Незалежно від вашої посади в команді, вдосконалення ваших навичок управління проектами може мати прямий вплив на здатність команди виконувати завдання. Отже, які навички менеджера проекту? Скільки ваги вони справді витримують? І як ви можете відточити ці навички та підготуватися до успіху? У цьому комплексному ресурсі ми відповідаємо на запитання щодо навичок управління проектами та багато іншого.
Що таке навички управління проектами?
Навички управління проектами - це атрибути та характеристики, які дозволяють вам вести виграшні проекти від початку до завершення. Це включає планування проекту, оцінку ризиків і можливостей, створення бюджету, спілкування із зацікавленими сторонами, вирішення проблем тощо.
Звичайно, навички, необхідні для виконання проектів, особливо важливі для людей, які хочуть розпочати або просунути свою кар'єру в якості менеджерів проектів.
Але ці характеристики мають набагато ширшу привабливість. Кожен, незалежно від посади управління проектом, відповідає за координацію та керівництво проектом у певний час. Коли вони це зроблять, вони будуть покладатися на свої навички управління проектами для виконання завдання.
Навички управління проектами
М’які навички або «нетехнічні навички» — це ті, які можуть допомогти вам покращити якість роботи без спеціального інструменту чи технічної передумови. Вони часто відомі як «навички спілкування з людьми» або «навички міжособистісного спілкування», оскільки вони часто допомагають вам працювати та спілкуватися з іншими на вашому робочому місці. Наступні десять навичок є вирішальними для управління проектами:
№ 1. Співпраця
Партнерство є основою всіх навичок управління проектами. Співпраця в управлінні проектами дозволяє виконувати завдання швидше та ефективніше. Коли ви можете співпрацювати між командами, ви отримуєте важливу інформацію про свій проект, яку ви можете не знайти у власній команді. Проекти за своєю суттю є більш інноваційними та добре розробленими, коли до них залучено більше розумів.
Практикуйте розмови, щоб покращити свої навички співпраці. Використовуйте навички активного слухання, щоб залишатися зацікавленими та уважними, коли інші говорять з вами. Це може здатися простим, але розуміння того, як відкрито спілкуватися, зменшувати бар’єри та спільно творити, є важливими навичками для спільної роботи.
№ 2. Командна робота
Кожен у вашій команді може щось зробити, і працювати разом ефективніше, ніж працювати поодинці. Співпраця гарантує, що кожного вітають, цінують і заохочують до внеску.
Як ви можете бути кращим членом команди, якщо ви прагнете покращити свої навички співпраці? Заглибтеся в командні мозкові штурми, розмови 1:1 і запитайте відгуки від своєї команди. Слідкуйте за тим, хто не висловлювався деякий час, і підбадьорюйте, коли інший член команди має нову пропозицію.
№3. Спілкування
Під час роботи з групою людей часто виникають непорозуміння. Знаючи, як ефективно спілкуватися та уникати цього, ви зробите проект більш гладким і приємним.
Практикуйте бути відкритими та чесними зі своїми колегами, щоб покращити свої навички спілкування. Це вимагає високого рівня довіри між вами та членами вашої команди. Щоб зміцнити цю довіру, заохочуйте членів вашої команди ділитися своїми ідеями, навіть якщо ви з ними не згодні.
№ 4. Управління часом
Тайм-менеджмент і організаційні здібності йдуть рука об руку. Покращуючи організацію завдань, ви краще розумітимете, що у вас на тарілці та скільки часу займуть ваші наступні домашні справи.
Проте може бути важко зосередитися та розставити пріоритети. Щоб покращити свої навички управління часом і усунути прокрастинацію, спробуйте визначити пріоритети завдань. Коли ви знаєте, які роботи є важливішими, ви можете взятися за них спочатку, щоб переконатися, що нічого не залишилося позаду або не провалилося через прогалини.
#5. Лідерство
Навіть якщо ви не вважаєте себе лідером або не маєте ролі в управлінні командою, ваша проектна команда сподівається на лідерство, пораду та підтримку, коли ви керуєте проектом.
Розвивайте свої лідерські якості, підходячи до ситуацій із співчуттям і розумінням. Щоб розвивати співпрацю та співпрацю, хороші лідери об’єднують усіх і дають їм відчути підтримку.
№6. Організація
Для багатьох менеджерів проектів організовування є найстрашнішою м’якою навичкою. Ви можете вірити, що організація — це те, чого у вас «є» або «ні», але, як і будь-яка інша навичка управління проектами, про яку йдеться в цій публікації, ви можете вдосконалити свої організаторські здібності та стати своєю Марі Кондо.
