Планування того, що може піти не так, якщо трапиться x, і планування y як реакції на те, коли щось насправді піде не так, є наріжними каменями управління ризиками.
Щоб досягти успіху, важливо, щоб ваш бізнес розвивався, і завжди є способи покращити та розширити свій бізнес. Ми навчилися називати ці короткострокові заходи з конкретними результатами «проектами». Прийняття підходу до нових ініціатив, що ґрунтується на оцінці ризику, передбачає розгляд впливу будь-якого нового проекту на всі інші сфери вашої компанії. Найкраще почати з розробки плану управління ризиками, який буде керувати вашою командою та організацією протягом усього проекту.
Ця публікація пояснює, що таке план управління ризиками, опише мету плану, пояснює, що має бути включено, і надає приклади всього на шляху.
Що таке управління ризиками?
Кожна організація піддається ризику. Управління ризиками — це те, як ми справляємося з такими ризиками — планування реагування на ризики для широкого діапазону непередбачуваних подій, від природних катастроф до загроз кібербезпеці.
На додаток до забезпечення безперервності бізнесу та прибутковості, управління ризиками є розумним. Більшість законів, нормативних актів і стандартів галузевої відповідності вимагають перевірки оцінки ризиків та інших процедур, щоб запобігти витоку даних і зберегти конфіденційну інформацію.
Управління ризиками не усуває всі ризики. Замість цього він оцінює відповідний курс дій для оптимізації співвідношення витрат і вигод між зниженням ризику та використанням бізнес-ресурсів.
Що таке план управління ризиками?
Як буде здійснюватися процедура управління ризиками для вашого проекту, зазначено в плані управління ризиками. Це включає фінансування, інструменти та процедури, які використовуватимуться для виявлення, оцінки, пом’якшення та моніторингу ризиків.
Що входить до плану управління ризиками?
План управління ризиками часто включає:
- Методика: Визначте інструменти та методології, які будуть використовуватися в задачах управління ризиками, наприклад оцінка ризиків, аналіз ризиків і заходи з пом’якшення ризиків.
- Реєстр ризиків: Реєстр ризиків — це діаграма, у якій можна документувати всю інформацію про ідентифікацію ризиків вашого проекту.
- Структура розподілу ризиків: Це діаграма, яка визначає категорії ризиків та ієрархічну структуру ризиків проекту.
- Матриця оцінки ризиків: Матриця оцінки ризиків дозволяє проаналізувати ймовірність і вплив ризиків проекту, щоб визначити їх пріоритетність.
- План реагування на ризики: План реагування на ризики – це документ управління проектом, який описує методи зменшення ризиків, які будуть використовуватися для управління ризиками, пов’язаними з вашим проектом. Як власники ризиків, члени групи управління ризиками мають зобов’язання. Вони повинні контролювати ризики проекту та контролювати процедури реагування на ризики.
- Фінансування: Додайте розділ, у якому ви визначаєте готівку, необхідну для здійснення ваших дій з управління ризиками.
- Timing: Додайте розділ, який визначає графік дій з управління ризиками.
Яка мета плану управління ризиками?
Метою плану управління ризиками є допомога у визначенні, оцінці та плануванні потенційних ризиків, які можуть виникнути під час процесу управління проектом. Вважайте, що це проект, який проведе вас через усі етапи розробки, включно з потенційними місцями, де може знадобитися знесення, залучення зовнішніх підрядників або обмеження бюджету.
Кроки до процесів плану управління ризиками
Існують різні етапи розробки плану управління ризиками. Дуже важливо виконувати всі кроки в правильному порядку. Процес планування управління ризиками буде відрізнятися залежно від галузі та типу проекту. Тим не менш, базовий скелет залишається незмінним у всіх програмах. План управління ризиками проекту може слугувати шаблоном, дотримуючись наведених нами етапів:
№1. Ідентифікація
Першим етапом будь-якого плану управління ризиками є визначення всіх потенційних ризикових подій, які можуть зашкодити життєвому циклу проекту. Отже, зробіть крок назад, деконструюйте план і окремо досліджуйте кожен компонент, щоб переконатися, що ви та ваші зацікавлені сторони поінформовані про кожен окремий ризик. Ви можете записати ці проблеми в реєстр ризиків і обговорити наступні заходи з усіма учасниками.
№ 2. Оцінка
Наступним етапом є оцінка якісних і кількісних ефектів виявленого ризику. Ви повинні оцінити кожен ризик на основі різних характеристик, включаючи ймовірність, серйозність, зони впливу, вартість впливу та час ефекту. Ці аспекти реєстру ризиків складають матрицю оцінки ризиків, яка допоможе вам визначити загальний пріоритет і серйозність кожної потенційної події ризику.
