РОБОЧИЙ ПЛАН: що це таке та кроки для створення робочого плану (посібник 2023)

Зміст приховувати

Що таке план роботи?
1. Чому варто використовувати план роботи
Які п’ять кроків робочого плану?
Складання плану роботи на день
Що таке тижневий план роботи?
1. Як скласти тижневий план роботи
Створення 90-денного плану роботи
1. Що таке 90-денний план роботи?
Яка основна мета робочого плану?
Що називається планом роботи?
Які чотири основні компоненти робочого плану?
На закінчення
1. Статті по темі
2. посилання

Як новий працівник або новий працівник, ви прагнете справити гарне враження не лише на свого боса, але й на своїх колег. Як же тоді реалізувати свої ідеї, щоб реалізувати успішний проект? Розробивши план роботи, який демонструє ваш підхід і дозволяє іншим побачити, де вони вписуються. План роботи не завжди є правильним, але він спонукає людей ставити доречні запитання. Ось усе, що вам слід знати про робочий план, і ви можете ефективно створювати щоденні, тижневі та 90-денні робочі плани з прикладами.

Що таке план роботи?

Робочий план — це документ, який дозволяє кожному, хто бере участь у проекті, більш чітко спілкуватися.

Гарний робочий план визначає дії, необхідні для завершення проекту. Він уточнює очікуваний результат, а також основні потоки діяльності або результати, які дозволять досягти цього результату. Він також наголошує на необхідних ресурсах, участі та взаємозалежності.

Перед початком проекту ключові зацікавлені сторони повинні оцінити план і надати відгуки щодо нього. Коли ви закінчите, у вас буде чітка дорожня карта, яку підтримують усі.

Остаточний робочий план зазвичай включає наступні пункти:

Цілі та завдання проекту
Проектні обов'язки
Делегування завдань (при роботі в групі)
Основні етапи
Важливі результати
Необхідні ресурси
Розклади, включаючи терміни
Бюджети

Чому варто використовувати план роботи

Спокусливо уникнути створення такого докладного документу робочого процесу. Адже ця процедура і складна, і трудомістка. Однак додаткові зусилля окупляться в довгостроковій перспективі.

Складання плану вимагає подумати про те, як ви досягнете своєї мети. Процес вимагає від вас складних запитань, наприклад, хто виконуватиме роботу та чи вистачить часу.

Ось три причини для створення плану роботи:

#1. Це допоможе вашій команді залишатися на правильному шляху.

Хороший план роботи визначає терміни і завдання. Складання списку відповідальних за те, що зобов’язує всіх відповідати. Люди також можуть бачити, як їх робота вписується в ширшу схему речей. Це може зробити його більш прибутковим, а також допоможе їм приймати кращі рішення.

#2. Контролюйте свої очікування.

Ваша стратегія буде розповсюджена серед усіх відповідних зацікавлених сторін, включаючи керівництво, до того часу, як ви почнете проект. Ця процедура вимагає часу і зусиль. Люди неминуче будуть кидати в вас криві м’ячі під час процесу, якщо у вас їх немає. (Вони все ще можуть це робити, але ви на міцнішій основі з чітким планом роботи).

Кожен повинен розуміти, що передбачає стратегія і на що вона здатна. Він на ранній стадії визначає неузгоджені очікування та різні інтерпретації, зменшуючи плутанину та конфлікти пізніше. Крім того, він виділить вимоги та обмеження, про які ви, можливо, не знали, наприклад унікальні дозволи, які ви можете включити до стратегії.

#3. Визначити час святкування буде просто.

Відстеження ваших цілей і успіхів дає можливість відсвяткувати зі своєю командою. Немає нічого кращого, як поставити галочку біля головного пункту у списку справ. Крім того, ви можете поділитися своїми досягненнями з керівництвом, щоб ви та ваша команда виглядали відмінно.

BetterUp може допомогти вам розвинути такі навички, як визначення належного рівня деталізації та способи доставки вашого плану різним зацікавленим сторонам.

Які п’ять кроків робочого плану?

При складанні плану роботи слід дотримуватися певних принципових рекомендацій. Почніть з основ. На кожному етапі намагайтеся розповісти чітку, зрозумілу історію. По-друге, перевірте його на високому рівні, перш ніж надто деталізувати. Поділіться нею зі своїм менеджером, досвідченими членами команди або довіреними колегами та зверніть увагу на те, що з ними пов’язує або де у них є запитання.