Найкращий спосіб стати кращим організатором — створити (і зберегти) єдине джерело правди для вашої роботи та роботи вашої команди. Ми часто дезорієнтовані, тому що наша робота не пов’язана — середньостатистичний працівник щодня змінює 10 інструментів. Замість того, щоб розподіляти свій час між десятьма інструментами, подумайте про використання інструменту цифрової організації, який буде єдиним джерелом правди для вашої команди.
#7. Вирішення проблеми
Навички вирішення проблем — це здібності до співпраці, ітераційні здібності, які дозволяють підійти до проблеми та, зрештою, вирішити її. Розвиток навичок розв’язувати проблеми полягає не в тому, щоб завжди мати «правильну» відповідь на кожну проблему; скоріше, люди з сильними навичками вирішення проблем практикують підхід до викликів зі свіжих точок зору та методично працюють над вирішенням.
Використовуйте системи прийняття рішень на основі даних або звичайний аналіз, щоб краще вирішувати проблеми. Використовуйте ці знання, щоб вирішити проблему зменшення продажів. У цій ситуації ви можете створити новий маркетинговий план у співпраці з відділом продажів.
№ 8. Критичне мислення
Критичне мислення, як і вирішення проблеми, не має «рішення». Ви не можете «перемогти» в критичному мисленні, але ви можете потренуватися підходити до ситуацій логічно, а не емоційно. Чудові критичні мислителі практикують оцінку матеріалу, який є перед ними, і роблять власні висновки на основі доказів, подібно до того, як це робить Шерлок Холмс, розгадуючи таємницю.
Відступіть і запитайте себе: «Як я дійшов такого висновку?» розвивати критичне мислення. Чи є інша можливість? Чи впливає на моє рішення щось, крім фактів? Емоційні рішення не завжди погані; насправді, одні з найкращих рішень – це ті, якими ми захоплені. Але критичне мислення може допомогти вам переконатися, що ви підходите до ситуації з відповідного кута.
№9. Адаптивність
Аспекти плану вашого проекту іноді змінюватимуться, чи то цей проект, чи то наступний. Можливо, ваш термін або пріоритети змінюються, і ви повинні відповідно скорегувати свій робочий процес. Надзвичайні менеджери проектів можуть змінюватись і адаптуватися до мінливих ситуацій, щоб тримати свою проектну команду на правильному шляху.
Розуміння того, коли і як перемикати передачі, є ключем до того, щоб стати більш універсальним. Щоб це зробити, ви повинні спочатку зрозуміти себе. Розвиток інших «м’яких» навичок, таких як самосвідомість і уважність, може допомогти вам бути більш зв’язаними зі своїми емоціями та регулювати їх, які часто змінюються під час змін.
#10. Вирішення конфліктів
Під час виконання завдань, якими ви керуєте, неминуче виникне конфлікт. Зацікавлена сторона може забажати змінити обсяг проекту. Або, можливо, ви пропустили свій бюджет чи графік. Вирішення конфлікту передбачає звернення до обох сторін суперечки, щоб кожен почувався почутим і підтриманим. Якщо є постраждалі сторони, вислухайте їх і спробуйте знайти рішення, яке буде працювати для всіх. Навіть якщо це неможливо, підхід до розмови з терпінням і співчуттям може допомогти розрядити потенційно складну ситуацію та привести до кращого результату.
Складні навички управління проектами
Жорсткі навички – це здібності, які можна виміряти, на відміну від м’яких навичок. Хоча м’які навички, перелічені вище, застосовуються до багатьох професійних функцій, ці сім складних навичок управління проектами є винятковими для управління проектами. Розробка цього допоможе вам стати більш розвиненим і ефективним менеджером проекту.
#11. Планування проекту
План проекту (також відомий як статут проекту) — це, по суті, схема основних частин, необхідних для успіху вашого проекту. Типовий план проекту включатиме наступні сім пунктів:
- Цілі та завдання проекту
- Показники успіху
- Зацікавлені сторони та їх ролі
- Бюджет і обсяг
- Основні етапи, результати та залежності проекту
- Розклад і розклад
- Комунікаційна стратегія
У дорожній карті вашого проекту або короткому описі деякі з цих деталей, як-от ваші цілі чи етапи, можуть уже бути визначені. Тим не менш, у вашому плані проекту всі ці аспекти проекту поєднуються разом, щоб сформувати єдину картину вашої запланованої роботи.
#12. Визначення проекту
Розмір, цілі та обмеження (тобто дати та ресурси) вашого проекту відомі як обсяг проекту. Обсяг вашого проекту вказуватиме, що ви можете зробити в межах визначеного терміну та бюджету. Визначення та визначення обсягу вашого проекту має вирішальне значення для уникнення розповзання обсягу, яке відбувається, коли результати вашого проекту перевищують запланований обсяг проекту.
