Ви керуєте своїм обладнанням та інвентарем вручну за допомогою електронних таблиць, на ведення яких потрібні години? Вірте чи ні, але все ще є компанії, які займаються саме цим. Застаріла система управління активами може втрачати час і гроші для вас і вашої організації. Вам потрібна хороша система в сучасному корпоративному світі, що швидко розвивається. Дізнайтеся, як налаштувати систему управління активами, встановлюючи цілі, розробляючи план і використовуючи сучасні технології.
Що таке управління активами?
Управління активами – це планування та нагляд за придбанням, експлуатацією, обслуговуванням, оновленням і розпорядженням активами організації. Ця техніка оптимізує потенціал доставки активів, мінімізуючи витрати та ризики. Належне технічне обслуговування та правильне розгортання систем, людей і процесів забезпечують позитивне збільшення капіталу протягом життєвого циклу активу.
Що таке життєвий цикл активу?
Кількість етапів, які проходить актив організації протягом життєвого циклу володіння, називається життєвим циклом активу. Це час, коли компанія може ефективно та результативно використовувати актив для досягнення своїх бізнес-цілей. Термін служби активу зазвичай охоплює всі етапи життя активу, від придбання до обслуговування та утилізації.
Види управління активами
Управління активами можна розділити на три категорії: фізичне, фінансове та договірне, однак визначення може відрізнятися від організації до організації.
- Управління фізичними активами: Управління основними активами, управління запасами, управління інфраструктурою та управління державними активами – все це приклади управління фізичними активами.
- Управління фінансовими активами: Управління фінансовими активами стосується процесу управління закупівлями, формулювання інвестиційної стратегії, контролю бюджету та витрат, а також поводження з готівкою, облігаціями та акціями.
- Контрактне управління активами: Відповідність контрактам оптимізує такі процедури, як управління ІТ-активами, керування цифровими активами, договірне обслуговування та управління нематеріальними активами.
Що таке система управління активами?
Система управління активами здійснює моніторинг і управління активами. Він складається з методів, стратегій і, іноді, програмного забезпечення, які допомагають у досягненні цілей і завдань управління активами.
Управління активами дозволяє організаціям максимізувати віддачу від інвестицій і зменшити збитки. Активи - це цінні блага, від яких корпорація чи організація отримує вигоду. Завдяки управлінню активами зацікавлені сторони можуть контролювати всю продуктивність і стан своїх активів і гарантувати, що вони використовуються ефективно протягом усього терміну служби.
Яка мета системи управління активами?
Цілі системи управління активами відрізняються залежно від галузі чи виду діяльності фірми. Незалежно від галузі їх можна досягти за допомогою продуманого та стратегічного планування. Нижче наведено деякі з найпоширеніших цілей, які досягаються за допомогою системи управління активами:
#1. Виявляти та видаляти відходи активів
Управління активами зменшує втрати шляхом швидкого виявлення та усунення втрачених активів у всьому ланцюжку постачання. «Марнотратні активи» — це елементи, які з часом втрачають цінність і працюють погано через короткий термін служби. Прикладами марнування активів є комп’ютерне обладнання, машини, автомобілі чи будь-які активи, важливі для ведення бізнесу.
#2. Збільште використання активів.
Управління активами дозволяє підприємствам визначати стан або стан активів. Це корисне розуміння дає їм змогу приймати бізнес-рішення, які покращують використання та розподіл активів, отже подовжуючи термін служби активів і прискорюючи бізнес-операції.
#3. Збільште віддачу від інвестицій
Коли дві перелічені вище цілі досягаються, загальний прибуток від інвестицій є максимальним. Підприємства чи організації можуть заощадити гроші на ремонті активів і викупних цінах.
Додаткові цілі, яких можна досягти за допомогою управління активами, належать до таких категорій:
- Політичні цілі – Наприклад, покращення репутації організації в суспільстві шляхом дотримання правил і норм.
- Соціальні цілі – наприклад, захистити людей і майно
- Технічні цілі – наприклад, забезпечення персоналу належною технологією
- Екологічні цілі – наприклад, зменшення використання енергії
Важливість управління активами
Подумайте про необхідність ручного керування системою управління активами для кожного ноутбука чи комп’ютера у вашій фірмі. Або навіть кожен товар на вашому складі. Активи потраплять між проміжками. Ось чому звукова система є надзвичайно важливою для вашої компанії.
Пристойний програмний пакет системи управління активами може допомогти вам досягти цього ефективніше. Це може допомогти вам:
- Дозволяє відстежувати та контролювати кожен актив у вашій фірмі в одній зоні
- Дозволяє керувати своїми активами з будь-якого місця, особливо якщо пакет містить мобільний компонент.