Приклад може допомогти вам зрозуміти, як працює процедура. Припустімо, що ви відповідаєте за зв’язки з громадськістю в компанії, що займається обладнанням для відпочинку на природі. Одна з ваших цілей — спланувати збір коштів для відомої місцевої некомерційної організації. Давайте підготуємо ваш робочий план для презентації вашому генеральному директору.

#Крок 1: визначте «чому» вашої ініціативи.

Ви повинні пояснити наступне у своєму робочому плані:

Мета цієї діяльності. Як це вписується в загальну картину компанії? Які переваги це принесе організації? Дайте розгорнуте пояснення.

Історія цього проекту та ширший контекст. Покажіть, як проект вписується в бізнес-план або основні цілі компанії. Також може бути корисним продемонструвати, як проект вписується в основні принципи фірми.

У випадку з компанією, яка займається виробництвом зовнішнього обладнання, ви хочете продемонструвати відданість компанії місцевій громаді. Це сприяє розвитку довіри між споживачами та співробітниками, які є основою успіху компанії.

І, оскільки ви продаєте обладнання для активного відпочинку, ви віддаєте перевагу благодійній організації, яка займається охороною навколишнього середовища. Це точно відповідає зовнішньому іміджу вашої компанії.

#Крок 2: Створіть графік проекту.

Проект завжди повинен мати визначений термін. Проект із обмеженим часом дозволяє розставляти пріоритети та виконувати завдання. Крім того, наявність дедлайну може допомогти вам більш успішно організувати свій час.

У цьому випадку ваші часові рамки чіткі: у вас є час до дати події. Виберіть дату-заповнювач, яка допоможе вам спланувати свій календар. Майте на увазі, що дата заходу може змінюватися в результаті переговорів із зацікавленими сторонами.

Дати початку та завершення також будуть потрібні для кожної частини проекту, наприклад для розробки рекламних матеріалів і запрошення гостей. Визначте, які з цих дат є визначеними, а які можуть бути змінені. Створіть план, який не покладається на найкращий сценарій на кожному етапі подорожі.

Обов’язково розподіліть ці завдання між членами команди.

#3. Крок 3: Чітко опишіть свої цілі.

Тут ви перераховуєте конкретні, досяжні цілі. Подумайте про застосування техніки цілей SMART. Це допоможе вам у розробці конкретних, кількісно визначених, досяжних, значущих і обмежених у часі цілей.

Не забудьте також визначити ключові показники ефективності (KPI). Це інструменти, необхідні для оцінки успіху.

Цільове пожертвування в розмірі 100,000 50 доларів США та XNUMX% відсоток відвідуваності були б реальними показниками успіху вашого збору коштів.

#Крок 4: Перегляньте свої обмеження.

Ваші цілі мають відповідати обраному графіку, бюджету та ресурсам. Швидше за все, ви зіткнулися з перешкодами під час процесу планування, тому переконайтеся, що обсяг проекту розумний. Якщо у вас немає коштів на ракету, не гарантуйте посадку на Місяць.

Ваша подія повинна мати життєздатний план досягнення мети в 100,000 XNUMX доларів США. Чи має ваша компанія хороші зв’язки в суспільстві? Чи буде велика кількість високопоставлених гостей, які зможуть зробити великі пожертви? Чи зобов’язані люди йти, якщо відповідають?

Дайте чесну відповідь на ці запитання, творчо подумайте про альтернативи та відповідно адаптуйте свої цілі.

#Крок 5: Поговоріть про ризик і відповідальність.

Розгляньте свою стратегію з усіх можливих аспектів. Які ваші основні переваги? Що може піти не так? Будь то несподівана плинність кадрів чи погана погода, яка змушує захід проводити в приміщенні, пам’ятайте про те, що може піти не так, і майте запасний план. Майте багато і заздалегідь визначте, які умови можуть викликати план на випадок непередбачених обставин.

Складання плану роботи на день

Тайм-менеджмент – це навичка, яку можна застосувати в будь-якій професії та бізнесі. Планування наперед — це компонент управління часом, який може допомогти вам укластися в терміни та виконати завдання. Складання щоденного плану роботи дозволяє вам зазирнути вперед на майбутній день і побудувати приблизний план того, що ви збираєтеся зробити протягом цього часу.