Потренуйтеся рано та часто визначати обсяг проекту, щоб покращити свої навички визначення обсягу проекту. Після того, як ви визначите обсяг свого проекту, обговоріть його із зацікавленими сторонами та часто переглядайте його, щоб переконатися, що всі одностайні щодо цілей та обмежень проекту. Ви можете використовувати його як посібник, який допоможе вам вирішити, коли відхиляти нові запити.
#13. Створення брифа на проект
Ваш проектний опис визначає загальні цілі проекту та те, як ви збираєтеся їх досягти. Це може бути корисною Полярною зіркою для скерування під час планування.
Найголовніше, про що слід пам’ятати про проектне завдання, це те, що це живий документ. Ви можете адаптувати та оновлювати своє резюме проекту, коли ви створюєте стратегію проекту та збираєте відгуки від зацікавлених сторін. Загалом, ваша коротка інформація про проект має містити посилання на дорожню карту вашого проекту, якщо ви її підготували, список зацікавлених сторін вашого проекту та їхні обов’язки (також відомий як діаграма RACI), будь-яку іншу відповідну документацію чи файли та будь-які інші важливі рівень інформації, яка може знадобитися вашій команді.
#14. Організація стартової зустрічі проекту
Стартова нарада – це можливість узгодити зусилля із зацікавленими сторонами вашого проекту. Це ваша можливість уточнити цілі та обсяг вашого проекту, а також надати будь-які документи, які ви вже створили, як-от план проекту, опис проекту або додаткову документацію, як-от перелік матеріалів для маркетингової кампанії чи креатив бриф для команди дизайнерів.
Заплануйте розповсюдження документів, які ви зібрали, серед зацікавлених сторін проекту, щоб успішно провести зустріч. Нарешті, організуйте мозковий штурм або сеанс запитань і відповідей, щоб узгодити будь-які додаткові змінні, такі як гроші, ресурси або кінцеві результати.
#15. Створення графіка для вашого проекту
Послідовність і тривалість дій у межах життєвого циклу проекту визначаються графіком виконання проекту. Розуміння графіка проекту допоможе вашій команді відстежувати успіх проекту та вчасно надавати відповідні активи.
Уточніть дати початку та завершення вашого проекту, а також будь-які критичні етапи, щоб створити чудовий графік проекту. Встановіть залежності між видами діяльності та вкажіть дати початку та завершення кожного елемента роботи, переходячи до створення окремих завдань і результатів.
#16. Управління завданнями
Коли ваш проект розпочато, управління завданнями залежить від того, наскільки успішно ви та ваша команда керуєте своїм часом. Найкращі менеджери проектів мають змогу в режимі реального часу бачити, над чим працює їхня команда, що дозволяє їм ефективно розставляти пріоритети та виконувати проекти.
Але вам не обов’язково знати все, що відбувається у вашому проекті; натомість використовуйте програмне забезпечення для керування завданнями. Програмне забезпечення для керування завданнями – це більше, ніж просто список справ; це спосіб побачити загальну картину всього, що відбувається у вашому проекті. Ви можете дозволити своїй команді працювати продуктивніше, ефективніше та ефективніше за допомогою чудового керування завданнями.
Технічні навички управління проектами
Перевірте наявність навичок спілкування. Зрозуміло, важкі навички. Технічні навики - це єдине, що вам ще потрібно вдосконалити!
Ваше розуміння конкретних інструментів і програмного забезпечення, що використовуються в управлінні проектами, називають вашими технічними навичками. Ці інструменти неважко освоїти — як було сказано раніше, сучасне управління проектами розроблено так, щоб бути універсальним і простим у використанні. Ці вісім навичок є частинами роботи з управління проектами, з якими ви повинні ознайомитися, щоб знати, коли і як їх використовувати.
#17. Навички програмного забезпечення для управління проектами
Програмне забезпечення для управління проектами пройшло довгий шлях від застарілих технологій, які були складними у використанні та потребували спеціаліста з управління проектами для впровадження. Проте, як і для будь-якого інструменту, навіть найпростішого, програмне забезпечення, яке ви виберете, потребуватиме часу, щоб зрозуміти та повністю освоїти його. Переконайтеся, що вибраний вами інструмент має письмовий посібник і навчальні відео, щоб навчити вас, як ним користуватися.
#18. діаграми Ганта
Діаграми Ганта — це техніка візуалізації вашого проекту у вигляді горизонтальної гістограми, де кожна смуга представляє частину роботи, а довжина кожної смужки — кількість часу, який займе виконання завдання.