- Оцінка та управління будь-якими ризиками активів, щоб їх можна було зменшити якомога швидше
- Надання інформації про життєвий цикл активу
- Допомога в ідентифікації активів-привидів, які можна видалити з системи
- Організація планів технічного обслуговування для кожного активу, щоб уникнути збоїв у наданні послуг
- Надання вам точних, глибоких звітів і перевірок, створення яких не потребує годин.
Навіщо використовувати систему управління активами?
Програмне забезпечення для управління активами призначене для того, щоб допомогти вашій фірмі зменшити витрати на придбання, підтримку та експлуатацію активів. Ви хочете працювати з максимальною продуктивністю, а це означає, що ви повинні мінімізувати витрати, підтримувати якість виробництва на прийнятному рівні або вище та оптимізувати прибутки.
Ваша система управління активами повинна мати можливість відстежувати ваші активи за допомогою GPS та RFID. Не забувайте стежити за транспортними засобами, якими володіє та використовує ваша фірма на регулярній основі, а також за обладнанням усередині. Окрім меблів для робочого місця, потрібні також ІТ-обладнання та програмне забезпечення. Ви не зможете контролювати кожну частину своїх активів, якщо програмне забезпечення не може відстежувати всі ці елементи.
Чому ви хочете відстежувати всі ці речі? Це забезпечує правильне й ефективне використання активів і дозволяє менеджерам відстежувати загальну ефективність кожного активу. Це дозволяє запобігти будь-яким додатковим витратам, які можуть бути непотрібними через незапланований простой.
Як створити стратегічний план управління активами
Стратегічний план управління активами визначає конкретні завдання, ресурси та терміни, необхідні для досягнення цілей управління активами фірми. Наступні кроки допоможуть вам розробити власний стратегічний план управління активами для вашої компанії:
#1. Збирати інформацію
На цьому кроці необхідно врахувати всі активи, якими володіє організація. Для цього потрібно отримати таку інформацію, як загальна кількість, місцезнаходження, вартість, дата придбання та приблизний життєвий цикл. Також важливо визначити витрати протягом життєвого циклу кожного активу. Ці дані будуть корисні для визначення того, чи потребує об’єкт догляду чи ліквідації.
#2. Встановіть рівень обслуговування
Послуги, які надають активи, оцінюються за їхньою безпекою, надійністю, якістю, наявністю/доступністю, оперативністю, вартістю, стійкістю та впливом на навколишнє середовище шляхом визначення рівня обслуговування. Це дозволяє підприємствам оцінювати вартість кожного активу, а також операції з експлуатації, технічного обслуговування та оновлення, які підтримуватимуть його в хорошому стані.
#3. Опишіть управління активами та операційні процедури.
Знання життєвого циклу активу та управління життєвим циклом є життєво важливим аспектом для плану управління активами. Цей крок висвітлює заплановані дії, які дозволять активам забезпечувати визначені рівні обслуговування стабільним чином. У стратегічному плані управління активами необхідно визначити наступні підрозділи:
- Довідкова інформація – пропонує інформацію про активи, таку як вік, розмір, потужність, продуктивність, поточний стан і вартість.
- План управління ризиками – Визначає ризики, які можуть вплинути на надання послуг, цілі або завдання, на які впливає ризик, процес ідентифікації ризику, оцінку ризику та методи зменшення ризику.
- Оперативний план – Визначає встановлені операційні процеси для відповідності необхідним рівням обслуговування.
- План технічного обслуговування обладнання – Викладає заявлені стратегії та методології обслуговування, а також прогнозовані витрати на обслуговування.
- План утилізації – Описує етапи вибуття активів, що вийшли з експлуатації. Він також включає прогнози грошових потоків від доходів і витрат від вибуття активів.
#4. Створіть фінансову стратегію.
Цей етап охоплює всі фінансові вимоги для дій, зазначених у попередніх розділах. Фінансова стратегія повинна визначати джерела фінансування та включати історичні та майбутні бюджетні капітальні та операційні витрати.
#5. Майте план покращення.
План удосконалення має включати дії для покращення, відповідальність, ресурси та часові рамки. Наявність плану вдосконалення може допомогти компанії контролювати та контролювати діяльність з управління активами, щоб переконатися, що застосовуються ефективні практики управління активами та що весь процес залишається за планом.
Читайте також: Системи управління якістю (QMS): сертифікати та програмне забезпечення
Найкраще програмне забезпечення системи управління активами
Тепер, коли ви розумієте переваги встановлення рішення для управління активами, настав час вибрати найкраще. Ідеального програмного забезпечення системи управління активами не існує, тому ви повинні вибрати найкращий інструмент управління активами відповідно до ваших конкретних вимог.