Як скласти план роботи на день

Якщо думка про організацію дня долає вас, спробуйте ці прості кроки, щоб випередити свій список справ і підготуватися до несподіваних потреб:

#1. Продумайте свій день заздалегідь.

Ваші потреби визначатимуть стратегію, яку ви приймете, щоб організувати свій день. Наприклад, якщо ви працюєте у швидкоплинному середовищі, можливо, вам знадобиться включити певну гнучкість у свій день, щоб пристосуватися до неочікуваних завдань або зміни термінів. Якщо у вас є більше часу, щоб зосередитися на завданнях, ви можете планувати свій час більш точно.

Перш ніж організувати свій день, запишіть деякі свої основні потреби, а також будь-які труднощі, з якими ви можете зіткнутися через відсутність плану на день. Визначення ваших больових точок допоможе вам вирішити, як підійти до планування дня.

#2. Визначте критичні завдання

Також варто вибрати найважливіші щоденні справи та спланувати, як ви їх виконуватимете. Якщо у вас великий список важливих обов’язків, ви можете виявити, що вам не вистачає годин на день, щоб виконати їх усі. Якщо ви навчитеся розставляти пріоритети у своїх обов’язках, то зможете визначити, яка робота справді життєво важлива, а яка може почекати наступного дня чи пізніше тижня.

Це може допомогти вам розставити пріоритети у своєму списку, визначивши дві-три справи, які є для вас найважливішими. Незалежно від того, виконуєте ви їх протягом дня чи досягаєте в них значного прогресу, ці справи чи проекти можуть стати вашими головними пріоритетами. Як приклад:

#3. Закріпіть свої списки справ

Додавання критично важливих завдань до вашого розкладу може допомогти вам уявити рівень їх важливості. Якщо ви розташуєте свої дні в календарі, призначте зустріч для кожного завдання, яке блокує час, який ви збираєтеся витратити на ключові справи.

Пункти справ повинні містити будь-які кроки, необхідні для виконання завдання. Наприклад, якщо вашою основною метою цього дня є створення та поширення публікації в блозі, ви можете запланувати створити першу чернетку, перевірити її, додати будь-які важливі посилання та подати остаточну копію як окремі дії.

#4. Розклад перерв

Навмисні перерви зі списку справ допомагають перенаправити енергію та очистити розум. Оскільки людський мозок не може зосереджуватися на одній роботі довше однієї-двох годин, перерва насправді може підвищити вашу продуктивність.

Включіть у свій щоденний розклад кілька перерв з інтервалом в одну-дво години. Плануючи перерви, ви, швидше за все, зробите перерву в роботі та зосередитеся на чомусь іншому на короткий проміжок часу.

#5. Використовуйте свою стратегію.

Може виникнути спокуса відкласти свій план на день і зосередитися на роботі після того, як ви його підготували. Однак якщо вас відволікають електронні листи у вашій папці "Вхідні" або колега, який проходить повз ваш стіл, щоб поговорити, ви можете швидко забути про свої важливі справи або втратити з поля зору те, що ви запланували на день.

Регулярне звернення до плану на день допоможе вам не відставати від плану та виконувати справи, які ви визначили як найважливіші на день.

Приклади розпорядку дня

Ваш розпорядок дня може відрізнятися залежно від вашої галузі та рівня зайнятості. Ось декілька прикладів різних щоденних робочих процедур:

#1. Розпорядок дня працівника початкового рівня

Встановлення правильного розпорядку з самого початку вашої кар’єри допоможе вам виробити міцні робочі звички та збалансувати свої професійні та особисті цілі. Ось приклад одного дня з життя працівника початкової ланки:

Щоранку вставай в одну і ту ж годину.
Протягом 15 хвилин напишіть про свої особисті або професійні прагнення.
Готуйтеся до роботи, снідаючи.
Доїзд на роботу, якщо необхідно
Читайте електронні листи та відповідайте на них
Складіть список справ на день.
Виконайте завдання
Зробіть перерву на обід.
Після їжі зробіть невелику прогулянку.
Поверніться до свого робочого місця та продовжуйте працювати над своїми справами.
Інформуйте свого менеджера про свій щоденний прогрес.
Якщо можливо, залишити роботу та повернутися додому.
Витратьте годину на хобі.
Споживайте свою вечерю
Прогуляйтеся 15 хвилин.
Читайте 30 хвилини
Лягай спати