- Віхи проекту
- Залежності
- Перебіг проекту в реальному часі
- Дати початку та закінчення
Традиційна технологія діаграми Ганта може бути важкою у використанні та обмеженою за обсягом, тому в Asana ми об’єднали найкращі технології діаграми Ганта, щоб створити часову шкалу, інструмент, схожий на діаграму Ганта, який показує, як усі частини поєднуються разом.
#19. Канбан дошки
Дошки Kanban є ще однією поширеною формою візуального управління проектами. Кожна колонка на дошці Канбан символізує етап роботи, наприклад Новий, Виконується або Готовий. Індивідуальні завдання представлені картками, які проходять по стовпцях, поки вони не будуть закінчені.
Дошки Kanban є звичайним візуальним інструментом управління проектами для команд з економного управління проектами, особливо для команд розробки продуктів, інженерів і програмного забезпечення. Вони є гнучким підходом, розробленим таким чином, щоб бути адаптивним і гнучким, щоб реагувати на потреби розробки в режимі реального часу.
#20. Гнучке управління
Гнучке управління проектами — це економний стиль управління проектами, який особливо популярний серед груп розробників продуктів, інженерів і програмного забезпечення. Це стратегія безперервного вдосконалення та поступової еволюції, яка включає численні ощадливі підходи, такі як ощадливе управління портфелем, Scrum і Kanban.
Менеджер проекту повинен координувати роботу з членами команди та залишатися гнучким, щоб керувати гнучкою командою. Це може передбачати зміну розкладу проекту, співпрацю з командами, які працюють над іншим проектом, або просто збереження зв’язку через чудове спілкування.
#21. Управління робочим навантаженням
Якщо ви коли-небудь керували проектом, то знаєте, як важко визначити, хто над чим працює, але це не обов’язково так. Керування робочим навантаженням дозволяє оцінити пропускну здатність вашої команди та переконатися, що вони не перевантажені або недостатньо навантажені. Це інтерактивний процес без початку або кінця; натомість кваліфікований менеджер проекту постійно перевірятиме робоче навантаження своєї команди, щоб ніхто не згорів.
Програмне забезпечення для керування робочим навантаженням можна використовувати у два етапи. Для початку визначте можливості, компетенцію та поточне робоче навантаження вашої команди. Звідти розподіліть ресурси залежно від конкретних робочих навантажень або перебалансуйте робочі навантаження за потреби.
#22. Управління витратами
Управління витратами в управлінні проектами полягає в розгляді того, як кожна діяльність впливає на ваш бюджет на кожному етапі проекту. Це важливий аспект управління проектом, який визначатиме, чи буде ваш проект успішним. Дотримання бюджету є таким же важливим, як і дотримання кінцевих термінів проекту, і управління витратами може допомогти вам досягти цього.
Для ефективного управління витратами кваліфіковані менеджери проектів визначають свої витрати та бюджет на початку проекту. Переконайтеся, що всі зацікавлені сторони проекту та члени команди знають про бюджет. Потім, під час проекту, майте на увазі витрати та бюджет.
#23. Управління портфельними проектами
Використовуючи управління портфелем проектів (PMM), ви можете отримати огляд діяльності вашої команди в багатьох проектах з висоти пташиного польоту. На відміну від типового управління проектами, PMM передбачає роботу над багатьма проектами або масштабними ініціативами одночасно. Щоб поєднати стратегію з виконанням, системи управління портфелем проектів забезпечують цілісне уявлення в режимі реального часу про всю діяльність вашої команди.
№ 24. Управління змінами
Якщо ви коли-небудь впроваджували значні організаційні зміни, ви, швидше за все, використовували управління змінами, навіть якщо ви цього не знали. Управління змінами — це практика впровадження організаційних змін, таких як нові процеси чи інструменти, з часом, щоб зробити їх легшими для адаптації.
Як я можу вдосконалити свої навички управління проектами?
Коли ви оцінювали всі навички менеджера проекту, ви, безсумнівно, побачили пару, у якій ви вже знаєте, що є чудовими. Але, можливо, ви помітили кілька інших, які, як вам відомо, вам потрібно навчитися або вдосконалити.
На щастя, ви можете розвинути навички, необхідні для успішного менеджера проекту. Першим кроком до цього є розуміння того, якими навичками ви вже володієте, а які потребують вдосконалення.
Цей рівень самосвідомості може бути складним, тому ви можете отримати краще розуміння наявних навичок, якщо:
- Огляд попередніх ролей і проектів, щоб визначити, де ви досягли успіху, а де – занепали. Це може допомогти вам визначити певні переваги та обмеження.