Нижче наведено п’ять поширених на ринку програмних засобів для систем управління активами, які є чудовим місцем для початку пошуку.
№ 1. ServiceNow
ServiceNow, розроблений виключно для організацій, надає різноманітні послуги з управління активами, наприклад управління запасами, управління фінансовою та договірною інформацією, відстеження ресурсів тощо. Завдяки повноцінному інструменту управління активами, такому як ServiceNow, організаціям не доведеться переходити між спеціальними програмними рішеннями для кожної конкретної служби управління персоналом.
- Плюси: Проста у використанні, консолідована база даних активів і звіти, які можна налаштувати
- Мінуси: Спочатку зіставлення всіх прав на активи та контрактів є складним і трудомістким.
№ 2. Kissflow
Це не суто технологія автоматизації адміністрування, а фінансова хмара, яку можна використовувати для керування основними операційними справами, як-от управління активами, управління об’єктами тощо. Kissflow — це проста у використанні хмара для фінансів і операцій для компаній будь-якого розміру.
- Плюси: Простий, адаптивний і узгоджений користувацький досвід на різних пристроях.
- Мінуси: Спрощені схеми процесів, відсутність попередньо визначених шаблонів і інформаційних панелей
#3. SAP ERP Suite
SAP спочатку не приділяла високого пріоритету управлінню корпоративними активами, і в результаті система мала значні недоліки в функціях. Проте зараз він перетворився на комплексний набір технологій управління бізнес-активами, застосовних до різних галузей. Головною перевагою SAP є простота обробки всього, від матеріалів до активів і витрат, в одному місці.
- Плюси: Широкий функціонал, хороша компетентність сервісу та активна спільнота користувачів.
- Мінуси: Інструмент планування технічного обслуговування не є гнучким і не відповідає галузевим нормам.
#4. IBM Maximo
Maximo — це наскрізне рішення для управління активами, яке включає детальний модуль обслуговування, а також інші інструменти для закупівель і управління запасами. Механізм інтеграції продукту є ефективним і сприяє створенню добре підключеної платформи управління активами.
- Плюси: Функціонування продукту, план продукту та бачення майбутнього
- Мінуси: Незграбний інтерфейс користувача, недоліки просторової надбудови та проблеми з мобільними додатками
#5. Oracle E-Business Suite
Oracle E-Business Suite надає комплексне рішення для управління активами. Додаток надає графічно багаті інструменти звітності, які зацікавлені сторони можуть використовувати для створення індивідуального звіту аналізу. За допомогою конекторів REST API або SOAP компанії можуть взаємодіяти з широким спектром програм.
- Плюси: Взаємодія з користувачем, яка є приємною, універсальною та узгодженою на різних пристроях
- Мінуси: Вартість утримання непомірно висока.
Яка вартість програмного забезпечення системи управління активами?
Вартість програмного забезпечення системи управління активами залежить від наданих можливостей і цінової стратегії. Деякі постачальники AMS базують свою ціну на кількості користувачів, а інші – на кількості активів або їх комбінації. Тому це залежить від того, що ви хочете від системи AMS.
Підсумки
Ефективне управління активами має вирішальне значення для успіху будь-якої компанії, особливо тому, що інфраструктурні активи з тривалим терміном експлуатації та значними капітальними інвестиціями створять основу для економічної діяльності. Чим складніший бізнес, тим важливіше мати надійний механізм управління активами.
Незважаючи на те, що ручні процедури управління активами можуть виконати роботу, співробітникам доведеться вручну зморщувати та вигладжувати багато деталей, щоб гарантувати, що їх фірма найкраще використовує наявні активи. Компанії можуть легко керувати активами та реалізовувати свої цілі щодо управління активами, використовуючи технологію управління активами.
Якщо ви шукаєте найкраще програмне забезпечення для керування активами, оберіть рішення, яке не лише допоможе вам керувати активами, але й подовжить термін їх служби, забезпечуючи безперебійне та недороге функціонування.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ПРОГРАМНИМИ АКТИВАМИ: найкращі та найкращі інструменти керування програмними активами
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ДОГОВОРАМИ: що це таке, безкоштовні інструменти та програма
- ПРОДАЖ АКТИВІВ: визначення, порівняння та все, що вам потрібно
- УПРАВЛІННЯ ДОГОВОРАМИ: що це таке, процес і життєвий цикл
- 5 ЛЕГКИХ СПОСОБІВ ЗАРОБИТИ БІЗНЕС-КОНСУЛЬТАНТОМ)
посилання