#2. Розпорядок дня професіонала середньої ланки

З просуванням вашої кар’єри ви можете приділяти більше часу професійному розвитку та сертифікації. Ви можете виконувати ці дії, виконуючи свої основні робочі зобов’язання та насолоджуючись повноцінним особистим життям, якщо виробите розпорядок дня. Ось приклад розпорядку дня професіонала середньої ланки:

Щоранку вставай в одну і ту ж годину.
Перед сніданком прогуляйтеся.
Готуйтеся до роботи, снідаючи.
Якщо можливо, їздіть на роботу
Відповідайте на електронні листи та листування
Перегляньте плани проекту та щоденний календар
Готові проекти
Зробіть перерву на обід.
Обговоріть стратегічні цілі зі своїм керівником.
Завершіть проектні завдання дня.
Якщо можливо, повертайтеся додому.
Протягом однієї години робота на атестаційному занятті.
Споживайте свою вечерю
Витратьте годину на те, що вам подобається.
Лягай спати

#3. Розпорядок дня старшого спеціаліста

Як старшого спеціаліста, ваші завдання можуть бути більш різноманітними, ніж завдання професіоналів початкової та середньої ланки, які можуть вивчати свою майстерність шляхом повторення. Незважаючи на те, що ваші обов’язки можуть змінитися, ви все одно можете виробити модель, яка збалансує вашу роботу та особисті пріоритети. Ось приклад розкладу дня старшого спеціаліста, наприклад менеджера чи директора:

Щодня вставати в одну і ту ж годину.
10 хвилин медитації або розтяжки
Готуйтеся до роботи, снідаючи.
Якщо можливо, їздіть на роботу
Відповідайте на листи та повідомлення
Зустрічайтеся з молодшими членами команди, щоб розглянути щоденні або щотижневі завдання.
Слід читати звіти керівників проектів.
Перегляньте ключові показники ефективності (KPI) разом з іншими директорами.
Відвідуйте обідні зустрічі зацікавлених сторін
Вивчіть свіжі проектні пропозиції
Зустріньтеся з окремими членами команди для навчання або оцінки ефективності.
Якщо можливо, повертайтеся додому.
Проведіть якісний час із родиною чи друзями.
30 хвилин фізичного навантаження
Споживайте свою вечерю
Година читання
Лягай спати

Що таке тижневий план роботи?

Тижневий план роботи — це інструмент керування завданнями, який допомагає вам розподілити й упорядкувати речі, які потрібно виконати на наступний тиждень. Складання тижневого розкладу покращує ваші здібності до управління часом, дозволяючи планувати наперед. Це дозволяє вчасно виконувати важливі дії.

Цей метод не тільки допоможе вам створити щоденний розклад, але й надасть вам тижневий підсумок того, над чим ви працюватимете. Розробляючи тижневий графік роботи, пам’ятайте про зустрічі, які ви повинні відвідувати. Це може допомогти вам збалансувати ваше робоче навантаження з кількістю зустрічей, щоб у вас не було надто багато роботи в день, повний зустрічей.

Як скласти тижневий план роботи

Складання тижневого плану роботи є простим кроком, який може гарно почати ваш робочий тиждень. Ось чотири прості заходи.

#1. Зберігайте всі свої списки справ в одному місці.

Найпоширеніший прийом, щоб розпочати свій тижневий план роботи, — це скласти традиційний список справ. Цифрові списки справ ідеальні, оскільки вони спрощують категоризацію та пріоритетність завдань, і їх неможливо загубити. Ви також можете зв’язати контекстну інформацію з діяльністю за допомогою такого сервісу, як Asana, щоб мати потрібну інформацію, не захаращуючи список. Найважливішим аспектом цього етапу є те, що все, що вам потрібно, знаходиться в одному місці, яке буде вашим джерелом правди протягом тижня. Якщо ви не знаєте, що робити далі, просто поверніться до списку справ.

#2. Встановіть кінцеві терміни для справ зі свого списку справ.

Для кожної дії у вашому списку справ має бути визначений термін. Терміни виконання можуть допомогти вам визначити, коли вам слід працювати над кожним завданням, що є надзвичайно критичним етапом для тижневого планування роботи.

Якщо ви знаєте, що вам потрібно виконати завдання до певної дати, порахуйте, скільки часу вам знадобиться для виконання цієї конкретної роботи. Працюйте у зворотному напрямку від дати виконання, використовуючи цей прогнозований час. Це мінімум, коли ви повинні почати працювати над цією діяльністю.