- Вимагання відгуків від попередніх або поточних керівників або членів команди. Інші люди іноді можуть надати корисну інформацію про те, що ви пропонуєте до столу.
- Пройдіть офіційне оцінювання (популярним є CliftonStrengths Геллапа), щоб визначити свої найбільші здібності.
Після того, як ви визначите, що вам потрібно вдосконалити, є численні стратегії для вдосконалення ваших навичок:
No1. Читання
Є багато доступних матеріалів, які допоможуть вам розширити свій кругозір і покращити свої навички. Ви можете навчитися самостійно, придбавши книгу про управління проектами. Додаткові ресурси, такі як наш блог, електронні книги та навіть цей посібник із керування проектами, допоможуть вам закласти міцну основу.
#2. Пройти курс
Є багато компетентних курсів з управління проектами, доступних від авторитетних компаній, які можуть допомогти вам розвинути свої навички. Інститут управління проектами пропонує вісім різних сертифікатів, а професійні організації в усьому світі пропонують додаткові сертифікати, щоб допомогти вам покращити свої навички управління проектами.
#3. Шукаю наставника
Ви знаєте когось, хто є експертом у сфері, в якій вам не вистачає? Зв’яжіться з ними, щоб дізнатися, чи готові вони надати індивідуальні консультації та рекомендації. Також не бійтеся думати нестандартно. Вам не обов’язково шукати інших керівників проектів, щоб вчитися в них, оскільки управління проектами черпає навички з широкого спектру дисциплін. Ваш знайомий юрист може надати чудову консультацію на переговорах, але ваш сусід, аналітик даних, може допомогти вам покращити ваше критичне мислення чи навички звітування.
#4. Ознайомтеся з інструментом управління проектами
Величезні 77% високоефективних проектів використовують програмне забезпечення для керування проектами, тому вам знадобиться певний досвід роботи з ним. Ви можете створити це завдяки досвіду, і більшість програмного забезпечення для керування проектами пропонують безкоштовні пробні версії, щоб ви могли досліджувати та вчитися.
Незалежно від стратегії, яку ви використовуєте, майте на увазі, що придбання нового таланту потребує часу. Будьте терплячі та наполегливі, і ви поступово покращите свої навички та знання з управління проектами.
Чи справді навички управління проектами потрібні на робочому місці?
Коротка відповідь: так. А навички, необхідні для менеджера проектів на ринку праці, є життєво важливими не лише в тому випадку, якщо ви хочете працювати з офіційною посадою керівника проекту.
Незалежно від вашої посади, швидше за все, ви будете відповідальними за проект, чи то ініціатива команди, чи робота, чи обов’язок у вашому власному списку справ. Щоб спланувати, виконати та виконати свою роботу, ви повинні використовувати різні навички управління проектами.
Зважаючи на це, зрозуміло, що навички управління проектами дуже затребувані бізнесом.
Навички управління проектами, які слід включити у своє резюме
Складаючи своє резюме, продемонструйте свої навички управління проектами, згадавши обсяг проекту, розмір вашої команди та позитивні результати вашої роботи. Наприклад, «Очолював команду з чотирьох розробників для редизайну платіжної платформи з бюджетом у 2 мільйони доларів, щоб завершити проект вчасно».
Ви можете підкреслити свої навички управління проектами, перерахувавши їх у розділі «навички» свого резюме. Якщо ви раніше не керували проектом, підкресліть свій попередній досвід, коли ви брали участь у плануванні чи реалізації нової ініціативи.
Висновок
Хоча є кілька шляхів, щоб стати менеджером проекту, вам знадобиться кілька навичок управління проектами, щоб досягти успіху. Ці навички охоплюють від технічних навичок, таких як програмне забезпечення для управління проектами, бюджетування та підходи до планування, до навичок м’якого спілкування, таких як спілкування, робота в команді, адаптація та лідерство.
Навички, які вам потрібні, залежать від кожного керівника проекту, але дуже важливо приділити час, щоб визначити навички, які є для вас найважливішими. Коли ви дізнаєтеся, які навички вам потрібно вдосконалити, ви можете почати працювати над вдосконаленням себе та своєї роботи як менеджера проекту.
- SOFT SKILLS: визначення та приклади
- ОБСЯГ ПРОЕКТУ: визначення, як це написати, важливість, заява та управління
- Чотири фази успішного управління проектом будівництва
- УПРАВЛІННЯ ЗАВДАННЯМИ: що це таке, програмне забезпечення, навички та найкращі програми.
- УПРАВЛІННЯ ВИХОМИ ПРОЕКТУ: докладний посібник із прикладами
посилання
