Схвалення вищого керівництва може знадобитися або не знадобитися. У будь-якому випадку переконайтеся, що графік ретельно перевіряється на основі таких факторів, як витрати на оплату праці, вимоги співробітників і вимоги компанії. Внесіть необхідні зміни.
Крок 8. Зробіть графік доступним для співробітників
Після того, як ви задоволені остаточним графіком, роздайте його своїм співробітникам, щоб вони знали, коли вони працюють, чого від них очікують і як зберігати відповідальність. Якщо ви використовуєте Excel, ви можете надіслати його електронною поштою або зробити доступним через хмару.
Якщо ви використовуєте дошки оголошень або дошки, повідомте співробітників, коли новий розклад буде готовий, і нагадуйте їм, щоб вони часто перевіряли його на наявність будь-яких змін. Ви також можете проводити щоденні зустрічі, щоб обговорити зміни в розкладі.
Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для планування, опублікуйте розклад на платформі, і співробітники отримають миттєве сповіщення на свій мобільний пристрій про новий розклад, а також про будь-які майбутні зміни. Завдяки такому процесу доставки буде менше особистих зустрічей і менше відгуків менеджерів.
Крок 9. Регулярно переглядайте свій розклад і процес
Ваша робота не закінчується, поки ви не складете свій графік. Ви повинні регулярно переглядати розклад і процеси планування, щоб виявляти проблеми та знаходити шляхи покращення.
Що таке дистанційна робота?
Дистанційна робота — це різновид гнучкої організації роботи, за якої працівник працює віддалено, наприклад із дому, замість того, щоб приходити в офіс.
Які переваги роботи на дистанції?
Дистанційна робота може надати кілька переваг, зокрема більш гнучкий графік, скорочення часу та витрат на дорогу, а також кращий баланс між роботою та особистим життям.
Чи можу я подати запит на дистанційну роботу?
Так, ви можете подати запит на дистанційну роботу. Однак це зрештою залежить від політики вашої компанії та характеру вашої роботи.
Що таке неповний робочий день?
Неповний робочий день — це графік, який передбачає відпрацювання меншої кількості годин, ніж повний робочий день. Графік неповного робочого дня може бути різним, але зазвичай передбачає роботу від 20 до 30 годин на тиждень.
Які переваги неповного робочого дня?
Неповний робочий день може надати кілька переваг, зокрема більш гнучкий графік, зниження стресу, пов’язаного з роботою, і можливість збалансувати роботу та особисті обов’язки.
Чи можу я запросити неповний робочий день?
Так, ви можете запросити неповний робочий день. Однак, зрештою, це залежить від політики вашої компанії та доступності ваших колег.
Висновок
Планування співробітників може бути складним завданням, яке насправді ніколи не закінчується. Ви повинні мати справу з вибором найкращих форм зміни для вашої компанії, а також з обробкою вимог співробітників щодо відпусток і навіть коригування зміни в останню хвилину.
Планування співробітників, на щастя, не повинно бути складним, якщо ви інтегруєте потреби співробітників і компанії у свій графік і приймаєте план з дев’яти кроків для майстерного планування.
Якщо, незважаючи на виконання всього вищенаведеного, робочий графік продовжує займати багато часу, і ви витрачаєте час на створення, керування та розподіл графіків, можливо, настав час налаштувати свій процес або знайти нову систему планування.
Чому важливо мати графік роботи?
Забезпечує структуру.
Це гарантує, що ви виконаєте свої обов’язки у відведений час. Звичайно. Бувають випадки, коли ви закінчите достроково або вам доведеться перейти в додатковий час. Але стабільний графік роботи заохочує людей, щоб ефективно та ефективно виконували свою роботу
Як ви створюєте графік роботи?
6 кроків до успішного розкладу
- Крок 1. Визначте розклад заходів. …
- Крок 2: Розташуйте послідовність дій. …
- Крок 3: Оцініть ресурси, необхідні для діяльності. …
- Крок 4: Оцінка тривалості кожного із заходів. …
- Крок 5: Розробка розкладу. …
- Крок 6: Контроль і контроль за розкладом.
Які існують види робочого графіка?
10 прикладів графіків роботи співробітників
- Повний робочий день. ...
- Неповний робочий день. ...
- Фіксовані графіки. ...
- Гнучкий графік. ...
- Змінні графіки змін. ...
- Розділений графік змін. ...
- Графік дежурства. ...
- Сезонні розклади.
Скільки існує типів розкладів?
Команда три типи розкладу відомі як графік потужності, планування ресурсів і графік обслуговування. У певному сенсі вони перетинаються в своїх можливостях, і для деяких додатків буде працювати більше одного.
- Розклад працівників: типи та найкращі 5 додатків для розкладу роботи співробітників
- Управління соціальними мережами: як почати прибутковий бізнес у 202 році3
- Контент-маркетинг: найкращий простий посібник (+ безкоштовний курс)
- Послуги віртуальних помічників: список 20 найкращих у 202 році3
- Як провести конференц-дзвінок на Android для бізнесу
