Як спланувати ділову поїздку для вашої команди: знайдіть місце призначення, орендуйте чартерний автобус тощо

Корпоративні поїздки — це чудовий спосіб зблизитися зі своєю командою, разом відкривати нові місця та генерувати геніальні ідеї. Але в той же час вони можуть бути складнішими, ніж звичайна сімейна подорож, оскільки є багато додаткових речей, про які слід пам’ятати. На щастя, процес може бути простим і без напруження, якщо ви зробите все заздалегідь. У наступних параграфах ми розповімо вам, як дотримуватися бюджету, орендувати чартерний автобус, дослідити місце призначення та зробити необхідні бронювання заздалегідь.

1. Знайте свій бюджет

Почніть з обговорення бюджету. Ви повинні знати, скільки грошей компанія готова витратити на корпоративну поїздку, оскільки це сильно вплине на вибір, який ви збираєтеся зробити. Транспорт і проживання будуть вашими найбільшими витратами, тому почніть з них. Пам’ятайте, чим раніше ви забронюєте квитки, тим дешевше вони можуть коштувати. Якщо ви летите літаком, уникайте вихідних і державних свят, оскільки ціни зазвичай зростають. На щастя, оренда чартерного автобуса не така мінлива і часто стає набагато дешевшою, ніж подорож літаком. Коли все буде заброньовано, ви дізнаєтеся, скільки грошей залишилося витратити на їжу, проїзд, заходи тощо.

2. Оформити авіаквитки або оренду чартерного автобуса

Для сім'ї з чотирьох осіб іноді складно організувати квитки, не кажучи вже про команду колег. Тому ми рекомендуємо робити це онлайн, не виходячи з дому. Попросіть своїх колег надіслати свої особисті дані заздалегідь, щоб ви могли просто скопіювати та вставити дані у відповідні вікна.

Якщо між точками А і Б велика відстань, рекомендуємо полетіти. Іноді авіакомпанії пропонують знижки для корпоративних мандрівників. Але є чудова альтернатива літакам – оренда чартерного автобуса. Наприклад, при BCS Bus Chater Оренда, в автопарку є комфортабельні автобуси та мікроавтобуси з усіма необхідними зручностями: клімат-контроль, холодильник, туалет, радіосистема, навігація та ін.

3. Вивчіть пункт призначення

Коли ви закінчите з чартерними автобусними компаніями або авіакомпаніями, необхідно вивчити місце, куди ви збираєтеся. Особливо, якщо ви ніколи раніше там не були. Поїздка має пройти максимально легко, тому плануйте все заздалегідь. Йдеться про ваш маршрут від автовокзалу чи аеропорту до готелю, ресторани та кафе поблизу, оренду коворкінгу за потреби тощо. Якщо в місті є кілька вільних годин, вивчіть, чи є в околицях цікаві місця. Це чудовий спосіб згуртувати свою команду.

4. Зробіть бронювання готелів заздалегідь

Більшість популярних готелів з відповідним балансом ціна/якість повністю заброньовані заздалегідь. Тому вам може бути важко знайти житло на місці, особливо якщо з вами десятки людей. Ми рекомендуємо використовувати популярні веб-сайти бронювання, де ви можете фільтрувати варіанти за місцем розташування, ціною, датою наявності та такими зручностями, як сніданок, басейн і конференц-зал. Зателефонуйте на рецепцію, щоб дізнатися, чи є у них програма винагород за відрядження, чи приймають sky miles.

5. Готуйтеся до зустрічі

Хоча деякі люди вважають відрядження короткою відпусткою, вона спрямована на досягнення певної мети – отримати нового клієнта, презентувати проект тощо. Тому до зустрічі варто бути готовим заздалегідь, оскільки в дорозі може не вистачити часу. Ось кілька корисних порад:

Знайте, з ким ви збираєтеся зустрітися
Переконайтеся, що всі члени команди мають відповідний одяг
Дізнайтеся, чи є в переговорній кімнаті необхідні пристрої для вашої презентації
Роздрукуйте свою промову та поділіться нею з колегами

Коли ви вже в готелі, не забудьте відрепетирувати свій виступ і переконайтеся, що всі знають, що говорити і робити під час зустрічі.

Висновок

Хто сказав, що організація відрядження має бути напруженою? Якщо ви почнете завчасно, складете список справ, обдумано обираєте чартерну автобусну компанію та залишатиметеся позитивним, це може перетворитися на пригоду, підвищити ваші навички та навіть допомогти отримати підвищення. Безпечної та незабутньої подорожі!