#3. Стратегія реагування
Після визначення та оцінки потенційних ризиків ви можете розпочати розробку плану реагування, щоб зменшити негативні результати проекту. Співпрацюйте з керівниками вищого рівня та групою управління ризиками, щоб збалансувати ризик-апетит організації та забезпечити, щоб ризики не перевищували прийнятних меж.
Залежно від індивідуальних результатів оцінки ви можете запобігти, перенести, мінімізувати, прийняти або відкласти інцидент ризику; незважаючи на це, остаточний вибір завжди буде за керівником проекту.
1. Відповідальність за ризик
Чітко визначте всі ролі та ризикові обов’язки для конкретного проекту, включаючи ідентифікацію, реєстрацію, оцінку, перегляд, затвердження, моніторинг і планування на випадок непередбачених ситуацій. Кожен має розуміти, що таке тригери та що вони повинні робити для впровадження заходів із зменшення ризику. Чітко встановлена ієрархія усуває непорозуміння та дозволяє вашій команді почати діяти якомога швидше.
2. Пом'якшення
Пом’якшення ризику – це двоетапний процес: виконайте план реагування на ризик, який ви підготували раніше, щоб зменшити вплив виникнення ризику, і підготуйте план на випадок надзвичайних ситуацій.
Прийняття стратегії пом’якшення наслідків може не завжди проходити так гладко, як хотілося б. Але коли ви реалізуєте план, обов’язково визначте залежності, точки збою та можливі альтернативи.
Важливим компонентом пом’якшення ризику є розробка резервного плану або плану на випадок непередбачених обставин на випадок, якщо основний план реагування на ризик не вдасться. Наступні компоненти складають практичний план дій у надзвичайних ситуаціях:
- Надайте легкодоступну дорожню карту механізмів зменшення ризиків і процедур, необхідних для їх впровадження.
- Вкажіть, які ресурси план потребуватиме для успішного виконання плану на випадок непередбачених обставин, дозволяючи команді з управління ризиками оцінити його економічну ефективність у поточній ситуації.
- Встановіть ролі та обов’язки в рамках плану надзвичайних ситуацій і, якщо необхідно, дослідіть механізми ескалації.
- Не забувайте регулярно оновлювати та переглядати свій план реагування на ризики.
#4. Регулювання та моніторинг
Яким би хорошим не був ваш план управління ризиками проекту, він не залишиться назавжди. Постійний моніторинг дає вам змогу створити проактивну стратегію ефективності та максимальної продуктивності, а не реактивну. Відстежуйте свої програми усунення ризиків і процедури пом’якшення в режимі реального часу, а також збирайте ключові показники ефективності, щоб виявити моделі ризиків і зниження ефективності.
Постійний моніторинг швидко попереджає ключових зацікавлених сторін, якщо спостерігається помітне зниження хороших результатів. Якщо певний елемент керування дає збій, ви можете активувати відповідний план на випадок непередбачених обставин як безвідмовний.
№5. Звітність
Це найефективніший підхід для визначення того, чи ефективно компоненти реагують на тригерні події та чи існує розрив між процедурами ідентифікації, оцінки та пом’якшення ризику. Він також визначає будь-які нові ризики, які виникають протягом життєвого циклу проекту, а також будь-які зміни факторів ризику.
Керівнику проекту та зацікавленим сторонам потрібна детальна інформація, щоб оцінити та переоцінити життєздатність проекту, терміни та прибутковість. Часті звіти гарантують, що ви не втратите загальну картину та що план управління ризиками не загрожує успіху проекту.
Приклад плану управління ризиками
Ретельний шаблон плану управління ризиками проекту надає команді проекту послідовні методи та корисні інструменти для забезпечення успішного проекту. Навіть після вивчення того, що ви навчилися досі, створення плану управління ризиками з самого початку може здатися непосильним. У результаті ми склали кілька прикладів планів управління ризиками для вашої уваги. Ми сподіваємося, що цих зразків буде достатньо, щоб почати:
#1. Департамент фінансів і адміністрації, Теннессі
Цей зразок плану управління ризиками був створений Департаментом фінансів і адміністрації штату Теннессі, щоб допомогти компаніям розробити власні. Шаблон містить розділи для визначення вашого підходу до ризику, ролей і обов’язків, а також методів планування. Ви також можете створити матрицю оцінки ризиків, щоб допомогти визначити пріоритетність ризиків і виправити їх.