#3. Встановіть ефективні пріоритети для своїх завдань.

Дуже важливо визначити пріоритети своїх справ на тиждень. Збалансувати розклади та пріоритети – навичка, яку важко освоїти. Якщо у вас є довгострокові завдання з віддаленими термінами виконання, ви можете розділити їх на менші частини та виконувати частину завдання щодня до кінцевого терміну. Це може допомогти вам уникнути зволікань і зволікання в останню хвилину, щоб виконати більші завдання.

Спробуйте призначити мітку пріоритету кожному завданню, якщо ви використовуєте програму керування роботою. Це не тільки допоможе вам не відставати від ваших пріоритетів, але й покаже членам вашої команди, над чим ви працюєте протягом дня. Якщо щось зміниться і вам потрібно змінити пріоритети, ви можете легко переназвати свої завдання.

#4. Щотижня виділяйте час для організації завдань.

Тижневий план роботи найкраще працює, якщо його використовувати як тижневий планувальник на регулярній основі. Щотижня виділіть у своєму календарі час, щоб обдумати справи, які вам потрібно виконати на наступний тиждень.

Деякі люди організовують свої завдання в п’ятницю вдень, а інші роблять планування на тиждень у понеділок вранці. Обидва дні мають переваги. Складання завдань у п’ятницю дозволить вам прийти в понеділок із добре структурованими та готовими до виконання завданнями. Це чудовий спосіб для людей, яким важко відірватися від роботи у вихідні, оскільки вони матимуть чітку картину свого дня в понеділок, перш ніж перейти до вихідних.

Організація щотижневих справ у понеділок дає вам чітке уявлення про те, над чим ви працюватимете протягом тижня. Ця стратегія підходить для членів команди, які покладаються на інших у виконанні своїх завдань, наприклад, для команди з продажу чи успіху клієнтів. Якщо ви очікуєте отримувати кореспонденцію у вихідні, складання тижневого плану роботи на понеділок допоможе вам визначити пріоритетність роботи, яка виникла під час вашої відсутності.

Створення 90-денного плану роботи

Перші 90 днів нового працевлаштування зазвичай відзначаються крутою кривою навчання. Є багато чого для себе. Є так багато людей, з якими можна зустрітися. Ви хочете проявити себе як новий працівник. Якщо ви менеджер з підбору персоналу, ви хочете переконатися, що ця людина досягне успіху.

90-денний план може допомогти новим співробітникам прискоритися, зрозуміти свою роботу та краще відчути команду та корпоративну культуру.

Що таке 90-денний план роботи?

90-денний план служить основою для визначення того, як адаптувати, акліматизувати та навчати нових членів команди. Він встановлює очікування щодо того, що людина повинна виконати протягом перших 90 днів, що може включати цілі навчання та ефективності. Деякі люди іноді називають це 90-денним планом дій, який підкреслює важливість бути проактивним.

90-денний план, як і цілі SMART, має описувати конкретні особливості, які дозволять новому працівнику досягти успіху. У добре складеному плані має бути детально описано, як нова роль і повсякденні обов’язки цієї людини співвідносяться з показниками компанії та довгостроковими цілями. Це має допомогти їм визначити пріоритети та контрольні точки для моніторингу прогресу.

90-денний план роботи в ідеалі повинен включати такі елементи:

Виконуйте функції єдиного контакту для отримання ресурсів, допомоги та роз’яснення завдань і цілей.
Створіть і розвивайте атмосферу, яка заохочує регулярні переговори про розвиток з керівництвом, щоб співробітники могли візуалізувати свій кар’єрний шлях.
Познайомте нового співробітника з компанією та командною культурою, наголошуючи на стосунках і спільних цілях.
Заохочуйте тактику, яка сприяє зростанню та активному стилю роботи.

Яка основна мета робочого плану?

Що називається планом роботи?

План управління проектом — інша назва робочого плану.

Які чотири основні компоненти робочого плану?

Необхідно встановити цілі та завдання.
Визначення командних обов’язків.
Встановлення часових рамок проекту.
Створення бюджету

На закінчення

Плани управління проектами необхідні будь-якому керівнику команди, але їх недостатньо. Наявність і передача бачення, а також керівництво командою через реалізацію є важливими талантами. Тепер ви на шляху, коли знаєте, як скласти потужний план роботи.