#2. Шир Нортем, Австралія
Графство Нортхем в Австралії створило цей приклад плану управління ризиками, щоб використовувати його виключно як посібник. Його моделюють за планом управління ризиками для зовнішнього проекту. Включені компоненти, зокрема розділи ідентифікації, оцінки, пом’якшення та звітності, можна редагувати та оновлювати відповідно до вашого проекту. Він також містить шаблон для створення реєстру ризиків, таблицю плану дій і дати пом’якшення.
#3. Департамент інформаційних технологій (DoIT), Меріленд
Для компаній, які мають намір запровадити ІТ-систему, DoIT підготував цей приклад бізнес-плану управління ризиками. Протягом усього життєвого циклу розробки системи вона готується до подій ризику (SDLC). Ролі, категорії ризиків, визначення та механізми звітності можна оновлювати за потреби. Заповнюйте реєстр ризиків під час проходження етапів планування управління ризиками, а потім обробіть його через відповідні канали.
Найкращі практики для плану управління ризиками
Плани управління ризиками проекту часто є постійними, складними та всеохоплюючими. Є багато потенційних пасток.
Розгляньте наступні рекомендовані практики, щоб допомогти вашій команді з управління ризиками розвинути культуру стійкості до ризиків і дисципліни:
№1. Спілкування
Комунікація є одним із найважливіших аспектів плану управління ризиками. Створіть відкриті лінії зв’язку між зацікавленими сторонами, топ-менеджерами та групою управління ризиками, щоб тримати всіх в курсі нових подій. Працюйте з ключовими зацікавленими сторонами від концепції проекту до завершення, щоб переконатися, що між баченням організації та фактичним результатом немає розриву.
#2. Зберігайте свій бюджет і графік
Залежно від розміру та широти проекту план управління ризиками може здатися дорогим. Якщо вам невідомі часові або бюджетні обмеження, перш за все потрібно зібрати, оновити та переглянути будь-яку відповідну інформацію у вашому програмному забезпеченні для керування, ризиків і відповідності (GRC) або корпоративного управління ризиками (ERM). Перевірте, чи відповідає ваш план управління ризиками проекту системі управління ризиками.
Регулярна зміна часових рамок або внесення нових коригувань може вплинути на результат проекту.
#3. Створіть на робочому місці культуру, яка усвідомлює ризик
Культура роботи з усвідомленням ризику окупається в довгостроковій перспективі. Реалізується зверху вниз; Керівники вищої ланки повинні розвивати культуру стійкості до ризику, відповідальності та усвідомлення ризику. За умови підтримки згори донизу всі інші швидко поділять ці цінності та ставлення, щоб запровадити проактивний підхід до управління ризиками в цілому.
#4. Постійно переглядайте та документуйте
Методично опишіть і визначте всі ризики, ролі, відповідальність, шаблони та засоби контролю для плану управління ризиками. Це дозволяє перевіряти його коли завгодно, скасовувати будь-які зміни та створювати чітку ієрархію. Незалежно від того, скільки часу займає проект, наявність записаного запису гарантує, що він не постраждає внаслідок плинності кадрів.
Звіт про ваш план управління ризиками
Якщо ви менеджер проекту, ви, ймовірно, маєте більш повний погляд на хід проекту з висоти пташиного польоту, ніж решта вашої команди. Хоча вони стурбовані виконанням повсякденних справ, щоб досягти більших зусиль, ви стурбовані ширшою картиною.
Звіти є чудовим підходом до представлення загальної картини вашій команді проекту. Надання фактів про ваш проект, а також узгодженість кожного з вашим планом управління ризиками вказує на ефективність і сильне лідерство, а також може отримати підтримку багатьох зацікавлених сторін.
Висновок
План управління ризиками має вирішальне значення для успіху вашого проекту. Незалежно від ваших часових рамок, ви не хочете поспішати. Зважаючи на це, початок роботи є найважчим аспектом. Ми сподіваємося, що цей посібник надав вам усі необхідні знання, щоб розпочати розробку плану управління ризиками проекту.
Які недоліки чи переваги плану управління ризиками ви відчули? Будь ласка, повідомте нам у розділі коментарів нижче.
- Стратегії зменшення ризику: чотири поширені стратегії з прикладами.
- Зменшення ризиків: приклади та як планувати зменшення ризиків
- Що таке управління ризиками проекту? Етапи створення плану оцінки ризиків
- РИНКОВІ РИЗИКИ: найкращі методи та простий посібник із прикладами
- СТРАТЕГІЧНЕ ЗМІНЮВАННЯ РИЗИКІВ: як це зробити правильно
посилання
